Modelo de checklist: conheça 13 exemplos aplicáveis em segmentos variados

Sua empresa faz auditorias e inspeções? Então, um modelo de checklist pode ser o seu melhor aliado! Afinal, as listas de verificação desempenham um papel fundamental na padronização de processos.

As checagens exigem um exame minucioso de equipamentos, ambientes ou da operação como um todo. Portanto, estruturar o questionário adequadamente resulta em uma vistoria de qualidade.

Para agilizar essa etapa, é possível utilizar um modelo de checklist, adequado ao contexto em que será aplicado. Por isso, mostramos para que serve, como usar e os principais benefícios. Além disso, selecionamos alguns exemplos, para você já começar a sua fiscalização com tudo! Confira!

Para que serve um modelo de checklist?

Um modelo de checklist serve como um guia no momento da inspeção. Ou seja, é uma estrutura pré-definida de um processo de auditoria que serve para agilizar as checagens que são realizadas em uma empresa.

Agora, se você nunca elaborou uma lista de verificação, certamente, exemplos semiestruturados vão te indicar qual é o melhor caminho para começar. Portanto, eles também servem como referência para as organizações que estão iniciando nas vistorias. 

Muitas vezes, os formatos encontrados podem servir perfeitamente para o seu negócio. Em outras ocasiões, é preciso fazer alguns ajustes para que o checklist seja efetivo para a sua empresa.

Seja como for, é interessante ter uma referência, um ponto de partida ou um questionário completo, na hora de organizar o seu processo de checagem. 

Os modelos de checklists podem ser construídos em papel, planilhas de excel ou digitalmente, em softwares especializados, como o Checklist Fácil. Vamos entender melhor sobre como utilizá-los?

Como utilizar um modelo de checklist?

Na verdade, utilizar um modelo de checklist é uma tarefa simples. Porém, escolher qual é o melhor para o seu negócio, não é tão fácil assim. Afinal, isso é um processo gradual, resultado de tentativas, erros, testes e experimentos.

Por isso, alertamos: a personalização é o segredo do sucesso! Estude exemplos de checklists, veja como funcionam as aplicações em outras áreas e faça downloads de modelos.

Então, customize o que for necessário para a sua operação. Assim, você usufrui de toda a flexibilidade que o checklist, enquanto ferramenta, tem a oferecer. E, ainda, otimiza o seu processo ao aproveitar a estrutura pré-definida. 

E, não esqueça: o mais importante de tudo é não deixar nenhum aspecto de fora da sua checagem! Confira agora algumas vantagens de usar modelos!

Benefícios de usar um modelo de checklist

Você já sabe que o uso de listas de verificação é essencial para a padronização da operação. Além disso, a facilidade de aproveitar materiais já existentes e dedicar o tempo disponível a atividades mais inovadoras é excelente para qualquer negócio.

Mas será que conhece todos os benefícios de implementar essa ferramenta com modelos prontos? É o que nós vamos te contar agora!

Otimização dos processos

Independente do seu segmento e, até mesmo, da área em que você vai aplicar o seu questionário, o modelo de checklist contribui para otimizar o processo. Isso porque os itens já estarão dispostos para a inspeção, eliminando a necessidade de criar tudo do zero.

Porém, lembre-se de analisar com cuidado se o formato escolhido atende às necessidades do seu negócio. Algumas adaptações podem ser feitas para que os resultados sejam ainda melhores.

Além disso, os modelos de checklist disponibilizados por empresas especializadas são consequências de anos de atuação no mercado. Portanto, é um material confiável para utilização, principalmente se a sua empresa está iniciando na padronização de processos. 

Bom uso do tempo

Estruturar um questionário demanda bastante tempo do encarregado. Há vários aspectos que precisam ser considerados na hora de criar a lista de verificação:

• Áreas de aplicação;
• Itens a inspecionar;
• Definição de responsáveis;
• Sequência dos processos;
• Gestão das não conformidades;
• Entre outros.

Por isso, ao iniciar com um modelo de checklist pronto, muitos desses aspectos já vêm estruturados ou semiestruturados. Assim, você pode usar mais tempo realizando testes com o seu formulário, implementando a melhoria contínua da sua inspeção.

Após um período de aplicações, todo o time estará apto para definir a melhor configuração de checklist para o seu cenário. Dessa forma, a equipe também se engaja no aperfeiçoamento dos processos, trazendo resultados mais satisfatórios.

Aumento da produtividade

Como consequência do benefício anterior, utilizar um modelo de checklist também vai ajudar no aumento da produtividade. E, aqui, estamos falando dos colaboradores, do time e, até mesmo, da empresa.

Isso significa que todos os envolvidos saem ganhando, seja na visão micro ou macro. A melhoria do rendimento é decorrente do fato de eliminar atividades maçantes – como estruturar materiais completos quando já existem modelos disponíveis -, para alocar o tempo dos funcionários em tarefas mais produtivas.

Certamente, essa ação ainda contribui para a motivação dos colaboradores. Afinal, vão se sentir valorizados e desafiados pelas atribuições que devem desempenhar.

Agilidade na interação

Iterar é uma prática muito comum na cultura ágil e se refere ao progresso baseado em tentativas contínuas de aprimoramento. Nessa perspectiva, o uso de modelos prontos de checklist facilita essa metodologia.

Assim, as empresas podem reduzir riscos, perdas e prejuízos, investindo em um projeto demorado que não traz o retorno esperado. Ao testar e melhorar continuamente, o custo é melhor e a coleta de dados é recorrente.

Portanto, ganha-se tempo trabalhando em situações inéditas de experimentos, podendo, inclusive, inovar os processos cotidianos. Dito isso, chegou a hora de conhecer alguns modelos para aplicar no seu negócio!

13 modelos de checklist para auditorias 

É importante destacar que a estruturação dos processos com checagens serve para otimizar a operação e não para engessá-la. Além disso, evita retrabalhos na produção.

Com efeito, isso significa que, em um fluxo definido, todos os envolvidos sabem quais são suas atribuições e, com a rotina, tornam-se cada vez mais produtivos e especialistas em seus afazeres.

Confira, agora, os exemplos que selecionamos para você:

1. Prevenção ao coronavírus

Já não é mais novidade que todos os setores tiveram que adaptar as interações do dia a dia. Enquanto alguns já retomaram as atividades, outros nem puderam entrar na quarentena. 

Em todos os casos, com toda certeza, os cuidados no ambiente de trabalho são indispensáveis para prevenir o contágio pela COVID-19. 

Pensando nisso, criamos um modelo de checklist em excel para segmentos específicos: supermercado, farmácia, posto de combustível, indústria e varejo.

E, ainda, estruturamos também outros dois checklists interessantes: auditoria geral de higienização e proteção e acompanhamento de home office.

Todos esses modelos estão disponíveis para download. Basta baixar e começar a aplicação!

2. Recebimento de mercadorias

O recebimento de mercadorias é uma atividade que exige um monitoramento rígido, pois envolve:

• Armazenamento adequado de produtos; 
• Conferência de documentos;
• Inspeção de avarias;
• Higienização de volumes;
• Controle de cargas;
• E mais.

Os centros de distribuição, por exemplo, atendem uma alta demanda em todo o processamento do pedido, desde a preparação até a entrega ao cliente final. 

Neste sentido, é fundamental ter um modelo de checklist para o recebimento de mercadorias, de modo a evitar, ao máximo, perdas e complicações nos processos de carga e descarga.

3. Delivery

Outro impacto gerado pela pandemia foi o aumento do uso da internet, como um todo. Segundo pesquisa realizada pelo Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação (Cetic), isso ficou evidente nos pedidos de refeições por site ou aplicativo. 

Conforme o estudo, em 2019, 22% dos usuários de internet com 16 anos ou mais fizeram compras de comida online. Durante a pandemia, esse dado passou para 54%. 

Com esse aumento significativo, muitos restaurantes, lanchonetes e supermercados viram a necessidade de se adaptar à modalidade. 

Assim, o modelo de checklist para delivery pode ajudar, por exemplo, na organização do atendimento, da cozinha, das vendas e das entregas. 

4. Segurança do trabalho

A segurança do trabalho é uma área muito relevante, tanto para os funcionários quanto para a empresa. De fato, manter o ambiente seguro e de acordo com as normas regulamentadoras exige um acompanhamento cuidadoso.

Para prevenir acidentes, é fundamental realizar a inspeção das áreas, equipamentos, ferramentas e colaboradores. Por isso, uma lista de verificação ajuda – e muito – a controlar riscos na rotina do trabalhador.

Vale destacar que, como envolve a inspeção de espaços físicos, o modelo de checklist para segurança do trabalho deve servir como um guia. Nesse sentido, você precisa ajustá-lo de acordo com o local a ser verificado. 

5. Prevenção de acidentes

Os dados não mentem: desde 2006, registra-se acima de 500 mil acidentes de trabalho, por ano, só no Brasil. Certamente, as consequências disso impactam tanto as empresas quanto os colaboradores.

Assim, além do questionário para segurança do trabalho, o modelo de checklist para prevenção de acidentes ajuda a implementar ações preventivas, para evitar ou eliminar a ocorrência de imprevistos. 

Com a auditoria completa, todas as práticas relacionadas à preparação de funcionários, condições das estações de trabalho, uso de EPIs e manutenção são verificadas. Podendo assim, diminuir o registro de acidentes no trabalho.

6. Higienização de EPIs

A higienização de EPIs se relaciona diretamente com a saúde e a segurança dos trabalhadores. Antes de mais nada, é dever do empregador fornecer os produtos necessários à equipe, de acordo com as atividades desenvolvidas.

Além do uso adequado, o armazenamento e a limpeza apropriada dos equipamentos é indispensável, para que a sua função seja cumprida. 

Por isso, um modelo de checklist para higienização de EPIs é muito útil para a conservação e uso correto dos materiais no dia a dia.

7. Segurança dos alimentos

A segurança dos alimentos é o que garante a integridade dos produtos que chegam aos consumidores, bem como a qualidade das mercadorias comercializadas. Isso envolve a análise de aspectos químicos, físicos e biológicos que podem prejudicar a saúde de quem consome.

Neste sentido, o Regulamento Técnico de Boas Práticas para Serviços de Alimentação busca garantir as condições higiênicos-sanitárias no preparo. 

Para cumprir essas normas, é interessante pautar a operação da cozinha em um modelo de checklist para a segurança dos alimentos, baseado na RDC nº 216/04. Assim, é possível monitorar instalações, equipamentos, manipuladores, embalagens e mais.

8. Gestão da qualidade

A gestão da qualidade prioriza uma visão sistêmica da operação. Portanto, isso significa que é fundamental entender cada etapa da produção como um todo. 

Então, com esse conhecimento, é possível estabelecer e atingir padrões de qualidade, evitar perdas e reduzir custos. 

Com um modelo de checklist para gestão da qualidade, fica mais fácil verificar itens para organização dos processos de produção, pré-produção, em andamento e pós-produção.

9. Facilities

Na gestão de facilities, há várias frentes que precisam ser planejadas, executadas e monitoradas. Entre elas, temos segurança do trabalho, limpeza, manutenção, controle de serviços terceirizados e obras.

Para lidar com tantas esferas, é importante ter o monitoramento adequado com um modelo de checklist para gestão de facilities. Assim, as atividades principais são checadas, o que evita esquecimentos e mantém a qualidade dos processos.

10. Logística e transporte

Na área de logística e transporte, há inúmeras tarefas que devem ser verificadas, sobretudo, para garantir que todas as atividades sejam concluídas. 

Dependendo do tamanho da sua operação, pode ser necessário criar checklists específicos para cada setor inspecionado.

Um modelo de checklist para logística e transporte é um ponto de partida para iniciar as suas auditorias. Em suma, ele abarca áreas como prevenção de acidentes, auditoria de veículos e checagem de processos .

11. Indústria

No setor industrial, há uma infinidade de subsegmentos que podem utilizar questionários para padronizar seus processos. Aliás, isso vale para todas as etapas da linha de produção.

Em termos gerais, um modelo de checklist para indústria, traz aspectos como manutenção, saúde, segurança, meio ambiente ou, até mesmo, cumprimento das normas regulamentadoras.

12. Varejo

Os varejistas têm rotinas diárias bem estabelecidas por estarem envolvidos em várias tarefas recorrentes, que exigem muita atenção.

Nesse caso, é muito bom ter um apoio para auxiliar na gestão de processos de estoque, manutenção, controle simultâneo de lojas e mais.

Fazer esse acompanhamento utilizando um modelo de checklist para varejo traz muitas possibilidades de aplicação e, consequentemente, de expansão do negócio. Afinal, com a supervisão em dia, é mais fácil saber como atuar pontualmente.

13. Supermercados

Os supermercados também fazem parte do comércio, portanto, assim como no varejo, o dia a dia é constituído por operações diversas funcionando ao mesmo tempo.

Dois exemplos de listas que podem ajudar a otimizar os processos são: checklist de limpeza e manutenção para supermercados e checklist de segurança do trabalho para supermercados.

E aí, algum desses modelos de checklist se encaixa ou pode ser adaptado na sua operação? Lembre-se que todas as estruturas podem – e devem! – ser personalizadas de acordo com o seu cenário, para resultados mais efetivos!

Quer conferir nossos materiais gratuitos? Temos infográficos, kits e e-books que complementam o seu conhecimento na hora de elaborar seus checklists.

Se quiser entender melhor sobre como os processos de checagem podem otimizar o seu negócio, marque uma conversa com nosso time de especialistas.

Estamos sempre prontos para contribuir com a eficiência operacional das empresas!