Melhores práticas e tecnologias para ajudar na prevenção de perdas da sua empresa

Trabalhar em cima da prevenção de perdas é fundamental para qualquer organização. Afinal de contas, gastos imprevistos não apresentam nenhum potencial de retorno para os empreendimentos.

Por se aplicar nas mais diversas operações e processos de uma instituição, ela reflete diretamente no controle de custos, no transporte, no estoque de produtos e equipamentos – e assim por diante. 

Por isso, neste post, vamos abordar as principais estratégias e tecnologias que sua empresa pode implementar para otimizar a prevenção de perdas e, com isso, melhorar seus resultados operacionais.

Melhores práticas para fazer prevenção de perdas com eficiência

Vamos abordar primeiramente as melhores práticas que uma empresa deve aplicar em suas operações para garantir a otimização dos seus resultados. 

Confira quais são esses passos:

1. Trabalhe com indicadores

O primeiro passo para ter um controle de perdas eficiente dentro da sua operação é definir parâmetros e objetivos essenciais que devem ser atingidos, seja por setor, área, ou a empresa inteira. Para isso, utiliza-se muito os indicadores-chave conhecidos como (KPIs). 

Quanto mais bem definidos e delimitados forem os indicadores de cada área, mais fácil será acompanhar a evolução e o desenvolvimento destes setores.

Logo, a primeira tarefa é definir as métricas que devem ser acompanhadas e garantir que elas estarão sempre de fácil acesso e atualizadas.

Assim, em posse do histórico e dos dados, o gestor precisa analisá-los para identificar quais indicadores melhoraram, quais ficaram estagnados e quais tiveram maior número de ocorrências, ou seja, começar, de fato, a ter o controle de perdas.

Além disso, o monitoramento deve servir como base para a criação de um plano de ação para tratar o problema na raiz. Algumas ferramentas são fundamentais nesse processo, como o Ciclo PDCA, o 5W2H, o Diagrama de Ishikawa, a análise de Pareto e a curva ABC.

2. Elabore inventários detalhados

Essa medida auxilia a identificar as perdas e verificar o porquê aconteceram. A partir disso, solucioná-las se torna uma tarefa muito mais simples.

O ideal é que sejam feitos inventários trimestrais e um balanço geral referente ao período de um ano. Se possível, automatize esse processo por meio de programas que se prestam à coleta de dados, pois isso facilita o controle de estoque. 

Assim, você poderá armazená-los de maneira mais inteligente, facilitando análises posteriores.

3. Centralize o lançamento das notas fiscais de compra

Faça o lançamento das notas fiscais direto no sistema. Dessa forma, será realizada a conferência de impostos e preços, permitindo a liberação da guia-cega. 

Ao recorrer a um programa de gestão integrada, criar essa relação fica muito mais simplificado, pois ele relaciona e cruza as informações.

Essa prática evita que o valor total simplesmente “feche”, em vez de serem conferidos todos os itens de maneira individual. Esse procedimento é de grande contribuição para que a perda financeira seja extinta, elevando os seus lucros.

4. Crie um setor responsável pela prevenção de perdas

Criar uma área que seja voltada à prevenção é uma atitude erroneamente ignorada por muitos gestores. 

Afinal, trata-se de um setor que nunca para de trabalhar, uma vez que os motivos das perdas, mesmo que sejam enfrentados e solucionados, quase sempre se repetem. Esse setor, portanto, exige ações contínuas e vigilância permanente.

De forma geral, a equipe que trabalha especificamente na área de controle de perdas da sua empresa será a responsável pela mensuração dos indicadores referentes às perdas e pela instrução dos envolvidos no combate aos problemas associados. 

Porém, ele também realiza auditorias e gera relatórios gerenciais sobre o setor, acompanhando o andamento das ações.

5. Dê mais atenção às necessidades dos colaboradores

Se os cargos mais altos, cujo poder de decisão é maior, precisam estar conscientes e ter uma visão sistêmica das práticas preventivas, o mesmo vale para os outros colaboradores.

Dessa forma, também é relevante dar atenção aos aspectos humanos daqueles que trabalham diretamente com a manutenção dos itens na logística e afins. 

Aposte em algumas destas recomendações, porque elas podem ser bastante eficazes:

• Conceda premiações de acordo com metas alcançadas;
• Invista na retenção de talentos;
• Defina estratégias a partir dos salários e benefícios oferecidos;
• Dê feedbacks constantemente;
• Aplique pesquisas de satisfação junto dos colaboradores;
• Faça reuniões regulares para acompanhar os setores envolvidos;
• Programe treinamentos relacionados às boas práticas na prevenção de perdas;
• Crie condições seguras de trabalho;
• Ofereça treinamentos constantes sobre os sistemas para que todos saibam utilizá-los da melhor forma.

 

6. Identifique e analise os principais motivos das perdas

Há diversas causas possíveis para haver perdas em seu negócio, por isso, o primeiro passo é verificar os motivos das perdas. 

Trace um panorama de como a sua empresa pode identificar todas as possibilidades e trabalhar para combatê-las individualmente.

A seguir, veja alguns motivos mais comuns que ocasionam perdas:

• Problemas com mercadorias (itens vencidos ou danificados);
• Furtos externos ou internos;
• Falta de controle dos processos operacionais;
• Ineficiência na hora de receber itens de fornecedores ou centros de distribuição;
• Imprecisão na contagem de produtos do estoque;
• Não ter informações corretas sobre as entregas (extravios ou avarias);
• Dados desatualizados (tanto de clientes, pedidos, estoque, pós-venda etc).

 

Esses são apenas alguns exemplos. O mais importante é fazer um verdadeiro diagnóstico da sua operação. Aliás, quanto mais completo e detalhado, melhor.

Somente com essas informações em relatórios de auditoria completos é que sua empresa pode trabalhar para melhorar e eliminar as perdas, onde elas estiverem acontecendo.

7. Utilize checklists para organizar os processos e prevenir as perdas

Principalmente em pequenos empreendimentos, muitos gestores iniciam controles do que fazer por meio de papel, planilhas no excel ou, ainda, contando com a memória dos envolvidos no processo. Contudo, esses métodos tendem a causar problemas.

Afinal, papéis se perdem e planilhas se confundem em múltiplas versões e atualizações. Além disso, não se deve centralizar as informações em uma pessoa, pois ela poderá se ausentar em algum momento. O acúmulo de informações deve ser bem gerenciado.

Fazer checklists, nesse cenário, significa ter um método que realiza a prevenção de perdas e também otimiza o trabalho das equipes, diminuindo riscos e aumentando a produtividade.

Inclusive, isso tudo faz com que os colaboradores envolvidos não percam tempo e, como consequência, tem-se o aumento dos lucros.

Porém, esteja atento: para elaborar um checklist, é importante seguir alguns passos:

1. Definir o que será checado;
2. Identificar qual processo será utilizado;
3. Verificar o que será preciso para cumprir as etapas.

 

Depois do planejamento, realiza-se o checklist em si — que pode ser feito em planilhas, softwares de checklist ou aplicativos. 

Esse processo é importante, pois, além de ajudar na criação de metas voltadas para a diminuição de perdas, também auxilia no gerenciamento dos resultados.

Quer entender um pouco melhor as possibilidades de uso de uma plataforma de checklist e seus benefícios? Confira este post:

• Conheça os usos de uma plataforma de checklist, os benefícios e confira cases de sucesso

 

Soluções tecnológicas ajudam a prevenir perdas

Trazer tecnologia e inovação para dentro da sua empresa, integrando todas as informações no meio digital, ajuda a automatizar todas as ações internas, facilitando o dia a dia. Isso gera mais tempo para a equipe, reduz o retrabalho e melhora os processos.

Dessa forma, além de sempre ter dados atualizados automaticamente na ferramenta contratada, não serão necessários dias inteiros para formular relatórios ou fazer levantamento de informações.

Com isso, todos da equipe poderão focar no que realmente interessa: melhorias contínuas para a empresa, uma vez que a parte operacional estará totalmente otimizada.

Outras três vantagens de investir em tecnologia para otimizar a prevenção de perdas na sua empresa é: 

1. Emitir relatórios em tempo real;
2. Não se preocupar com armazenamento de dados;
3. Acessar dados remotamente. 

 

Gestores e diretores podem, com isso, ter uma visão mais precisa do que poderá ser melhorado, seja no dia a dia ou durante uma viagem.

Entretanto, para que sua equipe se engaje no uso de determinada solução tecnológica, é preciso que tudo seja muito prático e intuitivo. 

Por isso, invista em dispositivos mobile e crie, em seu time, o hábito de registro das atividades, mostrando a importância da ferramenta.

Vamos a um exemplo prático: quando um colaborador falha na conferência e recebe uma quantidade menor do que foi paga, temos um erro de conciliação, que, com certeza, pode gerar perda para a empresa.

Logo, um dos benefícios do uso da tecnologia como softwares de checagens é a diminuição da taxa de erros de conciliação. 

Sendo assim, a implantação de um software deste tipo diminuirá esse risco, pois somente quando a conferência de todos os produtos esperados estiver completa, o sistema encerra a atividade.

Outra vantagem desse tipo de tecnologia é a conferência de estoques com maior precisão. O gestor poderá consultar os dados fornecidos pela ferramenta e saber o status das mercadorias (próximas do vencimento ou paradas, por exemplo).

Desse modo, é possível se precaver, selecionando os funcionários capacitados para lidar com cada situação de perda, de maneira específica.

Por que o Checklist Fácil é a melhor solução para a prevenção de perdas?

Com a utilização de uma ferramenta de checklist para a prevenção de perdas, como o Checklist Fácil, você pode auditar todas as etapas de conferência, gerar planos de ação, acompanhar os resultados através de relatórios completos e muito mais. Confira:

Checklist personalizados e digitais

A disponibilidade de rede de internet pode ser um impedimento para algumas ferramentas digitais, mas não para o Checklist Fácil.

Com ele, ao aplicar checklists personalizados em tablets e smartphones, nenhum tempo é perdido. A mobilidade agiliza as verificações, que poderão ser feitas de qualquer lugar, inclusive estando offline, sem acesso à internet.

Posteriormente, quando o auditor retornar a um local com conexão, basta sincronizar os dados que passam automaticamente a ser exibidos na plataforma.

Checagens por agendamento

O esquecimento é um problema bastante grave na aplicação de checklists e auditorias, que são fundamentais para evitar perdas. 

Por isso, com o nosso software é possível que gestores façam o agendamento de determinados checklists para que sejam executados de forma recorrente, em dias e horários definidos. 

Além disso, todos os responsáveis por aquelas tarefas podem ser notificados por email, o que ajuda a manter a assiduidade das aplicações.

Planos de Ação para melhorar a prevenção de perdas

Também é possível criar planos de ação para lidar com as inconformidades encontradas nas inspeções para prevenção de perdas, de forma a otimizar a solução dos problemas encontrados, com maior rapidez e precisão.

Por fim, além de todas essas funcionalidades que auxiliam as empresas na prevenção de perdas, nossa ferramenta ainda oferece relatórios completos e dashboards para melhor controle de dados das operações. 

Esses relatórios auxiliam na tomada de decisões gerenciais e ajudam a identificar problemas de gestão, para que sejam rapidamente solucionados.

A prevenção de perdas é aliada do crescimento

Quando o seu lucro parar de ficar comprometido devido às perdas, a tendência é que seus resultados melhorem cada vez mais.

Isso significa que você poderá pensar em expandir seu negócio ou simplesmente continuar trabalhando na melhoria dos processos internos e implementando tecnologias adequadas para sua empresa crescer.

Sendo assim, podemos apontar como principais benefícios de trabalhar a prevenção de perdas os seguintes:

• Redução de custos, afinal, uma mercadoria perdida gera prejuízo duplo, pois ela foi adquirida e não pode mais ser vendida;
• Otimização de processos, pois, inevitavelmente, é preciso realizar melhorias contínuas para reduzir as perdas;
• Possibilidade de novos investimentos, já que haverá dinheiro em caixa para tal;
• Melhoria no desempenho dos colaboradores, pois eles passam a saber exatamente como devem realizar seu trabalho e terão as ferramentas adequadas para tal;
• Melhoria no ambiente de trabalho, uma vez que a tecnologia aumenta a eficiência operacional dos setores e melhora a vida dos colaboradores.

 

Agora que você já entendeu quais são as melhores práticas e como a tecnologia pode ser uma aliada fundamental para a prevenção de perdas, é hora de colocar a mão na massa e organizar sua empresa nesse sentido.

Siga as melhores práticas que apontamos nesta publicação e, se quiser saber mais sobre como o Checklist Fácil pode ajudar na prevenção e controle de perdas da sua empresa, fale com um de nossos consultores agora mesmo!