O que direciona o auditor a fazer as perguntas certas em processos auditados? Um planejamento bem feito, junto de métodos de aplicação eficientes, são a receita de sucesso para auditorias bem-sucedidas. Nesse cenário, o Checklist Fácil para auditoria é a ferramenta certa para garantir a conformidade dessa tarefa de forma padronizada, simples, ágil e segura.
Afinal, trata-se do software para checklist líder na América Latina. Com aplicações que vão da indústria ao comércio, o sistema permite a criação de checklists personalizados que amparam o auditor tal qual um roteiro automatizado, garantindo os melhores resultados em análises e identificação de pontos de melhoria – tão importantes para toda organização.
Apesar disso, algumas dúvidas permeiam a mente dos gestores quanto a aplicação do Checklist Fácil para auditoria. Por isso, para esclarecer ponto por ponto, elencamos os principais mitos que envolvem esse processo e como cada operação acontece na verdade. Continue a leitura e descubra!
Qual é o objetivo de um checklist?
Se você ainda não compreendeu bem a aplicação de um checklist em auditorias, podemos retomar brevemente o que é e para que serve um checklist. Assim, o checklist nada mais é que uma lista de itens, exatamente como aquela tão presente no nosso imaginário, em que precisamos ticar as tarefas já concluídas.
Na realidade das empresas, esse conceito evolui, uma vez que a rotina de uma organização é bem mais complexa e abrangente que as listas manuais que fazemos em casa. Ou seja, as empresas utilizam o checklist para certificar as condições de um serviço, produto ou processo.
Trata-se de uma série de itens, ou mesmo perguntas, que atestam se o que é verificado está em conformidade com o que é estabelecido por normas, exigências de mercado ou padrões internos, por exemplo.
Na aplicação de um checklist, é importante informar quais são os requisitos não cumpridos, os problemas encontrados, o que precisa de substituição por defeito ou mau estado, além de verificação de armazenagem adequada de produtos, descarte de resíduos, entre outras tantas atividades.
Para que um checklist cumpra com sua função, é preciso que os itens ou perguntas que o compõem levem em conta as características da própria operação e daquilo que é verificado. Afinal, não se requere a identificação de peça X ou Y de maquinário, se o item auditado sequer é uma máquina.
Só com o checklist certo para sua finalidade de aplicação é que podem ser atestadas as etapas ou itens analisados. Com essa explicação, já fica quase tangível o entendimento de como usar o Checklist Fácil para auditoria, não é? É o que veremos um pouco mais a frente.
Onde aplicar um checklist?
O checklist é aplicável em toda tarefa cuja necessidade seja padronizar processos, eliminar retrabalho, evitar acidentes e garantir a qualidade do produto ou serviço oferecido.
É, portanto, um importante instrumento para uma gestão assertiva, uma vez que permite a identificação e mitigação de erros, tal como a prevenção deles – já que, aplicado continuamente, otimiza a operação como um todo. E sabemos que uma operação mais produtiva, sem qualquer alteração nos custos operacionais, é o mesmo que fluxo de caixa saudável.
Muitas empresas ainda utilizam o checklist manual, isto é, aplicação de checklists em folhas de papel, o que não só encarece o processo com insumos, impressões e armazenagem, como também requer muito mais tempo para execução, além de ficar suscetível a erros e campos não preenchidos, tornando-se inviável nos dias atuais.
Há também aquelas empresas que fazem a aplicação de um checklist em planilhas eletrônicas, o que apresenta os mesmos problemas da gestão manual.
É por isso que softwares especializados, como o Checklist Fácil, são os mais adequados para as demandas do mercado moderno.
Checklist Fácil é um software para empresas que utilizam checklists e planos de ação em auditorias ou inspeções de processos, lojas, fábricas, veículos, pessoas, equipamentos e ambientes.
Como usar o checklist em auditorias?
Como falamos, muitas empresas fazem suas inspeções na prancheta, o que acarreta em perda de dados e tomadas de decisão pouco assertivas, uma vez que não há gerenciamento de dados à vista, como em painéis de gestão que um software disponibiliza.
Assim, por ser um sistema cloud computing, o Checklist Fácil permite centralizar dados lançados em auditoria em um único ambiente constantemente atualizado, mantendo o histórico de toda a operação armazenado em nuvem.
Isso também favorece a aplicação em si, pois o checklist fica acessível de onde e quando os envolvidos no projeto precisarem, garantindo assertividade e segurança das informações mesmo quando acessadas por mais de uma pessoa e em mais de um local.
A customização do checklist digital é outro ponto a favor dessa tecnologia para fins de auditoria, já que na lista são inseridos apenas dados que se deseja obter. Cada processo tem o seu, e o auditor não pode pular etapas ou passar para a próxima sem que a anterior seja preenchida.
Ainda, é possível inserir mídias, como imagens, que atestem o que é elucidado através da auditoria, tal como defeitos ou danos. Assim, torna-se boa opção não apenas para máquinas e equipamentos, como também auditorias de recebimento de matéria-prima, saída de mercadoria para o transportador, e chegada ao distribuidor (no caso da indústria).
Auditoria de estoque e materiais também são contempladas pelo Checklist Fácil para auditoria — das condições do armazém até o uso de EPIs e boas práticas de manipulação de recursos.
Vale ressaltar que há vários tipos de auditoria, cada uma delas com exigências específicas que determinam o que deve ser avaliado, bem como em qual periodicidade, no caso da auditoria ISO 9001. Prazos devem ser cumpridos para auditorias bem-sucedidas, e é no agendamento automático do Checklist Fácil para auditoria que está a facilidade.
6 mitos e verdades sobre Checklist Fácil para auditoria
Agora que você já sabe o que é o Checklist Fácil, quais são as suas funcionalidades e como ele é eficiente em auditorias, vamos às principais dúvidas de mercado – aquelas que geram mitos entre gestores e trazem ainda mais questionamentos sobre a aplicação da solução. Vamos lá
1. Conexão à internet no app
Mito: Só é possível aplicar checklists através do aplicativo se houver conexão a uma rede de internet.
Verdade: O aplicativo Checklist Fácil funciona normalmente quando offline. Ou seja, caso o local e que ocorre a auditoria não tenha conexão com a internet, não é preciso se preocupar. A coleta de dados acontece normalmente e, após inserir as respostas, basta concluir a aplicação.
As informações ficam salvas e são enviadas para a nuvem assim que a conexão com a internet é reestabelecida.
2. GPS on e off
Mito: Não é possível utilizar a busca de localização por GPS durante a aplicação, caso o dispositivo não esteja conectado à internet.
Verdade: Aqui, vale a mesma regra que no item anterior. A busca de localização por GPS durante a aplicação do checklist não depende de acesso à internet.
Porém, para isso, é necessário que o local já tenha sido mapeado via satélite anteriormente. Neste caso, é possível validar informações de localização mesmo quando estiver offline.
Vale lembrar que, quando reestabelecida a conexão, é importante conferir se a localização está correta, uma vez que a precisão do GPS offline pode não ser a mesma.
3. Mais de um dispositivo
Mito: Não consigo acessar o Checklist Fácil com o meu login e senha, de forma simultânea, através de dois dispositivos distintos.
Verdade: A opção de acessar dispositivos distintos com o mesmo login e senha existe! Basta que o administrador configure em sua conta a liberação de acesso para mais de um usuário. Assim, outros responsáveis pelo mesmo projeto podem conferir dados daquela mesma conta.
4. Planos de ação x não conformidades
Mito: Só é possível criar planos de ação para tratar as não conformidades caso esteja aplicando um checklist ou realizando algum tipo de auditoria.
Verdade: É possível criar planos de ação sem vínculo com a aplicação de checklists e auditorias. Quando uma não conformidade é identificada, independentemente do local, ela ser sinalizada e tratada.
5. Limite de acesso
Mito: Não é possível limitar ou mesmo restringir o acesso ao sistema, ainda que seja fora do horário de expediente dos colaboradores.
Verdade: O sistema disponibiliza uma configuração para definir horários de acesso de acordo com o perfil dos usuários. É possível limitar dia e hora que o colaborador irá acessar o sistema. Assim, a medida garante a segurança de informações, tendo os acessos liberados somente no horário de expediente.
6. E-mail de acesso
Mito: Para acessar o Checklist Fácil na web ou pelo aplicativo, é necessário ter um e-mail que seja válido.
Verdade: Para criar um acesso de usuário no Checklist Fácil não é necessário ter um e-mail válido! Basta, para isso, que o login tenha o formato de e-mail. Afinal, não ter esse tipo de validação permite que colaboradores que não utilizam e-mail corporativo, ou até que não estejam tão inseridos no mundo digital, possam acessar o software sem qualquer dificuldade.
Como fazer um checklist de auditoria?
Com o software Checklist Fácil em mãos, é hora de estruturar o seu checklist para auditoria. Mas, afinal, quais são os itens e perguntas que devem constar no seu checklist? Aqui, preparamos algumas dicas simples para acertar em cheio essa tarefa:
Estude o processo que vai auditar
Os checklists de auditoria precisam traduzir em perguntas os critérios de um determinado processo. Nesse sentido, antes de pensar nas perguntas, é preciso rever todo o processo que será auditado.
A partir disso, as perguntas surgirão naturalmente. Quer apostar?
Se o que você está auditando é uma máquina, é preciso conhecer seu modelo, suas características físicas, data de fabricação, orientações do fabricante, como e por quem é feito seu manuseio, periodicidade de manutenção preventiva, entre outros tantos aspectos que, inevitavelmente, farão parte do seu questionário.
Por isso, estude muito bem aquilo que será auditado, de forma que suas perguntas contemplem todas as ações necessárias para identificação de não conformidades, bem como possibilitem a aplicação de planos de ação.
Separe as normas dos processos
Tomemos como exemplo a norma ISO 9001. Ela é composta por 10 requisitos, que ainda são cascateados em mais outros vários subitens. Todos esses parâmetros são aplicáveis a um único processo? Sabemos que não!
É por isso que é preciso entender quais são os itens da norma que precisam ser auditados em quais processos. É a partir dessa correlação que surgem as perguntas certas para seu checklist. Não ignore o contexto de cada processo. Sem esse cuidado, você corre o risco de tentar auditar itens de normas que não dizem respeito a um setor específico justamente nele.
Fique de olho no regulamento interno
Agora que você conhece bem os processos, bem como as respectivas normas que se aplicam a eles, é hora de compará-los com o que realmente acontece na empresa.
Na comparação entre as práticas descritas no documento interno da empresa e a norma que está auditando, é possível encontrar as perguntas certas para seu checklist. Confira regulamentos, vídeos, instruções e qualquer outro material que contenha as diretrizes que a empresa determinou.O que está esperando? Agora que os mitos foram esclarecidos, é só agendar uma demonstração com nossos consultores para implementar o Checklist Fácil para auditoria do seu negócio!
