Em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas devem encontrar maneiras de melhorar a eficiência e a produtividade para se destacar. Nesse cenário, a metodologia Kanban é uma das melhores ferramentas para uma gestão de processos eficiente.
A aplicação correta dessa solução pode ajudar a aproveitar ao máximo tempo e recursos em seus negócios. Por isso, preparamos este artigo para esclarecer os principais conceitos dessa ferramenta de gestão. O que é, seus benefícios, pilares e como implementá-lo são as informações que você encontra aqui. Confira!
Neste artigo você encontrará:
O que é Kanban?
O Kanban é um método ágil focado na criação de um fluxo de trabalho organizado por meio de recursos visuais. Assim como o método Lean, a ferramenta surgiu na fábrica da Toyota no Japão na década de 1940 e a palavra “Kanban” significa, em tradução livre, “cartão” ou “sinalização”.
Como funciona? O quadro Kanban representa visualmente cada etapa de um processo ou projeto. Por exemplo, há nele colunas como a fazer, em andamento e concluído e os cartões coloridos representam as tarefas que fazem parte do trabalho. À medida que são as tarefas avançam, os cartões são movidos para a fase seguinte.
Pilares básicos da metodologia Kanban
Saiba quais são os pilares que orientam a aplicação da metodologia Kanban:
- Versatilidade: ele pode ser aplicado em qualquer tipo de projeto e em todos os estágios;
- Evolução constante: deve haver mudanças e transformações para garantir a melhoria contínua nos processos e projetos;
- Respeito aos processos: para alcançar o resultado desejado, é preciso que haja respeito aos processos e que sejam feitas conforme o planejamento;
- Atos de liderança: prega que a liderança deva ser ativa e prestativa para garantir um time produtivo.
Tipos de Kanban
Existem três tipos principais de Kanban, cada um classificado de acordo com sua finalidade. Veja quais são:
- Kanban de produção: é usado para gerir fluxos de trabalho por meio de cartões. Nele, há três colunas (a fazer, fazendo e feito) e cada cartão representa uma atividade do processo, de acordo com seu estágio.
- Kanban de movimentação: possibilita controlar o fluxo de materiais e produtos acabados entre diferentes locais ou etapas do processo de produção. Ou seja, ele indica quando uma quantidade X itens deve ser movida para outra etapa ou localização.
- E-Kanban: trata-se da versão digital do kanban tradicional, geralmente feita em um software ou sistema. Nesse modelo, não há cartões e quadros físicos, mas o formato é mantido, apenas levado para o ambiente virtual.
Qual a diferença entre Kanban e Scrum?
A principal diferença entre Kanban e Scrum é que o Kanban é um método visual focado em controlar o fluxo de trabalho. O Scrum, por outro lado, é um modelo de gerenciamento usado para estruturar o trabalho por meio de um conjunto de boas práticas.
O Kanban é mais adequado para processos que estão em constante mudança e exigem flexibilidade, enquanto o Scrum é recomendado para projetos com requisitos claramente definidos, como o desenvolvimento de software, por exemplo.
Benefícios da metodologia Kanban
Adotar a metodologia Kanban traz vários benefícios para as empresas, incluindo:
1- Aumento na produtividade
O Kanban funciona dando ao gestor mais controle sobre tarefas e processos. Isso porque a metodologia reduz o ruído de comunicação, evita gargalos e minimiza erros. Também maximiza a produtividade da equipe e promove entregas de maior qualidade.
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2- Priorização de tarefas críticas
O método permite aos gestores ampliar sua visibilidade com relação aos processos e projetos. Na prática, possibilita a eles priorizar as atividades mais importantes para não negligenciá-las.
3- Redução de custos
Também auxilia na redução de custos ao permitir que os gestores identifiquem desperdícios (de tempo, recursos e pessoas) nos processos e projetos e eliminem tais perdas.
4- Maior colaboração
A comunicação e colaboração entre funcionários e setores tende a melhorar quando se estabelece um fluxo de trabalho mais fluido. Sendo assim, com o Kanban, é possível ter uma equipe mais harmoniosa e melhorar a convivência e o desempenho dela.
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5- Melhoria contínua
Um dos princípios do Kanban é incentivar a melhoria contínua dos processos. Isso ocorre por meio de análises frequentes e da criação de soluções capazes de torná-los mais produtivos e eficazes.
Como o Kanban pode melhorar a eficiência dos processos na empresa?
Abaixo estão algumas maneiras que resumem como o Kanban agiliza processos de uma organização:
- Fluxo de trabalho e produção aprimorados;
- Identificação de gargalos e oportunidades de melhoria;
- Otimização de recursos como mão de obra, tempo e insumos;
- Distribuição clara de funções entre o time;
- Promoção de uma comunicação mais eficiente entre funcionários e setores;
- Capacidade de priorizar tarefas.
5 passos para implementar o Kanban
Em apenas cinco passos práticos, você pode aplicar o Kanban nos processos da sua empresa. Veja:
1- Qualifique sua equipe
Antes de iniciar sua implementação, é importante garantir que sua equipe entenda como o Kanban funciona, seus benefícios e o que significa.
Afinal, é uma ferramenta de gestão transformadora de processos que todos precisam dominar para trabalhar a fim de conseguir entregar os resultados desejados.
2- Mapeie tarefas e fluxos de trabalho
O próximo passo é identificar todas as tarefas que o processo envolve e mapear o fluxo de trabalho. Isso ajuda a identificar gargalos e pontos de melhoria, bem como a definir metas.
3- Defina prioridades
Agora é a hora de definir as prioridades em um processo ou projeto. Nesta etapa, observe a importância de cada tarefa no processo e aponte quais delas realizar primeiro. Isso permite que os gerentes controlem as operações com mais eficiência.
4- Crie seu quadro Kanban
O quadro Kanban, que pode ser físico ou digital, deve conter colunas que representem as etapas do processo, como a fazer, em andamento e concluído. Portanto, lembre-se que as tarefas devem ser representadas por cartões, os quais são movidos de coluna em coluna à medida que a operação avança.
5- Faça ajuste contínuos
Por fim, monitore o desempenho do processo para poder fazer os ajustes necessários e contínuos. Lembre-se de que o gerenciamento contínuo das operações é a melhor maneira de aprimorá-las.
O Kanban é uma das metodologias ágeis mais populares do mercado e amplamente adotado por empresas em todo o mundo, devido aos benefícios que oferece, como aumento de produtividade, redução de custos e melhoria contínua.
Quando o assunto é melhoria contínua, o Checklist Fácil é a solução essencial para padronizar processos e executá-los com mais eficiência. Assim sendo, é também uma ferramenta que ajuda na implementação de metodologias ágeis nas empresas e na melhoria da eficiência operacional.
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