O relatório de gestão é uma poderosa ferramenta que permite uma visão holística do desempenho das operações. Afinal, com ele, é possível obter dados diversos sobre o negócio, a fim de analisar a eficiência dos processos.
Além disso, esse recurso auxilia na tomada de decisões, oferecendo menor risco para as empresas no momento de incorporar mudanças nos seus setores, em quaisquer que sejam os departamentos.
Neste artigo, vamos falar sobre a importância desse documento para os mais variados segmentos da economia e listar alguns dos principais relatórios para acompanhar. Ficou interessado? Então continue a leitura!
O que é um relatório de gestão?
Essencialmente, um relatório de gestão é um documento completo que mostra o desempenho de determinadas atividades, setores ou colaboradores da sua empresa.
Neste relatório devem constar as metas traçadas, resultados obtidos, dificuldades encontradas e outros dados relevantes, que indiquem se a performance desejada pelos gestores está sendo alcançada ou não.
Entenda a importância do relatório de gestão
Você já ouviu a expressão: “os números não mentem”? Pois bem, a análise de dados através de relatórios de gestão é fundamental para avaliar o desempenho de uma empresa e tomar as decisões certas.
De acordo com a Gartner, uma gigante de pesquisa e consultoria do mercado americano, as empresas perdem, em média, quase 13 milhões de dólares por ano por não darem a devida atenção aos seus números. No longo prazo, a falta de atenção aos dados levam os gestores a tomar decisões ruins para seus negócios.
A empresa também afirma que a qualidade na análise de dados através de relatórios de gestão fornece melhores “leads” para o negócio, maior entendimento dos potenciais clientes e aumenta a qualidade no relacionamento com o mercado consumidor.
A constante análise dos números é uma prática que deve ser aplicada e aprimorada frequentemente, pois gera uma vantagem competitiva significativa para qualquer negócio.
Neste cenário de revisão e consideração dos números para a tomada de decisões, o relatório de gestão é um importante recurso em diversos setores. Com ele, é possível identificar falhas e oportunidades e, assim, traçar novas estratégias para a empresa.
No entanto, vale ressaltar que é preciso saber interpretar os dados para que eles realmente possam trazer insights importantes para o negócio.
Para isso, explore diversas informações de forma abrangente, e não apenas uma métrica isolada. Só assim é possível cruzar as informações para, então, chegar a conclusões precisas e tomar decisões eficazes.
Confira os principais modelos de relatórios de gestão
Há uma série de relatórios de gestão que as empresas podem usar a seu favor. Confira os principais deles!
Relatório financeiro
Na administração do negócio, os relatórios gerenciais de finanças servem para ter controle absoluto do dinheiro, para que seja possível acompanhar o equilíbrio entre lucro e despesas e, com base nisso, projetar o crescimento e o futuro do negócio.
Não há como gerenciar uma empresa sem olhar para os números. Por isso, este é considerado um dos relatórios de gestão mais importantes para entender a saúde de um empreendimento.
As informações que costumamos encontrar nestes relatórios são:
- Lucro realizado no período;
- Custo de aquisição de clientes (CAC);
- Comissões e bonificações;
- Investimentos realizados e ROI (Retorno sobre o investimento);
- Contas a pagar e a receber;
- Fluxo de caixa;
- Taxa de inadimplência;
- Entre outros.
Entretanto, existem diversos relatórios que auxiliam e complementam o relatório financeiro, pois mostram dados mais específicos de determinados setores.
Isso ajuda os gestores do negócio a entender onde estão os gargalos e as maiores dificuldades da empresa a atingir seus objetivos para, então, poder solucioná-los. Confira quais são:
Relatório de Produtividade
Todo gestor dedicado sabe a importância de conhecer e acompanhar de perto o desempenho da empresa. Para isso, os relatórios de produtividade são importantes documentos para entender se a operação é eficiente.
Ou seja, é fundamental determinar quais métricas deverão constar no relatório para que seja possível obter respostas precisas.
Com este tipo de relatório de gestão é possível analisar se o número de entregas e metas atingidas na empresa aumentou ou diminuiu, dentro de determinado período. A partir daí, é preciso cruzar os dados para tentar entender se houve algum fator externo que contribuiu para esse efeito.
Por isso, o relatório de produtividade é primordial, pois visa desenvolver ações que resolvam obstáculos os quais possam estar gerando gargalos na produção.
Além disso, esse tipo de relatório é crucial na relação do negócio com seus colaboradores, por apontar aqueles que estão se destacando em suas entregas. Isso permite que os gestores tomem atitudes para motivar a equipe, como bonificações e promoções internas.
Ou seja, os relatórios de gestão de produtividade, quando bem definidos, cercam os problemas e promovem ganhos bem representativos.
Os checklists, por exemplo, fornecem relatórios que ajudam a empresa a garantir uma maior eficiência operacional. Essa ferramenta permite executar inspeções de qualidade, identificar como anda a entrega das equipes, analisar se existem inconformidades recorrentes que devem ser abordadas no ambiente de trabalho e muito mais.
Relatório de Vendas
O modelo de relatório de gestão focado em vendas é imprescindível para entender a lucratividade da empresa, afinal, toda a empresa precisa vender seus produtos ou serviços para conseguir pagar as contas e ser bem sucedida.
Então, como podemos saber se os números estão crescendo e as vendas estão melhorando, mês a mês? A única forma é através da mensuração de resultados, que pode ser analisada neste tipo de relatório.
Alguns exemplos de informações que devem ser trazidas:
- Quantidade total de vendas no período;
- Tempo médio da negociação até o fechamento de cada venda;
- Número de vendas que cada vendedor fez para entender o desempenho da equipe;
- Metas que foram e não foram atingidas;
- Fatos que podem ter influenciado positiva ou negativamente as vendas naquele período;
- Origem de cada venda (marketing, indicação, prospecção ativa, etc);
- Principais objeções daqueles clientes que não fecharam negócio.
Este relatório gerencial é uma ferramenta extremamente poderosa que deve ser usada, principalmente, para criar um plano de ação de vendas visando aprimorar o processo de vendas e tirar os obstáculos do caminho dos vendedores, deixando-os cada vez mais motivados e aptos a cumprir com suas metas.
Além disso, com os dados fornecidos neste relatório, os responsáveis pela área conseguem traçar as mais diversas estratégias para aumentar os resultados da empresa.
Relatório de Marketing
Os relatórios gerenciais voltados aos dados e resultados das estratégias de marketing digital estão ganhando cada vez mais atenção nas empresas. Isso porque, antigamente, era mais difícil mensurar com precisão quantos clientes vinham de uma campanha feita através de outdoors ou televisão, por exemplo.
Hoje em dia não é mais assim, pois a digitalização de processos e do trabalho, de forma geral, vem trazendo inúmeros benefícios.
Atualmente os relatórios gerenciais de marketing digital já conquistaram um papel importante na estratégia de comunicação das empresas.
Com a tecnologia é possível obter, com exatidão, dados como:
- Tráfego do site e de páginas específicas;
- A quantidade de leads que se interessaram pelo produto;
- O custo por clique em campanhas online;
- A quantidade de emails abertos e quantos cliques internos cada email teve;
- Quais campanhas tiveram melhor e pior performance;
- Taxa de conversão em campanhas de email e anúncios;
- Qual o custo por cada lead adquirido através das campanhas;
- Materiais que o lead se interessou antes mesmo de entrar em contato com a empresa;
- Entre outras informações.
Todos os dados acima servem para retroalimentar a estratégia, permitindo um refinamento cada vez maior das ações. Assim, é possível melhorar constantemente a captação e as vendas por este canal.
Além disso, é importante destacar que a análise de um relatório de gestão de marketing e de um relatório de gestão de vendas deve ser feita de forma paralela, pois as ações da equipe de marketing influenciam diretamente no resultado dos vendedores.
Por isso, os times devem sempre trabalhar juntos, uma vez que suas estratégias convergem para alcançar o mesmo resultado final: tornar a empresa conhecida e, consequentemente, vender mais.
Relatório de Satisfação
A satisfação dos clientes e dos colaboradores é essencial para a gestão empresarial. Logo, o objetivo deste relatório é mostrar como a empresa está caminhando nesse sentido.
O contentamento de todos está diretamente atrelada à qualidade do produto ou serviço que sua empresa entrega para o mercado. Afinal de contas, funcionários insatisfeitos influenciam outros e tornam o clima pesado. Por outro lado, clientes insatisfeitos tendem a falar mal da empresa no mercado, sujando sua imagem e limitando sua expansão.
Portanto, para mensurar corretamente o nível de satisfação de todos, a melhor opção é aplicar pesquisas de satisfação, visando coletar dados importantes relacionados ao contentamento de todos que de alguma forma se relacionam com seu negócio.
Com estes dados sua empresa terá embasamento para formular um relatório de satisfação, acompanhar os resultados periodicamente e tomar decisões estratégicas embasadas nestes dados.
Relatório de controle
O relatório de controle está mais voltado para uma análise interna, como parte da gestão de operações de uma empresa. Tão importante quanto os outros, esse documento pode conter dados como:
- Gestão de estoque geral de itens da empresa;
- Desperdícios de insumos;
- Manutenção de máquinas, equipamentos ou veículos;
- Auditoria de ambientes;
- Monitoramento do uso de EPI’s;
- Demais controles internos.
Ao produzir este relatório de gestão, também podem ser adicionadas as diferentes metas de cada setor.
Além disso, por ser um relatório que demonstra o controle de diversas áreas e seus resultados, todos os responsáveis e demais colaboradores devem se engajar para reduzir os gastos desnecessários, garantir as entregas e para que o aproveitamento dos recursos seja otimizado.
Além dos principais modelos de relatório de gestão apontados acima, ainda é possível criar outros, de acordo com as suas necessidades. Basta estipular que tipo de análise você deseja e quais os principais indicadores que serão examinados para, então, começar as avaliações.
3 benefícios de optar por relatórios de gestão automatizados
Os relatórios automatizados são excelentes recursos de análise.
Além de fornecerem um grande volume de dados sem necessidade de armazenamento físico, algumas ferramentas também dispensam o uso de mão de obra para atividades operacionais.
Assim, ao optar por softwares que geram relatórios automatizados, a empresa só se preocupa com o tratamento e análise dos dados, e não tanto com a coleta das informações propriamente ditas.
Por isso, listamos 3 principais benefícios de escolher relatórios automatizados:
- Mais precisão nas informações;
- Maior economia de tempo;
- Melhor cruzamento de dados.
Entenda melhor cada um deles a seguir.
1 – Precisão nas informações
Quando corretamente configurado, um software é capaz de fornecer informações com muito mais precisão e em tempo real, já que a ferramenta está constantemente coletando dados das mais diversas áreas.
Isso permite que seja realizada uma análise mais consistente, o que leva para uma tomada de decisão segura. Além disso, a automatização também reduz o risco de erro humano nos relatórios.
2 – Economia de tempo
Os relatórios automatizados dispensam a necessidade de mão de obra para a realização de tarefas operacionais, como: preenchimento de informações em campos de planilha, revisão dos números, repasse de informações do papel para o computador, entre outros.
Isso não apenas economiza o tempo dos colaboradores, como permite que eles possam focar em atividades mais estratégicas e aumentar sua produtividade.
3 – Cruzamento de dados
Os relatórios automatizados também podem cruzar as informações geradas, o que permite que a empresa chegue a determinadas conclusões com muito mais agilidade. Dessa forma, é possível agir antecipadamente antes que as falhas identificadas escalem, e assim otimizar as operações.
O relatório de gestão pode fornecer informações cruciais para empresas dos mais variados setores.
Estes são documentos importantíssimos que auxiliam os diretores da organização a traçar um plano estratégico eficaz e na tomada de decisões complexas, como a redução de custos ou a necessidade de novos investimentos.
Por isso, é fundamental optar por um software que faça uma compilação dos dados mais importantes para a empresa, de modo que ela possa utilizar essas informações a seu favor e implementar as mudanças necessárias para o seu crescimento.
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