Inspeções e manutenções periódicas são práticas imprescindíveis em todos os segmentos da indústria. Ao inclui-las na rotina da sua empresa, você não só evita avarias e problemas de funcionamento, como também atua para preservar o funcionamento ótimo dos equipamentos e maquinarias.
Nesse cenário, os planos de ação são ferramentas eficientes para otimizar os processos de manutenção, estabelecendo um passo a passo padronizado para identificar não conformidades e, ainda, as ações para solucioná-las. Com isso, o seu controle passa a ser muito mais ágil, o que é essencial para a prevenção de perdas e para impulsionar a eficiência operacional.
Como utilizar planos de ação para otimizar a gestão de inspeções e os processos de manutenção preventiva e corretiva? É o que você verá neste artigo. Siga a leitura!
Planos de ação: qual o seu papel na gestão industrial?
De maneira geral, um plano de ação é um documento que enumera, em detalhes, o passo a passo para realizar uma tarefa, como a correção de uma não conformidade, por exemplo.
Na prática, esse documento serve como um guia para que se planejem e executem diferentes tipos de ações. Funciona também como um registro, que pode ser acessado sempre que houver a necessidade de executar a mesma tarefa novamente ou realizar ações similares a ela.
Por terem impactos diretos no controle de qualidade e nos indicadores de desempenho, planos de ação são considerados essenciais para empresas de todos os tipos de segmentos e podem ser aplicados para, por exemplo:
- Tratar não conformidades;
- Identificar gargalos na produção;
- Implementar melhorias;
- Alterar fluxos de processos;
- Controlar o cumprimento de normas;
- Definir prioridades em um projeto;
- Estruturar planos de contingência;
- Gerenciar equipes.
Para ações mais efetivas, é importante que os planos de ação sejam personalizados e estejam inseridos em um sistema de gestão completo. Com isso, garantem a aplicação em distintas etapas do processo de manutenção.
Por essa razão, a melhor estratégia é utilizar uma ferramenta como o Checklist Fácil e realizar as checagens, auditorias e correções por meio de checklists inteligentes e de outras funcionalidades, como falaremos a seguir.
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Como otimizar manutenções preventivas com ferramentas de Plano de Ação?
De maneira geral, quando falamos de processos de manutenção preventiva, nos referimos ao conjunto de ações administrativas e técnicas que têm o intuito de manter equipamentos e ambientes em bom estado, para que possam desempenhar suas funções dentro dos fluxos de produção. E, mais que isso, cumpri-las em condições ótimas.
As manutenções preventivas, especificamente, identificam não conformidades e previnem seu agravamento. Ao programar paradas para a realização das ações de manutenção, o que se logra, na prática, é encontrar possíveis problemas e solucioná-los com agilidade.
Assim, evitam-se danos permanentes nos equipamentos e um impacto maior na cadeia de produção, além de prevenir acidentes de trabalho. É importante saber que as ações de manutenção preventiva devem:
- Ser feitas periodicamente;
- Ser registradas e documentadas;
- Ter seus dados acompanhados e atualizados;
- Abranger diferentes etapas da cadeia de produção.
Para que tudo isso aconteça na velocidade que o mercado atual exige, ferramentas estratégicas de otimização se tornaram fundamentais. Veja algumas a seguir.
Planos de ação automatizados
Como exemplo prático, vamos considerar uma manutenção preventiva na Gestão de Frotas, Esse tipo de prática impacta diretamente a vida útil de veículos e peças. Utiliza-se um plano de ação para, por exemplo:
- Inspecionar peças e identificar possíveis desgastes;
- Realizar a troca ou manutenção dos itens;
- Registrar o que foi realizado em cada veículo;
- Agendar ações futuras, como troca de filtro e óleo.
Para otimizar a manutenção preventiva, você pode utilizar o Checklist Fácil para criar e gerenciar o plano de ação de forma automatizada. Dessa maneira, ao encontrar uma não conformidade durante a inspeção, um plano de ação pode ser aplicado automaticamente.
Por exemplo: o colaborador responsável pela manutenção preventiva identificou desgaste nas correias do eixo de transmissão de um veículo. Ao sinalizar isso no sistema, o plano de ação vinculado ao checklist da inspeção será sugerido. E, mais: se você configurar campos obrigatórios no Plano de Ação — como é o caso da “Aprovação da Solução” —, ele não poderá ser concluído até que as ações sejam feitas.
Integração com sensores IoT
O quanto seu dia a dia será impactado se você receber notificações quando uma não conformidade for identificada em um dos seus equipamentos? Essa é uma das possibilidades que o Checklist Fácil traz à sua operação, por meio da integração com sensores IoT.
Pensemos neste exemplo: em uma indústria do setor têxtil, alguns equipamentos não podem operar acima de um determinado limite de temperatura. Os sensores monitoram continuamente esse índice e alertam se os limites de segurança forem ultrapassados.
Também é possível medir umidade, gás ou proximidade, além de monitorar o desempenho de uma máquina para identificar se está muito distante do que é considerado ideal. Assim, o controle pode ser feito remotamente e de forma automatizada.
Tudo isso agiliza as etapas diagnósticas e a aplicação do Plano de Ação, que é criado imediatamente pelo sistema quando algum parâmetro fora do esperado for detectado.
Inclusão de mídias
Na manutenção preventiva, ter uma visão detalhada sobre situações que geram não conformidades é crucial. Afinal, a partir de um histórico bem –feito, a tomada de decisão se torna mais estratégica e a definição de medidas preventivas torna-se viável. Entender o cenário é, então, parte importante da gestão de manutenção.
A inclusão de mídias (como fotos, vídeos, documentos, entre outros formatos) é um recurso do Checklist Fácil que otimiza a descrição da situação, agilizando a identificação da causa raiz. Como? Imagine que, durante uma manutenção preventiva, problemas nas fiações elétricas foram encontrados. A inclusão de mídias:
- Ajuda a descrever a situação detalhadamente;
- Registra as ações efetuadas;
- Mostra um “antes e depois”.
Por estarem incluídas em um sistema de gestão completo, as informações podem ser facilmente compartilhadas, ou até mesmo integradas a outras soluções. Assim, gestores (por exemplo) podem avaliar o problema com clareza sem ter que ir ao local, isto é, atuando remotamente.
Como otimizar manutenções corretivas com ferramentas de Plano de Ação?
Manutenção corretivas são ações reparadoras. Se um equipamento não está funcionando adequadamente, se parou de funcionar ou, ainda, se sua performance está muito distante da ideal, é preciso fazer uma parada e consertá-lo. Na manutenção corretiva, o foco está na solução imediata.
Diante disso, para otimizar a manutenção corretiva, algumas funcionalidades do Checklist Fácil são fundamentais. Veja:
Agendamento de Planos de Ação
Como evitar que um problema inesperado se torne recorrente? Criar um calendário de ações corretivas, para que aconteçam na frequência necessária, é uma estratégia importante. Com o Checklist Fácil, você pode agendar Planos de Ação.
Dessa forma, garante que as ações de manutenção sejam realizadas, contando com a tecnologia para assegurar que o calendário estabelecido seja cumprido. Mais que isso, por meio da centralização de dados em um único sistema, registros de ações corretivas anteriores podem ser acessados e replicados.
Assinaturas digitais
Não conformidades significam, muitas vezes, gastos extras para a operação. Inclusive, a manutenção corretiva é muito mais cara que a preventiva, justamente porque, nela, possivelmente será preciso reparar ou trocar equipamentos.
Nas movimentações financeiras, a transparência é primordial: é preciso adotar medidas que asseguram a confiabilidade das ações. As assinaturas digitais do Checklist Fácil são um recurso importante nesse aspecto.
Veja bem: um plano de ação foi criado para que uma ação corretiva pudesse ser realizada em máquinas de uma indústria agrícola. Como os problemas já eram graves, foi necessária a troca dessa máquina. Quem foi o responsável por esse diagnóstico? Quem está ciente dessa ação? Ao inserir assinaturas digitais nos checklists e planos de ação, tudo isso está devidamente registrado.
Afinal, como criar um plano de ação para otimizar manutenções?
Até aqui, vimos como os planos de ação otimizam os processos de manutenção corretiva e preventiva. O uso de softwares especializados agiliza as etapas necessárias e traz mais segurança para a coleta e análise de dados.
Mas como criar esses planos de ação?
Existem diferentes métodos para elaborar e aplicar essa ferramenta. Uma metodologia eficiente é a 5W2H, utilizada no Checklist Fácil e muito indicada para a gestão de não conformidades.
Se você ainda não conhece, é importante saber que essa metodologia é, em resumo, um checklist com perguntas chave. As respostas dadas a esses questionamentos servem para sistematizar as ações necessárias e, a partir disso, estruturar o plano de ação. Essas perguntas são padronizadas, veja:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito?)
- How (como será feito?)
- How much (quanto vai custar?)
O 5W2H auxilia a encontrar o problema raiz e, claro, a tratá-lo com a agilidade que demanda o dia a dia de uma empresa. Para que isso aconteça, você pode utilizar os modelos disponíveis no sistema e/ou personalizá-los da forma que melhor atenda às suas necessidades.
É relevante saber, ainda, que você pode criar Planos de Ação avulsos, ou seja, que não estão vinculados a um checklist. O importante é criar planos de ação que se apliquem às prioridades do seu negócio e, assim, realizar a gestão dos processos de manutenção estrategicamente. Veja mais sobre isso no próximo tópico.
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Planos de ação na gestão da manutenção: como aplicar de forma eficiente?
A gestão de manutenção é um planejamento robusto, que inclui diferentes tipos de processos de manutenção. Para realizá-la, cruzar os dados dos planos de ação é primordial, para que se obtenha uma visão completa sobre os processos e resultados obtidos.
Um dos principais impactos de uma boa gestão da manutenção é a redução de gastos, ao, por exemplo:
- Prevenir perdas;
- Evitar paradas não programadas;
- Controlar o uso de ativos;
- Otimizar os fluxos de trabalho;
- Eliminar ou diminuir a incidência de manutenções corretivas.
Uma gestão eficiente define prioridades, agenda inspeções periódicas e cria um acervo acessível dos dados coletados. Tudo isso para que as ações de manutenção sejam registradas e que a prevenção de não conformidades se torne cada vez mais eficaz.
Com o Checklist Fácil, você:
- Sabe quanto foi investido para resolver não conformidades;
- Cria, aplica e faz a gestão das ações em um só lugar;
- Tem sempre em mãos o histórico de registros das ações realizadas;
- Comprova a realização das ações,
:internamente ou de externos à empresa.
Além disso, monitorar os planos de ação criados é fundamental na gestão de manutenção. Pensando nisso, o Checklist Fácil tem o módulo de relatório de plano de ação. Com ele, você pode acompanhar o andamento dos planos de ação e verificar o status das tarefas em gráficos e tabelas.
Como o Checklist Fácil te ajuda a otimizar a sua gestão de manutenção?
Ficou evidente que, quando pensamos em gestão de manutenção, há uma série de fatores que precisam ser incluídos. Por isso mesmo, o uso de tecnologia permite que se gerenciem esses processos com eficiência, unindo informações e acompanhando dados em tempo real.
O Checklist Fácil tem mais de 150 funcionalidades para otimizar diferentes tipos de processos. Como você viu até aqui, algumas delas são:
- Plano de ação;
- Inclusão de mídias (imagens e vídeos, por exemplo);
- Assinatura digital;
- Uso offline;
- Checklists inteligentes;
- Integração com Sensores IoT;
- Inteligência Artificial.
Mais de 1500 empresas utilizam o Checklist Fácil para gerenciar processos e impulsionar a eficiência operacional. Entre elas, a CIMCOP. Veja o que diz Marco Tullio Miraglia Neto, Gerente de Manutenção:
“A simplicidade da plataforma permitiu que nós mesmos fizéssemos os formulários eletrônicos da forma como precisávamos. Com isso, a adaptação da equipe foi rápida e muito assertiva. Eliminamos gargalos terríveis e processos físicos que dependiam de apenas um controlador, e se acumulavam diariamente”.
Para conhecer melhor todas as funcionalidades aplicadas à gestão de manutenção da sua empresa, solicite uma demonstração gratuita. Assim, você conversa diretamente com um dos nossos especialistas em eficiência operacional para entender as possibilidades da solução e como aproveitá-las ao máximo em seu negócio.
