O mapeamento de processos industriais, ou modelagem de processos, é uma ferramenta dinâmica que serve para identificar os processos de forma detalhada e melhorar a performance da gestão de processos industriais.
Na rotina diária de uma indústria, existem centenas de processos que podem ocorrer simultaneamente, garantindo a manutenção e funcionamento do negócio.
Entender mais sobre as atividades ajuda a ter mais controle sobre o negócio, a identificar as etapas da produção, avaliar se estão funcionando e quais as oportunidades de otimização.
Se você quer saber mais sobre o mapeamento de processos na indústria e como essa ferramenta pode ser útil para otimizar recursos e processos industriais, continue a leitura!
Neste artigo você encontrará:
O que é mapeamento de processos industriais?
O mapeamento de processos industriais é uma técnica que envolve a criação de representações visuais e detalhadas de como os processos de uma indústria são executados, do início ao fim.
Ou seja, é um desenho dos caminhos percorridos para que os insumos ou matérias-primas sejam transformados em produto.
Os esquemas gráficos usados para essa representação são chamados de fluxogramas — desenhos com diferentes formas geométricas, como quadrados, triângulos e círculos. Essas formas indicam tarefas, obrigações, decisões ou a finalização de uma atividade.
Podemos elencar três tipos de fluxogramas de mapeamento:
- Diagrama em bloco: é o mais simples. Possui blocos em série nos formatos de retângulo conectados por setas, em que cada retângulo representa uma ação. Seu objetivo é representar um processo sem muitos detalhes;
- Fluxograma de processos simples: com ele, é possível mapear os processos com maior grau de acerto. Conta com diversas formas geométricas que indicam o passo a passo do que será realizado. Ele é ideal para processos mais curtos;
- Fluxograma funcional: representa as atividades de um determinado setor. Ele demonstra o passo a passo de todos os processos de produção da área em questão, do início ao fim.
O objetivo desse mapeamento e da criação de gráficos é descomplicar os processos e estabelecer padrões.
Qual a importância de mapear processos em indústrias?
O mapeamento de processos industriais cria uma rotina de trabalho mais otimizada, com menos riscos e desperdícios para os colaboradores e para a empresa.
Sua importância abrange vários aspectos, como:
- Identificação de ineficiências: ao mapear os processos, é mais fácil identificar os gargalos e ineficiências. Com isso, as áreas de melhorias ficam mais claras e ações para aumentar a eficiência das operações e reduzir os custos podem ser tomadas;
- Padronização: com o mapeamento, é possível fazer a padronização de processos e operações para que todos sigam um fluxo bem definido, o que ajuda a manter a qualidade dos produtos;
- Compreensão clara do processo: tanto a equipe como os gestores têm uma visão clara de como o processo funciona, suas etapas, entradas e saídas;
- Melhoria contínua: o mapeamento de processos industriais é uma ferramenta importante para a melhoria contínua, já que permite identificar e implementar melhorias ao longo do tempo;
- Controle de qualidade: melhora o controle de qualidade, pois as etapas críticas podem ser monitoradas;
- Conformidade: garante o cumprimento de normas e regulamentações específicas da área.
Quais os benefícios do mapeamento de processos industriais?
Mapear os processos na indústria permite ampliar a visão para melhorias e correções necessárias para a longevidade do negócio. Entre os principais benefícios, podemos citar:
- Otimização de processos;
- Redução de custos e desperdícios;
- Tomada de decisões mais assertivas;
- Eliminação de processos redundantes ou desnecessários;
- Aumento da satisfação do cliente;
- Identificação de gargalos;
- Organização e gestão de processos industriais;
- Aumento da produtividade.
Quais os tipos de mapeamento de processos?
O mapeamento de processos industriais não é uma ferramenta única e existem diferentes formas de fazer o mapeamento das atividades da sua empresa. Entre eles:
Fluxograma
É o mais utilizado e pode ser facilmente criado à mão ou por meio de ferramentas com recursos visuais. É um modelo simples, que explica como um processo acontece.
Mapa da cadeia de valor
Mostra todos os passos importantes do processo de trabalho para entregar valor do início ao final. Permite visualizar cada atividade que a equipe executa e disponibiliza um relatório com o status do andamento.
Diagrama de raias
É um fluxograma que mostra todas as atividades de um projeto, alinhado com o que as pessoas envolvidas vão trabalhar. Também permite visualizar as interações entre diferentes indivíduos e departamentos, e uma visão estruturada dos fluxos de trabalho.
Mapa de fluxo de valor
É um fluxograma que mostra e avalia os passos envolvidos na produção de um produto ou de um serviço. Além disso, analisa as etapas do processo desde a origem até a entrega final e mapeia os itens de acordo com sua inclusão ou não inclusão de valor do ponto de vista do cliente.
Quais são as etapas para realizar o mapeamento de processos industriais?
Mapear os processos na indústria é como tirar uma foto dos processos atuais para entender toda a metodologia de forma holística e avaliar os gargalos para promover as correções e melhorias. E, para isso, são necessários alguns passos.
1. Definição do objetivo principal
Definir o objetivo que se deseja alcançar é o primeiro passo para o mapeamento de processos industriais. A empresa precisa ter clareza sobre onde quer chegar com o mapeamento.
Com o mapeamento é possível identificar as atividades que exigem mais tempo e podem ser otimizadas ou automatizadas.
2. Delimitação do escopo
Selecione os processos que serão mapeados. Para isso, você pode começar coletando informações sobre aqueles que mais impactam os resultados e afetam o faturamento da empresa.
Depois que os processos críticos forem otimizados, você poderá avançar para o mapeamento de outros processos importantes.
3. Definição da profundidade
O nível de profundidade se refere à granularidade da análise e documentação do processo. Para cada atividade do processo, é comum ter um nível de detalhamento que torne possível entender de forma clara como a tarefa é executada, mesmo por um aprendiz.
Mas nem todos os processos precisam de uma análise tão aprofundada, por isso, priorize aqueles que precisam ser melhor analisados, de acordo com o impacto para a organização.
4. Escolha da abordagem
Existem três métodos de abordagem para o mapeamento de processos industriais. Cada um se adequa a um tipo de cenário:
- Bottom up: modela de baixo para cima, ou seja, parte do micro para o macro. No modelo bottom up, as equipes colaboram em todos os níveis no planejamento, análise de resultados e construção dos processos. É uma abordagem praticada por empresas que estimulam a inovação;
- Top down: de cima para baixo. Aqui os processos são mapeados do escopo macro para o micro. Nessa abordagem, as decisões e planejamento são formulados pela hierarquia mais alta da empresa, que comunicam as decisões à equipe. Nesse modelo mais rígido, a equipe desempenha um papel predominantemente operacional;
- Middle-up-down: é um mapeamento intermediário. Esse modelo entende que o conhecimento é feito de cima para baixo e de baixo para cima. Os indivíduos no nível operacional estão mais familiarizados com os problemas internos e externos que a empresa enfrenta. Enquanto que a alta gerência se preocupa com o futuro da empresa e são os responsáveis por determinar as metas e a direção que o negócio deve seguir.
5. Definição do cronograma das entrevistas
O próximo passo é definir os colaboradores que serão entrevistados para coletar a visão das pessoas que participam do processo e registrar suas percepções sobre os problemas e oportunidades de melhoria.
6. Definição do método da modelagem
Atualmente existem 4 métodos de modelagem com características próprias no processo de mapeamento, que são:
- BPMN (Business Process Model and Notation): é útil para descrever o passo a passo de um processo por meio de diagramas. Ele indica de forma simples e direta todo o processo do negócio e é útil para empresários, gestores e administradores;
- ARIS (Architecture of Integrated Information Systems): é um sistema completo de modelagem, execução e controle de processos e permite a modelagem por meio de diferentes perspectivas;
- VAC (Value Added Chain): faz uma avaliação da cadeia de valor, identificando as atividades primárias e de apoio. Analisa cada atividade para determinar o valor que acrescenta ao produto ou serviço;
- EPC (Event-driven Process Chain): trabalhar com a EPC não se limita apenas ao fluxo de processos, a notação fornece uma série de diagramas que ajudam a entender o negócio da organização como um todo. O EPC dá ênfase na modelagem dos eventos, tanto os iniciais quanto os intermediários e os finais.
7. Escolha dos processos de revisão
À medida que o mapeamento vai sendo finalizado, é importante revisar o trabalho. Esse ponto é crítico para atingir os resultados esperados e garantir que o trabalho atinja seu objetivo.
8. Identificação dos pontos de melhoria
Nessa etapa, depois de finalizar o mapeamento de processos industriais, é importante priorizar o que será otimizado e reparado. Atente-se aos gargalos que afetam diretamente os resultados da empresa, depois vá trabalhando os demais pontos.
9. Monitoramento
Acompanhar o andamento dos processos é fundamental. Por isso, avalie periodicamente os indicadores de resultado e a saúde de cada processo. Assim, você vai conseguir identificar as lacunas e fazer uma gestão industrial com foco na melhoria contínua.
Quais as ferramentas para mapeamento de processos industriais?
Durante o mapeamento de processos industriais, diversas técnicas podem ser aplicadas. Entre elas:
1. Análise SWOT
A matriz SWOT, também chamada de FOFA, é uma das mais conhecidas e aplicadas porque fornece uma visão geral da organização.
Seu objetivo é mapear os pontos fortes e fracos do negócio e as oportunidades e ameaças que podem ser gerenciadas.
Com ela, é possível identificar os fatores internos e externos que vão impactar de forma positiva ou negativa os resultados.
Com a análise SWOT, a empresa terá material suficiente para traçar estratégias que ajudem a manter ou ampliar a participação da empresa no mercado. Com isso, também é possível reduzir o impacto das ameaças externas no negócio e identificar oportunidades que podem ser usadas.
2. Brainstorming
As reuniões de brainstorming ajudam a identificar os gargalos nos processos e as suas soluções. Essa ferramenta é uma chuva de ideias, que incentiva a criatividade e a resolução de problemas.
Nessas reuniões, os participantes contribuem com as suas percepções e conhecimentos para o pensamento coletivo. É uma forma de enxergar os processos por diversos ângulos e explorar novas possibilidades.
3. 5W2H
O 5W2H é uma ferramenta simples que auxilia os envolvidos a organizar a planejar a realização das tarefas de forma clara e estruturada.
Ela consiste em sete perguntas, e cada uma tem um papel na definição das atividades e responsabilidades para atingir determinado objetivo. Todas juntas fornecem uma visão holística do processo e um plano de ação.
As perguntas são:
- What: o que será feito?
- Why: por que será feito?
- Where: onde será feito?
- When: quando será feito?
- Who: por quem será feito?
- How: como será feito?
- How much: quanto vai custar?
4. Matriz GUT
A matriz GUT (Gravidade, Urgência, Tendência) é uma ferramenta de análise e priorização de atividades e problemas ou situações que requerem ação imediata.
A matriz atribui uma pontuação em escala de 1 a 5 para cada fator analisado — gravidade, urgência, tendência —, sendo o menor 1 e o maior 5. A equipe envolvida no processo, a partir da sua percepção, vai atribuir a nota.
Após preencher a matriz, a pontuação final é obtida, multiplicando-se os valores de gravidade, urgência e tendência. Quanto maior o valor, maior a priorização.
5. Matriz SIPOC
A matriz SIPOC consiste em um diagrama que mapeia as fases do projeto ou processo. A palavra SIPOC é um acrônimo que significa:
- Suppliers: fornecedores do processo;
- Inputs: são as entradas, os insumos para produção, como matéria-prima, recursos humanos, equipamentos, informações e outros;
- Process: é o fluxo de atividades;
- Outputs: são as saídas, os produtos ou serviços gerados. Aqui também podemos incluir os dados, documentos, decisões e outros fatores resultantes de um processo.
6. Modelagem BPMN
A notação BPMN é uma forma de representar graficamente todos os processos de uma indústria e torná-los compreensíveis. Com ela, é possível visualizar o início, meio e fim do fluxo de atividades, visualizando etapa por etapa.
Os desenhos são feitos por meio de ícones em sequência, em que cada um tem um significado, o que permite compreender os eventos de um processo e seus componentes de forma universal.
Essa ferramenta facilita o entendimento e deixa mais visíveis as necessidades de melhoria e investimentos para a gestão industrial e para os analistas.
Como o Checklist Fácil pode otimizar o mapeamento de processos?
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