Saiba o que é prevenção de perdas e veja como implementar em 8 passos

A prevenção de perdas é uma prática importante para as organizações, pois evita gastos imprevistos e mantém a estabilidade do seu negócio. Mas o que é e como implementar? Esclareça essas dúvidas neste conteúdo!

Tempo de leitura: 6 minutos
Profissional avaliando as contas para propor ações de prevenção de perdas

Trabalhar em cima da prevenção de perdas é fundamental para qualquer organização. Afinal de contas, gastos imprevistos não apresentam nenhum potencial de retorno para os empreendimentos.

Sendo assim, eles sempre foram um terror para quem trabalha no meio empresarial. Tornando necessário, portanto, que haja controle, gestão e total ciência do emprego das finanças de uma companhia. Uma vez que essas medidas ajudam a otimizar a prevenção de perdas e, com isso, favorecem novos investimentos. 

Quer saber tudo sobre o assunto e ver como iniciar o processo de prevenção de perdas no seu negócio? Então, continue a leitura que a gente te conta!

Afinal, o que é prevenção de perdas?

Resumidamente, a prevenção de perdas é uma combinação estratégica de várias práticas e ferramentas que visam evitar gastos desnecessários na empresa. Seu principal objetivo é prevenir, combater e eliminar potenciais perdas que impactam no planejamento financeiro. Além disso, ajuda a reduzir gastos desnecessários, aumentando a margem de lucro.

Geralmente, ela costuma estar muito vinculada ao varejo. Porém, trata-se de um esforço que beneficia qualquer tipo de negócio. Afinal, todos estão suscetíveis a erros de processos, falhas na contabilidade, desperdícios, fraudes e furtos.

A prevenção de perdas se aplica nas mais diversas operações e processos internos de uma instituição, refletindo no controle de custos, no transporte, no estoque de produtos e equipamentos – e assim por diante.

De acordo com uma pesquisa, 67% das perdas acontecem devido a erros nos processos internos, enquanto os 33% restantes são referentes às perdas externas.

Quais são os principais tipos de perdas?

Para entender melhor como atuar na prevenção de perdas, é essencial conhecer quais problemas a sua empresa está suscetível.

Podemos separá-las em dois grandes grupos:

1. Perdas conhecidas

Também chamadas de perdas operacionais, são aquelas que ocorrem devido a erros nos processos. Alguns exemplos são:

  • Danos causados pela manipulação, como quebras e avarias;
  • Produtos vencidos;
  • Deterioração de perecíveis.

Todas as situações acima poderiam ser evitadas se houvesse um processo claro. No caso de produtos vencidos, se o fiscal de prevenção de perdas está controlando de perto, pode propor a realização de uma promoção, por exemplo. Assim, parte do que foi investido é recuperado, reduzindo os prejuízos.

2. Perdas não identificadas

São aquelas que ocorrem casualmente e, portanto, não podem ser previstas. Exemplos desse tipo de perda são os furtos por parte de funcionários e clientes. Assim como a movimentação inadequada de mercadorias, que pode gerar quedas, e o consumo dentro do próprio estabelecimento.

Geralmente, elas são apuradas e descobertas através de inventários. Porém, o processo é demorado e, portanto, algumas empresas acabam deixando passar – especialmente se não forem perdas substanciais.

Como a prevenção de perdas pode ajudar a sua empresa a crescer?

A partir do momento em que o seu lucro para de ficar comprometido devido a perdas frequentes, a tendência é que seus resultados melhorem. Isso significa que você pode pensar em novos investimentos, em expandir seu negócio ou simplesmente melhorar os processos internos e o ambiente de trabalho para o seu colaborador.

Sendo assim, podemos apontar como principais benefícios da prevenção de perdas os seguintes:

  • Redução de custos, afinal, uma mercadoria perdida gera prejuízo duplo, pois ela foi adquirida e não pode mais ser vendida;
  • Otimização de processos, pois, inevitavelmente, é preciso realizar melhorias contínuas para reduzir as perdas;
  • Possibilidade de novos investimentos, já que haverá dinheiro em caixa para tal;
  • Melhoria no desempenho dos colaboradores, pois eles passam a saber exatamente como devem realizar seu trabalho;
  • Aumento dos lucros;
  • Melhoria no ambiente de trabalho, uma vez que reduz confrontos internos devido às desconfianças. 

Afinal, o que faz a prevenção de perdas?

A gestão de perdas desenvolve e implementa processos, visando minimizar a ocorrência de não conformidades. Nos casos em que não é possível realizar essa ação preventiva, ela reduz os impactos negativos ao máximo.

Entre as suas principais atividades estão:

  • Avaliação de risco de perdas;
  • Identificação de atividades, situações e processos com potencial de gerar perdas;
  • Implementação de uma Política de Prevenção de Perdas, para que isso se torne algo presente na cultura da organização;
  • Criação de indicadores;
  • Realização de auditorias;
  • Criação de medidas que previnam as perdas no dia a dia.

Aqui, vale mencionar a importância de contar com um fiscal de prevenção de perdas. Afinal, trata-se do profissional responsável por fiscalizar a entrada e saída de clientes, funcionários e mercadorias do ponto de venda. 

Ele observa, ainda, a movimentação de pessoas suspeitas e fica de olho nos mais variados setores da empresa, desde o estoque até a produção de mercadorias. Assim, consegue antever os riscos e, consequentemente, os prejuízos.

Esse profissional lidará com a análise de vários pontos críticos, incluindo:

  • Reposição de materiais de trabalho e produtos;
  • Validade daquilo que é perecível;
  • Andamento dos KPIs definidos;
  • Relação com os outros setores.

Como fazer uma prevenção de perdas com eficiência?

Agora que você entendeu o que é prevenção de perdas, deve estar se perguntando: como eu garanto que essa atividade será realizada de forma eficiente no meu negócio?

Pois, veja a seguir 8 dicas indispensáveis para que isso ocorra:

1. Trabalhe com indicadores

A organização e o trabalho com indicadores-chave (KPIs) é uma prática bastante recomendável. Afinal, como controlar algo que não pode ser mensurado? Sendo assim, defina as métricas que devem ser acompanhadas e garanta que elas estarão sempre de fácil acesso e atualizadas. 

Desse modo, prefira operar com um sistema que tenha uma gestão integrada. Ou seja, que permita controlar todos os processos mais comuns, como vendas, compras, logística e controladoria.

Isso possibilita que você defina e passe a acompanhar mais de perto os indicadores relacionados às perdas e à margem líquida. Aliás, com um planejamento facilitado pela tecnologia, a tendência é que eventuais erros de gerenciamento também sejam minimizados.

2. Elabore inventários detalhados

Essa medida auxilia a identificar as perdas e verificar o porquê de acontecerem. A partir disso, solucioná-las se torna uma tarefa muito mais simples. 

O ideal é que sejam feitos inventários trimestrais e um balanço geral referente ao período de um ano. Se possível, automatize esse processo por meio de programas que se prestam à coleta de dados, pois isso facilita o controle de estoque. Assim, você poderá armazená-los de maneira mais inteligente e passível de análises posteriores.

3. Utilize a “guia-cega”

A guia-cega nada mais é do que a cópia da nota fiscal proveniente do recebimento de algum lote de mercadorias. Nela, os campos destinados ao volume ficam em branco, sendo preenchidos posteriormente, após a conferência.

Isso torna possível a comparação do que realmente foi recebido com a nota do fornecedor, evitando maiores divergências. Afinal, não há nada pior do que comparar esses números e notar que eles não batem, certo?

4. Centralize o lançamento das notas fiscais de compra

Faça o lançamento das notas fiscais direto no sistema. Assim, será realizada a conferência de impostos e preços, permitindo a liberação da guia-cega. Ao recorrer a um programa de gestão integrada, criar essa relação fica muito mais simplificado, pois ele relaciona e cruza as informações.

Essa prática evita que o valor total simplesmente “feche”, em vez de serem conferidos todos os itens de maneira individual. Esse procedimento é de grande contribuição para que a perda financeira seja extinta, elevando os seus lucros.

5. Crie uma área de prevenção de perdas

Criar uma área que seja voltada à prevenção é uma atitude erroneamente ignorada por muitos gestores. Afinal, trata-se de um setor que nunca para de trabalhar, uma vez que os motivos das perdas — mesmo que sejam enfrentados e solucionados — quase sempre se repetem. Exigindo, portanto, ações contínuas e vigilância permanente.

De forma geral, esse âmbito é o que se responsabiliza pela mensuração dos indicadores referentes às perdas e pela instrução dos envolvidos no combate aos problemas associados. Porém, ele também realiza auditorias, acompanhando o andamento das ações.

6. Use checklists

Com a utilização de checklists, você pode organizar todas as etapas, marcando as que já foram realizadas e as que ainda não terminaram. Fazendo-o em tablets e smartphones, nenhum tempo é perdido, já que a mobilidade agiliza as marcações, que poderão ser feitas em qualquer lugar.

Dê preferência à integração de listas de checagem referentes aos mais variados campos que atuam juntos na prevenção, como transporte, logística e manutenção. Assim, você saberá o que está faltando, o que precisa ser corrigido e em qual setor essas carências estão acontecendo.

7. Conscientize os diretores

O mais complicado na implantação de um programa de qualidade é garantir a adesão incondicional das pessoas, ou seja, mobilizá-las. Sendo assim, pode ser necessário algum tipo de ação educativa que incentive a participação de todos.

Aliás, de nada adianta destinar recursos apenas para a criação de um setor responsável. A prevenção começa de cima para baixo e, sem o apoio das diretorias, torna-se mais difícil alcançar a otimização dos processos.

8. Dê mais atenção às necessidades dos colaboradores

Se os cargos mais altos — cujo poder de decisão é maior — precisam estar conscientes e ter uma visão sistêmica das práticas preventivas, o mesmo vale para os outros colaboradores.

Dessa forma, também é relevante dar atenção aos aspectos humanos daqueles que trabalham diretamente com a manutenção dos itens na logística e afins. Aposte em algumas destas recomendações, porque elas podem ser bastante eficazes:

  • Conceda premiações de acordo com metas alcançadas;
  • Invista na retenção de talentos;
  • Defina estratégias a partir dos salários e benefícios oferecidos;
  • Dê feedbacks constantemente;
  • Faça reuniões regulares para acompanhar os setores envolvidos;
  • Programe treinamentos relacionados às boas práticas preventivas;
  • Crie condições seguras de trabalho.

Faça o possível para ter uma baixa rotatividade de empregados, pois o investimento que você faz em um colaborador que é demitido é irrecuperável. Afinal, toda a estratégia deverá ser reiniciada e você precisará gastar ainda mais para treinar e qualificar um novo funcionário.

Além desse tipo de perda que foi citado, um alto turnover prejudica bastante a consolidação de qualquer cultura, inclusive a de uma política de qualidade voltada à prevenção de perdas.

Agora que você já sabe como a prevenção de perdas pode ajudar sua empresa, que tal fazer como Hering, Adidas, Grupo Big, Americanas e várias outras empresas que já utilizam o Checklist Fácil para fazer essa gestão? Conheça todos os detalhes da nossa solução agora mesmo!

Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial. Sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar - inclusive nas horas vagas.
Estefânia Martins

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3 Replies to “Saiba o que é prevenção de perdas e veja como implementar em 8 passos”

  1. ACHEI SUPER HIPER MEGA ULTRA interessante a definição da otimização dos processos pois de que adianta exigir a prática de eficiência de um sistema de prevenção de perdas sem dar um suporte moral e financeiro para sua execução?

  2. Por que na maioria das empresas de grande varejo , percebo qie esses profissionais como distritais de prevencao de perdas e de operacao , sao carentes de visao, nao atuam de forma constante nas lojas e julgam sem ter uma real visao do cenario dos processos de operacoes em loja. Abs

  3. MUITO BOM !! TA DE PARABÉNS EU TRABALHO COMO PREVENÇÃO DE PERDAS Á 3 ANOS NUM VAREJO MUITO GRANDE, E PODE TER CERTEZA ESSES PROCESSOS SÃO MUITO FORMIDÁVEL PARA A REDUÇÃO DE PERDAS.

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