Adotar um eficiente controle financeiro é fundamental para a sobrevivência de qualquer negócio. Afinal, é preciso gastar menos do que se ganha. Nesse sentido, a gestão de custos operacionais é uma tarefa mandatória na rotina gerencial.
Engana-se, porém, quem acha que é simples ter assertividade ao controlar finanças. Isso porque muitos processos devem ser levados em conta de forma integrada, o que exige do profissional uma visão abrangente e detalhada de toda a operação.
Sem essa empreitada, a empresa passa a atuar com base em “achismos”, sendo alvo de desperdícios que fazem com que perca sua solidez e competitividade no mercado. Aqui, reunimos tudo o que você precisa saber para otimizar a gestão de custos operacionais e garantir que sua empresa seja mais econômica, sem perder em produtividade. Vamos lá!
O que são custos operacionais?
Para entender esse tipo de gestão, primeiro precisamos esclarecer o que são, de fato, os custos operacionais e em quais categorias eles podem ser classificados. Primeiramente, custos operacionais são aqueles em que os gastos estão diretamente ligados às atividades fim da empresa.
Isto é, são os valores gastos para o funcionamento vital do negócio, incluindo ações de manutenção, esforços comerciais e salários de funcionários. Bem como as contas de consumo – o que compreende energia elétrica, fornecimento de água e internet, por exemplo.
Também fazem parte dos custos operacionais de uma indústria os fornecedores de produtos e aquisição de matéria-prima.
De forma geral, eles podem ser classificados em algumas categorias, que auxiliam a contabilidade e o financeiro na organização de controle de gastos. A saber:
Custos fixos
Esses são os custos que não sofrem alterações, independentemente do fluxo de caixa da empresa e da operação comercial e produtiva.
Dessa maneira, são considerados custos de estrutura, uma vez que são essenciais e invariáveis para o negócio. Inclusive, é o que faz com que ele exista e as operações funcionem. Por exemplo:
- Salários;
- Aluguel e instalações;
- Equipamentos;
- Limpeza e conservação;
- Contas de consumo.
Custos variáveis
Por outro lado, os custos variáveis são aqueles que sofrem alterações ao longo da operação, seja pelo nível de atividade ou produção da empresa. Assim, seus valores estão relacionados ao volume de vendas, que pode ser determinado por períodos de maior ou menor consumo, de acordo com o segmento da indústria.
Portanto, podemos citar como custos variáveis fatores como:
- Matéria-prima;
- Fornecedores;
- Insumos de produção;
- Comissões de vendas.
Custos diretos e indiretos
Para definir o que é um custo direto ou indireto, é preciso analisar o grau de dificuldade de apuração desses custos. Afinal, quanto mais fácil for atribuir o custo de produção ou aquisição de um produto, mais direto ele é.
Do mesmo modo, se o custo apresenta maior dificuldade de apuração, ele é considerado indireto. Os custos indiretos são aqueles em que é quase impossível definir um valor por unidade produzida.
Podemos citar como exemplo a indústria de ração. Quanto de água e energia elétrica são utilizados para produzir um único grão do produto? Complicado responder, não é mesmo? É por isso que esse é um custo indireto, que nem sempre é recomendado ser aplicado no controle de custos da operação.
Já entre os custos diretos que devem ser considerados pelo gestor na gestão de custos operacionais estão matéria-prima, mão de obra, entre outros fatores fortemente relacionados ao volume de produção.
Para essa gestão, existem ferramentas tecnológicas que podem ajudar na mensuração de esforços diretamente aplicados à produção de um produto, o que veremos mais adiante.
E gestão de custos operacionais, o que é?
Como você já deve ter percebido, a gestão de custos operacionais nada mais é que o controle mais aproximado e assertivo possível de todos esses fatores financeiros que envolvem o funcionamento da empresa.
Existem processos que podem ser revistos ou permanecer operando como de costume, assim como fornecedores que podem ser procurados em busca de melhor custo-benefício, bem como qualidade.
O que vai determinar se a economia é inteligente é justamente a extração de dados e análise de indicadores sobre o dinheiro despendido para o sucesso da operação. Isso porque identificar gargalos e garantir a boa performance da operação também significa otimizar custos.
Afinal, você pode produzir mais gastando menos, sem perder a qualidade e atendendo a todos os prazos e exigências técnicas.
Qual a importância de realizar uma boa gestão de custos operacionais?
Como falamos no item anterior, a gestão de custos é essencial para aumentar a produtividade, qualidade e eficiência, sem que os gastos sejam desproporcionais ao esforço aplicado para tal. Essa análise é importante para cortar desperdícios e entender como está o lucro do negócio de acordo com a operação.
Nesse sentido, devemos lembrar dos conceitos de custos fixos e variáveis. Enquanto o primeiro é essencial para o funcionamento do negócio em si, o segundo pode sofrer alteração maiores quando bem administrados.
Dessa maneira, é preciso evitar gastar mais do que lucrar, bem como tentar economizar onde é importante investir. A gestão de custos operacionais, em um movimento até espontâneo, é voltada ao gerenciamento maior de custos variáveis.
Principais benefícios da gestão de custos operacionais
Agora que esclarecemos o que são os custos operacionais e qual é a importância da eficiente gestão desses fatores, podemos ressaltar as principais vantagens obtidas quando os gestores estão dedicados a cumprir essa missão. Confira algumas:
Redução de custos
É inevitável falar em gestão de custos operacionais sem abordar a redução de custos como consequência primária desse esforço. Isso porque, quando os gastos estão devidamente monitorados, fica mais fácil controlar onde os recursos estão sendo aplicados e se estão gerando retorno financeiro.
É por isso que não é exagero dizer que a gestão de custos operacionais é o primeiro passo para garantir a saúde financeira da empresa.
Preços melhores
A precificação de produtos é definida a partir dos custos de produtos. Assim, a gestão de custos operacionais atua na definição de preços de forma mais assertiva e lucrativa.
Além de fatores internos, como o próprio controle de custos, também é preciso levar em conta a definição de um valor justo para os clientes, o que tende a ser mais alinhado quando o acompanhamento financeiro está em dia.
Afinal, não é preciso aumentar os preços de mercado para obter lucro, o que gera uma enorme vantagem competitiva entre seus concorrentes.
Boa tomada de decisões
É fato que, quando há planejamento e estratégia bem definidos, a empresa tem mais chances de apresentar boa rentabilidade e se destacar para os clientes. Ao fazer uma gestão de custos operacionais eficiente, os resultados não são diferentes.
Saber exatamente em que processos é gasto o dinheiro é uma ótima forma de descobrir onde se deve aplicar mais recursos e, por outro lado, onde é preciso cortar processos onerosos.
10 dicas para realizar a gestão de custos operacionais na indústria
Agora, para nortear esse controle, listamos alguns processos essenciais para o sucesso dos gestores dedicados às finanças da empresa.
1. Identifique e elimine gargalos
Não há caminho alternativo para uma boa gestão de custos operacionais da empresa que não seja listando e analisando de perto cada um desses custos. Além disso, é importante entender qual é a relevância dele para a empresa, bem como seu impacto no caixa.
Quando se conhece bem todos os custos variáveis, fica mais fácil identificar e mitigar aqueles que agregam menos valor para o negócio, ou seja, processos que não fazem mais sentido e demandam dinheiro. Isso garante que o gestor possa fazer cortes sem se preocupar em colocar em risco a qualidade do que é produzido.
2. Corra dos desperdícios
A gestão de custos operacionais também envolve a eliminação de desperdícios. Isso significa cortar vícios em determinados processos, o que exige do gestor a criação de campanhas de conscientização sobre uso de papel, energia elétrica e água, por exemplo.
Além disso, é tendência como ação pró-meio ambiente a redução de copos descartáveis, o que justifica a disponibilização de canecas ou garrafas pela própria empresa ou de acordo com preferência de cada colaborador. O gasto pode ser maior no início da campanha, mas tende a valer a pena a longo prazo.
3. Reconfigure o que não faz mais sentido
Ao longo do monitoramento de processos internos, é natural que o gestor identifique diversas práticas indevidas no dia a dia da equipe, como formas equivocadas de utilizar o maquinário.
Isso deve motivar o líder na adição de novas técnicas de trabalho, que devem ser bem estruturadas e, principalmente, acompanhadas. Para isso, é importante a definição de indicadores-chave de desempenho (KPIs), aplicados a todos do time.
Assim, fica mais fácil aumentar a produtividade e evitar falhas que geram aumento nos custos operacionais da indústria.
4. Confie no potencial do seu time
Ser claro quanto às estratégias de gestão, bem como visão, missão e valores da empresa, é importantíssimo para aumentar o desempenho dos colaboradores. Isso porque eles podem acabar percebendo perspectivas diferentes sobre falhas na rotina, o que ajuda na correção e prevenção desses possíveis erros.
Incentivar essa participação maior do time é um trabalho contínuo, que envolve a análise de propostas, bem como reconhecimento pelas otimizações aplicadas. Por isso, desenvolva um plano de ação para engajamento dos seus colaboradores.
5. Otimize seu estoque
Talvez você sequer tenha se lembrado dele ao longo deste post, mas o estoque é um setor que merece o dobro de atenção quando o assunto é gestão de custos operacionais. Afinal, um estoque mal gerenciado pode representar um aumento significativo nas suas despesas.
É possível, por exemplo, evitar o desperdício de mercadorias que ficam encalhadas e acabam por ter o prazo de validade vencido. Além disso, são minimizadas as perdas de vendas pela falta de produtos estocados, o que faz da previsão de demanda tarefa importantíssima para esse controle financeiro.
6. Fique atento ao maquinário
Além de conhecer e aplicar manutenções preventivas e preditivas, fazendo uma boa gestão integrada desse processo com o controle de custos, é preciso calcular a depreciação de equipamentos.
Assim, renovar maquinários que não apresentam mais o desempenho mínimo esperado, ou mesmo demandem mais manutenções que produção propriamente dita, é outro esforço fundamental para o gestor.
Lembre-se de que aparelhos antigos costumam consumir mais energia elétrica. Ao substituí-los por modelos mais modernos, você consegue economizar na conta de luz, bem como especialista técnico para a manutenção corretiva.
Lembrando que, quando um equipamento fica muito tempo parado para manutenção, isso também representa um déficit de produtividade e, portanto, uma forma de perder dinheiro na operação.
7. Melhore a relação com fornecedores
Reavaliar contratos é outro ponto que merece atenção! Afinal, é possível considerar o melhor custo-benefício no setor de compras, levando em conta fatores como custo, prazos de entrega e qualidade do insumo.
Negocie melhores condições com os parceiros que já possui ou opte pela contratação de novos fornecedores, de acordo com a necessidade da sua empresa e o contexto do mercado como um todo.
8. Verifique seu regime tributário
Será que o regime atual ao qual sua empresa está inserida é, de fato, o mais vantajoso? Dê importância às avaliações jurídicas e tributárias vigentes para o seu segmento.
A gestão de impostos é o exemplo de como um custo fixo pode ser otimizado, uma vez que ele não deixará de existir, mas pode ser revisto e representar um gasto menor para a organização.
9. Treine os colaboradores
Como já falamos, os colaboradores têm contribuição inegável para a gestão de custos operacionais. Afinal, métodos e técnicas aplicados no dia a dia da operação interferem na agilidade, quantidade de retrabalhos, etc. E cada uma dessas consequências representa um custo para o gestor.
Ofereça treinamentos periódicos para seu time e certifique-se de que todos saibam exatamente como cada procedimento deve ser executado com o máximo de qualidade possível.
10. Invista em tecnologia
Já havíamos anunciado a necessidade de sistemas como apoio à operação anteriormente, não é mesmo? Isso porque, para a identificação, acompanhamento e análise de processos que envolvem os custos da empresa, é preciso contar com softwares de gestão.
É quase impossível aplicar a gestão de custos operacionais de forma eficiente e de acordo com as boas práticas de mercado atuais utilizando planilhas manuais. Afinal, as informações não são integradas, os processos não são padronizados, e isso gera enormes falhas no controle financeiro.
Além disso, as informações são inseridas de forma manual, o que, além de representar lentidão na gestão, pode gerar conflitos de dados e erros de informações por falha humana.
O gestor que deseja se atualizar e garantir agilidade, assertividade e segurança precisa buscar as ferramentas certas para conduzir a gestão de custos operacionais. Afinal, com elas, é possível melhorar a comunicação entre todos, manter os dados acessíveis aos envolvidos, garantir a segurança de informações vitais e, ainda, aumentar a produtividade.
Isso pode ser feito por meio de um checklist digital, como o Checklist Fácil, que permite a criação de listas personalizadas para aprovações em diversos departamentos da empresa, seja qual for o segmento industrial.
É possível, por exemplo, otimizar a gestão de estoque, garantir a antecipação de problemas e até prevenir perdas.
O Checklist Fácil também auxilia na manutenção, bem como na gestão de compras, e assegura que sua empresa cumpra com os devidos certificados de qualidade.
Agende uma demonstração e veja na prática como a tecnologia pode ajudar na gestão de custos operacionais na indústria!
