Uma gestão de custos e despesas é fundamental para aumentar a eficiência operacional da empresa. E o controle de custos, por sua vez, é uma estratégia pensada para reduzir gastos e aumentar a lucratividade de uma instituição.
Embora se trate de uma tarefa fundamental para o sucesso de um negócio, nem todas as pessoas gestoras têm conhecimento ou experiência para controlar custos.
Tendo isso em mente, preparamos um artigo para esclarecer todas as dúvidas sobre esse processo e apresentar um tutorial sobre como implementá-lo em sua organização. Acompanhe!
Neste artigo você encontrará:
O que é controle de custos?
O controle de custos é um processo de gestão que visa monitorar e controlar os gastos fixos e variáveis de uma instituição. Esse método pode ser usado por empreendimentos de todos os tamanhos e setores para promover a saúde financeira do negócio.
A boa notícia é que esse processo pode ser feito com auxílio de um software de gestão. Trata-se de uma tecnologia que pode otimizar a análise de dados financeiros e garantir vários benefícios, por exemplo, aumento da produtividade e redução de custos.
Qual o objetivo do controle de custos?
O principal objetivo desse processo é garantir a saúde financeira da instituição. Isso porque possibilita identificar em uma empresa desperdícios ou oportunidades de cortes de gastos.
Assim, o controle de custos visa assegurar a eliminação de gastos desnecessários, mas sem afetar a produtividade da empresa e a qualidade das operações. Com isso, há aumento de lucratividade e a promoção da satisfação dos clientes.
Qual a importância do controle de custos?
O controle de custos é importante para uma empresa porque contribui para seu sucesso financeiro. Contudo, para isso é necessário fazer uma gestão eficiente dos recursos financeiros, como empregá-los correta e estrategicamente..
Além disso, proporciona os seguintes benefícios:
- Redução de custos;
- Ampliação do controle interno dos processos;
- Compreensão de quais operações geram retorno financeiro;
- Identificação de operações ou ações desnecessárias;
- Conscientização dos colaboradores em relação à saúde financeira da instituição;
- Redução de riscos relacionados a perdas financeiras;
- Crescimento do negócio.
Quais são os custos de uma empresa?
Para funcionar correta e eficientemente, uma empresa desenvolve operações que, obviamente, geram custos. Eles podem ser diretos e indiretos, assim como fixos e variáveis.
Entenda melhor os custos de uma empresa a seguir:
Tipos de custos
Existem quatro tipos de custos básicos em uma organização:
- Fixos e variáveis;
- Diretos e indiretos.
O que são custos fixos e variáveis?
Custos fixos são aqueles que estão presentes nas despesas mensais da empresa e não sofrem alteração, mesmo que haja variação nas vendas. Alguns exemplos desses custos são aluguel de espaço, manutenção de equipamento, folha de pagamento dos funcionários, provedor de internet, entre outros.
Já os gastos variáveis são aqueles que variam de acordo com o aumento ou queda nas vendas e atividades da empresa. Como exemplo, podemos citar compra de insumos, embalagens, funcionários temporários, comissões para colaboradores e conta de energia elétrica e água.
O que são custos diretos e indiretos?
Custos diretos são os gastos que podem ser facilmente atribuídos a um produto ou serviço, estando diretamente ligado à sua produção. Alguns exemplos de gastos diretos são matéria-prima, mão-de-obra, equipamentos e demais meios usados na produção.
Os custos indiretos não têm ligação direta com o serviço ou produto ofertado pela empresa, porém, são fundamentais no processo produtivo. Contas de água, luz e internet são exemplos de gastos indiretos, assim como aluguel e custos com a manutenção do espaço.
Qual a diferença entre custos e despesas?
Basicamente, custos são gastos provindos da produção do bem ou serviço. Por exemplo, compra de insumos.
Já as despesas são gastos relacionados com a manutenção do negócio e sem ligação direta com a produção do produto final. Por exemplo, aluguel, conta de água e luz etc.
Portanto, a origem do gasto é o que o define como um custo ou despesa.
Como é feito o controle de custos de uma empresa?
O planejamento e controle de custos não é uma tarefa tão simples e vai bem além de apenas somar todos os custos e despesas de uma operação ou organização.
Por isso, o auxílio da tecnologia é essencial para realizar esse processo com sucesso, juntamente com o conhecimento de como realizá-lo.
Controle de custos x qualidade de serviço
Um fator muito importante é lembrar que a satisfação do cliente é o objetivo de toda organização. Dessa forma, o controle de qualidade do produto ou serviço não pode ser comprometido pela política de redução de custos.
Isso quer dizer que os custos e despesas só podem ser reajustados quando isso não afetar a qualidade do produto final.
Mas como fazer o controle de custos operacionais?
A gestão de custos operacionais é uma atividade que pode ser realizada ao colocar em prática estas dicas:
- Conheça os custos envolvidos nas operações de sua empresa;
- Elimine desperdícios;
- Elimine os processos que não estão mais funcionando;
- Qualifique e incentive a participação do time no alcance do controle de custos;
- Otimize seu estoque;
- Cuide do maquinário, realizando manutenção preventiva, por exemplo;
- Tenha uma boa relação com seus fornecedores, pois isso pode evitar, por exemplo, o pagamento de multas e juros e facilitar a renegociação de dívidas;
- Analise periodicamente o regime tributário da empresa
Como fazer planilha de controle de custos e lucros?
A planilha para controle de custos é uma das ferramentas mais úteis para o controle de custos de uma empresa. Aprenda a fazer uma com truques simples e práticos:
- Faça doze colunas, uma para cada mês do ano e acrescente as receitas e despesas na lateral;
- Em receita, coloque os valores que entram mensalmente no caixa de sua organização;
- Nas despesas, insira todos os custos (fixos e variáveis, diretos e indiretos) mensais que sua organização tem;
- Insira mais uma coluna para identificar o saldo do seu caixa (receita – despesa).
Esse é um exemplo de planilha de controle de custos, mas que pode ser usada por qualquer empresa.
Como é feita a análise de custos?
A análise de custos é um passo importante na implementação da gestão de custos. A análise é feita usando dados extraídos das métricas de recursos financeiros utilizados em um período específico. Três métodos de custeio são usados para essa finalidade:
- Custeio direto: apenas os custos diretos.
- Custeio por absorção: todos os custos envolvidos na produção.
- Custeio baseado em atividades: considera as despesas e custos indiretos.
A escolha do método de custeio deve ser feita baseada no perfil da empresa.
Por exemplo: o custeio por absorção é recomendado para empresas que estão começando a fazer a contabilidade de custos.
Para isso, a equipe deve identificar todos os custos gerados pela organização e separá-los em diretos e indiretos. Em seguida, recomenda-se comparar os custos diretos com o preço de venda dos produtos. O objetivo é saber se o preço de venda é maior que os custos de produção.
Com essas informações em mãos, é possível fazer a análise de custos e encontrar um ponto de equilíbrio, bem como tornar a organização financeiramente saudável.
Quais os tipos de controle de custos?
- Custos de produção: soma de todos os custos ligados à atividade produtiva, incluindo custos fixos e variáveis.
- Custos diretos: custos ligados especificamente a uma linha de produção.
- Custos indiretos: custos que não possuem uma ligação direta com o produto.
- Custos fixos: gastos estáveis, ou seja, que não costumam sofrer alterações.
- Custos variáveis: demais gastos para manter a operação funcionando, mas que variam de um mês para o outro.
8 dicas para fazer um controle de custos eficiente
Conheça dicas que podem otimizar o controle de custos em sua empresa:
1- Defina o preço correto para o seu produto
A precificação adequada é uma parte essencial do controle de custos no varejo, na indústria e em outros setores do mercado.
É importante que o preço final cubra os gastos da produção e gere lucro. A precificação incorreta gera prejuízos financeiros e pode afastar potenciais clientes, e assim afetar as vendas.
2- Tenha metas realistas
Estabeleça metas de gastos compatíveis com a realidade da sua empresa. Isso ajuda no controle de gastos, uma vez que estabelece um teto que deve ser observado por todos que fazem parte da instituição
Porém, esse limite deve respeitar os gastos essenciais para o funcionamento eficiente da organização.
3- Separe e classifique as despesas da organização
Identifique e categorize as despesas em fixas e variáveis e diretas e indiretas. Isso com a finalidade de administrá-las e reduzi-las.
Isso permite, por exemplo, saber quais áreas da empresa podem sofrer redução de custos, assim como também oportuniza enxergar setores que merecem maior investimento.
4- Negocie com fornecedores
Fornecedores são parte essencial de qualquer negócio, pois são eles que oferecem os insumos necessários para assegurar a produção eficiente de uma empresa.
Porém, para garantir uma parceria vantajosa, busque negociar melhores preços e condições junto a eles.
Isso possibilita a sua empresa ter acesso a produtos de qualidade por um valor justo e que resulta no controle de custos.
5- Dê atenção ao estoque
É importante que todas as entradas e saídas do estoque sejam efetivamente controladas. A falta de atenção ao estoque pode resultar em aumento nos custos operacionais, além de desperdícios de produtos, caso eles fiquem parados.
Para fazer o controle de custos e estoque, leve em conta a necessidade real do negócio e sua capacidade de armazenamento.
6- Tenha uma reserva financeira
Ter uma reserva financeira é fundamental para lidar com imprevistos de forma segura, ou seja, sem comprometer o caixa da empresa.
Esse recurso deve ser guardado separadamente e utilizado somente em situação de emergência.
7- Não misture as contas pessoais com a da sua empresa
Não misture as contas pessoais com as da empresa, pois isso pode gerar ineficiência na gestão dos recursos financeiros do seu negócio.
Além disso, pode comprometer seu funcionamento. Por exemplo: não ter dinheiro no caixa para pagar os fornecedores e funcionários porque ele foi utilizado para fins pessoais.
Isso significa dizer que o dinheiro da empresa deve ser usado para atender as necessidades do negócio, e não para resolver questões de outra natureza.
8- Invista em um sistema para o controle de custos em sua empresa
A tecnologia é uma ótima aliada quando o objetivo é obter um controle de custos eficiente e seguro e garantir o alcance rápido dos objetivos de negócio.
O Checklist Fácil é uma solução que pode ajudar sua organização a ter um maior controle dos custos.
Isso porque possibilita padronizar processos, ter acesso a informações digitalizadas e na nuvem, identificar gargalos com o uso de checklists, reduzir retrabalhos, criar planos de ação e acessar relatórios completos que podem orientar melhor a tomada de decisão.
O controle de custos é um processo fundamental para garantir o sucesso financeiro de uma empresa, assim como o alcance rápido dos seus objetivos. Por exemplo, crescimento ágil, satisfação dos fornecedores, clientes e funcionários e competitividade.
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