As 7 melhores práticas de controle de perdas para aplicar agora

O controle de perdas pode ser uma tarefa difícil se não for bem planejada. Para agilizar esse processo na sua empresa, listamos as 7 melhores práticas que vão te ajudar na prevenção e na gestão desse problema!

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As 7 melhores práticas de controle de perdas para aplicar agora

Muitas vezes, como gestor, mesmo cumprindo suas funções para trazer os melhores resultados para empresa, o resultado financeiro pode ser negativo. Além disso, há a possibilidade de o prejuízo ser decorrente de falhas no controle de perdas.

Embora seja uma situação desagradável, é algo frequente em muitas empresas. Portanto, de nada adianta um ótimo planejamento de gestão, se o índice de perdas é alto, já que é um dos processos que mais impactam nas finanças das organizações.

A fim de melhorar esse funcionamento e evitar danos, elencamos 7 práticas para você aplicar na sua empresa e focar na prevenção e controle de perdas. Confira agora!

1. Verifique o status do controle de perdas

Há diversas causas possíveis para haver perdas em seu negócio, por isso, o primeiro passo é verificar o que vem acontecendo. Trace um panorama de como a sua empresa atua e busque detectar todas as possibilidades.

A seguir, veja alguns motivos mais comuns que ocasionam perdas:

  • Problemas com mercadorias (itens vencidos ou danificados);
  • Furtos externos ou internos;
  • Falta de controle dos processos operacionais;
  • Ineficiência na hora de receber itens de fornecedores ou centros de distribuição;
  • Imprecisão na contagem de produtos do estoque;
  • Não ter informações corretas sobre as entregas (extravios ou avarias);
  • Dados desatualizados (tanto de clientes, pedidos, estoque pós-venda etc).

Esses são apenas alguns exemplos. O mais importante é fazer um verdadeiro diagnóstico da sua operação. Aliás, quanto mais completo e detalhado, melhor.

2. Crie indicadores de monitoramento

Como controlar algo que não se pode medir? Quando se cria indicadores para monitorar os índices de perda, é possível construir um histórico para comprovar se houve ou não evolução nos resultados.

Assim, em posse do histórico e dos dados, o gestor precisa analisá-los para identificar quais indicadores melhoraram, quais ficaram estagnados e quais tiveram maior número de ocorrências, ou seja, começar, de fato, a ter o controle de perdas.

Além disso, o monitoramento deve servir como base para a criação de um plano de ação para tratar o problema na raiz. Algumas ferramentas são fundamentais nesse processo, como o PDCA, o 5W2H, o diagrama de Ishikawa, a análise de Pareto e a curva ABC.

3. Conheça os produtos mais vulneráveis

É preciso admitir as perdas. Ignorar ou negligenciá-las tende a agravar a situação. Assim, é necessário realizar uma análise aprofundada e classificar os produtos mais vulneráveis, que sofrem mais avarias ou que têm de ser descartados pelo vencimento da validade.

Para melhorar o número desses produtos, é importante a criação de planos específicos. Por exemplo, uma ação simples que pode ser tomada é eliminar a prática de confinamento de mercadoria.

Acumular itens ou colocá-los em lugares de difícil acesso afeta diretamente os resultados. Por mais que sejam produtos de alto valor, escondê-los não ajudará a melhorar os índices no controle de perdas.

4. Crie uma equipe para tratar do controle de perdas

Com todos os dados na mão, agora é o momento de saber quem poderá criar processos e procedimentos para transformar o controle de perdas em um hábito de todos os colaboradores. Afinal, quanto menos se perde, mais se lucra.

Aproveite para usar essa mudança de pensamento organizacional como motivação para seu time: envolva-os em um esquema de vantagens, incluindo premiações e reconhecimento a partir da reversão de um quadro de perdas.

5. Utilize checklists para procedimentos e processos

Enumerar de forma clara os procedimentos do dia a dia é primordial para qualquer tipo de gestão. Quando se pensa em uma empresa de varejo, isso se torna ainda mais importante, tendo em vista a necessidade de saber o passo a passo para controle de perdas.

Principalmente em pequenos empreendimentos, muitos gestores iniciam controles do que fazer por meio de papel, planilhas ou, ainda, contando com a memória dos envolvidos no processo. Contudo, esses métodos tendem a causar problemas.

Afinal, papéis se perdem e planilhas se confundem em múltiplas versões. Além disso, não se deve centralizar as informações em uma pessoa, pois ela poderá se ausentar em algum momento. O acúmulo de informações deve ser bem gerenciado.

Fazer checklists, nesse cenário, significa ter um método que realiza a prevenção de perdas e também otimiza o trabalho. Inclusive, isso tudo faz com que os colaboradores envolvidos não percam tempo e, como consequência, tem-se o aumento dos lucros.

Porém, esteja atento: para elaborar um checklist, é importante seguir alguns passos:

  • definir o que será checado;
  • identificar qual processo será utilizado;
  • verificar o que será preciso para cumprir as etapas.

Depois do planejamento, realiza-se o checklist em si — que pode ser feito em planilhas, softwares ou aplicativos.Esse processo é importante, pois, além de ajudar na criação de metas voltadas para a diminuição de perdas, também auxilia no gerenciamento dos resultados.

6. Invista em soluções tecnológicas

Para os checklists funcionarem a contento e você conseguir a adesão da equipe, é preciso que tudo seja muito prático. Invista em dispositivos mobile e crie em seu time o hábito de registro.

Ao integrar todas as informações, desde o pedido de venda, compras e estoque até a saída dos produtos, tudo passa a ser automatizado, facilitando o dia a dia.

Dessa forma, além de sempre ter dados atualizados, não serão necessários dias inteiros para formular relatórios ou fazer levantamento de informações. Com isso, todos da equipe poderão focar no que realmente interessa: melhorias contínuas para a empresa, uma vez que a parte operacional estará totalmente otimizada.

Outra vantagem é a emissão de relatórios em tempo real e o acesso remoto aos dados. Gestores e diretores podem, com isso, ter uma visão mais precisa do que poderá ser melhorado, seja no dia a dia ou durante uma viagem.

7. Melhore processos com softwares de gestão de controle de perdas

Um dos benefícios do uso da tecnologia é a diminuição da taxa de erros de conciliação. Quando um colaborador falha na conferência e recebe uma quantidade menor do que foi paga, temos um erro de conciliação, que, com certeza, pode gerar perda para a empresa.

Assim, a implantação de um software diminuirá esse risco, pois somente quando a conferência de todos os produtos esperados estiver completa, o sistema encerra a atividade.

Outra vantagem é a composição mais precisa do estoque.O gestor poderá consultar os dados fornecidos pela ferramenta e saber o status mercadorias (próximas do vencimento ou paradas, por exemplo). Desse modo, é possível se prevenir selecionando os funcionários capacitados para lidar com cada situação específica. 

Contar com um sistema de prevenção e controle de perdas é fundamental para o sucesso da organização, pois é uma área fundamental para garantir a segurança e a saúde financeira da empresa, possibilitando redução de custos e o aumento da margem de lucro.

Então, siga os passos citados e alavanque os resultados da sua empresa agora mesmo!

Quer saber como a Checklist Fácil pode ajudar na prevenção e controle de perdas da sua empresa? Entre em contato conosco e teremos o maior prazer em ajudar.

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