Como otimizar o recebimento de mercadorias com checklists eletrônicos

Contar com checklists eletrônicos para o recebimento de mercadorias é uma ótima estratégia para aumentar a produtividade logística, diminuir perdas e ter mais eficiência operacional.
Atualizado em: 4 de novembro de 2022
Tempo de leitura: 6 minutos

Quando falamos em recebimento de mercadorias na logística, já sabemos que muitos detalhes precisam ser checados. Essa verificação é necessária, primeiramente, para que não haja divergências entre fornecedores, entregadores e compradores.

Em segundo lugar, qualquer desencontro de informações pode trazer impactos ainda maiores aos consumidores finais. Isso porque a operação logística é composta por uma cadeia de eventos que se relacionam entre si, do início ao fim.

Por isso, vamos mostrar como elaborar um plano de recebimento de mercadorias eficiente, utilizando a ferramenta tecnológica certa para tornar sua operação mais produtiva, organizada e econômica! Vamos lá?

O que é recebimento de mercadorias?

Recebimento de mercadorias é o processo que envolve a aquisição e a verificação de itens da empresa, sejam eles de estoque ou de suprimentos, bem como sua alocação nos lugares apropriados, em depósitos e armazéns. Ou seja, trata-se de uma etapa chave na gestão de uma empresa.

Assim, o processo de recebimento de mercadorias começa no momento em que se adquire esses recursos junto aos fornecedores. Em suma, o fluxo de recebimento de mercadorias consiste em:

  • Agendamento da entrega;
  • Identificação da mercadoria;
  • Conferência das notas;
  • Vistoria para identificar avarias;
  • Remanejamento e/ou separação dos produtos;
  • Cadastro no inventário de estoque.

Sobretudo nas grandes empresas, há um volume alto de mercadorias sendo requeridas e despachadas todos os dias, e isso significa que essa tarefa precisa ser feita com o máximo de controle e qualidade.

Isso porque erros nessa etapa prejudicam diretamente o fluxo de caixa, tendo em vista as perdas que podem acontecer por avarias, ou mesmo a falta de controle de notas fiscais, cujo preço negociado pode não ser o mesmo da nota. E esses são apenas alguns exemplos.

Portanto, otimizar o recebimento de mercadorias é tarefa fundamental para uma logística eficiente no seu negócio, evitando diversos problemas em etapas futuras!

Como fazer planejamento do recebimento de mercadorias?

Vejamos um exemplo prático: sua empresa trabalha com vários fornecedores e você tem capacidade para receber 10 caminhões ao mesmo tempo. Em um dado momento, há mais veículos esperando para a descarga.

Nesse impasse, todos saem prejudicados. Os motoristas, as transportadoras, os fornecedores e o seu negócio. Esse tipo de situação faz com que os processos sejam atropelados, o que resulta em um controle inadequado do recebimento de mercadorias.

Perceba que se a primeira ação é desorganizada, isso prejudica toda a operação. Assim, a padronização de processos é fundamental para melhorar a cadeia logística. Com as diretrizes definidas, é preciso organizar o calendário de descargas.

Desse modo, o tempo é potencializado e as auditorias de descarregamento podem ser feitas adequadamente. Para que essa inspeção aumente a eficiência operacional do seu negócio, você pode contar com um software de checklist eletrônico

Com o Checklist Fácil, é possível criar e aplicar checklists personalizados, de acordo com o seu processo de recebimento de mercadorias. Assim, você consegue otimizar, pelo menos, 5 frentes na sua companhia:

  • Prevenção de perdas;
  • Inspeção de avarias;
  • Controle de carga e descarga;
  • Higienização dos volumes;
  • Organização do armazenamento.

Vamos entender, na prática, como isso ocorre em cada uma delas?

6 benefícios do Checklist Fácil para recebimento de mercadorias

Cada empresa pode complementar sua estratégia de controle e recebimento de mercadorias como sentir necessidade, uma vez que diferentes negócios têm seus próprios critérios e especificidades na operação, dependendo da área e nicho de atuação.

Ainda assim, algumas etapas são essenciais para constar no plano de recebimento de mercadorias. Aqui, vamos abordar cada uma delas na realidade do Checklist Fácil, software que automatiza o recebimento de mercadorias, e permite a elaboração de checklists personalizados para aprovação, checagem e auditoria das mais variadas etapas da logística. Confira:

1. Prevenção de perdas de mercadorias

Quanto você perde quando não checa a carga recebida? Em cada etapa do recebimento de mercadorias, há falhas que podem ser evitadas, por exemplo:

  • Quantidade de volumes errada;
  • Incompatibilidade entre nota fiscal e mercadorias;
  • Produtos avariados não identificados;
  • Tempo gasto em reorganização de cargas.

Todos esses pontos geram prejuízos para a sua empresa. Muitos afetam o orçamento de forma direta, como receber a quantidade de volumes errada ou produtos danificados. Assim, implementar uma rotina de checagem pode trazer resultados que vão fazer a diferença no final do mês.

Uma função de checklist eletrônico que garante o cumprimento da checagem, no recebimento de mercadorias, é a obrigatoriedade. Ao criar um item, além de escolher o tipo de resposta, você pode definir que é obrigatório adicionar uma foto, comprovando a resposta dada.

Veja o exemplo abaixo. Na construção da pergunta Há sinais de rompimento dos lacres nas mercadorias?, o formato de resposta definido foi sim ou não. Quando o caminhão chega, o supervisor faz a conferência. Ao escolher a opção sim, é preciso adicionar uma imagem que valide a resposta. 

Neste caso, o auditor comprova com uma foto que os produtos não se encontram devidamente lacrados. A imagem é adicionada em resposta ao item e comprova que pode ter ocorrido extravio, dano ou roubo de parte da mercadoria. 

2. Inspeção de avarias 

Outro elemento muito importante no recebimento de mercadorias é a inspeção de avarias. Realizar essa checagem vai ajudar no controle de perdas, na gestão de custos e na otimização dos processos.

Uma forma de realizar esse controle com um software de checklist é criando relações de dependência entre os itens. Por exemplo, ao responder sim para a pergunta, outra questão aparece para obter mais informações sobre o item.

No Checklist Fácil, ao responder sim para Há sinais de queda das mercadorias?, aparece a pergunta Algum produto foi danificado? e, em seguida, Há sinais de vazamento?. Isso serve para detalhar os danos identificados na inspeção.

3. Controle de carga e descarga 

Conforme já falamos, a organização de um calendário para o recebimento de mercadorias tem efeitos muito positivos na operação logística. Nesse sentido, registrar os horários de chegada, permite identificar falhas e pontos de melhoria nos agendamentos.

No sistema Checklist Fácil, é possível adicionar o item Horário de chegada e definir a formatação do campo de texto como Hora 24h. Assim, o preenchimento deve ser feito, obrigatoriamente, nesse formato. Essa configuração minimiza os erros humanos no momento de completar o checklist, garantindo o registro de informações mais precisas.

Além dos horários, outros itens muito importantes na carga e descarga de volumes são aqueles relacionados à identificação. Então, é preciso registrar elementos como:

  • Nome e documentação do motorista;
  • Tipo do veículo;
  • Placa do veículo;
  • Número da nota fiscal;
  • Conhecimento de transporte eletrônico;
  • Entre outros.

Da mesma forma que o registro dos horários, a placa do veículo também é uma opção de formatação no campo de texto. Assim, os campos são preenchidos adequadamente, não deixando espaço para ambiguidades na coleta dos dados.

4. Higienização de mercadorias

Não podemos esquecer dos cuidados redobrados com as medidas de prevenção, principalmente considerando novos processos estabelecidos após a pandemia do coronavírus. Por isso, garantir a saúde e a segurança dos trabalhadores, nesse momento, é uma questão de necessidade.

Assim, a aplicação de checklists contra o coronavírus são uma opção muito efetiva para evitar a contaminação no recebimento de mercadorias. Devem ser estabelecidas práticas de limpeza e higiene nos volumes, equipamentos, produtos e embalagens.

Além disso, é preciso checar o uso e a higienização dos equipamentos de proteção individual para os colaboradores. Para que todas essas ações sejam efetivas, os funcionários precisam ser treinados adequadamente, para cumprir as orientações estabelecidas.

Nesse sentido, é possível também fazer a gestão de EPIs de forma eficiente, garantindo que todos no recebimento de mercadorias e também no controle do armazém e de estoque evitem acidentes.

5. Organização no armazenamento de mercadorias

O último ponto que apresentamos para auxiliar no seu recebimento de mercadorias com uma ferramenta de checklist online é a organização do armazenamento. Isso significa implementar um processo quando a carga chega para que seja recolhida de maneira rápida e segura.

Por isso, aspectos como etiquetagem, tipo de depósito e regras de conservação não podem faltar nessa seção do checklist. Como cada empresa tem necessidades específicas de acordo com os produtos que comercializam, as folhas de verificação são personalizáveis e podem ser construídas conforme o supervisor definir.

Vale destacar que, realizar esse tipo de auditoria na chegada da carga, otimiza o tempo de vários trabalhadores. Com a padronização dos processos, todas as etapas já estão definidas e a produtividade aumenta consideravelmente.

Automatize o recebimento de mercadorias na sua empresa

Em conclusão, é fundamental que todas as etapas do recebimento de mercadorias sejam otimizadas, para que não gerem gargalos e lentidões, afetando prazos e a gestão financeira da empresa.

Com os checklists digitais, você aplica checagens de forma automatizada na operação, anexando imagens e outras mídias quando necessário, bem como registrar horários de chegada e saída de caminhões, padronizando esse processo e integrando informações entre todos os setores.

Além disso, é possível fazer checklists por agenda, a fim de não perder datas e organizar o recebimento de caminhões. Mesmo a gestão de estoque e armazenagem podem ser otimizados com checklists, principalmente na utilização de código de barras para realização de inventário.

Agora que você já sabe a importância e os benefícios de contar com a solução da Checklist Fácil, que tal fazer como Unilever, Heineken e várias outras empresas que já utilizam a solução? Agende uma demonstração e simplifique o recebimento de mercadorias na sua logística!

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