Evite prejuízos no recebimento de mercadorias com um software de checklist

Em checagens de recebimento de mercadorias, o controle de perdas e a inspeção de avarias são fundamentais. Conheça a ferramenta que vai te ajudar nesses processos!

ícone autor blogpostMarina ícone data de postagem e atualização22/05/2020 ícone data de postagem e atualizaçãoAtualizado em: 25/05/2020 ícone comentários0 comentários ícone categoria principal Software de Gestão ícone tempo de leitura 5 minutos
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Quando falamos em recebimento de mercadorias na logística, já sabemos que muitos detalhes precisam ser checados. Essa verificação é necessária, primeiramente, para que não haja divergências entre fornecedores, entregadores e compradores.

Em segundo lugar, qualquer desencontro de informações pode trazer impactos ainda maiores aos consumidores finais. Isso porque a operação logística é composta por uma cadeia de eventos que se relacionam entre si, do início ao fim.

Por isso, vamos mostrar neste post como um checklist eletrônico pode ajudar no recebimento de mercadorias. Entenda como podemos tornar os seus processos mais produtivos, organizados e automatizados! Vamos lá?

Planejamento do recebimento de mercadorias

Qual a real necessidade de organizar o recebimento de mercadorias? Bem, vejamos um exemplo prático: sua empresa trabalha com vários fornecedores e você tem capacidade para receber 10 caminhões ao mesmo tempo. Em um dado momento, há mais veículos esperando para a descarga.

Nesse impasse, todos saem prejudicados. Os motoristas, as transportadoras, os fornecedores e o seu negócio. Esse tipo de situação faz com que os processos sejam atropelados, o que resulta em um controle inadequado do recebimento de mercadorias.

Perceba que se a primeira ação é desorganizada, isso prejudica toda a operação. Assim, a padronização de processos é fundamental para melhorar a cadeia logística. Com as diretrizes definidas, é preciso organizar o calendário de descargas. 

Desse modo, o tempo é potencializado e as auditorias de descarregamento podem ser feitas adequadamente. Para que essa inspeção aumente a eficiência operacional do seu negócio, você pode contar com um software de checklist eletrônico. 

Com a Checklist Fácil, é possível criar e aplicar checklists personalizados, de acordo com o seu processo de recebimento de mercadorias. Assim, você consegue otimizar, pelo menos, 5 frentes na sua companhia:

  • Prevenção de perdas;
  • Inspeção de avarias;
  • Controle de carga e descarga;
  • Higienização dos volumes;
  • Organização do armazenamento.

Vamos entender, na prática, como isso ocorre em cada uma delas?

Padronize a operação de recebimento de mercadorias com a Checklist Fácil!

Prevenção de perdas no recebimento de mercadorias

Já parou para pensar em quanto você perde quando não checa a carga recebida? Em cada etapa do recebimento de mercadorias, há falhas que podem ser evitadas, por exemplo:

  • quantidade de volumes errada;
  • incompatibilidade entre nota fiscal e mercadorias;
  • produtos avariados não identificados;
  • tempo gasto em reorganização de cargas.

Todos esses pontos geram prejuízos para a sua empresa. Muitos afetam o orçamento de forma direta, como receber a quantidade de volumes errada ou produtos danificados. Assim, implementar uma rotina de checagem pode trazer resultados que vão fazer a diferença no final do mês.

Uma função de checklist eletrônico que garante o cumprimento da checagem, no recebimento de mercadorias, é a obrigatoriedade. Ao criar um item, além de escolher o tipo de resposta, você pode definir que é obrigatório adicionar uma foto, comprovando a resposta dada.

Veja o exemplo abaixo. Na construção da pergunta Há sinais de rompimento dos lacres nas mercadorias?, o formato de resposta definido foi sim ou não. Quando o caminhão chega, o supervisor faz a conferência. Ao escolher a opção sim, é preciso adicionar uma imagem que valide a resposta. 

Neste caso, o auditor comprova com uma foto que os produtos não se encontram devidamente lacrados. A imagem é adicionada em resposta ao item e comprova que pode ter ocorrido extravio, dano ou roubo de parte da mercadoria. 

Inspeção de avarias 

Outro elemento muito importante no recebimento de mercadorias é a inspeção de avarias. Realizar essa checagem vai ajudar no controle de perdas, na gestão de custos e na otimização dos processos.

Uma forma de realizar esse controle com um software de checklist é criando relações de dependência entre os itens. Por exemplo, ao responder sim para a pergunta, outra questão aparece para obter mais informações sobre o item.

Observe a sequência abaixo. Após responder sim para Há sinais de queda das mercadorias?, aparece a pergunta Algum produto foi danificado? e, em seguida, Há sinais de vazamento?. Isso serve para detalhar os danos identificados na inspeção.

relação de dependência em checklists de recebimento de mercadorias

Controle de carga e descarga 

Conforme já falamos, a organização de um calendário para o recebimento de mercadorias tem efeitos muito positivos na operação logística. Nesse sentido, registrar os horários de chegada, permite identificar falhas e pontos de melhoria nos agendamentos.

No sistema Checklist Fácil, é possível adicionar o item Horário de chegada e definir a formatação do campo de texto como Hora 24h. Assim, o preenchimento deve ser feito, obrigatoriamente, nesse formato. Essa configuração minimiza os erros humanos no momento de completar o checklist, garantindo o registro de informações mais precisas.

opção de resposta com formatação de horário em checklists de recebimento de mercadorias

Além dos horários, outros itens muito importantes na carga e descarga de volumes são aqueles relacionados à identificação. Então, é preciso registrar elementos como:

  • Nome e documentação do motorista;
  • Tipo do veículo;
  • Placa do veículo;
  • Número da nota fiscal;
  • Conhecimento de transporte eletrônico;
  • Entre outros.

Da mesma forma que o registro dos horários, a placa do veículo também é uma opção de formatação no campo de texto. Assim, os campos são preenchidos adequadamente, não deixando espaço para ambiguidades na coleta dos dados.

opção de resposta com formatação de placa do veículo

Higienização no recebimento de mercadorias

No cenário atual, devido à COVID-19, não podemos esquecer dos cuidados redobrados com as medidas de prevenção. Por isso, garantir a saúde e a segurança dos trabalhadores, nesse momento, é uma questão de necessidade.

Assim, a aplicação de checklists contra o coronavírus são uma opção muito efetiva para evitar a contaminação no recebimento de mercadorias. Devem ser estabelecidas práticas de limpeza e higiene nos volumes, equipamentos, produtos e embalagens.

Além disso, é preciso checar o uso e a higienização dos equipamentos de proteção individual para os colaboradores. Para que todas essas ações sejam efetivas, os funcionários precisam ser treinados adequadamente, para cumprir as orientações estabelecidas.

Organização do armazenamento no recebimento de mercadorias

O último ponto que apresentamos para auxiliar no seu recebimento de mercadorias com uma ferramenta de checklist online é a organização do armazenamento. Isso significa implementar um processo quando a carga chega para que seja recolhida de maneira rápida e segura.

Por isso, aspectos como etiquetagem, tipo de depósito e regras de conservação não podem faltar nessa seção do checklist. Como cada empresa tem necessidades específicas de acordo com os produtos que comercializam, as folhas de verificação são personalizáveis e podem ser construídas conforme o supervisor definir.

Vale destacar que, realizar esse tipo de auditoria na chegada da carga, otimiza o tempo de vários trabalhadores. Com a padronização dos processos, todas as etapas já estão definidas e a produtividade aumenta consideravelmente.

Agora que você já sabe a importância e os benefícios de contar com a solução da Checklist Fácil, que tal fazer como Unilever, Renault, Walmart, Polishop e várias outras empresas que já utilizam a solução? Peça já uma demonstração!

Marina

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