Guia completo sobre workflow: o que é, quais são os tipos, vantagens e como aplicar

Através de workflows, a execução de projetos se torna muito mais produtiva e eficiente. Leia esse artigo para entender melhor como esse recurso funciona, porque ele é importante e como implementá-lo da melhor forma na sua empresa.

Tempo de leitura: 10 minutos
equipe de pessoas planejando workflow

No mundo corporativo, existe uma necessidade crescente de otimizar e automatizar processos de rotina, identificar não conformidades e eliminar reincidências. Para isso, uma das soluções mais eficientes é utilizar um workflow. 

Com um fluxo de trabalho (tradução literal do termo), qualquer empresa pode atingir a máxima eficiência operacional e garantir não só a qualidade, mas também a sua melhoria contínua.

Para te ajudar a entender melhor esse tema, nesse artigo vamos falar sobre o que é esse recurso, para quê ele serve, quais são as suas vantagens, como aplicar e muito mais! Confira a seguir:

O que exatamente é um workflow?

Workflow, traduzindo do inglês, significa fluxo de trabalho, que reflete as sequências e etapas em que ações, tarefas, documentos e informações são passadas adiante. Isso é válido entre pessoas, áreas e organizações que se envolvem no processo de uma atividade.

Para isso, as empresas utilizam um conjunto de tecnologias e ferramentas que permitem que as tarefas de rotina sejam coordenadas com fluidez e eficiência.

O fluxo de trabalho automatiza sequências de atividades, reduz o tempo gasto em projetos e auxilia na busca de possíveis erros e gargalos. Como consequência, surge um aumento na produtividade geral das equipes.

No mercado de trabalho, o workflow tem se tornado um termo popular na área de indústria e negócios, mas muitas pessoas ainda não têm total clareza sobre o que é esse recurso e como se aplica ele na prática.

Pensando nisso, para ficar mais nítido o que é, de fato, um fluxo de trabalho, vamos fazer um exercício de visualização. Imagine qual seria o caminho necessário para entregar presencialmente um documento físico em um escritório. Agora, com essa trajetória em mente, analise os seguintes fatores:

  • Qual é o ponto de partida para a entrega desse documento? (Ex: sua mesa);
  • Ele precisa estar configurado de uma forma específica? (Ex: com clipes / folhas grampeadas / folhas soltas em uma pasta);
  • Ele deve passar por alguém antes de ser entregue ao destinatário final? (Ex: para coleta de assinaturas / validação de conteúdo);
  • Você precisa registrar o status deste documento? Como? (Ex: em análise / aprovado / com uma determinada pessoa);
  • Depois de realizar essa entrega, qual seria o próximo passo? 

Você já deve ter entendido o que quero dizer. Um workflow nada mais é do que uma rota estratégica que garante excelência na execução de tarefas do dia a dia, desde o início até a conclusão de uma determinada atividade. 

Esse recurso pode ser empregado em diversas áreas de qualquer organização, e promete trazer muitos resultados para setores de indústria, administração, varejo e gestão de pessoas

É importante ressaltar que workflows têm muita versatilidade, e atendem desde tarefas simples com um pequeno grupo, até processos massivos, envolvendo centenas de membros de uma equipe. Mesmo com essa variação, qualquer fluxo de trabalho é passível de ser reutilizado.

Essa ferramenta deve ser aplicada para traçar objetivos e processos que são realizados regularmente, com direcionamentos que podem ser repassados quantas vezes forem necessárias para atingir uma meta estabelecida.

Qual é a diferença entre workflow e processo?

A distinção entre esses dois conceitos é frequentemente confundida, por isso, vamos relembrar qual é o conceito de processo, que consiste em 3 etapas:

  1. Uma entrada (pode ser uma solicitação, uma venda, a assinatura de um documento, etc.);
  2. Etapas intermediárias (como aprovação de solicitações, separação de produtos, emissão de nota fiscal ou relatório de status);
  3. Uma saída (atendimento da solicitação, entrega do produto a um cliente, documento assinado recebido).

Somando todas as características descritas acima ao fato de que um processo pode ser repetido e reutilizado inúmeras vezes, podemos concluir que, na verdade, o workflow é um tipo de processo. Ainda assim, existem alguns contrastes interessantes entre esses recursos para avaliarmos. Veja só:

  • O processo é uma sequência de tarefas. Já o workflow é uma forma de tornar as etapas dessa sequência mais eficientes e produtivas;
  • Processos existem naturalmente e fluem de forma intuitiva. Por sua vez, para desenvolver um workflow, é necessário analisar, planejar, modelar e automatizar etapas de forma consciente e com finalidades bem definidas;
  • O modo como uma equipe coordena e se comunica para entregar um resultado é denominado processo. O fluxo de trabalho é uma tecnologia ou ferramenta que ajuda a alcançar o resultado desejado da melhor forma;
  • Nem todo processo é automatizado, enquanto que o objetivo de um workflow é, essencialmente, automatizar processos;
  • O fluxo de trabalho é uma consequência direta da existência de processos. Isso significa que um processo pode existir sem um workflow, mas não o contrário.

Quais são os objetivos de um fluxo de trabalho?

Entre os vários objetivos do workflow, os dois principais são:

  1. Padronizar processos de rotina no trabalho;
  2. Facilitar a organização entre equipes e setores.

Isso fica muito claro na integração entre colaboradores, que às vezes “caem de paraquedas” em um setor, sem ter clareza do que havia sido feito anteriormente. Com um fluxo bem definido, é possível captar o que precisa ser feito, de que forma, para quem e o que entregar depois de finalizar uma certa tarefa.

Quando uma empresa adota o recurso de workflow, significa que ela está buscando reduzir problemas relacionados à gestão de processos, não conformidades e, consequentemente, planos de ação.  Isso porque, através dele, a organização pode ter mais clareza, padronização e prontidão. Além disso, os fluxos de trabalho também visam:

  • Agilizar, simplificar e trazer segurança aos processos;
  • Ordenar etapas de maneira eficiente para contribuírem com atividades gerais;
  • Trazer visibilidade e clareza sobre a responsabilidade de cada profissional que integra uma equipe;
  • Apresentar indicadores de performance para possibilitar a implementação de planos de ação e melhorias;
  • Fornecer subsídios para auxiliar na tomada de decisões mais assertivas.

Quais são as vantagens de utilizar um workflow?

Como já estabelecemos nas seções acima, essa ferramenta visa o controle e organização de tarefas de rotina na sua empresa. A intenção é que isso seja feito de forma sistemática, simples e automatizada. Além disso, o workflow traz diversos benefícios para o seu negócio. Confira a seguir:

Transparência do fluxo de trabalho

Um dos problemas mais comuns em rotinas de trabalho é o ruído na comunicação. Muitas vezes não existe um direcionamento do que deve ser feito com uma informação específica ou para quem ela deve ser repassada. 

Implementando o workflow, essa questão é minimizada de forma imediata, já que ele conduz processos de ponta a ponta.

Com transparência sobre a responsabilidade de cada integrante da sua equipe, o desencontro de informações se torna muito ocasional, o que facilita o andamento de projetos e melhora a eficiência operacional.

Por falar em produtividade…

Com clareza do processo e das responsabilidades de cada um, cada fluxo de trabalho está suscetível a ser mais facilmente cumprido. Logo, as equipes aumentam o seu foco nas atividades e etapas que precisam executar, o que aumenta a produtividade geral dos setores.

Fluidez no andamento de projetos

No desenvolvimento de um workflow, é necessário especificar o que deve ser feito, por quem e em qual momento. Isso gera uma integração maior entre as pessoas que participam do processo e favorece o andamento de tarefas, fazendo com que as colaborações entre as pessoas sejam mais simples e eficazes.

Dessa forma, a rotina de trabalho fica organizada de modo encadeado (ou seja, a finalização de uma tarefa culmina no início de outra), evitando que haja impedimentos que tornam uma atividade improdutiva.

Redução de erros, refações e etapas desnecessárias

Com todas as funcionalidades e determinações citadas acima, os fluxos de trabalho diminuem a possibilidade de falhas, além de permitir a fácil identificação de tarefas desnecessárias e pontos de melhoria. Assim, todos os processos passam a ser mais assertivos e inteligentes. 

Acessibilidade e melhoria da comunicação interna

Por meio de um workflow, é possível otimizar e facilitar qualquer trabalho em equipe, com interações e verificações relevantes para responsabilidades previamente estabelecidas. A rotina se torna mais eficiente e organizada, o que aumenta a sinergia entre profissionais e traz resultados duradouros para o time.

Com uma ferramenta adequada, que une o workflow à gestão de processos (Business Process Management – BPM), esse benefício se torna ainda mais claro, porque o BPM proporciona a integração entre equipes.

Flexibilidade para desenvolver projetos

O recurso que estamos analisando trata sobre fluidez, e isso reflete na maneira que ele deve ser aplicado. Um dos grandes benefícios do workflow é que ele pode (e deve) ser adaptado a todo momento. De tempos em tempos, é essencial revisitar os processos e avaliar o quanto eles estão alinhados com as necessidades da sua organização para adaptá-los de acordo.

Já que as etapas das atividades são desenvolvidas conforme as demandas da empresa, elas precisam gerar valor ao serviço, produto e/ou cliente. Por isso, há liberdade para modificar qualquer etapa, repensar o fluxo como um todo e melhorar os resultados atingidos.

Melhoria dos serviços entregues

Definindo responsabilidades e prazos de conclusão para cada tarefa, a gestão de processos é simplificada de forma geral, incluindo quando eles devem ser entregues e o que precisa ser feito em seguida, de modo encadeado.

Com uma visão performática do seu fluxo de atividades, se torna mais fácil identificar gargalos nas etapas. Dessa forma, a empresa tem oportunidades para otimizar aspectos do serviço ou produto ao cliente, o que melhora a sua experiência e satisfação – e isso impacta diretamente a imagem da organização.

Redução de custos

Uma das principais vantagens, a redução de custos também é uma mera consequência de outras reduções. Diminuindo desperdícios, tarefas improdutivas, falhas de comunicação, retrabalhos e semelhantes, é natural que a performance dos custos seja melhorada.

Lembre-se que: gastos nem sempre se referem a atividades que envolvam especificamente o dinheiro, mas também ao valor que existe no tempo e no trabalho dos colaboradores de uma empresa. 

Aumento da escalabilidade

Por último e não menos importante, a união entre fluxo de trabalho e um software adequado para gerenciá-lo favorece a escalabilidade do negócio por conta da padronização de processos. 

É importante lembrar que ter atividades padronizadas significa ter atividades replicáveis no futuro.

A diminuição de controles excessivamente manuais propicia a otimização do tempo e o foco em atividades estratégicas, que melhoram o desempenho e garantem vantagem competitiva no mercado por atender às demandas dos clientes de forma pontual.

Qual é a relação do fluxo de trabalho com o BPM?

Entre as vantagens citadas acima, foi estabelecido que é possível potencializar a sua acessibilidade e comunicação interna através de uma ferramenta que une as funcionalidades de workflow com BPM (Business Process Management). Como esses dois recursos estão relacionados a processos, podem surgir dúvidas de quais são as suas diferenças e como eles se relacionam.

O fluxo de trabalho está focado no desenho da trajetória percorrida pelas atividades organizacionais. Já o BPM é fortemente vinculado à gestão de processos de um negócio, que possui um conceito mais amplo e trata de planejar, monitorar e analisar a visão sistêmica de uma organização.

Na prática, a união desses dois fatores resulta na eliminação de atividades manuais, planilhas e documentos físicos. Com isso, os próprios setores têm mais autonomia para automatizar e designar suas tarefas.

Como começar a criar workflows

O workflow deve tornar o seu trabalho mais fácil. Por isso, é importante não complicar o seu desenvolvimento e seguir um conjunto de etapas para identificar, desenhar, documentar e então diagramar os seus fluxos de trabalho. Confira um passo a passo simples sobre como criar workflows:

1. Identifique e selecione processos

A primeira etapa é verificar quais atividades se beneficiariam da codificação em fluxos. É importante reunir informações sobre tarefas específicas de rotina e quais são os objetivos dos funcionários, além de como as pendências costumam ser organizadas e quanto tempo é necessário para concluir pequenos e grandes projetos. Também é válido e recomendável pedir feedbacks sobre trabalhos difíceis ou caóticos, possíveis gargalos e objetivos mal definidos ou ambíguos. 

2. Faça o mapeamento e a documentação

Depois de identificar o que deve ser feito, é hora de documentar esse workflow. Nessa etapa, todos os processos são mapeados e descritos em detalhes para que possam ser discutidos e aprimorados. Ou seja, todas as informações coletadas previamente devem ser incluídas. A lapidação desse mapeamento deve ser feita com toda a equipe, que pode fornecer um ponto de vista único sobre a execução das suas tarefas.

3. Implemente o workflow

Uma vez que todas as pessoas envolvidas entram em consenso, você pode contar com um software dedicado para finalizar o seu rascunho. A versão digital deve incluir a documentação completa dos processos e tudo aquilo que for necessário para facilitar as suas instruções para quem for utilizar o workflow. 

O último passo é completar o diagrama do fluxo antes de comunicar e distribuir a sua versão final (e preferencialmente digital) para os membros da equipe e gestores. Antes de compartilhar esse fluxo de trabalho, no entanto, é imprescindível que haja um teste com um pequeno grupo para analisar resultados e resolver qualquer problema de baixo impacto.

Tipos de workflow

Existem três grandes categorias em que um fluxo de trabalho pode ser enquadrado: sequencial, baseado em eventos e orientado por regras. Veja quais são as definições de cada um desses casos:

Workflow Sequencial

O fluxo de trabalho sequencial é o mais simples dos três. Ele organiza tarefas de forma linear, seguindo uma linha reta (literal e figurativa), que indica que os processos sempre devem seguir adiante. 

Dessa forma, as pendências afetam apenas a próxima parte do workflow, ou seja, esse tipo de fluxo jamais regride a uma etapa ou ciclo anterior, porque cada tarefa se liga à próxima de modo encadeado, uma vez que a primeira já foi concluída.

Workflow Baseado em Eventos (State Machine)

Esse fluxo permite que as pendências afetem etapas e processos anteriores, o que levanta a necessidade de retornar a alguma etapa do ciclo. Nesse caso, os processos não são designados como uma série de tarefas encadeadas, mas sim como eventos distintos que permitem interações mais complexas e elaboradas.

Workflow Orientado por Regras

Esse tipo de fluxo de trabalho é muito semelhante ao sequencial. A diferença é que as condições que regem o workflow são mais complexas. Nesse modelo, partir de uma tarefa para outra implica em regras similares às que são vistas em linguagens de programação, como “no caso de X ➔ Y”, “depois de A ➔ B”, “➔ se não, C”. Ou seja, as ações são baseadas em alternativas.

Nesse cenário, completar uma atividade nem sempre significa que o conjunto de tarefas seguintes será alcançado (como ocorre em workflows sequenciais), nem que será possível retornar a alguma etapa.

O papel de uma tecnologia de apoio para o workflow

Por meio de um software, é muito mais simples incorporar os fluxos de trabalho na sua empresa. Além disso, os workflows estão livres de problemas operacionais e o compartilhamento complexo e burocrático de fluxos, porque as informações do processo estão centralizadas em um só lugar. 

A automatização de fluxos de trabalho também torna o monitoramento de atividades das equipes muito mais eficaz, e consequentemente gera resultados melhores.

Existem muitas ferramentas digitais que podem te auxiliar nessa tarefa, mas para escolher a plataforma ideal para a sua gestão de processos, é importante considerar as seguintes questões:

  • A sua plataforma possui integração com aplicativos que as equipes da sua organização geralmente utilizam?
  • Ela possui um software como serviço (SaaS), com aplicativo por meio de dispositivos móveis e fácil implementação na sua empresa?
  • Esse software atende outras necessidades além da criação de fluxos de trabalho, como a personalização de planos de ação ou a geração automática de relatórios?
  • Qual é a sua flexibilidade com a ferramenta de workflow? É possível criar e modificar modelos de fluxo de trabalho caso a caso?
  • Existem opções de automação para workflows que permite que eles sejam levados adiante sem monitoramento manual?
  • Há um local centralizado, como um dashboard, para gerenciar todos os processos, não conformidades, reincidências e planos de ação?
  • As opções de visualização de dados e estatísticas são acessíveis e claras para criar diagramas para a sua gestão de projetos?
  • O seu software de escolha possui métricas incorporadas, aplicações online e offline e opções variadas de registro de atividades?
  • Os recursos de acompanhamento da plataforma podem auxiliar a gerenciar tempo, recursos e desempenho?

As tecnologias de apoio para workflows nada mais são do que meios que asseguram a troca e passagem de informações entre pessoas e setores, com uma ferramenta que gerencie esse fluxo. Implementar um fluxo de trabalho apoiado em tecnologia beneficia todo o ecossistema da sua empresa: os setores, os clientes e os resultados.

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Redatora especialista em Branding e Sistemas de Informação. Apaixonada por livros intrigantes, pessoas envolventes e um bom cafezinho compartilhado ☕
Theodora Falabretti

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