O software de gestão se tornou um item indispensável para empresas que buscam mais eficiência. Através dele, é possível automatizar e otimizar uma série de processos internos. Assim, empresários e gestores conseguem reduzir custos e elevar a produtividade.
Uma organização é constituída por uma série de atividades e rotinas que devem ser desempenhadas para que os resultados esperados sejam alcançados. Entretanto, alguns trabalhos repetitivos acabam tomando muito tempo dos colaboradores. Fazendo, assim, com que o seu potencial intelectual e criativo não seja aproveitado integralmente.
É nesse cenário que o software de gestão surge como grande aliado. Afinal, ele tem como principal propósito o de facilitar o planejamento, a administração, operação e a mensuração de um negócio como um todo. Quer saber mais sobre essa ferramenta? Continue conosco!
O que é um software de gestão?
Software de gestão é uma ferramenta gerencial que ajuda na organização de atividades e documentos. Sua intenção é automatizar o máximo de processos possível. Para, assim, oferecer uma visão mais ampla do negócio, além de total domínio sobre os procedimentos internos.
Ele pode vir sob forma de um sistema instalado no computador ou em uma versão mais atual, que opera totalmente na nuvem. Neste último caso, o acesso é online, através de um cadastro com login e senha. E, por não requerer espaço de armazenamento próprio, já é o formato mais procurado.
Com um software de gestão, você evita uma série de erros e, ainda, garante a integridade das informações. Afinal, eles não estarão distribuídos em papéis e planilhas, que podem ser facilmente rasurados e perdidos.
Consequentemente, ele impacta positivamente no resultado da empresa. Uma vez que, por proporcionar acesso rápido aos dados, a tomada de decisão se torna mais certeira.
Quais processos podem ser otimizados com um software de gestão?
Essa solução pode ser utilizada por diversos setores da empresa. Entretanto, existem alguns processos em específico que costumam ser mais beneficiados com o seu uso. São eles:
Controle financeiro
Um sistema de gestão adequado permite o controle do fluxo de caixa, de contas a pagar e a receber. Também faz projeções, monitora indicadores e gera diferentes relatórios — que contribuem para a tomada de decisões sobre orçamentos e novos investimentos.
Todas as informações são checadas e atualizadas permanentemente. O que garante mais segurança e confiabilidade na análise dos dados.
Identificação de tendências
Com as informações e os indicadores sempre atualizados, todos podem reconhecer tendências positivas ou negativas. E, assim, atuar imediatamente no planejamento de novas ações.
As flutuações podem sinalizar, por exemplo, o avanço dos concorrentes, a composição correta ou incorreta dos preços, o surgimento de novas demandas ou alterações no cenário econômico. Desse modo, o planejamento estratégico ganha um embasamento ainda mais sólido.
Melhoria contínua
O software de gestão também pode executar a análise SWOT. Trata-se de uma reconhecida metodologia destinada à avaliação dos riscos e alternativas que cercam o negócio.
SWOT corresponde à sigla em inglês para strengths (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). Com ela, fica mais fácil estabelecer uma visão sistêmica de toda a operação e, assim, promover melhorias contínuas.
Performance da equipe
Outra possibilidade de otimização trazida pela tecnologia está relacionada ao gerenciamento das tarefas da equipe. Com ela, o líder pode supervisionar atividades, calendários, agendas, prazos, pendências e metas de todos os membros do time.
Desse modo, é possível evitar urgências, imprevistos, atrasos e a procrastinação. Otimizando, assim, o desempenho dos profissionais.
Viabilidade de novos projetos
A inovação é essencial para a sobrevivência no mercado. Porém, é preciso avaliar com cuidado a viabilidade das novas ideias.
Com a análise 360º de oportunidades, é possível fazer essa verificação rapidamente, considerando os benefícios para o cliente, a aceitação do público-alvo e a lucratividade, entre outros aspectos.
Dessa maneira, o empresário pode estudar melhor cada proposta, evitando desperdícios e prejuízos futuros.
Diagnósticos
O monitoramento dos KPIs (Key Performance Indicators) e dos resultados gerais também pode ser otimizado por meio do software de gestão.
Com checklists específicos, o gestor é capaz de apurar a evolução de determinados processos. Além disso, consegue localizar gargalos e pontos a serem aperfeiçoados de forma eficiente — dispensando as planilhas e registros manuais.
Com isso, passa a corrigir os desvios e alavancar o desempenho corporativo de forma sistêmica.
Quais os principais tipos de sistemas de gestão empresarial?
Diversos processos podem ser otimizados com essa tecnologia e, para atender as demandas de forma mais específica, existem sistemas de gestão focados em algumas áreas. Conheça abaixo os principais tipos de sistemas existentes no mercado:
Sistema de gestão integrado (SGI)
Um Sistema de Gestão Integrado (SGI) unifica diversos processos e setores dentro de uma organização. Seu objetivo é otimizar a eficiência operacional da gestão e melhorar a comunicação entre as áreas, e faz isso conectando todas as áreas da empresa em um só software.
Esse tipo de sistema traz muitos benefícios, como a redução de custos e de erros nos dados. Afinal, todas as informações são lançadas na mesma plataforma. Além disso, usar um SGI evita a duplicação de esforços e simplifica processos de gestão.
Sistema de gestão operacional (SGO)
Enquanto o SGI é focado na gestão empresarial, o SGO (Sistema de Gestão Operacional) foca na operação em si. Com o objetivo de aprimorar a produção, otimizar a utilização de recursos e garantir eficiência e qualidade na entrega dos produtos ou serviços, o SGO concentra-se na eficácia dos processos operacionais.
Muito utilizado em indústrias, ferramentas relacionadas à otimização de produção, como Lean Manufacturing e Six Sigma, são comumente incorporadas em um SGO.
Sistema de gestão logística
Sistemas de gestão logística são focados na administração da cadeia de suprimentos de ponta a ponta, integrando processos como transporte, recebimento, armazenamento e distribuição. As funcionalidades incluem planejamento de rotas, controle de manutenção de frota e de jornada de motoristas, auditoria de carregamento e recebimento de itens, rastreamento, gestão de armazenamento, logística reversa, etc.
Sistema de gestão de estoque
Muito usado pelo varejo e indústrias, esse tipo de sistema se concentra apenas em uma parte da cadeia de suprimentos: o estoque. Buscando proporcionar uma administração eficaz dos produtos da empresa, o sistema engloba controle de entrada e saída de itens, geração de inventário, análises de níveis de estoque ideais, previsão de demanda, etc.
LEIA MAIS | O que é auditoria de estoque? Aprenda a fazer o controle de produtos
Sistema da qualidade
Um sistema de qualidade envolve a criação, implementação e acompanhamento de normas e práticas de gestão de qualidade de produtos e serviços. Através dele, são realizadas auditorias, gestão de não conformidades, controle de documentação, análise de indicadores, gestão de riscos, integração com normas e certificações, etc.
Sistema de gestão de pessoas
Utilizando principalmente por gestores e pela área de recursos humanos, um sistema de gestão de pessoas inclui processos de recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, gestão de talentos e avaliações de desempenho, além de rotinas como folha de pagamento e agendamento de férias.
Sistema de gestão ambiental
Esse tipo de sistema busca garantir que as práticas da empresa estejam alinhadas com normas ambientais e sustentáveis, algo muito importante não apenas pela existência de diversas regras voltadas a essa frente, mas também pela tendência crescente de ESG.
As funcionalidades incluem monitoramento de emissões, gestão de resíduos, avaliações de impacto ambiental, auditoria de conformidade com normas, e implementação de práticas ecoeficientes.
LEIA MAIS | O que é ESG, por que é importante e como aplicá-lo nas empresas?
Software de gestão financeira
Esse é um dos tipos de sistema mais comuns no mercado, e se concentra no controle e na análise das finanças da empresa. Incluem, por exemplo, gestão de contas a pagar e receber, contabilidade, emissão de notas fiscais, análises e previsões financeiras, fluxo de caixa, relatórios e gestão de orçamentos.
Sistema de gestão comercial
Sistemas de gestão comercial têm foco em todos os processos relacionados às vendas. Alguns exemplos de funcionalidades são o controle de pedidos, automação de vendas, gestão de clientes, análises e relatórios de resultados.
Software de gestão de projetos
Utilizados por diferentes segmentos e áreas das empresas, são utilizados para planejar, monitorar e controlar o progresso de projetos e suas atividades. Oferecem gerenciamento de tarefas, cronogramas, orçamentos, conexão entre equipes, etc.
CRM (Customer Relationship Management)
A sigla CRM significa Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português. Em resumo, é um sistema focado especificamente na gestão de relacionamento com clientes e potenciais consumidores.
Através de um sistema de CRM, a empresa faz a gestão de contatos, mantém histórico de interações, automatiza comunicações e vendas, analisa dados relacionados ao público, entre outras atividades.
Quais são os melhores softwares de gestão empresarial?
Como você viu anteriormente, existem dezenas de tipos de sistema, que atendem diversas frentes e aplicações dentro das empresas.
Abaixo você encontra uma lista com softwares de gestão de diferentes tipos para facilitar seu entendimento e busca. Confira:
Checklist Fácil
Líder em checklists digitais da América Latina, o Checklist Fácil pode ser utilizado no controle e gestão de qualquer atividade ou processo.
Checklists, em resumo, são listagem de tópicos e itens que devem ser executados ou auditados, e você pode utilizá-los nas mais diversas aplicações: controle de qualidade, segurança do trabalho, produção industrial, estoque, projetos, logística e gestão ambiental são alguns exemplos.
Para conhecer mais sobre o sistema, você pode agendar uma demonstração gratuita. Aproveite!
Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos, organizado em quadros, listas e cartões. Através dele, é possível gerenciar tudo que envolve uma tarefa dentro de um projeto, seja seu status, prazo, subatividades ou responsáveis, por exemplo.
Conta Azul
A Conta Azul é um sistema de gestão financeira que atende diversos segmentos. A plataforma oferece fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, boletos, controle financeiro, conciliação bancária, relatórios e mais.
VR Gente
Antes chamada de Pontomais, é uma plataforma digital de controle de ponto, férias e folgas, escalas de trabalho, admissão de funcionários, holerite e gestão de documentos. Muito utilizada pela área de departamento pessoal e recursos humanos.
Qulture.Rocks
Diferente da VR Gente, que foca nas rotinas de departamento pessoal, a Qulture.Rocks é um sistema de gestão de desempenho de colaboradores. Oferece funcionalidades como gestão de metas e OKRs, plano de desenvolvimento individual, feedbacks e avaliação de desempenho.
RD Station
O RD Station CRM tem recursos de funil e automação de vendas, gestão de equipes e mais. Além do CRM, o RD Station oferece soluções de marketing digital, atendimento ao cliente e inteligência artificial.
Collabo
Esse é um software de Social Supply Chain, focado na organização e centralização da gestão da cadeia de suprimentos, além do acesso a catálogos técnicos e comerciais. A Collabo cria uma conexão direta entre o gestor do portfólio de produtos (indústria) e os compradores (construtoras).
Sienge
A Sienge é especialista na indústria da construção, atendendo incorporadores, pequenas e grandes construtoras com soluções de contabilidade, financeiro, gestão da qualidade, suprimentos e mais.
Principais vantagens de utilizar um software de gestão
O principal benefício de um software de gestão é a automação de tarefas, que antes tomavam muito tempo de gestores e colaboradores.
Outro ponto a destacar é a centralização do fluxo e do acesso às informações internas, o que melhora a comunicação entre setores e simplifica o acompanhamento de processos.
Em resumo, há mais inteligência para a administração do negócio e maior otimização de estratégias. Consequentemente, promove uma melhora no desempenho geral da empresa.
Confira as principais vantagens de contar com essa solução:
1. Otimiza o tempo
Com um software de gerenciamento, o tempo de trabalho na sua empresa passa a ser mais produtivo. Isso acontece porque grande parte da gestão e operação é automatizada.
E mais: as informações são centralizadas em uma única plataforma. Ou seja, a formatação, a emissão e o armazenamento de relatórios, planilhas, notas e documentos são integrados ao sistema.
Logo, não há a necessidade de recorrer a papéis ou se deslocar entre diferentes áreas para recolher dados.
2. Reduz os erros manuais
Como o trabalho passa a ser automatizado, são menores os riscos de falhas manuais, como:
- Lançamentos duplicados de registos;
- Erros de cálculo na criação de gráficos e relatórios de performance.
Literalmente, podemos dizer que cadernos, calculadoras e planilhas extensas no Excel são coisas que ficarão cada vez mais no passado. Afinal, o software de gestão facilita e traz mais agilidade e inteligência para a administração do seu negócio.
3. Diminui custos operacionais
Diferentemente do que muitas pessoas pensam, a implementação de um software de gestão não é cara. Até porque a maioria desses sistemas funciona na nuvem, o que dispensa o uso de servidores e reduz os custos para os fornecedores.
Em médio e longo prazo, sua empresa também passa a economizar no uso de papéis. Além disso, há maior aproveitamento do tempo por parte dos seus funcionário. Sem falar no melhor controle dos gastos, já que toda movimentação financeira pode ser monitorada pela ferramenta.
4. Integra os setores da empresa
Outra vantagem dos sistemas de gestão é a sua amplitude. Em uma mesma plataforma, é possível integrar os diversos departamentos de uma empresa, como:
- Financeiro;
- Vendas;
- Marketing;
- Transporte e logística;
- Recursos humanos, entre outros.
Na prática, isso significa que dados do financeiro podem ser compartilhados com outros setores. Sem que haja a necessidade de alguém encaminhá-los por e-mail, por exemplo.
5. Traz mais segurança para os seus dados
O armazenamento e a atualização das informações são garantidos, uma vez que o sistema realiza backups automáticos. Isso fornece muito mais segurança, pois elimina as preocupações com a perda de dados.
Estas perdas são comuns de ocorrer devido a incêndios, enchentes e outros problemas decorrentes da retenção de HDs, servidores físicos e papéis. Ou seja, deixam de existir quando a gestão é automatizada.
Além disso, somente as pessoas autorizadas, com login e senha, têm acesso aos arquivos contidos na plataforma. O que garante essa segurança extra.
Como escolher a melhor solução para a sua empresa?
No mercado, existem algumas opções de ferramentas que automatizam a gestão de processos. Contudo, é preciso ficar atento a alguns detalhes antes de fechar parceria com qualquer fornecedor.
É relevante fazer uma pesquisa acerca de seus atuais clientes, buscando referências, por exemplo.
Outro ponto significativo é o comprometimento com o atendimento e com a resolução de problemas. É importante verificar como funciona o suporte técnico, incluindo o tempo para resposta e o horário de disponibilidade dos técnicos. Afinal, é normal surgirem dúvidas e dificuldades no dia a dia – e é essencial ter com quem contar.
Analise também se o software possui:
- Interface personalizada;
- Atualização em tempo real;
- Possibilidade de inserir imagens, documentos ou outros tipos de arquivos.
Além disso, questione o fornecedor do software de gestão se ele está de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Afinal, você irá lidar com dados estratégicos e é importante garantir que estão a salvo.
E aí, gostou do nosso post de hoje? Se você quiser saber mais sobre os benefícios de um sistema de checklists de processos, entre em contato conosco!
