Em qualquer indústria, a execução impecável de cada processo é a palavra de ordem para a eficiência operacional. Parte dos esforços dedicados à execução meticulosa de cada processo passa pela revisão das etapas e identificação de ajustes necessários, sobretudo quando algo não ocorre como planejado.
É neste contexto que o mapeamento de processos ganha destaque como uma ferramenta estratégica para a gestão industrial eficiente. Como base para um mapeamento de processos bem executado, surgem os chamados diagramas de processo, que nada mais são do que representações gráficas da sequência das ações em um processo.
Eles são usados para ilustrar e compartilhar de forma didática, clara e transparente como um processo funciona, desde o início até o fim, mostrando as atividades e responsáveis envolvidos, as decisões tomadas e as interações entre diferentes partes do processo.
Assim, ajudam a identificar áreas de melhorias, padronizar procedimentos e facilitar a comunicação entre diferentes agentes e áreas. Tudo isso acaba por contribuir para a redução de custos e de falhas, impactando positivamente na eficiência industrial.
Quer saber mais sobre os vários tipos de diagramas de processos, suas vantagens para a gestão operacional e que tipo de ferramenta pode ajudar na construção destes esquemas? Então, continue com a gente para aprender tudo sobre os diagramas de processo, inclusive escolher o ideal para o seu negócio!
O que é gestão de processos industriais?
A gestão de processos industriais é uma abordagem estratégica para planejar, coordenar e controlar as atividades envolvidas na produção de bens em uma indústria. Ela visa otimizar a eficiência operacional, melhorar a qualidade do produto e garantir a satisfação do cliente.
Esse área envolve a análise e o mapeamento detalhado de todos os processos envolvidos na fabricação de produtos industriais, desde a aquisição de matérias-primas até a entrega do produto final. Com esse mapeamento, busca identificar áreas de melhoria, eliminar desperdícios e implementar melhores práticas para aumentar a produtividade e reduzir os custos de produção.
Além disso, a gestão de processos industriais também se preocupa com a padronização de procedimentos, o monitoramento do desempenho operacional e a implementação de sistemas de controle de qualidade para garantir que os produtos atendam aos padrões exigidos pelos clientes e pelas regulamentações governamentais.
Ou seja, a gestão de processos na realidade das indústrias é essencial para garantir a eficiência e a competitividade, permitindo que a empresa opere de forma mais eficaz, entregue produtos de alta qualidade e atenda às expectativas do mercado.
Qual a relação entre a gestão e o mapeamento de processos na indústria?
O mapeamento de processos é uma ferramenta essencial da gestão de processos industriais, pois permite uma compreensão detalhada de como as atividades são executadas e como os recursos são utilizados em cada etapa do ciclo de produção.
Ao mapear os processos, a gestão industrial pode identificar gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria, permitindo a implementação de ações corretivas e estratégias de otimização. Isso resulta em uma operação mais eficiente, com menor desperdício de recursos e maior produtividade.
Além disso, o mapeamento de processos facilita a padronização das atividades e a definição de procedimentos operacionais padronizados (POPs), garantindo consistência, conformidade e seguimento às melhores práticas em toda a organização.
Por meio do mapeamento de processos, a gestão industrial pode tomar decisões mais informadas e estratégicas, baseadas em dados concretos sobre o desempenho operacional. Isso contribui para uma gestão mais eficaz e orientada por resultados, com foco na melhoria contínua e na maximização do valor para o cliente. Por fim, tudo isso pode ser executado através de diferentes métodos, técnicas ou ferramentas de mapeamento de processos, como é o caso do diagrama de processos.
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O que são diagramas de processo?
Os diagramas de processos são uma forma específica de mapeamento de processos que se concentra na representação visual e simples das etapas de um processo. Eles podem ser usados sozinhos ou como parte de uma abordagem mais abrangente de mapeamento de processos, que pode incluir checklist de processos e outras técnicas de documentação e análise, como mapas, modelos e fluxogramas.
Modelo de processos (ou modelagem)
O modelo é uma representação mais completa e ampla, com a inserção de todas informações relacionadas a um processo. Neste formato, você identifica cada atividade, tempo de execução, responsável e tomadas de decisão.
Esta opção é ideal para quem deseja saber cada detalhe do fluxo do processo e deseja automatizá-lo com alguma ferramenta.
Mapa de processos
Com um pouco mais de detalhes, o mapa fica entre o diagrama e o modelo. Nesse caso, haverá mais detalhamento que um diagrama, mas ainda não tantas informações como no modelo.
Ele é muito indicado para aqueles que desejam entender de forma mais detalhada a relação do processo com outros departamentos, eliminar problemas de atribuição de responsabilidade a diferentes pessoas, padronizar atividades e esmiuçar em detalhes ao máximo um processo quando um diagrama não for o suficiente para esta função.
Fluxogramas
Os fluxogramas são representações gráficas de processos, onde os diferentes passos ou elementos são representados por símbolos e conectados por linhas que mostram a sequência e direção do fluxo. Eles são amplamente utilizados em diversas indústrias para identificar e entender o funcionamento de processos complexos de forma clara e concisa.
Os fluxogramas possuem vários modelos (vertical, horizontal, entre outros) e são indicados para qualquer pessoa ou organização que deseje entender ou comunicar visualmente um processo ou sistema, com foco em otimização de processos, tempo e recursos.
Qual a diferença entre diagramas, mapas, modelos e fluxogramas?
Enquanto os diagramas são mais simples de se construir e apresentam uma visão com menos detalhamento de um processo, o mapa mostra com mais detalhe os caminhos que um processo pode tomar.
Já o modelo é uma representação ainda mais rica em detalhes, níveis, responsabilidades, atribuições e caminhos.
Por último e de forma simples, o fluxograma refere-se ao nome dos ícones utilizados para representar um processo, enquanto o diagrama se encarrega de um nível mais detalhado do processo se comparado ao fluxo de processos.
Embora os diagramas de processos sejam, de fato, mais simples em termos de detalhamento, são uma ferramenta útil, versátil e adaptável e podem ser usados de várias maneiras para representar diferentes aspectos dos processos. Conheça a seguir os principais deles!
Quais são os principais tipos de diagramas de processo?
Existem vários tipos de diagramas de processos, cada um com sua própria finalidade e aplicação. Aqui estão alguns dos principais:
Diagrama de fluxo de processos (DFP) ou Fluxograma
É o tipo mais comum de diagrama de processos. Representa visualmente a sequência de atividades em um processo, mostrando as etapas, decisões, bifurcações, loops e o fluxo de informações. Nesta opção, o objetivo é evidenciar a lógica de um processo e identificar áreas de melhoria.
Diagrama Tartaruga
O diagrama de tartaruga é uma ferramenta visual utilizada principalmente no contexto de gestão da qualidade e melhoria de processos industriais. Seu nome vem da semelhança do formato do diagrama com o corpo de uma tartaruga.
Este modelo serve para representar de forma clara e estruturada os elementos envolvidos em um processo específico, facilitando a compreensão e a análise de como o processo funciona. É composto por seis componentes principais, que são dispostos ao redor de uma caixa central que representa o processo em si:
- Entradas (Input): o que é necessário para iniciar o processo (recursos, materiais, informações);
- Saídas (Output): o que é produzido pelo processo (produtos, serviços, resultados);
- Recursos (With what?): recursos necessários para executar o processo (equipamentos, ferramentas, pessoal);
- Responsáveis (Who?): pessoas ou equipes responsáveis por executar o processo;
- Métodos (How?): procedimentos, métodos ou instruções que guiam a execução do processo;
- Indicadores de Desempenho (Measures): critérios e métricas para avaliar a eficácia e eficiência do processo.
Veja abaixo um exemplo prático da aplicação do diagrama em um processo de entrega de um eletrodoméstico:
Diagrama SIPOC
O diagrama SIPOC (“Suppliers, Inputs, Process & Customers”, no inglês e “Fornecedores, insumos, processos e clientes”, em português), é uma ferramenta que integra o DMAIC, um método de abordagem estruturada e interativa usada na metodologia Seis Sigma para melhorar processos existentes e resolver problemas, sobretudo de qualidade. O acrônimo DMAIC significa Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar, representando as cinco etapas do método.
O diagrama SIPOC entra na etapa de definição com a premissa de definir o escopo do processo, indicando quando começa e termina e as suas responsabilidades. É, portanto, muito utilizado para entender e documentar os elementos-chave de um processo, destacando os fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes envolvidos.
Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta visual utilizada para identificar e analisar as possíveis causas de um problema específico através de 6 perspectivas, além de promover o pensamento estruturado, a colaboração entre equipes e uma abordagem mais sistêmica para a solução de problemas.
Esse modelo é amplamente utilizado em áreas como gestão da qualidade, melhoria de processos e solução de problemas. Veja abaixo uma ilustração desse diagrama, disponível para download gratuito. Baixe sua planilha personalizável Diagrama de Ishikawa e monte o seu!
Diagrama de cadeia de valor (DCV)
Este modelo foca nos processos que agregam valor ao produto ou serviço de uma organização. Ele divide os processos em atividades de valor agregado e atividades sem valor agregado. É muito útil para identificar oportunidades de redução de desperdícios e otimização de processos.
Diagrama de sequência
Muito utilizado na modelagem de processos em sistemas de software. Este formado mostra a interação entre os diferentes componentes de um sistema ao longo do tempo, destacando a ordem das atividades.
Diagrama de atividade
Similar ao diagrama de fluxo de processo, com a diferença da ênfase nas ações e nas relações entre elas. É usado para modelar o fluxo de trabalho de um processo, mostrando as atividades e as decisões tomadas em cada etapa. Veja a seguir um exemplo de diagrama de atividade de um processo de negócio.
Diagrama de caso de uso
Usado na engenharia de software para descrever as interações entre um sistema e seus usuários. Este formato ajuda a identificar os requisitos do sistema e a definir os casos de uso do software. A seguir, um exemplo de processo de compras em um ponto de venda, com interface de um sistema.
Diagrama de BPMN (Business Process Model and Notation)
Este modelo padroniza a representação de processos de negócios usando uma notação gráfica. Para isso, inclui símbolos específicos para representar eventos, atividades, gateways de decisão, fluxos de sequência, entre outros elementos.
Vantagens do diagrama de processo para a indústria
O uso do diagrama de processo na indústria oferece diversas vantagens significativas. Conheça algumas delas a seguir:
- Velocidade no desenho dos processos: sua construção é rápida devido à sua simplicidade, não requerendo muitos detalhes, o que acelera as etapas de análise e planejamento;
- Baixa complexidade: isso torna a ferramenta acessível a todos os envolvidos, facilitando a compreensão do modelo de diagrama por qualquer membro da equipe;
- Visão abrangente do processo: em uma única folha, é possível visualizar todas as etapas e subprocessos envolvidos, permitindo uma compreensão completa da dinâmica operacional. Isso facilita a identificação de possíveis gargalos, pontos de melhoria e oportunidades de otimização;
- Baixo custo: o diagrama de processo é uma solução muito viável, pois pode ser construída e executada de forma simples, sem a necessidade de softwares muito avançados, tornando-o uma opção acessível para empresas de todos os tamanhos.
Embora o diagrama de processos não precise, necessariamente, de uma tecnologia para ser construído e acompanhado, usar um software para a gestão de processos industriais pode ser de grande valia!
Otimize sua gestão de processos com o Checklist Fácil!
Utilizar uma tecnologia como o Checklist Fácil para o mapeamento e gestão de processos industriais pode otimizar os seus recursos e trazer ainda mais eficiência às suas atividades.
Isso porque o Checklist Fácil é um sistema que centraliza e integra todos os processos em um só lugar, em checklists digitais inteligentes. Através dele, é possível não apenas criar processos, etapas e responsáveis, mas principalmente acompanhar o andamento destes elementos, servindo de base para outros documentos e informações relevantes, como manuais de operação, instruções de trabalho e registros de qualidade. Isso garante que todas as informações necessárias estejam disponíveis em um único local, facilitando o acesso e a consulta por parte dos colaboradores.
Além disso, o sistema oferece recursos avançados de personalização, permitindo que os usuários criem formulários totalmente adaptados às necessidades e particularidades de sua indústria. Sem falar da redução dos riscos associados à checagem manual de procedimentos.
Com o Checklist Fácil, tudo é feito de forma digital, extinguindo os riscos que preenchimentos manuais ofereciam, como rasuras, perda de documentos, demora e imprecisão na compilação de dados e falta de padrão das informações coletadas.
Outra vantagem é a capacidade de monitorar e controlar o desempenho dos processos em tempo real. Com essa tecnologia, é possível rastrear o status de cada etapa do processo, identificar possíveis desvios ou problemas e tomar medidas corretivas imediatas através de planos de ação para garantir a conformidade e a eficiência operacional. Com essas informações em mãos, sua equipe poderá tomar decisões mais informadas e estratégicas para otimizar a operação e impulsionar os resultados da indústria.
São mais de 150 funcionalidades, como:
- Checklists inteligentes;
- Planos de ação automatizados a partir da identificação de não conformidades;
- Criação de Workflows (fluxos de trabalho);
- Integração com Inteligência Artificial para criação de formulários;
- Assinatura digital;
- OCR (reconhecimento de padrão por imagem);
- Integração com Sensores IoT;
- E muito mais!
A quantidade de recursos faz com que o Checklist Fácil seja um sistema extremamente flexível e adaptável a qualquer processo da indústria: operação e produção, gestão da qualidade, Segurança do Trabalho, transporte e logística, ESG e manutenção são algumas das principais aplicações.
O Checklist Fácil já é utilizado por grandes indústrias, como Toyota, Unilever, Natura, Renault, Gerdau, Volvo, Samarco, Votorantim, BRF e Klabin. A Saint-Gobain, que possui mais de 1.000 fábricas espalhadas por mais de 70 países, também usa o Checklist Fácil em diversas frentes.
“O Checklist Fácil é um sistema flexível e de fácil utilização que permite criar checklists para qualquer processo da fábrica. Conseguimos automatizar muitos processos que utilizavam papéis e planilhas, gerando maior produtividade para os times.” Marina Parpinelli – Saint-Gobain
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