O que é gestão de projetos e como torná-la mais eficiente? 

A gestão de projetos engloba o planejamento, a execução e o controle das atividades de um projeto para alcançar seus objetivos de maneira eficiente. 

Em um ambiente competitivo, onde a eficácia e a produtividade são essenciais, dominar as técnicas e ferramentas para uma gestão de projetos eficiente se converte em uma vantagem estratégica para qualquer organização.  

Neste artigo, falamos sobre as metodologias, ferramentas e boas práticas que podem ajudar profissionais e equipes a alcançarem metas de projeto de maneira mais eficaz. 

O que é um projeto?

Antes de falar sobre gestão, é importante entender o que é um projeto, de fato. Por definição do dicionário, é o “planejamento que se faz com a intenção de realizar ou desenvolver alguma coisa”.

Porém, trazendo para um contexto prático, o Guia PMBOK define um projeto como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado. Para isso, ele tem algumas características:

• É único;
• Tem um prazo determinado;
• É progressivo;
• Tem um objetivo claro;
• Tem recursos delimitados.

O que é gestão de projetos? 

A gestão de projetos pode ser definida como o conjunto de práticas, técnicas e processos utilizados para planejar, executar, supervisionar e controlar, de maneira efetiva, as atividades relacionadas a um projeto específico. Este processo inclui: 

• Identificação e definição clara dos objetivos do projeto; 
• Utilização eficiente de recursos humanos, financeiros e materiais; 
• Definição de um cronograma detalhado; 
• Gestão proativa de riscos; 
• E avaliação contínua do progresso do projeto.

De maneira geral, a gestão de projetos busca garantir que os projetos se complementem dentro do alcance estabelecido, do orçamento designado e do prazo previsto, ao mesmo tempo em que se assegura a qualidade do resultado final.  

Além disso, essa disciplina promove a comunicação eficiente entre todos os interessados e a adaptação ágil às mudanças que possam surgir durante a execução do projeto.  

Quais os objetivos da gestão de projetos?

De acordo com a PMI International, maior associação mundial para profissionais de gerenciamento de projetos, existem alguns componentes fundamentais da gestão de projetos:

• Definição da razão pela qual um projeto é necessário;
• Captura dos requisitos do projeto, especificando a qualidade das entregas, a estimativa de recursos e os prazos;
• Preparação de um caso de negócios para justificar o investimento;
• Garantia de um acordo corporativo e de um financiamento;
• Desenvolvimento e implementação de um plano de gestão;
• Liderança e motivação da equipe para entrega do projeto;
• Gestão de riscos, questões e alterações do projeto;
• Monitoramento do progresso do projeto;
• Gestão orçamentária;
• Comunicação com as partes interessadas e organização;
• Fechamento do projeto de uma forma controlada, quando apropriado.

Qual é o ciclo de vida de um projeto? 

O ciclo de vida de um projeto, baseado nas diretrizes do PMBOK, inclui cinco etapas essenciais, que guiam o processo desde o seu começo até sua conclusão, de maneira eficiente e organizada. Estas etapas são: 

1. Início 

Nesta fase, se dá o pontapé inicial ao projeto, estabelecendo os objetivos gerais e avaliando se é ou não factível. Aqui, são respondidas perguntas fundamentais, como o que será feito, como, por que e quando. O início do projeto proporciona o direcionamento inicial e fornece as bases para o trabalho futuro. 

2. Planejamento 

A etapa de planejamento é crucial para detalhar todas as atividades necessárias e, com isso, alcançar os objetivos do projeto. São estabelecidos prazos, designadas responsabilidades e elaborado um plano detalhado. Esse plano inclui aspectos como alcance, cronograma, custos, recursos humanos, qualidade, comunicação, riscos, aquisições e as partes interessadas.  

3. Execução 

Com o plano pronto, começa a etapa de execução. Nesta etapa, são desenvolvidas as atividades planejadas. O objetivo, aqui, é completar as ações previstas e alcançar as metas estabelecidas. É o momento de colocar em prática os planejamentos e converter as ideias em ações.  

4. Supervisão 

Durante a fase de supervisão, as atividades do projeto são monitoradas de perto para garantir que aconteçam como o planejado e, também, para identificar previamente quaisquer possíveis desvios.  

5. Fechamento 

A etapa final do ciclo do projeto é o fechamento. Aqui, se revisa minuciosamente todo o trabalho realizado para se assegurar que sejam cumpridos todos os requisitos e, ainda, que nenhum detalhe importante passe despercebido.  

Além disso, se analisam erros e acertos para tirar aprendizados que podem ser aplicados em futuros projetos. Esses aprendizados são documentados quando o projeto for concluído.  

Quais as melhores metodologias de gestão de projetos? 

Para fazer uma gestão de projetos eficiente, o mais indicado é seguir uma metodologia específica, que facilite o planejamento, a implementação e o controle eficaz dos workflows (ou fluxos de trabalho).  

Entre as melhores metodologias de gestão de projetos, estão: 

PRINCE2

Chamado de PRojects IN Controlled Environments (projetos em ambientes controlados), o método PRINCE2 traz algumas boas práticas para gestão de projetos, sendo dividido em sete princípios, sete temas e sete processos.

Waterfall

O método Waterfall (ou cascata em português) é uma das abordagens mais tradicionais, propondo que a gestão do projeto siga processos lineares e sequenciais. Em resumo, ele define que cada fase deve ser concluída antes de começar a próxima, como uma cascata de água caindo em uma única direção.

É uma metodologia simples e que garante previsibilidade, porém, pode ser considerada inflexível em alguns contextos. Para que o Waterfall funcione de forma otimizada, é preciso criar e manter um cronograma para que não ocorram atrasos.

Kanban 

Kanban é um modelo simples, que se baseia em um painel visual, no qual se identificam as tarefas por códigos coloridos, que se movimentam por etapas específicas.  

Esta metodologia permite maiores flexibilidade e adaptabilidade para lidar com mudanças no processo e nos requisitos do projeto, ainda que possa requerer uma maior dependência da organização do time.   

Lean 

Lean se concentra em fazer “mais com menos”, eliminando atividades desnecessárias e melhorando continuamente o processo de produção. O foco, aqui, está no valor para o cliente e na eliminação de desperdícios.  

As vantagens do Lean incluem a eficiência e a redução de custos, ainda que possa ser difícil implantar essa ferramenta em organizações com processos muito engessados. 

Agile 

Agile, ou Metodologia Ágil, é uma metodologia centrada na colaboração, comunicação e entrega antecipada de valor para o cliente. Promove a adaptação às mudanças e a participação do cliente na tomada de decisões.  

Suas vantagens incluem uma maior flexibilidade e capacidade de adaptação, embora uma de suas desvantagens seja a dificuldade de prever custos e os prazos do projeto. 

Como fazer a gestão de projetos?

Como você viu até aqui, a gestão de projeto envolve várias metodologias e atividades. Para evitar erros e garantir o sucesso nesse processo, organização é a palavra-chave. Confira, abaixo, algumas dicas práticas para sua gestão de projetos:

1. Realize as definições iniciais

Defina claramente o que é o projeto, identifique todos os stakeholders (pessoas interessadas que serão afetadas pelo projeto), documente todas as informações que você já possui e defina os objetivos e metas. Aqui, é interessante usar o modelo de metas SMART para garantir uma definição clara.

2. Faça um planejamento detalhado

O planejamento é uma das partes mais importantes do projeto, e deve envolver pontos como:

• Criação de cronograma;
• Análise de riscos;
• Divisão de recursos;
• Definição de KPIs para acompanhamento.

3. Execute o que foi planejado

É hora da “mão na massa”. Realize uma reunião de kick off com os envolvidos para que todos estejam cientes de cada detalhe do planejamento e, então, comece a executar. O gestor do projeto deve direcionar e gerenciar toda a execução, apoiando na correção de falhas e nos ajustes, se forem necessários.

5. Monitore de perto

Monitore o andamento do projeto para acompanhar os KPIs e garantir o andamento do cronograma, assim como a fidelidade ao orçamento. Para isso, busque aplicar relatórios de status e dashboards, além de realizar avaliações de desempenho com os colaboradores envolvidos.

5. Dica bônus: use checklists digitais

Checklists, ou folhas de verificação, são ferramentas estratégicas para organizar o cumprimento de tarefas ou ações. Em função do seu formato de lista de checagem, são muito úteis na gestão de projetos, pois ajudam a organizar e cadenciar tarefas.

Dessa forma, os checklists garantem que nenhuma tarefa será esquecida na execução, melhorando a eficiência da equipe e a condução do projeto como um todo. Os checklists digitais, por sua vez, permitem acompanhamento em tempo real do progresso das atividades e podem ser acessados a qualquer hora e lugar, tornando a gestão mais ágil.

Confira, a seguir, um exemplo de sistema de checklists digitais que pode transformar sua gestão de projetos: o Checklist Fácil.

Como usar o Checklist Fácil para a gestão de um projeto? 

O Checklist Fácil pode ser uma peça fundamental na gestão de projetos, com funcionalidades inovadoras, desenvolvidas para maximizar a eficiência e o sucesso na execução dos seus projetos.  

Veja algumas dessas funcionalidades: 

1. Checklists inteligentes 

Através da implementação de checklists, nossa solução permite padronizar os elementos, reduzindo, assim, os erros manuais. 

Além disso, ao eliminar o uso de papel, os custos operacionais são reduzidos. Também, a possibilidade de solicitar o registro de arquivos multimídia e as assinaturas digitais garante a precisão dos processos.  

2. Planos de ação 

Com o Checklist Fácil, você pode criar, programar e realizar um acompanhamento dos seus planos de ação personalizados segundo as necessidades específicas do seu projeto.  

Isso inclui estabelecer prazos, designar responsáveis, analisar o impacto das atividades realizadas e estabelecer datas limite para a sua finalização. Tudo isso garante uma melhoria contínua na prestação de serviços.  

3. Workflows automatizados 

Nossa solução automatiza o fluxo de trabalho da equipe, facilitando a coordenação das tarefas colaborativas e melhorando a comunicação interna e externa da empresa. 

Ao reduzir erros nos processos e controlar prazos e cronogramas das operações, alcançamos uma execução mais eficiente e efetiva do projeto.  

4. Dados e relatórios 

Essa funcionalidade te permite supervisionar os indicadores de desempenho das equipes, identificar alterações e realizar um acompanhamento do desempenho das partes relacionadas ao projeto.  

Sua integração com Power BI permite criar dashboards personalizados para obter informação precisa e em tempo real, o que facilita a tomada de decisões.  

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