Fazer corretamente a gestão de frotas é imprescindível para garantir a qualidade dos serviços prestados, seja por empresas de transporte e logística, seja para outros segmentos que utilizam seus veículos com frequência, pelos mais diversos motivos.
O gerenciamento da frota de veículos traz diversos benefícios para as empresas. Evita paradas desnecessárias por quebra de peças ou outros componentes, evita acidentes, reduz as despesas com manutenção corretiva, melhora a disponibilidade de veículos e muito mais. Tudo isso facilita o trabalho de todos que necessitam utilizar este recurso no dia a dia.
Por isso, para que sua organização usufrua das vantagens de otimizar a gestão da sua frota, preparamos este artigo que fala do conceito, importância, benefícios e dicas de como fazer a otimização. Confira!
O que é a gestão de frotas?
A gestão de frotas é todo o processo de gestão de dados da frota e dos ativos relacionados ao transporte – da aquisição à disposição.
Trata-se de um conjunto de procedimentos com foco em produtividade, cujo objetivo é melhorar a eficiência logística da empresa como um todo, uma vez que o transporte é parte fundamental nesse processo.
Nesse sentido, faz parte do controle de frota a gestão dos seguintes fatores vitais para a operação de transporte:
- Veículos;
- Motoristas;
- Consumo de combustível;
- Qualidade dos pneus;
- Multas;
- Gastos com manutenção;
- Rotas de distribuição;
- Capacidade de veículos.
Além de fatores internos, o gestor à frente do controle de frota deve estar atento às influências externas para ter êxito em sua tarefa. Isso porque mesmo a qualidade e a segurança das zonas de entrega ou armazenamento precisam ser observadas neste planejamento.
O correto controle de frota acontece quando todos esses fatores estão centralizados, e passam a ser gerenciados seguindo um fluxo estratégico. Assim, é possível extrair ao máximo a produtividade pelo menor custo operacional.
Em resumo, os principais objetivos da gestão de frota são:
- Controlar custos;
- Otimizar a produtividade;
- Gerar maior eficiência;
- Monitorar riscos;
- Gerenciar combustíveis;
- Identificar não conformidades;
- Reduzir acidentes.
Qualquer empresa que possui ou aluga veículos deve investir na gestão de frotas, a fim de fornecer soluções para a melhoria da operação. Assim, pode se manter competitiva no mercado, cumprindo as metas orçamentárias, evitando imprevistos e atingindo seus objetivos junto dos clientes.
Com a constante pressão para reduzir o custo total dos serviços, reforçar as políticas de segurança do motorista e ter o gerenciamento adequado dos processos, os gerentes de frota buscam alternativas tecnológicas como sistemas de gestão de frotas que possam ajudá-los a enfrentar esses desafios.
Qual a importância de otimizar a gestão de frotas de veículos?
Qualquer negócio que considere veículos para uso na rotina empresarial, seja para transporte e coleta ou prestação de serviços, precisa ter essa gestão. Além de minimizar custos e garantir a eficiência, o controle de frota é uma prática associada à redução de riscos associados, bem como uma forma de assegurar a conformidade com a legislação.
Além disso, essa atividade é o mesmo que gerir processos com base em informações precisas. Isso significa que o controle de frota ajuda na tomada de decisões da empresa, bem como auxilia em sua permanência competitiva no mercado.
Do mesmo modo, ajuda a atender às expectativas de atendimento ao cliente. Uma vez que permite que o gestor tome medidas mais rápidas e assertivas na hora de resolver problemas da operação.
Todo o potencial da frota é aproveitado, mesmo quando falamos de setores associados. A área de compras, por exemplo, pode se programar mais facilmente quando possui dados integrados ao que acontece na manutenção de frota.
Isso permite negociações favoráveis e feitas com antecedência, minimizando o tempo que o veículo fica parado com o mecânico quando as peças já estão em estoque.
LEIA MAIS | O que é telemetria veicular e como ela pode otimizar a gestão de frotas?
Quais os benefícios de uma gestão de frotas?
Como explicado, os benefícios da gestão de frotas podem ocorrer por meio de sua integração, redução de custos, otimização da produtividade, entre outros.
A seguir, apresentaremos, detalhadamente, algumas dessas vantagens.
Ganho de tempo e eficiência operacional
Melhorar a eficiência operacional é um dos principais benefícios. A gestão de frotas de veículos melhora a produtividade, pois economiza tempo para motoristas e mecânicos e, também, para administradores e gerentes.
Com um rastreamento por GPS, é possível planejar rotas de maneira eficiente, receber atualizações de tráfego e prever o horário de partida e chegada.
No controle de frotas, os rastreadores otimizam o gerenciamento de tempo e o cronograma de trabalho. Com isso, a mecânica pode acessar o histórico de reparo, enquanto todos os dados de combustível, manutenção e transporte são monitorados pelos responsáveis.
Facilidade na gestão de combustíveis
Uma das maiores vantagens da gestão de frotas online é reduzir custos por meio de funcionalidades. A informação de combustível, acompanhada de um planejamento de rota eficiente, otimiza o consumo e diminui os gastos excessivos de tempo ocioso.
Aqui, os sistemas de rastreamento também são úteis para planejar os locais de reabastecimento. Os despachantes podem ver, em tempo real, onde cada veículo ou ativo está localizado para planejar a rota mais conveniente.
Inclusive, outra vantagem dessa estratégia é que alguns sistemas fornecem informações de tráfego. Esses dados ajudam a evitar desperdícios de tempo e combustível nos engarrafamentos, o que permite ao motorista buscar rotas alternativas ou evitar determinadas regiões.
Maior qualidade no serviço prestado
Por meio de um sistema que auxilia na gestão de frotas, os clientes obtêm informações em tempo real sobre a localização de seus ativos. Sem contar que, controlando manutenções, melhorando o gerenciamento do tempo e definindo previamente as melhores rotas, tudo isso diminui os desgastes nos veículos. Consequentemente, essas ações reduzem imprevistos nas entregas. Isso garante que metas estipuladas em relação aos prazos de entrega sejam cumpridas.
Portanto, a qualidade do serviço prestado é elevada. Isso melhora a satisfação geral do cliente, facilita a fidelização e garante um maior envolvimento do mesmo com seu negócio. Gerando, consequentemente, um aumento de receita.
A satisfação dos funcionários aumenta
É natural ficar estressado e nervoso quando ficamos trancados no trânsito ou quando imprevistos com o veículo acontecem. Mas isso não significa que esse tipo de situação não pode ser evitada. A tecnologia existe para minimizar o impacto destes imprevistos e melhorar, cada vez mais, a vida dos colaboradores.
Por isso, o uso de softwares de gerenciamento de frotas requer dedicação do empregador e também dos funcionários. Um fluxo de informações eficiente é importante para a implementação ser bem-sucedida e para que todos usufruam dos benefícios do sistema. Logo, os recursos devem ser apresentados adequadamente aos colaboradores e seu uso deve ser amplamente estimulado por todos.
Quando implementado por completo, um sistema de gestão de frotas online pode otimizar o serviço dos motoristas e reduzir a quantidade de trabalho manual, aumentando a segurança e a satisfação dos profissionais.
Além disso, você pode aplicar pesquisas de satisfação internas para entender, com base em dados, como a aplicação de um sistema de gestão de frotas melhorou o cotidiano dos colaboradores.
Menos custos com seguro
Quando a sua empresa trabalha a partir da gestão de frotas, ela aplica estratégias de prevenção contra roubos. Esse trabalho é importante na hora da contratação de seguros, pois diminui custos devido ao histórico de controle de perdas.
Além disso, em uma perspectiva de longo prazo, os sistemas de gestão de frotas melhoram a segurança dos caminhões e dos motoristas. Desse modo, as taxas de acidentes reduzem, moderando o uso e o custo do seguro.
Redução de gastos na manutenção dos veículos
Segundo a CNT (Confederação Nacional de Transportes), é possível reduzir as despesas em até 40% apenas fazendo a gestão de frota. Mesmo assim, a realidade é que a maioria das empresas ainda não realiza esse tipo de gerenciamento.
Existem no mercado alguns sistemas de gestão de frotas que permitem notificações de controle com base na quilometragem percorrida, no tempo e outros critérios escolhidos.
Além disso, é possível criar, com base em estratégias de manutenções preventivas e preditivas, um planejamento de gestão de frotas e uma melhor administração das vistorias veiculares. Saiba mais sobre os diferentes tipos de manutenção abaixo:
Ao executar um plano de gerenciamento da frota, não só os serviços mecânicos se tornarão mais eficientes, como também a vida útil dos veículos será maior.
Falhas que podem ser evitadas ao adotar controle de frota
Para que o controle de frota seja um sucesso, é preciso vencer as principais adversidades relacionadas a essa gestão. A saber:
Pouca eficiência
Como já abordamos, a produtividade é o principal alvo do controle de frotas. Assim, tornar processos funcionais é o desafio número um de todo gestor. Isso envolve uma avaliação meticulosa de cada veículo, bem como do comportamento e da condução de motoristas.
Verificação da escala e horas trabalhadas (que devem estar de acordo com a Lei do Motorista), bem como qualidade e agilidade no carregamento e descarregamento de produtos, são alguns dos fatores que devem ser analisados nesse sentido. É importante verificar a necessidade de auxiliares, supervisores, entre outros.
Outro ponto importante é o investimento na capacitação desses profissionais, uma vez que a própria forma de condução tem impacto sobre o desgaste de pneus ou mesmo o consumo de combustível.
Gastos altos
Outro fator já bastante mencionado até agora, a gestão financeira é imprescindível no controle de frota. Além dos custos operacionais, o gestor deve observar os tributos que incidem sobre as atividades, tais como contribuições, impostos e taxas.
Para esse controle, é preciso dividir os custos entre variáveis e fixos. Os primeiros estão relacionados às despesas que dependem da demanda e do trajeto, podendo aumentar ou diminuir, como:
- Manutenções e peças de reposição;
- Combustíveis e lubrificantes;
- Pneus;
- Pedágios;
- Multas.
Já os custos fixos são aqueles que permanecem os mesmos, mês a mês. Assim, podemos citar:
- Seguro;
- Licenciamento;
- Softwares de gestão;
- Impostos;
- IPVA;
- DPVAT.
Falta de segurança da carga
O risco de roubos do meio de transporte ou mesmo da própria carga também deve ser pensado. Do mesmo modo, também é preciso prevenir acidentes. Cada componente da frota, bem como a própria mercadoria transportadora, tem valor elevado e pode desequilibrar as finanças quando comprometidos.
Para minimizar esses riscos, é preciso que o gestor utilize ferramentas de rastreamento e monitoramento em tempo real da carga e do veículo, do início ao fim da operação. Além de lançar mão de um bom seguro, que cubra prejuízos associados a roubos e acidentes.
Ociosidade do veículo
Quando o veículo sai para a entrega, a operação não acaba quando a mercadoria chega ao seu destino final. Portanto, o veículo deve voltar à empresa, e isso tem custos com combustível, pneu e jornada de trabalho do motorista.
Se esse veículo circula ocioso em seu retorno, já é um ponto da operação a ser melhorado, uma vez que ele está apenas gastando, mesmo sem gerar receita nesse período. É preciso programar a carga para que toda a programação faça sentido.
Quais são os principais desafios do controle de frota?
O papel do gestor de frota, tal como o de um gestor administrativo ou de vendas, é responder pelo setor de controle de veículos e transporte. Assim, ele é responsável por algumas tarefas principais:
- Negociação com fornecedores e aquisição de veículos;
- Acompanhamento de flutuações de valores de combustíveis e suas aplicações;
- Manutenção dos veículos, aferição e controle de pneus;
- Verificação de conformidade com normas e regulamentações;
- Acompanhamento em tempo real da operação.
Sendo assim, esses são desafios diários que precisam ser administrados e, principalmente, realizados com eficiência.
Erros mais comuns no gerenciamento de frotas
Algumas ações que empresas colocam em prática, por acharem que geram economia, na verdade são erros na gestão de frotas.
Por isso, evite:
- Ignorar a manutenção preventiva dos veículos;
- Não fazer o gerenciamento das rotas para evitar trânsito e horários de pico, regiões de risco ou bloqueios;
- Pecar no controle do uso de combustível;
- Não manter um histórico dos veículos e peças;
- Trabalhar sem o auxílio de uma tecnologia que ajude na eficiência operacional da sua empresa;
- Entre outros.
Evite cometer os erros acima, pois são atitudes que podem custar muito caro para a sua empresa e colocar em risco a vida dos colaboradores.
Como otimizar a sua gestão de frotas?
Com a apresentação dos benefícios e dos erros mais comuns, entendemos que administrar de forma mais efetiva a frota pode melhorar consideravelmente os números da sua empresa, tanto em relação aos veículos quanto à eficiência do serviço para o cliente final.
Por isso, confira nossas dicas de como otimizar a gestão da sua frota e usufruir dessas vantagens!
1. Faça o controle dos custos por viagem
Sabe-se que cada veículo faz uma rota diferente e tem uma entrega de mercadoria e/ou serviço diferenciado.
Por isso, ao monitorar os custos, é fundamental entender que cada viagem possui gastos diferentes em relação à outra, uma vez que há despesas fixas e variáveis que devem ser consideradas.
Por exemplo:
- Alguns levam materiais mais pesados, o que acarreta em um maior consumo de combustível;
- Alguns transportam materiais mais leves mas em grande volume, o que exige maior espaço físico e, por consequência, veículos maiores;
- Outras rotas, por sua vez, podem acarretar em custos com hospedagem para descanso da equipe;
- E assim por diante.
A primeira dica é, portanto, controlar os gastos realizados em cada viagem para melhor entender os custos totais associados a determinadas rotas, conforme suas peculiaridades.
Veja a quilometragem rodada, quanto foi gasto com alimentação e hospedagem da equipe (caso necessário), os custos de consertos e desgaste de veículos, gasto com combustível, entre outros.
Procure fazer também um levantamento de quais custos poderiam ter sido evitados, assim fica mais fácil gerir os números e coordenar novos deslocamentos, otimizando os recursos disponíveis.
Dessa forma, você evita surpresas e prevê tudo aquilo que será gasto nas próximas rotas iguais a estas, inclusive com a manutenção.
2. Manutenção veicular é primordial
A revisão é imprescindível para o bom desempenho dos veículos. Afinal de contas, sem uma política de manutenção de frotas, você tem enormes prejuízos devido às quebras parciais ou totais de seus automóveis.
Além disso, o risco é ainda maior para os colaboradores, uma vez que a ausência da devida manutenção pode ocasionar acidentes fatais.
Então, implementando a otimização da gestão de frotas, você consegue controlar a previsão de gastos com consertos de cada caminhão, furgão ou carro. Para isso, tenha em mãos o histórico de cada veículo. Isto é, quantos quilômetros rodados ele tem, números de consertos já realizados, entre outras informações.
É muito importante buscar esse equilíbrio. Pois, se os carros estão em boas condições, você consegue ter maior produtividade, reduzindo custos de consertos e aumentando a lucratividade.
E lembre-se: veículos que andam em bom estado conseguem cumprir seus prazos.
3. Monitore os prazos
Para melhorar ainda mais o desempenho da sua frota, é importante automatizar o processo de monitoramento de prazos. Esses programas fazem todo o acompanhamento e enviam alertas sobre a situação de cada entrega — semelhante aos sistemas de rastreamento, citados anteriormente.
Trata-se de uma forma de evitar atrasos, comprometendo a imagem da sua organização para com o cliente.
Para que você otimize os seus processos de entrega, considere também controlar o veículo por localização – que explicaremos a seguir.
4. Controle os seus veículos por localização
Sabe qual é um dos maiores problemas enfrentados por empresas de logística? Desvio e atraso de mercadorias.
Isso, muitas vezes, acontece porque o condutor do veículo não seguiu uma boa rota e passa por obstáculos que comprometem toda a entrega.
Alguns exemplos:
- Estradas em péssimas condições;
- Bloqueios;
- Desvios;
- Roubos;
- Entre outros problemas.
Sendo assim, use a tecnologia a seu favor!
Você pode recorrer a programas que fazem o rastreamento e monitoramento via satélite, como o Checklist Fácil. Com ele, é possível acompanhar cada passo do motorista e analisar se a rota por você estabelecida foi bem planejada.
5. Gerencie a disponibilidade de cada veículo na gestão de frotas
Com o monitoramento de manutenção, prazos e custos por viagem, fica bem mais fácil direcionar a quantidade necessária de veículos para uma determinada rota. Assim, você consegue fazer todas as entregas de forma ágil, simples e sem comprometer o seu orçamento.
Logo, evita problemas em relação a entregas de mercadorias e/ou serviços, já que conta com um bom suporte para o planejamento das atividades.
6. Monitore o gasto com combustível
Já deu para perceber que esse insumo é importantíssimo para o eficiente controle de frota, não é mesmo? Isso ocorre porque o combustível é um dos custos mais altos quando o assunto é transporte.
Para controlar, é preciso considerar variações como tamanho da carga, condições do tráfego, estilo de condução e valores praticados pelo mercado sobre o álcool, gasolina ou diesel.
O acompanhamento deve ser feito sobre o quanto o meio de transporte consegue percorrer a cada litro de combustível – e o quanto gasta nessa tarefa. À análise desse insumo se dá o nome de Custo por Quilômetro, ou CPK.
A utilização de sistemas específicos pode ajudar a extrair esses dados com facilidade e assertividade, conforme veremos adiante.
7. Faça a aferição dos pneus
Quando bem cuidado, o pneu pode durar mais do que se espera sem perder o desempenho e segurança. Isso requer um bom planejamento de rodízio de pneus da frota, bem como a correta gestão deste material.
Acompanhe de perto os prazos de aferição de sulcos e calibragem de todos os pneus. Nesse acompanhamento constante, observe o desgaste e crie relatórios de desempenho para cada um deles.
8. Capacite os motoristas
Como dissemos, até a forma de conduzir dos motoristas tem influência decisiva para o desgaste do veículo e consumo de pneus e combustível. Por isso, é importante fazer o acompanhamento do desempenho desses profissionais, bem como proporcionar a evolução deles sobre a direção.
Cursos, palestras e guias online podem ser a alternativa certa para disponibilizar conteúdo para quem trabalha viajando e fazendo entregas, pois podem ser acessados em qualquer momento, de qualquer lugar.
Certifique-se de que esses profissionais estejam obedecendo a Lei do Motorista, que prevê o descanso apropriado inerente à profissão que desempenham.
9. Otimize a manutenção
A manutenção dos veículos em sua empresa é preventiva, preditiva ou corretiva? Se você não faz algum desses tipos de manutenção, ou ainda não sabe qual delas é a que você aplica na sua empresa, é hora de conhecê-las e investir nos benefícios que, especialmente, as manutenções preventiva e preditiva têm a oferecer.
Lembre-se: as três possuem funções importantes para a rotina de controle de frota, a fim de evitar acidentes e prolongar a vida útil de veículos e peças. Programe a rotina para trocas de óleo e fluidos, bem como preveja avarias e prepare-se para manutenções, de forma que o veículo não fique muito tempo parado aguardando peças, por exemplo.
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10. Crie uma política
Estruturar essa gestão e formalizar processos traz benefícios para toda a equipe. Isso porque ela passa a seguir o manual de forma organizada, com foco nos resultados e na utilização consciente de recursos, o que também contribui para uma operação sustentável.
Ter essas diretrizes documentadas auxilia em questões jurídicas e de gestão de pessoal, garantindo ao gestor maior segurança no controle de conduta e apuração de multas e demais problemas que possam surgir ao longo da rotina.
11. Use a tecnologia a seu favor
Ao longo deste post, você viu como é importante ter o planejamento como aliado para otimizar a sua gestão de frotas. Fazendo isso você consegue controlar, prever e reduzir custos, aperfeiçoar suas rotas, padronizar processos e elevar seus lucros.
Além disso, o mercado de tecnologia tem oferecido soluções cada vez melhores para os mais variados segmentos do mercado.
São programas inteligentes que coletam e processam dados, oferecem dashboards completos e relatórios, para que as decisões tomadas por gestores sejam cada vez mais assertivas, em todos os níveis da operação.
O Checklist Fácil, por exemplo, permite fazer a gestão de equipes externas, inspeção de avarias nos veículos, checklist por imagem, vistorias técnicas, controle de carga e descarga, GPS e muito mais.
Com isso, você otimiza suas entregas, eleva a produtividade do seu time e, ainda, gerencia todos os processos com mais agilidade e segurança. Além disso, garante uma maior vida útil a sua frota.
A solução Checklist Fácil para gestão de frotas
Com mais de 1.700 clientes em 14 países, o Checklist Fácil atende plenamente o setor de Transporte e Logística, otimizando a operação de grandes empresas como Raízen, Expresso São Miguel e DHL através dos mais de 150 recursos, como:
- Checklists inteligentes: digitalize processos, inspeções e checagens com listas de verificação inteligentes e digitais;
- Workflow: crie uma ordem de checagem com checklists e obrigue a finalização de uma para que a outra inicie;
- Registro de mídia: inclua anexos (fotos, áudios, vídeos) para auxiliar a comprovação de inspeções e não conformidades nos veículos;
- Agendamento de checklists: agende inspeções obrigatórias em intervalos pré-definidos. Os agendamentos podem ser criados de forma automática ao identificar algo fora do padrão na frota;
- Plano de ação: garanta que as tratativas de não conformidades sejam colocadas em prática com a criação automática e gestão de ações sempre que um desvio for detectado;
- Assinatura digital: adicione a assinatura digital do responsável para garantir a confiabilidade da aplicação;
- Leitura de placas: escaneie a placa dos veículos da frota utilizando sua câmera para transcrever automaticamente as letras e números no sistema, evitando erros de digitação;
- Dashboards personalizados: obtenha relatórios completos para acompanhar a performance da sua operação.
Além de tudo isso, o Checklist Fácil possui integração com Sensores IoT para que você realize medições automáticas e sincronize os dados em tempo real dentro do sistema. A partir disso, é possível automatizar a criação de alertas e planos de ação quando algo não estiver em conformidade, garantindo o padrão de qualidade e segurança para situações como:
- Controle de troca, temperatura e pressão de pneus;
- Acondicionamento adequado de carga;
- Tempo exato de revisões;
- Monitoramento de odômetro e velocidade;
- Acompanhamento do nível e padrão de consumo de combustível.
Quer ter todos esses benefícios para sua operação, elevando a eficiência operacional? Solicite uma demonstração gratuita e entenda como a nossa solução pode ajudar sua empresa!
