Otimizar a gestão da rotina de trabalho é essencial para quem busca melhorar seus resultados e aumentar a produtividade no dia a dia. Essa otimização passa por diversas práticas, como padronização e automatização de processos, definição de prioridades e categorização de tarefas.
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Quem pretende otimizar o desempenho e alcançar resultados ainda mais positivos, precisa pensar em formas de reestruturar a rotina de trabalho e organizar seu fluxo de tarefas. Isso porque, quando os processos do dia a dia não estão em ordem, a produtividade operacional é afetada, refletindo até na qualidade do produto ou serviço oferecido pela empresa.
A gestão da rotina de trabalho não só traz benefícios aos líderes de equipe, que ficam de olho na performance do time como um todo. Mas também garante vantagens individuais a cada colaborador.
Afinal, uma rotina bem planejada torna os afazeres mais simples, evita a desmotivação no ambiente de trabalho e contribui para que tudo seja entregue dentro do horário estipulado, sem estresse nem horários excedentes. Vamos conferir como isso acontece?
7 boas práticas para melhorar a gestão da rotina de trabalho
Para garantir a eficiência nessa gestão, é preciso fazer um mapeamento da rotina de trabalho, avaliando pontos fortes e fracos da operação como um todo. Com isso em mente, é preciso planejar processos de acordo com boas práticas de melhoria do dia a dia, por exemplo:
1. Integre e padronize processos
O gerenciamento da rotina engloba uma série de ações que garantem o cumprimento do trabalho a ser executado. Se cada colaborador faz a sua parte de um jeito, não há fluidez na operação, e a performance é prejudicada.
Nesse sentido, a padronização é vital para a agilidade e confiança na execução de tarefas, que passam a fazer sentido dentro do fluxo operacional.
Isso não só ajuda os colaboradores do desempenho individual, como beneficia o trabalho em equipe. Afinal, todos saberão como executar o trabalho, o que melhora o relacionamento interpessoal.
2. Defina todos os aspectos de cada tarefa
Para cumprir rotinas, primeiro é necessário que o gestor defina quais são os projetos a serem trabalhados: quando, como, onde e até quando devem ser finalizados. Assim, é preciso estruturar tudo o que é relativo aos processos e meios para executá-los.
Isso ajuda a evitar atrasos e as sobrecargas que abordamos anteriormente – fatores que tornam a busca por resultados melhores uma tarefa praticamente inviável.
Para cumprir essa missão da melhor forma possível, categorize os procedimentos por grupos, de acordo com suas respectivas características e semelhanças. Isso ajuda na definição de prazos coerentes e, ao mesmo tempo, a encurtá-los sem perder eficiência.
Outra vantagem dessa ação é a melhora no foco da equipe sobre projetos que demandam maior atenção, ou mesmo aqueles que têm maior urgência. Tudo é feito de forma organizada.
3. Fique de olho no desempenho
Além de definir estratégias, acompanhar a performance é essencial para a eficiência dos projetos uma vez alinhados. O monitoramento deve ser feito em três frentes: individual, grupal e da organização como um todo, em que o fluxo de trabalho em geral é avaliado.
Nessa prática, o gestor precisa controlar tudo o que for relativo à execução de tarefas, isto é, fazer a cobrança de entregas, identificar possíveis gargalos, responder a imprevistos e, não menos importante, atuar na motivação do time. Afinal, sem uma liderança inspiradora, a pressão pode prejudicar o desempenho da equipe.
Para fazer isso, é importante ter um controle organizado de tudo o que acontece sob sua gestão. Isso significa recorrer às planilhas, checklists, tabelas e tecnologias que permitem o acompanhamento gerencial.
4. Estabeleça prioridades
Tão importante quanto a projeção de tudo o que é relativo à rotina de trabalho em si é estabelecer quais são os processos mais importantes. Ou seja, aqueles que são vitais e devem ser tratados primeiramente.
Nem sempre isso fica claro para os gestores, mas basta pensar quais são as atividades críticas da operação. Elas podem ser definidas pela dificuldade de execução ou até pelo tempo limitado para seu cumprimento.
Outro contexto que pode exigir prioridade na rotina de trabalho é a quantidade de recursos envolvidos. Nesse sentido, quanto maiores e mais caros, mais importante é o processo. Além desse fator, há também os cenários que possuem alto grau de impacto no funcionamento da empresa, bem como a necessidade de colaboração em times multidisciplinares.
5. Saiba delegar
Uma falha comum entre gestores, muitas vezes até os mais experientes, é a dificuldade em distribuir tarefas de forma coerente, seja porque o gestor acaba tentando cumprir com elas ele mesmo, seja porque delegou para os colaboradores errados – sem levar em conta suas habilidades, funções primárias, prazos necessários, etc.
Além da definição de prioridade de procedimentos, que vimos no item anterior, existe um segundo critério para que a distribuição seja bem-feita. Trata-se da compatibilidade de cada colaborador com a entrega, pois deve ser compatível com seu cargo e as competências que possui.
Um dos erros fatais que muitos gestores cometem ao delegar é eleger um profissional sem competências necessárias para cumprir a atividade que lhe foi designada. Além dos erros, ineficiência e lentidão nas entregas, o ato pode aumentar a sensação de insegurança para o líder, que impulsiona a dificuldade em descentralizar tarefas.
6. Defina horários
Além dos horários de início e término da rotina de trabalho, bem como os devidos períodos de descanso e alimentação, é importante acompanhar o tempo necessário para o cumprimento de tarefas. Quando os horários não estão bem definidos, as chances de ocorrerem atrasos são maiores.
Isso é especialmente importante no regime de trabalho home office, em que atividades domésticas e hábitos pessoais podem acabar atrapalhando a execução do trabalho. Deve-se considerar tempos específicos para o cumprimento das atividades, levando em conta o ritmo de trabalho saudável, com rendimentos comprovados.
A prática evita a procrastinação, por exemplo, e ajuda a entender quanto se leva para realizar cada atividade.
7. Automatize processos
Sabe aquelas etapas burocráticas e repetitivas da rotina de trabalho? Elas também podem ser otimizadas quando o gestor recorre à tecnologia. Existem softwares programados para isso, que auxiliam a gestão de projetos, atuam fortemente na parte executora, enquanto sua equipe pode focar em tarefas mais analistas.
Isso significa elevar seu time a um nível de eficiência superior e aproximar a gestão da rotina de trabalho do conceito de workflow. Traduzindo do inglês, o termo se refere ao fluxo de trabalho, que reflete as etapas em que ações, documentos e dados são passadas adiante.
Esse recurso pode ser empregado em diversas áreas de qualquer organização, e promete trazer muitos resultados para setores de indústria, administração, varejo e gestão de pessoas.
Para tanto, as empresas utilizam um conjunto de tecnologias e ferramentas que permitem que as tarefas de rotina sejam coordenadas com maior fluidez, recorrendo a automação – o que reduz o tempo gasto com processos e assegura assertividade e segurança das informações.
Com o uso de checklists online, por exemplo, é possível criar listas personalizadas para monitoramento, aprovação e análise gerencial de diversas etapas, nos mais variados setores da sua empresa, seja qual for o segmento em que atua.
Isso ajuda na padronização de processos e fortalecimento de atividades-chave da sua empresa.
O Checklist Fácil, por exemplo, é uma plataforma que possui um módulo de workflows, que permite criar uma cadência de atividades. Ou seja, você cria uma ordem para a aplicação de checklists, garantindo que nenhuma etapa será iniciada sem que a anterior tenha sido finalizada. Você aprende como utilizar a ferramenta aqui!
Por que a gestão da rotina de trabalho é tão importante?
Dessa maneira, já ficou claro que esse controle tem influência direta na produtividade, eficiência e números apresentados sobre a operação no fim do mês. Além da falta de rendimento, a má gestão da rotina pode ocasionar:
Falha na comunicação
Ruídos entre gestor e colaborador são comuns quando instruções e direcionamentos não estão claros. Isso faz com que cada profissional atue da forma que acredita ser a melhor, comprometendo a padronização do trabalho.
As expectativas ficam desalinhadas, o que gera atrito no time. Além disso, a falta de organização diária faz com que seja impossível definir quais são as prioridades, cabendo ao olhar subjetivo de cada profissional definir o que é ou não urgente a ser entregue.
Sobrecarga de funções
Sabe aquela tarefa que já nasce com prazo definido “para ontem”? Esse é um dos principais sintomas de operações que precisam de melhor gerenciamento da rotina de trabalho.
Isso porque o acúmulo de afazeres faz com que cada profissional realize mais tarefas do que pode de fato entregar. Quando, consequentemente, uma delas fica de fora, ou mesmo é alvo de contratempos, é repassada a outro profissional, que também está sobrecarregado. Criando, assim, um ciclo de improdutividade.
Erros e retrabalhos
Do mesmo modo que é preciso respeitar o tempo de cada tarefa para organizar uma eficiente rotina de trabalho, é preciso munir os profissionais das ferramentas certas se o objetivo é otimização e produtividade. Esperar melhores resultados sem o devido suporte tecnológico é estar sempre abaixo das metas definidas pela empresa.
Lembrando que, quando os erros e retrabalhos são frequentes, mais recursos são necessários para cumprir cada atividade. Isso significa que a má gestão da rotina de trabalho também representa desperdícios que impactam fortemente o fluxo de caixa.
Portanto a empresa tem o dever de garantir os equipamentos e sistemas apropriados para a rotina de trabalho de seus colaboradores. Isso vale tanto para empresas cuja atividade é presencial, como também para aquelas em que são realizados trabalhos remotos – algo cada dia mais comum.
Dispersão da atenção
Por outro lado, o excesso de processos e dispositivos aos cuidados dos colaboradores também pode prejudicar a rotina organizacional. Afinal, isso pode atrapalhar o foco e a concentração.
Além disso, quando há exagero nesse ponto, a tendência é que gestores cobrem seus subordinados incessantemente, até quando o expediente já acabou. Muitas conexões podem tornar os limites profissionais difusos, e afetar tanto a vida profissional como a pessoal dos colaboradores.
Benefícios do gerenciamento da rotina de trabalho
Agora que sabemos as consequências que a falta de uma boa gestão da rotina de trabalho pode ocasionar, é importante entender em quais pontos, na prática, esse controle pode ajudar. Listamos alguns deles, a saber:
Aumento da produtividade e redução de custos
Como falamos, a correta gestão torna a rotina muito mais simples e dinâmica. Isso traz agilidade à operação, o que, portanto, diminui os custos, uma vez que as entregas aumentam, embora as despesas permaneçam as mesmas.
Além disso, essa otimização traz consigo a qualidade, que é mantida mesmo com a contração de tempo. Afinal, o time passa a enxergar exatamente quando, o que e como cada atividade precisa ser feita.
Entendimento pleno das demandas
Falando em enxergar melhor cada atividade, a otimização da rotina garante maior transparência a todos os processos. Dessa forma, ajuda o colaborador na definição de prioridades, bem como quais decisões devem ser tomadas em meio aos imprevistos que exigem respostas rápidas.
Foco nas metas
Sejam quantitativas ou qualitativas, todo bom gestor atua com metas bem definidas e alinhadas com seus colaboradores. E com a rotina aprimorada, elas podem ser alcançadas em prazos menores, e com um desempenho ainda mais surpreendente.
Essa melhora na performance também é importante para o perfil profissional de cada um, uma vez que melhora os resultados na carreira. O reconhecimento cresce e atua na motivação dos colaboradores, estimulando-os a melhorar constantemente.
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