Operação logística é o conjunto de ações que fazem parte da gestão de toda a movimentação de itens de uma empresa: da matéria-prima ao produto acabado, desde o fabricante ao consumidor final. É, portanto, uma prática essencial para planejar e controlar o fluxo de materiais e serviços, incluindo etapas como abastecimento, armazenamento, transporte e distribuição, e controle de estoque.
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Hoje, nenhuma empresa pode considerar a logística como uma área única e distante de qualquer outra. Isso porque ela evoluiu de tal forma que passou a tomar ares de protagonismo quando se fala em gestão otimizada. Assim, a operação logística é capaz de transformar dinâmicas do negócio, com foco em organização e aprimoramento de resultados.
É por meio da operação logística que se pensam as rotinas de forma integrada e padronizada, em que o gestor é capaz de identificar pontos de economia e redução de desperdícios. Ao mesmo tempo, a qualidade tende a aumentar, tornando os processos muito mais produtivos.
Mas como utilizar esse conceito de forma tão assertiva a ponto de colher todos esses frutos? Bem, primeiramente é preciso conhecer seus objetivos, principais desafios e boas práticas, bem como utilizar as ferramentas certas. É o que vamos abordar neste post!
Afinal, o que é operação logística e como ela funciona?
Trata-se de uma peça-chave da cadeia de suprimentos. A operação logística tem como foco a gestão de toda a movimentação da empresa – da matéria-prima ao produto acabado, desde o fabricante até o consumidor final.
É, portanto, uma operação longa e rica em processos, pois olha para toda a atividade desempenhada pela empresa.
A operação logística pode ser controlada internamente ou por operadores logísticos terceirizados. Para colocá-la em prática, é preciso planejamento e controle de todo o fluxo de materiais, serviços e informações. Por isso, podemos considerar 4 pilares em todo esse processo. A saber:
- Abastecimento;
- Armazenagem;
- Transporte e distribuição;
- Controle de estoque.
Cada um desses pilares necessita de mão de obra qualificada, infraestrutura e tecnologia para que a empresa possa operar de forma competitiva e alinhada às tendências de mercado. Vamos conhecê-los um pouco melhor?
Abastecimento
É a etapa da operação logística voltada à gestão de compras de recursos, como matéria-prima e componentes.
Começa no pedido ao fornecedor, mas se estende até as práticas de transporte, armazenagem e distribuição. Portanto, é imprescindível que seja considerada em conjunto com os demais fatores.
Armazenagem
Trata-se do controle de entrada, saída e armazenagem de insumos e mercadorias, tendo em mente de quais fornecedores são, para quais clientes estão destinados, para onde vão e, não menos importante, quando sairão.
É uma etapa que envolve cuidado especial quanto às avarias de produtos.
Transporte e distribuição
Tem foco na gestão de veículos e motoristas, bem como escalas pensando no cumprimento de regras como a Lei do Motorista,. Além de envolver o planejamento de melhores rotas e otimização de percursos, para que o veículo nunca rode vazio – o que é o mesmo que gastar recursos sem, com isso, obter lucro.
Também é uma tarefa que envolve foco em prazos, organizando qual mercadoria deve ser entregue em qual lugar e para qual cliente.
Controle de estoque
Aqui, o operador logístico tem como foco o acompanhamento de uso e reposição de tudo o que for necessário para a operação em si, como as peças usadas para manutenção de veículos, óleos para motores e pneus, por exemplo.
Principais desafios da operação logística
Com tantos processos no dia a dia, é natural que surjam algumas dificuldades ao longo da operação logística. Porém, para mitigá-los, é preciso saber identificá-los. Fique atento a estes pontos:
Custos com combustível
Trata-se de um dos maiores custos em transporte, junto de mão de obra e pneus. Como são essenciais para a operação e não podem ser dispensados, é preciso que o gestor mova esforços para a melhor utilização da frota, de forma que a operação de transporte se torne mais rentável.
Análise de dados
Como todas as rotinas dependem umas das outras, isto é, são totalmente integradas, olhar para as informações da operação como um todo pode ser um desafio e tanto!
Uma visão assertiva e minuciosa é fundamental para o sucesso das operações logísticas, uma vez que qualquer erro pode impactar no fluxo de processos.
Atendimento e personalização
Como você pode perceber, a logística não se restringe somente à mera movimentação de mercadorias, mas sim toda a cadeia de suprimentos.
Portanto, na hora de oferecer serviços, é preciso pensar cada vez mais nas necessidades do cliente, personalizando seus serviços conforme a configuração de cada negócio. Tudo isso de forma que a gestão de frete ainda esteja em dia.
10 boas práticas de operação logística que você deve considerar
Abaixo, selecionamos as melhores práticas para quem deseja tornar a operação logística eficiente. E mais: que visa obter os melhores resultados. Vamos lá!
1. Mapeie os pedidos
É imprescindível conhecer quais regiões o negócio atende, com qual frequência e intensidade. Assim, é possível compreender os produtos que possuem maior saída por período, em que existam mais vendas, por exemplo.
Assim, você consegue planejar pedidos com maior eficiência, além de organizar vendas e, portanto, o faturamento da empresa. Lembrando que o processo também envolve separação e embalagem, o que influencia no cálculo de prazos.
2. Organize o estoque
A organização de estoque é o que garante bons índices de produtividade e reduz desperdícios, avarias e perdas. E, consequentemente, equilibra os custos operacionais.
Essa etapa compreende:
- Armazenagem, através de grupos e categorias de produtos;
- Sinalização;
- Identificação correta dos produtos;
- Realização de inventários periódicos.
Fazer essa gestão com qualidade favorece a previsão de demanda. Conforme levantamos no item anterior, o gestor precisa se antecipar a certos momentos do próprio mercado, atrelados ao padrão de consumo por períodos.
Para fazer isso, é preciso colher dados suficientes sobre vendas e cruzar essas informações com a quantidade de recursos necessários, bem como o que já está disponível.
3. Alinhe o processo com fornecedores
Trata-se de uma forma de melhorar suas parcerias e garantir o melhor custo-benefício em suas compras. Afinal, fazer uma boa gestão de operações logísticas sem parcerias confiáveis é praticamente impossível.
Ao compartilhar e alinhar estratégias, você terá maior controle sobre imprevistos, que costumam impactar fortemente o fluxo logístico, com processos de reposição e entrega de mercadorias afetados.
Sempre que implementar uma nova rotina, você deve avisar seus fornecedores. Do mesmo modo, solicite que, qualquer coisa fora do comum no que foi conversado entre as empresas, seja imediatamente alertado.
4. Padronize os processos
Pode parecer um conceito óbvio, mas nem sempre os gestores conseguem fazer isso na prática. Tão importante quanto o mapeamento de ações, é preciso definir métodos para que o fluxo logístico faça sentido.
Isso significa eliminar gargalos produtivos e buscar melhorias no desenvolvimento das atividades.
5. Automatize processos
Lembra de quando falamos da importância de gerir dados na operação logística? Isso é feito de forma extremamente eficaz com auxílio de tecnologia.
A automação aprimora a realização de atividades, uma vez que o próprio sistema simplifica procedimentos e facilita a comunicação integrada entre setores.
Dessa maneira, garantindo maior agilidade, segurança e confiabilidade de informações – tudo que você precisa para extraí-las e analisá-las no fim do mês em relatórios específicos!
6. Use checklists
Os checklists digitais nada mais são que listas automatizadas que você pode personalizar a depender da sua necessidade. Isso faz com que a gestão seja facilitada, uma vez que o sistema é alimentado com dados da operação de forma organizada e padronizada.
Todas as etapas podem ser contempladas pelo uso de checklists para logística. Isso significa uma mão na roda na hora de controlar saída e entrada de matéria-prima e produtos, por exemplo. Além disso, auxilia na reposição de recursos e expedição de novos pedidos.
O checklist digital também pode ser utilizado nas seguintes situações:
- Utilização de equipamentos — como empilhadeiras, por exemplo;
- Liberação de uma carga;
- Conferência dos documentos necessários;
- Acompanhamento da realização de um inventário.
O checklist digital, como o próprio nome denuncia, se diferencia de meras listas manuais, já que se trata de um sistema tecnológico. Um bom exemplo nesse sentido é a solução Checklist Fácil.
7. Monitore o transporte
Outra tarefa que merece acompanhamento de perto é o transporte em si. O monitoramento de cargas é essencial para o gestor saber qual é o status de determinada carga. Tudo em tempo hábil para tomadas de decisão e criação de ações mais eficazes, assegurando que o prazo acordado será cumprido.
Contudo, o ideal é que o cliente também possa fazer esse acompanhamento pelo rastreamento de suas cargas. Dessa forma, é possível oferecer mais transparência e confiabilidade, aprimorando o relacionamento com os clientes.
Entre as tarefas necessárias para otimizar esse monitoramento estão o acompanhamento de rotas, o conhecimento do status do transporte em tempo real, comunicação com clientes para atualização da localização da carga, entre outros.
8. Acompanhe indicadores de performance
Assim que as metas de desempenho forem estabelecidas, deve-se debruçar sobre os indicadores de resultados. Os KPIs são ótimas formas de compreender a operação logística em cada um de seus pormenores.
Para isso, é preciso recolher dados da operação e analisar tudo o que foi cumprido e o que deixou a desejar. Percentuais de entregas e coletas realizadas no prazo, tempo de ciclo perdido, índice de devoluções e avarias no transporte e custo de armazenagem são bons KPIs para acompanhar.
9. Fique de olho na satisfação do cliente
O acompanhamento do nível de serviço permite avaliar o grau de satisfação com relação aos resultados obtidos em determinado processo. Por exemplo: o nível de serviço de entregas proporciona ao gestor informação a respeito de quantas cargas foram entregues dentro do prazo, em comparação com o total que foi enviado.
Por meio desse indicador é possível fazer uma análise ainda mais profunda e avaliar os principais gargalos que fazem com que os índices não sejam satisfatórios.
10. Busque melhorias
As melhorias contínuas são métodos de análises de processos que visam identificar falhas e encontrar soluções para eliminá-las ou minimizar os seus impactos. Dessa forma, é sempre possível otimizar a execução das atividades e obter importantes benefícios.
Entre as vantagens, estão:
- Redução de desperdícios
- Redução de custos;
- Aumento dos níveis de produtividade;
- Maior agilidade;
- Mais qualidade.
Como analisar o desempenho da operação logística?
Agora que você viu dicas para otimizar essa operação, é hora de entender como medir a eficiência logística. Confira a seguir:
1º Identifique todas as ligações
Como se trata de uma operação cheia de processos integrados, é preciso localizar os pontos de ligação entre eles, para garantir a fluidez entre todas as rotinas.
2º Relacione metas aos indicadores
Muitas vezes sem perceber, os gestores acabam definindo indicadores que nada contribuem para as metas estabelecidas. São as chamadas métricas de vaidade, que não têm impacto sobre a operação em si.
Portanto, é preciso considerar muito mais fatores, como volatilidade financeira, mudança de demandas, infraestrutura, mão de obra, entre outros.
3º Fique de olho nos dados
Reunir a maior quantidade de dados possível é fundamental para fazer uma análise 360º de cada execução.
Às vezes, temos uma percepção diferente de uma situação quando a observamos de forma simplória, e os resultados propostos não surtem efeito. Por outro lado, ao fazer uma análise minuciosa, é possível entender todo o cenário e ter insights mais assertivos.
4º Quantifique variáveis
Como há um grande número de processos em operações logísticas, é importante mensurar o efeito que cada atividade possui. Por exemplo: o setor de armazenagem deve possuir políticas de gestão de estoque que englobam o controle de quantidade de pedidos, quantidade de unidades em armazém etc.
Do mesmo modo, os indicadores do setor de compras também podem ser quantificados, mas de uma forma diferente da que é feita no armazém. Ali, vale quantificar ordens de compra, quantidade de produtos comprados, quantidade de fornecedores envolvidos, entre outros.
Tudo isso deve ser planejado conforme as necessidades do seu negócio, seguindo as características da própria operação.
Benefícios de contar com uma gestão eficiente da operação logística
Em conclusão, a operação logística é prática certa para empresas que desejam otimizar o fluxo de processos de forma coordenada, responsável e inteligente.
Afinal, não basta simplesmente cumprir com uma ou outra etapa – as tendências mercadológicas certamente exigiram esse comprometimento das empresas que ainda não levam esse conceito a sério, mais cedo ou mais tarde.
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E essa implementação só traz vantagens. Em primeiro lugar, podemos destacar o controle absoluto de processos, especialmente ao automatizar os trâmites logísticos. Com isso, você assegura, por meio da tecnologia, a integração e padronização de processos, bem como a facilidade em extrair dados.
Também é possível mencionar o mapeamento de despesas como grande benefício. Isso porque, como vimos, o controle de operações logísticas favorece a identificação de gargalos e eliminação de retrabalhos – e isso tudo tem impacto direto nos custos da organização.
Além da economia, essa rápida identificação de problemas também ajuda na gestão de riscos e auxilia o gestor a tomar decisões melhores e em tempo hábil, para que os problemas sejam sanados da melhor forma possível.
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