O relatório de auditoria é um documento formal emitido por um auditor interno ou externo. Serve para apresentar os resultados de uma avaliação com clareza, objetividade e detalhamentos sobre conformidades e não conformidades. Deve incluir informações sobre objetivo, escopo, metodologia e conclusões.
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Cada vez mais, empresas de médio e grande porte precisam contar com relatórios de auditoria. Afinal, eles consistem em uma ferramenta eficaz para comprovar execuções e resultados, seja para conferências do andamento de processos, medição do impacto de ações ou identificação de eventuais falhas.
Esse tipo de documento permite, ainda, o acesso a dados atualizados. E, com essas informações completas, gestores e equipes podem tomar decisões ágeis e precisas – fator essencial para um mercado altamente concorrido.
Neste artigo, explicaremos melhor o que é um relatório de auditoria, a sua importância e as diferenças entre relatório de auditoria interna e externa. Mostraremos, ainda, como fazer um relatório eficiente em 7 passos simples, além de exemplos e muitas informações sobre o tema. Acompanhe a leitura para conferir!
O que é um relatório de auditoria?
Relatório de auditoria é um documento elaborado por um auditor ou por uma equipe de auditores, com o objetivo de registrar as ocorrências e eventos levantados em processos de auditoria. Entre as informações que o documento abrange, devem constar a metodologia usada e as recomendações pensando em melhorias.
Nesse material, os responsáveis pelo trabalho apresentam todos os dados coletados durante a averiguação. Eles indicam, também, as atividades, áreas e processos em não conformidade com:
- Regras internas;
- Normas regulamentadoras;
- Políticas organizacionais;
- Legislação vigente.
Qual é o objetivo de um relatório de auditoria?
O relatório de auditoria tem como finalidade fornecer subsídios suficientes para os gestores avaliarem se a empresa está alcançando os resultados planejados. Consiste, ainda, em uma ferramenta para manter operações em conformidade, reduzindo riscos de falhas nos processos internos e, consequentemente, ocasionais impactos negativos.
Essa ferramenta deve destacar pontos fortes e críticos, bem como suas conclusões. Dessa forma, os positivos podem servir de exemplo, enquanto os desfavoráveis evidenciam o que deve ser corrigido.
Por fim, esse tipo de documento é um instrumento determinante para reunir comprovações e integrar históricos operacionais completos, facilitando a gestão de processos em uma corporação.
Quais são as principais características de um relatório de auditoria?
Uma das características de um relatório de auditoria eficiente é a apresentação clara, objetiva e imparcial de todos os elementos levantados. Com isso, ele se torna extremamente útil para direcionar as devidas ações administrativas.
É essencial que esse instrumento técnico seja baseado em evidências concretas, e que formalize os resultados da auditoria apresentando os eventos detectados. Desse modo, representa um meio de comunicar à direção, aos conselhos administrativos e fiscais, a descrição exata de como andam os processos e atividades da empresa.
Como entrega final da auditoria, pode representar um importante apoio para tomada de decisões baseadas nos cenários reais da organização. Sendo assim, o relatório de auditoria passa a auxiliar nas correções dos problemas existentes, documentando a progressão e a garantia de qualidade de produtos, serviços ou imagem da marca.
Conheça as diferenças entre relatório de auditoria interna e externa
Em resumo, o que diferencia um relatório de auditoria interna e externa é a origem da avaliação. No primeiro caso, uma equipe ou profissional da própria organização realiza o processo. No segundo cenário, é necessária a contratação de auditores independentes.
Os dois tipos de relatório, entretanto, precisam estar focados na autenticidade das informações, servindo de base fidedigna para a tomada de decisões dos rumos da empresa.
Agora, para entender as diferenças em detalhes, confira mais informações a seguir sobre esses dois tipos de auditoria.
O que caracteriza uma auditoria interna?
A auditoria interna acontece quando a organização conta com uma equipe própria de profissionais que tem como função o levantamento de problemas nas atividades e operações. Eles revisam os procedimentos, as técnicas e as condutas da organização, visando identificar oportunidades de melhoria contínua.
Apesar do trabalho ser considerado essencial, esses colaboradores não precisam, obrigatoriamente, ser especialistas.
Assim, entende-se que a principal diferença entre relatório de auditoria interno e externo é que o interno busca confirmar o cumprimento dos processos. E, também, o nível de segurança dos controles processuais.
No caso de uma equipe interna realizar a auditoria e produzir o relatório, ela deverá ser responsável e comprometida com a organização. Somado a isso, deve ter liberdade e segurança para levantar as não conformidades – sem criar problemas de relacionamento com os demais colaboradores.
O que caracteriza uma auditoria externa?
Na auditoria externa, a organização contrata o serviço de auditores independentes ou uma empresa especializada na área para a realização do trabalho.
Portanto, o relatório de auditoria externa faz a análise dos registros, dos processos e operações, estuda os documentos e verifica as demonstrações contábeis. Assim, é possível elaborar um parecer técnico, sugerindo procedimentos a serem adotados.
Quando a equipe de auditoria é externa, a imparcialidade favorece diagnósticos com melhor nível de detalhamento e criticidade, pois os profissionais contratados não têm nenhum vínculo empregatício com a contratante.
Qual a importância do relatório de auditoria?
O relatório de auditoria é de extrema importância porque é a partir dele que os gestores terão uma “fotografia” de como estão acontecendo os processos organizacionais. Ademais, o documento também proporciona dados reais para corrigir falhas e levantar não conformidades.
Este tipo de material expõe riscos de inconformidades, gargalos em procedimentos internos ou, mesmo, inadequações à legislação vigente. Podemos entender, então, que um relatório de auditoria eficiente revela o quanto os controles internos estão sendo eficazes, garantindo maior segurança para a operação como um todo.
Quais são os tipos de relatório de auditoria ?
Existem diferentes tipos de relatórios de auditoria. Para alguns especialistas, por exemplo, os tipos de relatório de auditoria são:
- Limpo e sem modificação: demonstra que o processo analisado está obedecendo rigorosamente à legislação em todos os seus aspectos;
- Com ressalva: é apresentado quando o auditor verifica distorções relevantes ou não obtém evidências suficientes para emitir sua opinião:
- Abstenção de opinião: utilizado quando o auditor apresenta diversidade de opinião;
- Com parágrafo de ênfase: o relatório de auditoria traz um parágrafo específico sobre um assunto que, conforme o entendimento do auditor, é relevante para a empresa;
- Com parágrafo de outros assuntos: oferece a perspectiva do auditor sobre assuntos que, até então, não haviam sido tratados em documentos anteriores, mas que são relevantes no contexto.
Há, ainda, outra classificação possível, em que aparecem 5 tipos de relatório de auditoria: sintético, analítico, especial, parcial e verbal. Conheceremos cada um deles mais a fundo nos tópicos seguintes.
Sintético
O relatório de auditoria sintético é um documento objetivo, conhecido por apresentar um resumo sobre os principais pontos, conclusões e recomendações de uma auditoria. Geralmente, é um formato utilizado para repassar informações à alta gestão, por ser um conteúdo que reúne apenas informações essenciais para compreensão rápida.
Analítico
Análises minuciosas, processos bem descritos, referências e evidências sobre as não conformidades compõem relatórios de auditoria do tipo analítico. O documento, portanto, precisa fornecer uma visão ampla sobre o que foi avaliado, com riqueza de detalhes para implementação de melhorias e correções.
Especial
Como o próprio nome indica, o relatório de auditoria especial é um material elaborado em circunstâncias excepcionais, fora do cronograma regular ou planejado de avaliações. Dessa forma, é uma categoria relacionada a ocorrências inesperadas ou de alta prioridade, que devem ser levadas ao conhecimento dos gestores de imediato.
Parcial
O relatório de auditoria parcial é um instrumento utilizado para documentar verificações segmentadas, ou seja, quando algo pontual precisa ser auditado. Essa seleção pode se aplicar a unidades, áreas, departamentos, linha de produto, processos ou mesmo períodos específicos de uma empresa.
Verbal
Este é um formato diferente de entrega de uma avaliação, sendo caracterizado por um relato apresentado oralmente pelo auditor. Em outras palavras, o relatório de auditoria verbal é uma maneira de comunicar os resultados de checagens informalmente, utilizado em discussões ou reuniões preliminarmente à elaboração do documento escrito.
Mas, afinal, o que deve constar nos relatórios de auditoria?
Devem constar em um relatório de auditoria pronto, primeiramente, o nome dos auditores e demais profissionais envolvidos, bem como a data e a identificação da auditoria a que o documento está relacionado. Isso pode ser feito em um cabeçalho simples, conforme a simulação abaixo:
Na sequência, o documento deve trazer informações como:
- Objetivo da auditoria;
- Processos, atividades e documentos auditados;
- Ocorrências verificadas e analisadas;
- Identificação de oportunidades de melhorias;
- Registros em forma de documentos e checklists (físicos e eletrônicos);
- Demonstrações de cálculos (auditoria contábil, financeira ou fiscal);
- Metodologia utilizada;
- Observações e sugestões;
- Conclusões e recomendações.
Para auditores independentes, por sua vez, a NBC TA 701, editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, regula como deve ocorrer a informação das constatações da auditoria.
É importante salientar, ainda, que um relatório de auditoria pronto não deve apontar culpados ou nomeá-los, para não causar constrangimentos ou, até mesmo, demissões. No caso, este documento deve apresentar as falhas de forma imparcial.
Além disso, o auditor ou a equipe que elaborar o documento não precisa usar termos técnicos em demasia, tampouco enaltecer seu trabalho. Quanto mais natural e simples for o relatório de auditoria, melhor cumprirá sua função.
7 passos definitivos para um modelo de relatório de auditoria eficiente
Para entender como elaborar um relatório de auditoria com sucesso, acompanhe abaixo o passo a passo que você deve seguir.
1. Capa bem apresentável
A apresentação de um documento sempre é capaz de impressionar quem o recebe. Afinal, já demonstra o cuidado e o empenho da equipe auditora. Nesta capa, devem constar:
- Título do trabalho;
- Nome do auditor responsável (líder);
- Data de conclusão;
- Nome da empresa auditada ou da unidade organizacional.
2. Introdução bem redigida
Saber escrever não é um dom., mas sim resultado de exercício constante. Dessa forma, redigir uma introdução eficaz também é função do auditor.
Na introdução do relatório de auditoria, devem conter as seguintes informações:
- Visão geral, com informações completas e claras sobre as áreas e processos auditados;
- Quais normas e leis deram suporte à análise (ISO 9001, ISO 14001, LGPD etc.);
- Apresentar histórico de outros relatórios;
- Explicar os motivos da auditoria.
3. Resumo executivo
Mais uma vez, um resumo de qualidade auxilia o entendimento de todo trabalho.
Portanto, o documento deve apresentar objetivamente as principais conclusões, a partir de uma breve descrição do que foi auditado.
4. Metodologia e terminologia aplicadas
Nesta parte, é necessário explicar a metodologia utilizada para a auditoria. E, ainda, conceituar os termos utilizados, visando a compreensão total do documento.
5. Plano de Auditoria
Aqui, é importante destacar quem é o auditor líder, suas qualificações e citar os demais auditores participantes. Também deve descrever:
- Documentos e processos avaliados;
- Pessoas entrevistadas;
- Etapas da auditoria;
- Ferramentas utilizadas;
- Critérios de seleção dos documentos e das pessoas.
E, ainda, esclarecer o objetivo e a extensão do trabalho, os principais procedimentos realizados e as limitações encontradas no processo.
6. Ocorrências verificadas
Neste capítulo, estarão registrados os fatos constatados em desacordo e as evidências anotadas. Além dos riscos associados a cada um.
7. Providências e conclusões
Para finalizar, os auditores devem registrar as recomendações de melhorias. Posteriormente, caberá à empresa colocá-las em prática.
Boas práticas para criar um relatório de auditoria eficiente
Para que um relatório de auditoria seja considerado totalmente eficiente, ele deve trazer, ainda, alguns pontos. São eles:
Positividade
Sim! Algo de bom a empresa deve estar fazendo, senão não estaria funcionando. Dessa forma, destacar o que está sendo feito de positivo é uma boa estratégia para valorizar o esforço dos setores que atuam em conformidade. E, ainda, para que eles sirvam de exemplo aos que estão apresentando falhas.
Representatividade
O relatório técnico deve trazer a real situação da empresa em cada ocorrência em desacordo. Dessa maneira, é importante deixar claro o que está acontecendo de errado nos processos, no enquadramento às normas, nas áreas problemáticas e no não cumprimento da legislação.
Brevidade
Não confunda a busca pela clareza com detalhamento exagerado. Isto é, o documento deve ser resumido, trazendo somente os dados relevantes e informações necessárias. Caso algum gestor exija mais detalhamentos, isso deverá ser apresentado em um anexo.
Durante o processo de auditoria, o auditor, ainda, poderá verificar a necessidade da emissão de um relatório parcial. É o que geralmente ocorre quando a falha detectada possa causar algum tipo de prejuízo iminente à organização.
Quais são os exemplos de relatórios de auditoria mais comuns?
Dependendo do segmento de uma organização ou da área em que você atua, a produção de relatórios de auditoria pode ser algo frequente, ou até mesmo obrigatório. Na sequência, apresentamos alguns exemplos dos relatórios de auditoria frequentes em diversas operações.
Relatório de Auditoria Interna
Como já vimos anteriormente, o relatório de auditoria interna registra resultados de análises feitas por responsáveis da própria empresa. Geralmente, tem como objetivo a identificação de pontos de melhoria, mitigação de riscos e alinhamento das operações às metas e regulamentações internas.
É um documento frequentemente realizado em qualquer tipo de negócio, para melhorar as operações e avaliar a eficácia do controle interno.
Relatório de Auditoria de Conformidade ou Não Conformidade
O relatório de auditoria de conformidade ou não conformidade demonstra o quanto a organização está adequada a leis, regulamentos, normas e políticas internas. Com o documento, é possível diagnosticar falhas, riscos e práticas a serem revistas.
Formalizar registros desse tipo é uma prática presente em qualquer setor que esteja submetido a regulamentações rigorosas, essencialmente em segmentos como saúde e farmacêutico, indústria, construção civil, varejo e comércio.
Entre os materiais exclusivos e gratuitos que disponibilizamos, você pode acessar o “Modelo para Relatório de Não Conformidade” e contar com um documento padronizado e editável para apoiar sua operação.
Relatório de Auditoria de Sustentabilidade
A documentação de resultados de auditoria de sustentabilidade examina o impacto das operações da empresa em relação aos critérios de ESG (Environmental, Social and Governamental).
Com a valorização de práticas sustentáveis no mercado, o relatório de auditoria de sustentabilidade é cada vez mais relevante, principalmente em negócios dos segmentos de indústria, energia, mineração, varejo, agronegócio e construção civil.
Para apoiar sua operação nesse sentido, disponibilizamos um modelo de checklist completo para avaliar as ações de sustentabilidade nas empresas. O modelo é gratuito e editável, e faz parte de um Kit Estratégico para ESG, com outros materiais imperdíveis desenvolvidos em parceria com especialistas do mercado. Confira uma prévia do checklist:
Relatório de Auditoria Ambiental
O relatório de auditoria ambiental descreve avaliações sobre o impacto de uma organização ou departamento no meio ambiente. Inclui informações sobre conformidade com leis ambientais, regulamentações e padrões que as atividades precisam seguir.
É muito comum em indústrias, energia e mineração, construção civil, agronegócio, varejo e cadeia de suprimentos.
Relatório de Auditoria Financeira
Outro tipo frequente é o relatório de auditoria financeira, que expõe uma análise sobre contas, registros e controles da empresa compatíveis com princípios e normas contábeis.
É essencial em negócios de capital aberto, organizações sem fins lucrativos, setores regulados (seguradoras, energia e saúde, por exemplo) e organizações em busca de investidores.
Relatório de Auditoria de TI (Tecnologia da Informação)
Um relatório de auditoria de TI é um documento que formaliza conclusões de avaliações sobre os sistemas de tecnologia da informação utilizados em uma organização. Dessa forma, pode incluir informações sobre sistemas, políticas de segurança, gerenciamento de dados e conformidade com normas e regulamentos importantes.
Relatório de Auditoria de Saúde e Segurança do Trabalho
Com a finalidade de examinar práticas, políticas e procedimentos implementados para proteger a saúde e segurança dos trabalhadores, o relatório de auditoria de saúde e segurança do trabalho é imprescindível para documentar a conformidade de operações com normas e regulamentações.
Este tipo de relatório é frequentemente realizado por indústrias, empresas da construção civil, logística e transporte, agronegócio, mineração, saúde e serviços públicos (como energia e saneamento).
Relatório de Auditoria de Prevenção de Perdas
O relatório de auditoria de prevenção de perdas reúne os resultados de análises sobre processos e ações destinados a reduzir problemas relacionados a fraudes, furtos, danos e outras formas de perdas para reverter impactos negativos nos resultados financeiros de um negócio.
É muito corrente em segmentos como varejo, logística e transporte, manufatura e setor financeiro das organizações em geral. No ebook gratuito “Manual de Prevenção de Perdas para empresas”, você encontra diversas dicas e um passo a passo para identificar e tratar as causas desse tipo de problema na operação.
Relatório de Auditoria Fiscal
Registros de auditoria fiscal demonstram o cumprimento de obrigações tributárias como pagamento de impostos, declarações fiscais e retenções na fonte.
De acordo com a Lei 11.638/07, empresas de grande porte devem contratar auditorias externas para verificar suas demonstrações contábeis financeiras. Já as de médio porte, podem utilizar-se de auditorias internas. Enquanto isso, MEIs e pequenos empreendedores não são obrigados a realizar auditoria fiscal.
Relatório de Auditoria de Qualidade
É um documento que apresenta o diagnóstico sobre processos, produtos ou serviços de uma organização, atestando se estão em conformidade e de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos, sejam eles internos (boas práticas acordadas pelas equipes) ou externos (normas e regulamentações).
O relatório de auditoria de qualidade é fundamental na preparação de um negócio para certificações (como a ISO 9001) e para a melhoria contínua das operações. Esse tipo de registro pode se fazer presente em qualquer tipo de empresa, porém, é mais comum nas rotinas de indústrias, logística e transporte e alimentação e bebidas.
Como o uso de checklists pode ajudar nos relatórios de auditoria?
Como se viu, a elaboração de um relatório de auditoria eficiente depende da anotação de uma série de detalhes durante a avaliação técnica.
Essa anotação, até pouco tempo atrás, era feita em planilhas no papel. Porém, isso gerava uma demanda de tempo muito grande na organização. Afinal, era necessário incluir os dados coletados depois em um programa para que a análise fosse feita, dando mais margem a erros.
Agora, com o auxílio de um sistema de auditoria como o Checklist Fácil, flexível para padronizar e digitalizar atividades em qualquer tipo de empresa, todo esse processo pode ficar mais organizado e eficiente.
Com o software, é possível:
- Eliminar o uso de papel e diminuir a margem de erro;
- Criar checklists online completos, com mais de 150 funcionalidades;
- Criar planos de ação poderosos;
- Realizar aplicações e consultas em vários dispositivos, como smartphones, tablets, notebooks e PCs;
- Gerar relatórios com agilidade e segurança;
- E muito mais.
O principal ganho está no fato de que a coleta de dados padronizados favorece a produção de relatórios com mais consistência. Além disso, há outras vantagens de um software de gestão de processos, conforme você pode conferir na sequência.
Quais são os diferenciais do Checklist Fácil na elaboração de relatórios de auditoria?
O Checklist Fácil é um sistema líder em padronização e digitalização de processos na América Latina, e já foi escolhida por empresas como Centauro, Habib’s, Ambev, Pizza Hut, BRF, Unilever e muitas outras. O sistema possui diversas opções de relatórios, compilando informações em tempo real para os usuários. Conheça algumas delas a seguir:
Relatórios de agendamentos
Essa opção proporciona uma visão geral sobre inspeções, auditorias e checagens agendadas, realizadas e não executadas. Com isso, o acompanhamento de todas as avaliações previstas se torna mais preciso e organizado.
Relatórios de indicadores
O Checklist Fácil possibilita o levantamento de números de acordo com variados filtros, como região, área, departamento, unidade e período, revelando uma nota média das aplicações e o percentual de cada tipo de resposta para direcionar tomadas de decisão de forma estratégica.
Relatórios de Plano de Ação
Um relatório de auditoria completo deve reunir evidências sobre ações implementadas e seu impacto sobre as operações. Sendo assim, outra funcionalidade da solução que enriquece a leitura sobre resultados é a de Relatórios de Plano de Ação, com gráficos que resumem todas as tratativas, o status e o responsável pela execução, revelando comparativos por unidades e períodos.
Relatórios de mídias
A inclusão de fotos, vídeos e arquivos de diferentes formatos é um recurso capaz de tornar qualquer relatório de auditoria mais completo e objetivo. Por isso, o Checklist Fácil oferece a opção de reunir esse tipo de documentação, agrupando todas as comprovações que você precisa para o histórico das operações.
Power BI integrado ao Checklist Fácil
Painéis e análises de dados economizam tempo de consulta e interpretação das informações, tornando a produção de relatórios mais rápida e eficaz. Nesse sentido, a integração do Checklist Fácil com o Power BI abre um amplo leque de possibilidades com a criação de dashboards personalizados, de acordo com as necessidades de cada operação.
Para conferir tudo isso na prática, converse com um especialista e assista a uma demonstração gratuita do sistema. Solicite contato agora!
