Fiscal de Prevenção de Perdas: o que faz e como obter sucesso nessa área?

O fiscal de prevenção de perdas é o profissional responsável por monitorar e prevenir causas de desperdícios, danos, furtos ou roubos em uma empresa. Entre suas atividades, estão supervisão da segurança, realização de inspeções, análise de riscos e conscientização das equipes para minimizar perdas.  

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Alguém precisa assumir a função de administrar os riscos de perdas nos mais variados setores da empresa, e esse é o papel do fiscal de prevenção de perdas. Ou seja: desde o desenvolvimento de produtos e venda até o recebimento de matéria-prima para a atividade-fim da organização.

Entenda detalhadamente o que faz esse agente de prevenção de perdas, como atua em cada tipo de empresa e suas principais responsabilidades. Veja também quais as competências ele precisa ter e como funciona o seu mercado de trabalho.

E mais: como ele é essencial em inúmeras situações cotidianas, por ajudar a reduzir os prejuízos e despesas não programadas nas empresas, selecionamos as principais dicas para o dia a dia de trabalho de um fiscal de prevenção de perdas bem sucedido. Confira agora! 

O que, efetivamente, são perdas? 

Antes de entender o que faz um fiscal da área, é importante entender que perdas são todo e qualquer dano que represente prejuízo para uma organização, seja ele de produtividade, financeiro ou mesmo administrativo.

Dessa forma, para uma empresa, perdas não se resumem a furtos de produtos, itens com validade vencida na prateleira, quebras ou violações de embalagem no varejo.

Para entender melhor como acontecem esses danos, tanto no mercado varejista quanto no atacadista, separamos essas perdas nos 3 grupos citados:

Administrativos

São aquelas relacionadas a dificuldades de comercialização de um determinado produto, que pode ser causada pela simples falta do item no estoque ou por problema de precificação. Ou seja, quando ele é colocado à venda por um valor muito menor do que custou à empresa.

Produtividade 

Normalmente, acontece quando alguém da equipe está mal treinado e não executa sua atividade a contento, o famoso “corpo mole”. Isso pode acontecer em qualquer empresa, já que todas estão sujeitas a uma série de falhas humanas que podem afetar sua produtividade diária. 

Sem falar nos problemas de saúde que, muitas vezes, tiram o recurso humano por horas ou dias da sua função. Representando, no final das contas, prejuízo para o empregador.

Financeiros

Aqui, entram as perdas que podem ser percebidas de forma contundente, pois afetam diretamente o caixa da empresa.

Entre elas estão os já falados furtos dentro da loja, desvios de mercadorias, itens vencidos que precisam ser descartados, assaltos e fraudes. Bem como equívocos na hora da cobrança, e, até mesmo, a inadimplência de alguns clientes.

Dentro destes prejuízos financeiros entram também as perdas de origem desconhecida, em que o produto entra no sistema de controle da empresa. Porém,  em uma ocasião de inventário, não é localizada a sua saída e nem a existência no estoque. 

E prevenção de perdas, o que é? 

Prevenção de perdas é uma estratégia utilizada por várias empresas, principalmente do varejo, que visa evitar gastos fora do planejado, prejuízos com danos e rombos e desperdícios de todo o gênero.

Essa estratégia reúne práticas, técnicas e tecnologias que são usadas na gestão de ativos e passivos de uma organização.

O profissional responsável pela prevenção de perdas deve realizar uma série de tarefas com o objetivo de monitorar, fiscalizar e administrar atividades da empresa que possam gerar prejuízos. Sejam eles físicos, financeiros, de recursos humanos e, até mesmo, de imagem.

As grandes corporações contam com setores inteiros exclusivamente para essa atividade. Já as organizações de pequeno porte costumam ter um profissional na loja para executar essa responsabilidade.

Contar com esse perito auxilia, inclusive, a aumentar a margem de lucro, contendo os riscos de despesas.

Comumente, as perdas podem ser divididas em dois conceitos: perdas desconhecidas e quebras operacionais.

O que são perdas desconhecidas? 

Sim, é possível que uma empresa registre perdas desconhecidas ao realizar um balanço ou inventário. Essas perdas são consideradas qualquer tipo de sinistro que cause o desaparecimento de um item do estoque.

Ao fazer o balanço, a equipe ou o profissional verifica que houve a entrada no estoque de um determinado item. Mas, apesar de não ter sido dada a sua baixa, ele não é encontrado em nenhum local da organização. Nem na prateleira, no estoque ou em uso.

São os popularmente conhecidos como “sumiços”.

Quebras operacionais: um sentido amplo

Excluindo os desaparecimentos de mercadorias, todas as demais perdas são consideradas quebras operacionais. Desde furtos, atrasos de funcionários, desperdícios de matéria-prima ou outros recursos e mal uso de frota.

Até mesmo um “arranhão” na imagem da empresa, como uma resposta equivocada de um funcionário a um cliente fiel, que não volta mais, é considerada uma quebra operacional. 

Para aprofundar seu conhecimento sobre o assunto, desenvolvemos um Manual de Prevenção de Perdas para Empresas. Ele traz explicações sobre conceitos, um passo a passo para definir um bom Plano de Prevenção de Perdas, boas práticas e ferramentas eficientes para apoiar ações nas empresas, além de dicas de outros materiais complementares. Baixe agora sem nenhum custo!

O que é um fiscal de prevenção de perdas? 

Fiscal de prevenção de perdas é o nome do cargo exercido pelo profissional que zela pelo patrimônio físico, principalmente de estabelecimentos que comercializam mercadorias.

Uma de suas responsabilidades é a fiscalização da entrada e saída de pessoas, sempre buscando identificar qualquer movimento suspeito que possa vir a prejudicar a empresa.

Também conhecido como agente ou auxiliar de prevenção de perdas, ele pode trabalhar na verificação do atendimento às normas de segurança e procedimentos administrativos.

Outras nomenclaturas para o cargo desse profissional, comum em anúncios de vagas são:

• Analista de prevenção de perda;
• Fiscal de loja;
• Analista de segurança patrimonial;
• Assistente de prevenção de perdas;
• Encarregado de prevenção de perdas.

Quem nunca percebeu a presença desses fiscais de loja próxima a entrada/saída, vigiando os consumidores na hora da compra, não é mesmo? Ou, mesmo, em supermercado, aquele profissional que fica com um celular ou radioamador circulando e analisando câmeras de segurança? Esse é o exemplo da sua atuação em uma loja física.

Já em um e-commerce, ele poderá ser o responsável por verificar se o que está sendo embalado para envio ao cliente é exatamente o que foi comprado. 

Ou seja: que não é um produto superior, com preço maior do que o pago – o que poderia gerar prejuízos. Ou mesmo um item inferior, que poderá gerar devolução, com gastos de logística e prejuízos à imagem da empresa.

Este é o fiscal de prevenção de perdas, em situações bem simplificadas.

Observando essas funções e todas outras que comentaremos na sequência, você vai perceber claramente o quanto o mercado desse profissional é grande e cresce a cada dia. Especialmente devido ao aumento das compras online e demandas de logística. 

Qual a importância do fiscal de prevenção de perdas? 

A atuação desse fiscal ou agente de prevenção de perdas é cada vez mais importante na prevenção de danos financeiros para as empresas. Tendo em vista que consegue evitar até mesmo simples furtos na gôndola ou no estoque, por exemplo.

De acordo com o IBEVAR – Instituto Brasileiro de Executivos de Varejo e Mercado de Consumo -, o comércio varejista registra perdas anuais de 2,25% de sua receita devido a roubos e furtos. 

Dessa forma, uma das estratégias de prevenção desses rombos é a contratação desses agentes de prevenção de perdas.

Com esse profissional atuando de forma efetiva, a empresa pode recalcular os valores dos produtos, tirando do consumidor a necessidade de arcar com a cobertura desses prejuízos com valor adicionado no preço de cada mercadoria.

Quais são os tipos de perdas mais comuns? 

Dentro da loja, os fiscais de prevenção de perdas tentam evitar:

• Furtos por clientes;
• Consumo durante as compras;
• Produtos vencidos nas gôndolas;
• Quebras de itens;
• Avarias do tipo abertura de embalagens;
• Deterioração por exposição inadequada;
• Cobrança equivocada para menos;
• Troca de etiquetas pelos clientes;
• Golpes;
• Acidentes causados por clientes;
• Ações cíveis ou criminais;
• Inadimplência.

Já na gestão do estoque, a responsabilidade do agente de prevenção de perdas é evitar:

• Falhas no cadastro de entrada dos produtos;
• Falhas na hora da compra;
• Furtos internos;
• Deterioração por armazenamento inadequado.

Quando se analisa o papel desse profissional na área administrativa, sua responsabilidade é a fiscalização de:

• Falhas administrativas;
• Desperdício de recursos como luz, água, telefone, produtos de limpeza, frota etc;
• Falhas que possam gerar multas ou processos; 
• Descontrole de pagamentos como duplicidade ou prática de preços equivocados;
• Imperfeições na produção dos itens;
• Gafes em processos operacionais;
• Desatenções que possam causar acidentes ou doenças ocupacionais dos funcionários;
• Ações trabalhistas;
• E até fiscalizar o processo de contratação de colaboradores, para que não haja alta rotatividade, horas extras, faltas e falhas na produção e/ou venda.

Como conter as perdas dentro das empresas? 

Para ajudar as empresas a conter as perdas, Anderson A. Ozawa, presidente do Instituto Prevenção de Perdas Brasil, lançou o livro: Pentágono de Perdas – Transformando Perdas em Lucros. Nele, o autor define os cinco elementos essenciais para construir um programa estratégico e sustentável de prevenção de perdas:

1. Pessoas: São fundamentais em todos os processos, do início ao fim. Por isso da importância não só do fiscal de prevenção de perdas, mas de cada colaborador, que precisa agir de acordo com a cultura organizacional, com comprometimento e honestidade; 
2. Processos: Procedimentos bem definidos e alinhados auxiliam no combate, prevenção e controle de perdas na produção. Auxiliando, assim, as pessoas a saberem exatamente quais suas responsabilidades e tarefas diárias, para executarem com eficiência;
3. Tecnologias: Soluções como checklists, sistemas de gestão de tarefas e de estoque e circuitos de câmeras com monitoramento 24h contribuem para o alcance das metas, organizando os dados e informações da empresa;
4. Informações: A partir de informações completas e organizadas, sempre é possível tomar decisões mais assertivas e acompanhar onde estão os pontos mais sensíveis de perdas;
5. Indicadores: eles são a melhor forma de mensurar se as ações estão surtindo efeito ou não.

Se a empresa consegue ter os dados de antes de implantar um checklist semanal e depois, por exemplo, conseguirá analisar o quanto a implantação valeu em termos de retorno do investimento.

Com esses cinco elementos funcionando de forma alinhada e coordenada, com certeza, a empresa alcançará melhores resultados no trabalho do Fiscal de Prevenção de Perdas. 

Uma ferramenta que pode ajudar muito, especialmente em processos, são os checklists digitais. Desenvolvemos um Modelo de Checklist para Prevenção de Perdas no Varejo, e você pode baixá-lo sem nenhum custo para começar a organizar suas atividades nessa frente.

Quer se destacar como um fiscal de prevenção de perdas? Veja como! 

Por ser um cargo relativamente novo no organograma das empresas no Brasil, o fiscal de prevenção de perdas precisa reunir uma série de competências e habilidades para ser bem-sucedido.

Entre as principais, podemos listar:

• Ser detalhista e fiscalizador, pronto para perceber eventuais problemas, desvios e a necessidade de melhorias;
• Ter senso crítico e bom senso, para tomar decisões sempre em benefício da empresa, sem colocá-la em uma situação delicada frente a clientes e colaboradores;
• Ser um bom comunicador e argumentador, para saber alertar em caso de situações de risco – sem causar polêmicas ou embates mais acalorados;
• Ser líder, para gerenciar equipes de forma que todos se engajem rumo ao atendimento das metas propostas;
• Ter visão estratégica do negócio;
• Saber reconhecer inovações que possam contribuir com seu trabalho e ter destreza tecnológica para usar as ferramentas a seu favor;
• Conhecer a cultura organizacional e estar preparado para implementar a melhoria contínua;
• Buscar atualização constante sobre técnicas e métodos de gestão;
• Conhecer e acompanhar a legislação que o impacta e estar atento às inovações do mercado.

Algumas empresas exigem que esse profissional tenha formação acadêmica de nível superior em cursos como administração, comércio exterior, contábeis, economia, direito, logística, psicologia, TI entre outras. A prioridade vai depender das atribuições do profissional na organização.

Outros conhecimentos muitas vezes exigidos são especializações profissionais, do tipo pós-graduação ou MBA, além de informática e um segundo idioma. Porém, também varia conforme as responsabilidades que o agente de prevenção de perdas irá assumir.

Principais setores que demandam a presença do fiscal de prevenção de perdas 

Como vimos, toda empresa convive diariamente com riscos de perdas, sejam elas administrativas, financeiras ou operacionais, conhecidas ou desconhecidas.

Mas, os setores que o agente de prevenção de perdas se tornou muito essencial, de fato, é o varejo.

Lojas, supermercados e farmácias que têm seus produtos expostos em prateleiras e contam com circulação constante de público precisam redobrar os cuidados com  as perdas. Especialmente pensando em furtos, desvios de estoque e assaltos.

Lojas e farmácias

Estabelecimentos que vendem itens pequenos que cabem em bolsa, sacola ou mochila, geralmente optam por mais de um profissional de prevenção de perdas.

É comum contarem com um ou dois nas portas, controlando a entrada e saída de clientes. Além de um fiscal circulando entre as prateleiras e um profissional na parte de gestão de estoque.

Já os de maior porte normalmente investem em monitoramento por câmeras e sensores antifurtos.

Mercados

Esse tipo de estabelecimento comercial se divide em pequenos, médios e grandes mercados, além dos hipermercados. Conforme seu porte, há necessidade de vários fiscais de prevenção de perdas, câmeras e sensores antifurtos.

Atacadistas

Seguem a tendência das megalojas. Isto é, contam com agentes de prevenção de perdas atuando em diversos setores.

E-commerces 

Os e-commerces precisam estar mais atentos na parte da logística, tanto na separação das mercadorias e fechamento das embalagens quanto do despacho – que depende de outras empresas terceirizadas, motoboys e entregadores.

Assim sendo, a organização precisa fiscalizar desde a etapa da embalagem até o produto chegar ao consumidor final.

Logística e transporte 

Neste setor, a função do fiscal de prevenção de perdas vai desde fazer o checklist do que está sendo despachado e o monitoramento da validade do seguro da carga até o uso de tecnologias para rastreamento das mercadorias. 

Dicas para ajudar no trabalho do fiscal de prevenção de perdas 

Como vimos, o fiscal de prevenção de perdas possui inúmeras responsabilidades dentro de uma empresa.

Sendo assim, ele precisa que as informações estejam organizadas e disponíveis a qualquer momento. Para saber o quê, quanto e como estão sendo drenados os recursos da empresa. Para isso, precisa de processos bem definidos e medidores de desempenho fidedignos.

Dessa forma, listamos a seguir algumas dicas preciosas para esse fiscal exercer sua função com eficiência, em diferentes funções dentro da organização. 

Fiscal de perdas administrativas

• Busque, primeiramente, criar e implementar um POP – Procedimento Operacional Padrão – de Prevenção de Perdas, definindo processos, tecnologias e responsabilidades;
• Procure identificar e analisar as situações, atividades, tarefas e processos que possam apresentar riscos;
• Defina medidas de combate e controle;
• Estabeleça indicadores possíveis e monitore constantemente;
• Busque manter a equipe treinada e atualizada;
• Adote sistemas de gestão de tarefas e checklists;
• Acompanhe também os indicadores de desempenho da equipe;
• Tente realizar auditorias periodicamente. 

O Checklist Fácil é a solução ideal para garantir o cumprimento dos POPs, realizar auditorias de forma segura e ágil, e acompanhar os indicadores de desempenho em relatórios completos. Confira abaixo um exemplo de checklist de planejamento de auditoria criado dentro do sistena:

Fiscal de perdas em estoque

• Saiba sempre quais produtos têm maior demanda, para que nunca faltem;
• Mantenha uma rotina de balanços e atualizações de inventário;
• Controle detalhadamente a entrada e saída de itens;
• Analise o custo de estocagem de produtos com menos procura, para que não percam sua validade;
• Busque o apoio de sistemas de controle de inventário;
• Invista no monitoramento por câmeras, para evitar desvios internos;
• Adote uma tecnologia de controle de acesso ao estoque;
• Tenha sob controle a temperatura, umidade e iluminação do local, para que os produtos fiquem armazenados corretamente até a hora de ir para a gôndola ou o consumidor.

Com o Checklist Fácil, você acompanha todo o processo e armazenagem e estoque de produtos de forma digital e centralizada, contando com recursos como checklist por imagem, anexo de mídias e integração com Sensores IoT – capaz de realizar medições automatizadas de temperatura e umidade, por exemplo.

Fiscal de loja

• Acompanhe o máximo de movimentos possíveis, da abertura ao fechamento da loja;
• Adote rotinas de trabalho bem definidas, o que inclui até a revisão do lixo que é retirado todos os dias;
• Mantenha a organização dos espaços e mercadorias;
• Tente identificar locais que possam ser pontos cegos dentro do PDV;
• Busque manter atitudes cordiais com todos os clientes, reconhecendo os mais assíduos;
• Cumprimente as pessoas sempre mantendo contato visual;
• Ofereça ajuda ao perceber um cliente “perdido”;
• Atente para pessoas que tenham uma atitude suspeita, como ficar observando a rotina dos funcionários ou parar em locais onde não podem ser vistos;
• Fique atento a pessoas que circulam sem colocar nada no carrinho ou que saem sem comprar e voltam em seguida;
• Dê preferência por adotar máquinas de lacrar sacolas e saquinhos na entrada do estabelecimento ou disponha um armário para os clientes deixarem seus pertences chaveados e seguros;
• Caso precise realizar uma abordagem, aja com cautela e evite a violência a qualquer custo;
• Evite ao máximo acusar alguém sem provas;
• Não reviste ninguém à força, em público ou em salas fechadas. Importante sempre ter a testemunha de outros funcionários, não de clientes;
• Seja firme, mas respeitoso com as pessoas com atitude suspeita;
• Sempre dê ao suspeito a oportunidade de pagar ou devolver a mercadoria.

O Checklist Fácil pode ser um grande aliado na conferência da loja, no cumprimento de padrões e no registro de não conformidades. Após registrar um problema, é possível criar um plano de ação (manual ou automatizado) para resolvê-lo, garantindo agilidade nas correções.

Como um checklist online pode ajudar um Fiscal de Prevenção de Perdas? 

Com as soluções de checklist online, o fiscal tem maior controle sobre e as tarefas que devem ser executadas. Além disso, consegue gerar relatórios quando necessário, bem como controlar os principais indicadores de performance.

Nesse contexto, o Checklist Fácil é líder de mercado, com mais de 1.700 clientes em 14 países. Com ele, é possível realizar auditorias e inspeções em qualquer área, setor, processo ou ambiente, garantindo total segurança e conformidade com padrões.

São mais de 150 recursos, como:

• Checklists inteligentes;
• Planos de Ação;
• Workflows (fluxos de trabalho inteligentes);
• Agendamento de checklists;
• Checklist por imagem;
• Anexo de mídias;
• Integração com Sensores IoT;
• Inteligência Artificial integrada;
• Relatórios completos e integração com Power BI;
• Reconhecimento ótico de caracteres para leitura de placas e códigos de barra.

Por ser uma solução completa e robusta, o Checklist Fácil torna-se a melhor opção para o combate às perdas, o controle das rotinas e avaliar os resultados das suas ações.

Quer ver de perto como ele pode ajudar você e sua empresa? Assista ao vídeo abaixo e agende uma demonstração gratuita agora mesmo!

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