O Gemba Walk é uma prática de gestão que faz parte da filosofia Lean, e consiste na realização de visitas frequentes ao local de trabalho por parte dos líderes, para observar operações em tempo real, interagir com colaboradores e identificar oportunidades de melhoria.
_______________________________________________
Como gestor, você tem o hábito de realizar o “Gemba Walk”? É sabido que um dos maiores desafios de quem administra um negócio é o processo de tomar decisões. Afinal, há uma série de elementos que precisam ser levados em consideração nessa fase.
Desse modo, é nesse momento que essa prática ganha seu destaque. Embora o termo possa causar estranheza em um primeiro momento, essa estratégia pode ser responsável por trazer uma série de resultados positivos para a sua empresa — inclusive no curto prazo.
Pensando nisso, preparamos esse conteúdo completo sobre Gemba Walk. Neste artigo, você vai entender o que ele é, a sua função e, inclusive, o que fazer e o que não fazer durante esse processo. Se interessou? Então, acompanhe a leitura!
O que é Gemba Walk?
O termo “gemba” vem do japonês e significa “lugar real”. Dessa forma, o Gemba Walk consiste em um exercício de caminhar pelo chão de fábrica, onde o trabalho acontece, e observar os processos. A prática é um dos elementos da gestão lean.
O objetivo é que você possa, de fato, visualizar o desenvolvimento das atividades e tirar suas próprias conclusões. Consequentemente, conseguirá tomar decisões mais adequadas à realidade e ao cotidiano do local.
É importante ressaltar que o Gemba Walk é um processo de observação. Entrevistas e perguntas podem ser realizadas. Contudo, o ideal é que essas duas práticas aconteçam em momentos distintos para que os processos não se misturem.
A prática é necessária pois, como gestor, você deve enxergar como as atividades da empresa estão acontecendo. Desse modo, é possível continuar implementando as otimizações.
Além disso, aqui você viu o exemplo do chão de fábrica, mas o Gemba Walk pode ser aplicado em todos os setores de uma organização. Visando, assim, ter uma visão macro de todo o ambiente.
Quais as principais funções do Gemba Walk?
Como você viu, o Gemba Walk desempenha um papel interessante no ambiente de trabalho. Desse modo, quando é executado de forma estratégica, pode trazer uma série de resultados positivos. As suas principais funções são:
Otimizar os processos
O objetivo central do Gemba Walk é a otimização de processos. Além disso, a lógica por trás desse conceito é de simples compreensão: ao visualizar o cotidiano com seus próprios olhos, o gestor terá um melhor controle da organização.
Quando os superiores não conseguem entender o lado do colaborador, é difícil aplicar as melhorias necessárias. Dessa forma, o Gemba Walk surge exatamente para preencher essa lacuna.
Garantir a qualidade em todas as etapas
O Gemba Walk também é uma prática de suma importância para assegurar a qualidade dos processos em uma fábrica. Nesse contexto, os gestores desempenham dois papéis centrais para garantir qualidade, custo e entrega:
- Manutenção;
- Kaizen.
O primeiro consiste em garantir que os padrões estão sendo cumpridos. Assim, é preciso estabelecer essas rotinas e, regularmente, avaliar se há o atendimento delas.
Já o Kaizen, por sua vez, é outro conceito que vem da língua japonesa. Em tradução livre, significa “melhorias dos pontos negativos”. Desse modo, ele possibilita padronizar processos e eliminar custos e desperdícios.
Assim, o Gemba Walk vai permitir o alcance de ambos os pontos.
Aumentar a produtividade
Um outro aspecto do Gemba Walk é o aumento da produtividade — que normalmente vem alinhado à otimização dos processos. Isso é possível porque a prática vai possibilitar que os gestores identifiquem e solucionem as não conformidades.
Além disso, as melhorias vão permitir que a equipe consiga executar tarefas da melhor forma. Assim, a empresa produz mais e atende prazos com maior tranquilidade.
Reduzir os custos
Além destes pontos, o Gemba Walk também pode representar uma redução de custos. Isso se dá pois será possível encontrar práticas ou estratégias que não trazem resultados e, assim, gerar uma economia para a fábrica.
Além disso, um dos aspectos centrais do Gemba Walk é evitar desperdícios. Dessa maneira, a fábrica consegue aproveitar ao máximo os seus recursos.
Solucionar problemas
Por fim, é importante salientar que a estratégia será fundamental para a resolução de problemas. Quando os gestores conseguem visualizar as situações e entender a realidade dos colaboradores, é possível trabalhar em ações que trarão resultados positivos.
Como você sabe, o processo de tomada de decisão é um dos mais complexos de uma organização. Tomá-las com base em achismos pode não trazer resultados positivos.
Por isso, ao conhecer a realidade do chão da fábrica, bem como de outros setores, o gestor pode tomar as decisões certas — alinhadas às necessidades e ao propósito da empresa. Assim, os reflexos no trabalho cotidiano serão melhores.
Quais os passos para aplicar um Gemba Walk?
Agora que você já sabe o que é o Gemba Walk e a sua função no cotidiano de uma fábrica, é natural que se pergunte “mas como vou conseguir aplicá-lo?”. Pensando nisso, separamos os cinco passos essenciais para adotar essa prática. Conheça-os:
1. Defina o local e o tema
Como você viu, gemba significa “lugar real”. Por isso, o primeiro passo para aplicar o Gemba Walk será definir esse lugar na sua organização.
Não adianta avaliar todos os processos e os setores em um único momento. Por isso, é preciso selecionar quais os ambientes mais necessitam dessa avaliação antes de começar a caminhada. Além disso, também é necessário definir os objetivos, ou seja, o que você pretende visualizar durante a observação.
2. Prepare a equipe
O segundo passo para o Gemba Walk é preparar a sua equipe. É importante deixar o setor ciente que essa visita vai acontecer e qual o propósito por trás dela.
Essa etapa é necessária, pois é natural que o time considere que a observação será algum tipo de avaliação pessoal ou julgamento. Assim, ao explicar a prática, todos poderão ficar mais à vontade e, por consequência, a observação será mais produtiva.
3. Avalie os processos
O terceiro passo consiste na avaliação dos processos. Será durante esse momento que o gestor conseguirá entender como eles estão sendo feitos e se está havendo respeito aos processos.
Contudo, caso você não tenha conhecimento técnico sobre aquela área, é importante contar com alguém lhe acompanhando. Isso será fundamental para garantir uma maior assertividade na avaliação.
4. Faça anotações
Como você viu, o Gemba Walk consiste em um processo de visualização. Por isso, é importante tomar notas dos principais aspectos que foram percebidos.
Além disso, acima falamos que entrevistas não devem acontecer junto da observação. Assim, é importante primeiro estabelecer um tempo para simplesmente deixar o trabalho se desenvolver e, posteriormente, iniciar um diálogo.
Durante as perguntas, o ideal é mantê-las abertas. Questionar porque determinada tarefa está se desenvolvendo daquela maneira — entendendo a visão do colaborador.
Nessa etapa, é essencial que não existam julgamentos. Como gestor, você deve estar lá para ouvir e entender. Os processos de melhoria serão definidos em outro momento.
5. Compartilhe os resultados com o time
Após os quatro passos acima, é o momento de compartilhar as suas observações com o time. Esse processo pode ser feito logo ao fim do Gemba Walk ou após uma avaliação das anotações.
Essa fase é importante para que a equipe entenda o que está fazendo de forma correta e o que pode melhorar. Assim, as otimizações do Gemba podem começar a surtir efeito já no curto prazo.
Qual a relação entre Gemba e Lean Manufacturing?
O Lean Manufacturing é uma estratégia de gestão que tem dois objetivos principais: aumentar a produtividade e reduzir custos. Em uma tradução para o português, é algo como “gestão enxuta”.
O método começou a ser usado nas fábricas Toyota, no Japão. Para atingir essa máxima produtividade, ele busca eliminar os desperdícios, ter controle total sobre o estoque e fazer produção sob demanda.
Desse modo, o Gemba Walk cumpre um papel vital para que o Lean Manufacturing tenha sucesso. Com a observação ativa dos gestores, a fábrica terá uma maior clareza sobre a sua realidade.
Por isso, conseguirá aplicar melhorias e, consequentemente, ter uma evidente melhoria na sua produtividade e na gestão de custos. Assim, o Gemba Walk é um dos aspectos importantes da gestão enxuta.
O que não se deve fazer no Gemba Walk?
Além do passo a passo que deve ser seguido, também é fundamental ter em mente o que não fazer durante o Gemba Walk. Essas atitudes, além de afetarem a eficácia do processo, também podem acarretar resultados negativos. Conheça algumas dessas ações:
1. Usar a oportunidade para apontar defeitos e punir
O Gemba Walk é uma etapa de observação. Usá-lo como uma ferramenta para vigiar ou culpar colaboradores por determinados processos é um erro.
É preciso ter em mente que você estará lá para visualizar e entender como as atividades acontecem. Assim, não deve ser usado como uma estratégia para avaliar resultados pessoais ou do setor. Priorize o estudo dos processos, não das pessoas.
2. Deixar de ir ao “Gemba”
Como você já sabe, gemba significa lugar real. Portanto, durante o Gemba Walk é preciso chegar ao lugar real.
Obviamente é importante passar por todos os setores e, de fato, conhecer o chão da fábrica. Mas se não chegar ao gemba, os resultados podem não atingir todos os resultados positivos possíveis.
3. Ignorar outras visões
Por fim, realizar o Gemba Walk com a “cabeça fechada” também é algo que não deve ser feito. É importante acompanhar os processos dispostos a entender porquê eles acontecem de determinada forma.
É por isso que as perguntas devem ser abertas. Isto é: perguntas direcionadas, embora possam trazer novas visões, não atendem às necessidades do Gemba.
Portanto, é necessário compreensão do gestor. Dessa forma, será possível trabalhar em otimizações que estejam alinhadas à realidade do negócio e, consequentemente, que trarão resultados mais positivos.
Como a tecnologia pode auxiliar?
Embora o Gemba Walk seja um processo presencial, isso não significa que a tecnologia não cumpra um papel importante nele. Nesse contexto, há uma série de aspectos que ferramentas como o Checklist Fácil pode ajudar, como:
Gerando relatórios em tempo real
Como nos demais processos de uma organização, o sucesso depende de uma avaliação dos dados obtidos. Por isso, a tecnologia vai dar esse suporte para o Gemba Walk.
Após a caminhada, o sistema será capaz de gerar os dados necessários para a avaliação. Assim, você ganha tempo nesse processo.
Outra característica interessante da visualização de dados é que ela vai permitir a obter pontos que uma anotação simples não fornece.
Garantindo a checagem de todos os pontos do Gemba Walk
Imagine que, após finalizar a sua caminhada, você percebeu que esqueceu de avaliar um ponto vital ou abordar um dos tópicos centrais da observação. Esse esquecimento pode afetar os resultados.
Por isso, uma das soluções para evitar esse cenário é o Checklist Fácil. Com ele, os gestores podem criar planos de ação que identificam todos os pontos necessários para a avaliação.
Assim, é possível dar um check em cada etapa concluída, garantindo que todos os pontos serão abordados e evitando o retrabalho.
Outra característica interessante é a criação de listas com obrigatoriedade de preenchimento. Ou seja, só será possível avançar para o próximo após seu cumprimento.
Além disso, o checklist também contará com as perguntas centrais que serão realizadas. Dessa forma, aumentam as chances de sucesso do Gemba Walk.
Assegurando aplicações offline
É muito comum que as pessoas associem a tecnologia ao mundo online. De fato, há uma lógica para essa relação. No entanto, o ideal é que seja possível aproveitar seus benefícios de forma offline.
Com o Checklist Fácil, é possível fazer a aplicação de checklists de forma offline. Essa funcionalidade é de grande ajuda, pois é comum encontrar locais com acesso limitado à internet — principalmente em fábricas.
Assim, basta fazer a sincronização após, quando estiver online, para que os dados sejam atualizados no sistema – podendo ser acessados por todos.
O Gemba Walk é uma prática que pode trazer vários benefícios para a empresa. Se aplicado de forma estratégica, ele pode ser responsável por otimizar os processos, minimizar os desperdícios e até aumentar a produtividade.Por isso, é importante contar com a tecnologia.
Então, aproveite para agendar uma demonstração gratuita do Checklist Fácil e entenda como ele pode auxiliar na obtenção de eficiência operacional na sua fábrica.
