O controle de processos é crucial para a eficiência e o sucesso das empresas, especialmente na indústria. Ele assegura que todas as etapas operacionais sejam monitoradas e otimizadas, reduzindo desperdícios e melhorando a qualidade dos produtos.
Com um controle rigoroso, é possível identificar rapidamente gargalos e falhas, implementando ações corretivas de forma ágil. Além disso, o controle de processos facilita a padronização, garantindo consistência e previsibilidade na produção.
Isso não só aumenta a produtividade e a competitividade, mas também assegura o cumprimento de normas e regulamentos, promovendo um ambiente de trabalho mais seguro e sustentável.
Nesse contexto, utilizar uma planilha de controle de processos é uma forma acessível e eficaz de monitorar, avaliar e melhorar as atividades da sua empresa.
Neste artigo, vamos entender como criar e utilizar uma planilha de controle de processos, destacando as melhores práticas, tipos e modelos para você colocar em prática. Confira!
Como criar uma planilha de controle de processos?
Uma planilha de controle de processos é uma ferramenta utilizada para monitorar, organizar e gerenciar as diversas etapas operacionais de uma empresa.
Ela permite que gestores e equipes acompanhem de perto o desempenho de processos, identifiquem gargalos, tomem decisões informadas e implementem melhorias contínuas.
Para quem prefere criar uma planilha de controle de processos do zero, e não a partir de um modelo, trazemos a seguir algumas boas práticas:
1. Defina os processos a serem controlados
Identifique e liste todos os processos que precisam ser monitorados. Isso pode incluir processos de produção, vendas, atendimento ao cliente, entre outros.
2. Crie a estrutura da planilha
Organize a planilha em colunas que representem diferentes aspectos do processo, como:
- Nome do processo: identificação do processo;
- Responsável: pessoa ou equipe a quem a execução deve ser atribuída;
- Data de início: quando o processo começou;
- Data de término: quando o processo foi concluído;
- Status: estado atual do processo (em andamento, concluído, pendente);
- Indicadores de desempenho (KPIs): métricas para avaliar o sucesso do processo;
- Observações: comentários ou notas adicionais.
3. Estabeleça indicadores de desempenho (KPIs)
Defina KPIs claros e mensuráveis para cada processo. Esses indicadores ajudarão a avaliar o desempenho e identificar áreas de melhoria.
4. Preencha a planilha regularmente
Atualize a planilha com informações precisas e regulares sobre cada processo. Isso garantirá que todos os dados estejam em dia e sejam relevantes para análises futuras.
5. Analise os dados
Revise periodicamente os dados da planilha para identificar tendências, gargalos e oportunidades de melhoria. Use gráficos e tabelas para visualizar o desempenho dos processos.
6. Tome decisões baseadas em evidências
Utilize as informações coletadas para tomar decisões informadas sobre como otimizar os processos. Isso pode incluir a redistribuição de recursos, a implementação de novas estratégias ou a eliminação de ineficiências.
Quais são os tipos de planilhas de controle de processos industriais?
Diferentes tipos de planilhas de controle de processos industriais são utilizados para monitorar, avaliar e otimizar as diversas atividades dentro de uma indústria.
A seguir, apresentamos os principais tipos de planilhas de controle de processos industriais e suas funcionalidades.
Planilhas de controle de produção
Essas planilhas são utilizadas para monitorar todo o processo de produção, desde a entrada de matéria-prima até a saída do produto final. Elas incluem informações como:
- Volume de produção;
- Tempo de ciclo;
- Taxa de rejeição;
- Eficiência de produção.
Planilhas de controle de qualidade
Destinadas a garantir que os produtos atendam aos padrões de qualidade estabelecidos, essas planilhas monitoram:
- Resultados de inspeções;
- Testes de qualidade;
- Conformidade com as especificações;
- Ações corretivas implementadas.
Planilhas de controle de manutenção
Essas planilhas são essenciais para garantir a operacionalidade e a longevidade dos equipamentos industriais. Elas incluem:
- Programação de manutenção preventiva;
- Registro de manutenções corretivas;
- Histórico de falhas e reparos;
- Custos de manutenção.
Planilhas de controle de estoque
São planilhas utilizadas para monitorar a entrada e saída de materiais, garantindo que o estoque esteja sempre nos níveis ideais. Elas incluem:
- Quantidade de materiais em estoque;
- Ponto de reposição;
- Inventário periódico;
- Rotatividade de estoque.
Planilhas de controle de segurança
Essas planilhas ajudam a monitorar e garantir a saúde e segurança no ambiente de trabalho. Elas podem incluir:
- Relatórios de incidentes e acidentes;
- Checklists de segurança;
- Treinamentos realizados;
- Inspeções de segurança.
Planilhas de controle de custos
Importantes para a gestão financeira, essas planilhas monitoram:
- Custos de produção;
- Custos de materiais;
- Custos de mão de obra;
- Custos operacionais.
Planilhas de controle de projetos
Essas planilhas ajudam a gerenciar projetos industriais, garantindo que eles sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento. Elas incluem:
- Cronogramas de atividades;
- Alocação de recursos;
- Marcos e entregáveis;
- Status do projeto.
Como criar planilhas de controle de processos seguindo metodologias
Outra possibilidade é criar sua planilha de controle a partir de uma metodologia específica. Métodos como 5S, 5W2H, Kanban, Ishikawa e Kaizen oferecem uma abordagem única para otimização e gestão de processos industriais. Veja como fazer:
Metodologia 5S
A metodologia 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) é usada para criar um ambiente de trabalho organizado e eficiente. Os componentes da planilha abrangem:
- Seiri (Utilização): itens necessários, itens desnecessários;
- Seiton (Organização): localização dos itens, frequência de uso;
- Seiso (Limpeza): data de limpeza, responsável;
- Seiketsu (Padronização): procedimentos padronizados, checklists;
- Shitsuke (Disciplina): treinamentos, auditorias.
BAIXE GRÁTIS | Modelo de Checklist para Metodologia 5S
Metodologia 5W2H
A metodologia 5W2H (What, Why, Where, When, Who, How, How Much) é usada para análise e planejamento de atividades. A planilha deve conter os seguintes componentes:
- What (O quê): descrição da atividade/processo;
- Why (Por quê): objetivo/motivo;
- Where (Onde): localização;
- When (Quando): data e hora;
- Who (Quem): responsável;
- How (Como): método/procedimento;
- How much (Quanto): custo/recursos.
BAIXE GRÁTIS | Planilha Personalizável 5W2H: simplifique processos para mais produtividade
Metodologia Kanban
A metodologia Kanban é usada para visualizar o fluxo de trabalho e gerenciar tarefas. Entre os componentes da planilha, devem constar:
- Tarefas pendentes: lista de tarefas;
- Em andamento: tarefas em progresso;
- Concluídas: tarefas finalizadas;
- Data de início: quando a tarefa começou;
- Data de conclusão: quando a tarefa foi concluída;
- Responsável: pessoa/turma designada.
Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa (ou Diagrama de Causa e Efeito) é usado para identificar e analisar causas de problemas. A planilha deve conter os seguintes componentes:
- Problema principal: descrição do problema;
- Causas: listagem das causas principais (método, máquina, mão de obra, material, meio ambiente, medida);
- Subcausas: detalhamento das subcausas;
- Ações corretivas: medidas para solução;
- Responsável: pessoa/turma designada.
BAIXE GRÁTIS | Planilha Personalizável Diagrama de Ishikawa
Metodologia Kaizen
A metodologia Kaizen é usada para a melhoria contínua dos processos. Entre os componentes da planilha, estão:
- Identificação do processo: nome do processo;
- Situação atual: descrição do estado atual;
- Problemas identificados: listagem dos problemas;
- Objetivos de melhoria: metas a serem alcançadas;
- Plano de ação: ações a serem implementadas;
- Responsáveis: pessoas/turmas designadas;
- Prazos: datas de implementação;
- Resultados: avaliação dos resultados.
Modelos de planilhas para controle de processos: exemplos práticos
Agora, você já sabe como criar suas planilhas. Porém, alguns profissionais podem preferir usar modelos já prontos.
A boa notícia é que nós temos diversos templates gratuitos para download, focados em diferentes processos e áreas da empresa. Confira:
Gestão de qualidade
No processo de produção, diversos elementos precisam ser auditados para assegurar a gestão da qualidade e evitar prejuízos. Utilize nosso modelo de checklist para otimizar as inspeções e minimizar os erros.
BAIXE GRÁTIS | Modelo de Checklist para Gestão de Qualidade
Manutenção de equipamentos
Padronize os processos de verificação dos ativos da sua empresa, reduza erros e solicite serviços de reparo com mais precisão a partir do nosso checklist.
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Práticas ESG
Verifique se as rotinas da sua operação estão alinhadas com os parâmetros de sustentabilidade empresarial usando nosso modelo editável.
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Saúde e segurança no trabalho
Modelo editável e pronto para ser aplicado na sua empresa, auxilia na verificação dos itens necessários para garantir o trabalho seguro.
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Planilha ou software para controle de processos: o que é melhor?
Uma dúvida comum entre os gestores é sobre a melhor ferramenta de controle de processos: afinal, o que é mais vantajoso, planilhas ou um software especializado?
Cada uma dessas opções tem suas vantagens e desvantagens, dependendo das necessidades específicas da empresa.
Em nosso entendimento, ao pesar os dois lados, o software para controle de processos é definitivamente mais vantajoso. Mesmo envolvendo custos iniciais e uma curva de aprendizado por parte da equipe, os benefícios no médio e longo prazo são visíveis para as empresas.
Exceto no caso de empresas em estágio inicial, com orçamento limitado e necessidades de controle menos complexas, o ideal é adotar softwares de controle de processos.
Ainda assim, trazemos abaixo duas tabelas comparativas para você analisar por conta própria:
Planilhas
| Vantagens | Desvantagens |
| Custo-benefício | Escalabilidade limitada |
| Flexibilidade | Propensão a erros |
| Familiaridade de uso | Colaboração limitada |
| Informações dispersas | |
| Compilação manual dos dados |
Software de controle de processos
| Vantagens | Desvantagens |
| Automação de processos | Custo inicial |
| Redução de erros humanos | Curva de aprendizado |
| Integração com outros sistemas | |
| Colaboração | |
| Informações centralizadas | |
| Dados compilados automaticamente |
Por que o Checklist Fácil é mais eficiente do que planilhas de controle de processos?
Em um ambiente empresarial dinâmico, a eficiência na gestão de processos é crucial. E é nesse contexto que ferramentas como o Checklist Fácil têm se destacado como alternativas superiores às planilhas tradicionais para o controle de processos.
Líder na América, o software de gestão de processos é uma solução acessível e completa, com opções de planos compatíveis com qualquer tipo e porte de negócio.
Controle e automação de processos
A plataforma traz mais de 150 funcionalidades. Dentre elas, algumas se destacam, sendo especialmente úteis para o controle de processos:
- Checklists inteligentes, que servem para padronização de preenchimentos, resultando em uma coleta de dados padronizada;
- Workflow, para configuração de fluxos de trabalho completos, integrando unidades, departamentos, processos e profissionais;
- Agendamentos, para que nenhum processo deixe de ser executado;
- Inclusão de mídias em diversos formatos, aumentando a credibilidade na gestão dos processos;
- Rankings comparativos, permitindo uma visão analítica e de rápida interpretação sobre a performance das operações;
- Plano de ação, para correção de não conformidades ou implementação de melhorias com gestão completa das iniciativas até a sua conclusão.
Interface amigável
O Checklist Fácil possui uma interface amigável e intuitiva, facilitando a adoção e o uso por parte dos colaboradores. Diferentemente das planilhas, que podem ser complexas e exigir conhecimentos avançados de fórmulas e funções, o Checklist Fácil permite uma utilização simplificada e eficiente.
Dados em tempo real
Com o Checklist Fácil, é possível acessar e atualizar informações em tempo real, de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso garante que todos os envolvidos tenham acesso às informações mais recentes, algo que pode ser difícil de manter com planilhas, especialmente quando várias versões estão em uso.
Colaboração
O Checklist Fácil permite uma colaboração mais eficaz entre equipes. Usuários podem comentar, anexar documentos e atribuir tarefas diretamente na plataforma, algo que é mais complicado de gerenciar em planilhas, onde o controle de versões pode ser problemático.
Notificações e alertas
A ferramenta envia notificações e alertas automáticos para lembrar os usuários de prazos e tarefas pendentes, garantindo que nada seja esquecido. Planilhas, por outro lado, não oferecem essa funcionalidade intrínseca sem a implementação de scripts ou fórmulas complexas.
Relatórios e análises
O Checklist Fácil gera relatórios detalhados e análises avançadas com apenas alguns cliques. Ele permite a visualização de dados a partir de gráficos e dashboards, facilitando a interpretação e a tomada de decisões. Em planilhas, criar relatórios detalhados pode ser um processo demorado e suscetível a erros.
Escalabilidade e customização
A plataforma é altamente escalável e pode ser facilmente customizada para atender às necessidades específicas da empresa, independentemente do seu tamanho. Já as planilhas podem se tornar ineficazes e difíceis de gerenciar à medida que o volume de dados e a complexidade dos processos aumentam.
Segurança
O Checklist Fácil oferece recursos avançados de segurança para proteger os dados empresariais, incluindo controle de acesso e criptografia. Planilhas armazenadas localmente ou em serviços de armazenamento em nuvem sem segurança adequada podem ser mais vulneráveis a perdas e acessos não autorizados.
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