7 passos para uma estratégia eficiente de controle de perdas na produção

Para reduzir custos e desperdícios na produção, é preciso estruturar um controle de perdas na produção estratégico. Mas como faz isso? Confira 7 passos e aumente a produtividade pelo menor custo operacional!

Tempo de leitura: 8 minutos
Profissionais fazendo controle de perdas na produção

Toda empresa cujo foco é o aumento da lucratividade deve acompanhar continuamente a operação, em busca de rotinas que podem ser otimizadas. Nesse sentido, o controle de perdas na produção é uma das ações mais importantes!

Afinal, como o próprio nome sugere, nada mais é que a minimização de perdas, o que assegura o aumento da produtividade ao mesmo tempo em que o gasto com recursos é menor. O controle de perdas na produção também é uma forma de agregar valor ao cliente, trazendo mais qualidade ao produto, bem como segurança aos trabalhadores.

Tudo isso acontece por meio da identificação de pontos de melhoria, avaliação estratégica e planos de ação atrelados a esses fatores. Mas como colocar tudo isso em prática? Aqui, explicamos onde essas perdas mais acontecem, quais processos oferecem soluções e as melhores ferramentas para reduzir perdas e aumentar lucros. Acompanhe! 

Passo a passo para otimizar o controle de perdas na produção

Confira a seguir um passo a passo que irá lhe ajudar a controlar e evitar perdas e desperdícios ao longo da sua produção.

1. Fique de olho no estoque

No topo da lista está o controle do estoque. Isso porque o setor representa um dos maiores pontos de incidência de perdas – se não o maior. O controle deve prever o equilíbrio de itens, de forma que não haja excesso, bem como não faltem recursos para a produção.

Nesta área, as perdas podem acontecer por avarias, devido às más práticas de armazenagem, ou mesmo por obsolescência e perecibilidade. Há os casos de furtos e fraudes, que também precisam de uma atenção especial no controle de perdas da produção.

Investir na gestão de estoque, portanto, é fundamental para o sucesso da operação. É preciso que o gestor acompanhe e registre todas as entradas e saídas, além de movimentações feitas no armazém. Para isso, é interessante fazer um mapeamento de processos em busca de falhas, e visando propor soluções.

Outra dica é a criação de inventários cíclicos, isto é, um inventário cujos itens são categorizados por grupos de produtos. Isso ajuda no controle de recursos que têm mais ou menos recebimentos e expedições. 

Por exemplo, se você utiliza mais um produto X, o fluxo de compras desses itens poderá ser maior que o produto Y, do qual você utiliza esporadicamente ou em quantidade muito menor.

Só com esses esforços já é possível obter uma melhora significativa no controle de perdas na produção! 

2. Crie uma política interna

Em muitos processos, é comum que certas diretrizes até sejam colocadas em prática, porém, sem regulamento e normas por escrito. Ou seja, aplicadas com base em procedimentos passados de forma verbal.

Embora isso seja válido, é importante ter um documento por escrito que ateste essas ações. Do contrário, essas diretrizes podem se enfraquecer com o tempo, especialmente em caso de alta taxa de turnover de funcionários.

Assim, cada colaborador envolvido com a produção pode compreender de forma clara quais são seus objetivos, responsabilidades, direitos e deveres em relação aos recursos da empresa.

Esse documento deve especificar, portanto, diretrizes acerca do manuseio e condições de armazenamento adequados para cada grupo de produtos. Bem como quem são os responsáveis por essas informações e quais ações devem ser tomadas para a redução de desperdícios no dia a dia, de acordo com a realidade da empresa. 

3. Defina um time especializado para controlar perdas na produção

Com a política redigida, é importante definir uma equipe dedicada ao controle de perdas, com profissionais essencialmente direcionados a este fim. Eles devem atuar na identificação de falhas, bem como soluções estratégicas para mitigação de desperdícios e prejuízos.

Essa é a equipe que controlará auditorias internas e acompanhará indicadores de desempenho – que devem ser compatíveis com as políticas determinadas pela empresa, como veremos a seguir. 

4. Implante o monitoramento de indicadores de performance

Você deve considerar o acompanhamento de KPIs (indicadores de desempenho) para toda e qualquer rotina. Afinal, são eles que atestam o desempenho do trabalho e permitem saber se os esforços da produção estão, de fato, ajudando no alcance de metas estabelecidas para o negócio.

Entre os melhores indicadores para se acompanhar no controle de perdas na produção, estão: 

  • Quantidade total de produtos perdidos em determinado período; 
  • Custos totais envolvidos com os produtos perdidos;
  • Percentual de perdas sobre a quantidade total disponível em estoque; 
  • Percentual do valor das perdas sobre o valor total do estoque.

Para acompanhar esses indicadores, é importante implantar planos de ação, que ajudam na identificação de falhas com rapidez. 

5. Treine seus colaboradores

De tempos em tempos, é comum que a operação sofra com alguns vícios da rotina. Ou seja, um ou outro processo acaba saindo do combinado, e quando isso vira um hábito, as boas práticas ficam no passado e dificilmente voltam de forma natural ao dia a dia.

Sendo assim, é preciso que essas definições sejam sempre reforçadas para os colaboradores, auxiliando no controle de qualidade da operação. Portanto, promova treinamentos periódicos sobre o uso consciente de recursos, cujo impacto não só afeta o negócio, como também o meio ambiente.

É importante que todos os envolvidos entendam sua relevância nessa missão. Afinal, suas ações podem determinar a redução de prejuízos financeiros, prejudicando o atendimento da demanda e a sustentabilidade da organização. 

6. Reveja processos sempre

Bem, após uma política bem definida, indicadores estabelecidos, uma equipe treinada e o estoque organizado, tudo está perfeito, certo? Errado! Afinal, é preciso que todos esses processos sejam acompanhados e revistos continuamente.

Isso porque certas ações podem se tornar obsoletas e, com o tempo, ineficientes para o controle de perdas na produção. Portanto, aplique correções em iniciativas que apresentam falhas e oriente seu olhar à busca por oportunidades de aperfeiçoamento. 

7. Invista em tecnologia

Não por acaso essa é a dica de ouro em tantas situações do mundo atual. A tecnologia traz consigo a facilidade, rapidez e assertividade quase (ou totalmente) impossíveis de se acompanhar de forma manual.

Isso abre uma lacuna cada vez maior entre negócios que estão digitalmente atualizados e aqueles que ainda fazem o controle em planilhas tradicionais. E é justamente o ganho em eficiência operacional que o vem aumentando essa distância entre gestões antigas e as digitais.

De acordo com o estudo Indústria X.0; Reinvenção Digital da Indústria na América do Sul, divulgado pela Accenture, 48% das receitas anuais são originadas de produtos e serviços conectados e inteligentes, com uma projeção de 62% para os próximos três anos. 

E mais: para 60% dos executivos entrevistados, negócios cairão ou morrerão sem novas tecnologias. 

Isso nos leva ao próximo tópico, em que abordaremos uma das tecnologias que vem ganhando destaque em meio a esse cenário.

Como o Checklist Fácil ajuda no controle de perdas na produção?

Como abordamos, sem tecnologia, o controle de inúmeros processos é dificultado, lento e suscetível a erros. E quando pensamos em controle de perdas, isso se torna ainda mais claro. 

Uma ferramenta adequada para o controle de recursos e processos nesse sentido é o Checklist Fácil, que viabiliza a aplicação de checklists digitais Ele auxilia no controle de processos como um todo, favorecendo a redução de perdas na produção. Vamos entender em 5 funcionalidades como isso se aplica na prática. 

Agendamentos de checklist

Todos os processos periódicos, que envolvem acompanhamento e prazos bem definidos, podem contar com os agendamentos automáticos da ferramenta. Isso assegura a organização e a comunicação apropriada entre todos os envolvidos.

Assim, processos como cadastros, registro de dados e controle de solicitações, entre outras rotinas, são devidamente controladas por meio da ferramenta. Ela, inclusive, calcula os períodos certos para controle de ações e não permite que algo seja esquecido ou que etapas sejam puladas. 

Workflow

Termo em inglês que significa fluxo de trabalho, workflow nada mais é que o acompanhamento da rotina, que é facilitada com a aplicação de checklists de forma sequencial.

Assim, a checagem de processos que demandam mais de um setor, por exemplo, passa a ser realizada na ordem adequada. Afinal, a próxima etapa apenas pode ser iniciada quando a anterior for finalizada.

Plano de ação

Para acompanhar cada etapa da operação de forma assertiva, respeitando a complexidade de cada ciclo e trabalhando a otimização de processos, é preciso aplicar planos de ação. 

Eles ajudam na identificação de problemas e garantem que serão tratados de forma ágil. Sem falar que eles são essenciais para a melhoria contínua de processos.

Preenchimento de OCR

Uma forma de garantir rapidez aos processos sem medo de errar e gerar perdas na produção é com o reconhecimento ótico de caracteres. Ou seja, você pode fazer a leitura de itens pela câmera do celular ou tablet e os campos de resposta dos checklists referentes àquele item são preenchidos automaticamente. 

Integrações

Não se trata de uma funcionalidade específica, mas sim de um valor que o Checklist Fácil agrega à sua rotina ao automatizar processos. Os dados podem ser integrados com:

  • Power BI: Auxilia na análise de informações a partir de gráficos e dados cruzados acerca de diversas etapas da produção;
  • ADFS: Fornece aos usuários acesso de login único aos sistemas e aplicativos localizados nos limites da organização;
  • AD: Cuja função é verificar se as informações de usuários são válidas e, em caso positivo, autentica o acesso com segurança;
  • SFTP: Gera protocolos de transferência de arquivos criptografados para uma integração de dados segura entre diferentes áreas e diversas etapas da produção;
  • FTP: Cujo checklist pode ser aplicado com um protocolo de transferência de arquivo facilitada.

Além disso, o checklist fácil possui APIs para consumo e gestão de dados, centralizando a informação e garantindo um controle muito mais seguro e assertivo. 

Quais são as principais causas de perdas na produção?

É importante saber a origem dos problemas para mitigá-los. Portanto, entender o que causa as perdas na produção ajuda ainda mais no cumprimento dos passos que mencionamos acima.

Se você deseja ampliar o entendimento do cenário do negócio em si, fique de olho nesses problemas mais comuns. A saber: 

Superprodução

Em uma fábrica, essa é a causa mais comum para perdas. Quando a produção antecipada não foi bem projetada, ocorre o excesso de itens no armazém. Outrossim, se a indústria fabrica além da demanda, o estoque fica lotado e os recursos ou os produtos já fabricados não saem de forma coerente.

Além do dinheiro gasto para fabricação, a empresa acaba tendo de arcar com os custos gerados no estoque, com mercadorias paradas.

Isso não acontece apenas quando há excesso de compras de insumos ou de produtos fabricados, como também quando há produção antecipada de uma demanda cuja expectativa foi superior ao momento de mercado e consumo. 

Neste caso, é preciso fazer análise de dados antes de tomar decisões para que os produtos não fiquem parados. 

Confusão no estoque prejudica o controle de perdas na produção

É preciso se organizar bem para que haja equilíbrio entre insumos e produtos acabados ou semi acabados estocados nos armazéns da empresa. Isso porque um estoque exagerado em qualquer uma dessas linhas implica na perda de capital e também de espaço.

Para solucionar, sincronize o momento em que os materiais estão acabando com a chegada dos novos pedidos aos seus fornecedores. 

Movimentação

Falta de produtividade também pode ser considerada uma perda! Afinal, toda atividade que não gera valor ao processo de produção é um desperdício.

Então, a própria movimentação dos colaboradores em chão de fábrica deve ser monitorada para que não gerem perdas das mais variadas formas, seja pela falta de alinhamento de processos ou de instrução no manuseio de insumos ou equipamentos.

Vale até repensar o layout da fábrica para tornar processos mais simples, se for o caso! 

Espera

Quando não há fluidez no processo produtivo, também há perda na produção. Isso acontece quando um produto semiacabado fica parado em determinada etapa da produção esperando que a próxima seja concluída.

Isso impacta no lead time de produção, evidenciando um gargalo no processo produtivo. 

Transporte

Gastos relacionados ao combustível, manutenção de veículos, serviços terceirizados, má utilização da carga, insumos roubados e até perda de tempo em congestionamentos e rotas não otimizadas são grandes perdas na produção. E, portanto, devem ser consideradas no seu controle.

Para isso, é preciso pensar em otimizações logísticas, que envolvem o deslocamento da carga em segurança em todos os sentidos. 

Defeitos

Se uma ou mais etapas da produção falhar, a incidência de produtos com defeito aumenta. Estes devem ser descartados, uma vez que não podem ser comercializados pelo preço e condições adequadas. Assim, gerando prejuízos para o negócio.

Para melhorar, é preciso ter um eficiente controle de qualidade na sua fábrica

Por que é importante ter controle de perdas na produção?

Combater falhas que ocasionam perdas ajuda a reduzir gastos e também desperdícios. Como falamos, isso não só aumenta os lucros, como também contribui para a responsabilidade ambiental da empresa.

Sendo assim, realizá-la é uma forma de otimizar a saúde financeira do negócio e trabalhar a marca, conquistando resultados positivos na satisfação do cliente com o produto e com a postura da empresa. 

E aí? Já se preparou para melhorar o controle de perdas na produção? Então, agende uma demonstração do Checklist Fácil e coloque em prática esse conceito!

Especialista em Produto em Checklist Fácil
Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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