Tenho certeza que você chegou neste artigo sobre técnica pomodoro porque quer muito uma solução para a baixa produtividade, a procrastinação e a falta de foco na sua rotina de trabalho ou estudos. E posso apostar que sua caixa de entrada está cheia de e-mails e seu celular não para de receber notificações. Acertei?
Você não está só! No mundo em que vivemos hoje, com um ritmo de trabalho acelerado, alta demanda de tarefas e excesso de estímulos, como as redes sociais, é comum que muitas pessoas tenham dificuldade em realizar suas atividades da maneira como gostariam.
Uma pesquisa mostrou que a quantidade de horas que nos distraímos no celular aumentou 35% desde 2019. Com a pandemia da Covid-19 e as sequelas neurológicas da doença, os quadros de dificuldade de concentração, estresse e outros danos à saúde mental parecem ter piorado.
Bom, hoje eu vou te contar sobre a técnica pomodoro e como ela pode ajudar na gestão de tempo, na produtividade e na qualidade das suas entregas. Boa leitura!
O que é a técnica pomodoro?
O pomodoro é um método de gestão de tempo que intercala blocos de tempo de produção intensa e intervalos para descanso. O objetivo do método pomodoro é melhorar a produtividade e a qualidade do tempo dedicado a uma determinada atividade.
A ideia é que o indivíduo consiga focar totalmente em uma tarefa, sem interrupções, durante um período de tempo pré-estabelecido.
Quem criou o método foi o empresário italiano Francesco Cirillo, no final dos anos 1980, quando ainda era universitário. Assim como você e eu, Cirillo buscava uma forma de administrar melhor seu tempo e ser mais produtivo, no caso dele, em seus estudos.
Então, com uma lista de tarefas e um cronômetro de cozinha, em formato de tomate, Cirillo inventou uma das técnicas de gestão de tempo mais famosas do mundo. Pomodoro, aliás, significa tomate em italiano e foi com este o nome que ele batizou seu método.
Como funciona o método pomodoro?
A técnica pomodoro consiste na divisão do tempo disponível para determinada tarefa em blocos para alta produção, geralmente de 25 minutos, seguido de um intervalo de 5 minutos para descanso.
Com a ajuda de um cronômetro, a pessoa deve focar totalmente a tarefa escolhida até que o alarme toque, descansar e iniciar um novo ciclo de produção, ou “pomodoro”, descansar por mais 5 minutos e assim sucessivamente.
Após o quarto pomodoro, é o momento de fazer uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos, antes de iniciar um novo ciclo.
O primeiro passo para começar a aplicar o pomodoro é preparar uma lista de tarefas por ordem de prioridade. Só então devemos escolher a primeira tarefa da lista e trabalhar apenas sobre ela, seguindo o passo a passo do pomodoro. Assim:
- 25 min de produção
- 5 min de descanso
- 25 min de produção
- 5 min de descanso
- 25 min de produção
- 5 min de descanso
- 25 min de produção
- 15 a 30 min de descanso
- 25 min de produção
- 5 min de descanso
- Etc…
Exemplo de aplicação do pomodoro
Digamos que a primeira tarefa do dia seja responder e-mails e mensagens de clientes. Na sua lista, estão as mensagens dos clientes que entraram em contato no fim do dia anterior e as novas mensagens que estão chegando naquelas primeiras horas da manhã. Por onde começar?
Uma sugestão é organizar a lista da seguinte forma, começando pelas mensagens, que normalmente têm maior senso de urgência, seguindo para os e-mails. Assim:
- Mensagens de clientes do dia anterior
- Novas mensagens de clientes
- E-mails de clientes do dia anterior
- Novos e-mails de clientes
Outra forma possível é responder todas as mensagens e e-mails que chegaram ontem, e só então partir para os contatos mais recentes.
Vantagens e desvantagens do método pomodoro
Até aqui, a técnica pomodoro parece ser uma ótima alternativa para quem tem dificuldade de manter o foco por muitos minutos ou horas, principalmente em tarefas muito longas ou complexas. Em resumo, suas vantagens são:
- Melhora o foco e a produtividade
- Reduz a ansiedade
- Evita distrações
- Ajuda na priorização de tarefas
- Incentiva a cumprir metas realistas
- Valoriza o tempo dedicado
- Aumenta a qualidade de entrega da tarefa
No entanto, o método não serve para qualquer rotina e pode apresentar algumas desvantagens nos seguintes aspectos:
Trabalho em equipe: o método pode ser adaptado para diferentes contexto, mas é inegável que funciona melhor em tarefas mais “solitárias”. Neste caso, é importante entender quando o pomodoro pode ser utilizado.
Interrupções sem controle: nem sempre temos total controle sobre as interrupções que nos tiram do foco, como as notificações no celular. Às vezes, seremos interrompidos por reuniões e ligações no meio do processo.
Competitividade e autocobrança: estabelecer metas e cumpri-las pode gerar uma competição saudável consigo mesmo, mas cuidado para não perder o controle. Lembre-se que o foco deve estar em dar valor ao tempo disponível.
Limite no fluxo de criatividade: talvez o pomodoro seja melhor aplicado em tarefas mais operacionais e não seja tão interessante para quando precisamos de um tempo a mais para criação. Por outro lado, o método funciona bem para brainstorms e pode ser adaptado para blocos de tempo mais longos para não interromper o fluxo criativo.
Dicas para utilizar a técnica pomodoro na gestão de tempo
Agora que você já conhece como funciona e os benefícios da técnica pomodoro, confira algumas dicas para obter sucesso no seu objetivo ao aplicar o método:
Defina um objetivo
O método pomodoro deve iniciar com uma lista de tarefas, de preferência, quebradas em outras mini tarefas. Assim, fica mais fácil encaixá-las em um ou mais ciclos pomodoros e não se desesperar com a quantidade de atividades que vem pela frente.
Tente agrupar as tarefas por afinidade. Por exemplo, concentre o retorno de mensagens e e-mails em um conjunto de ciclos do pomodoro, e só depois siga para outros tipos de tarefas, como criar apresentações ou montar relatórios.
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Conheça seu ritmo de trabalho
Seja realista! Não queira iniciar o método por tarefas que necessitam de duas, três horas de trabalho, quando no meio desse tempo vai acontecer uma reunião.
Busque entender como funciona seu ritmo de produção e deixe tarefas menos complexas para quando sua concentração não estiver 100%.
Além disso, tome cuidado na hora de aumentar o tempo de um ciclo de produção do pomodoro só porque precisa terminar algo mais rápido, sem pausas para descanso. Em momentos de pressão, fica muito mais difícil manter o foco por mais tempo e é possível que a produtividade caia, ou seja, o método terá um efeito rebote.
Ignore distrações
Sempre que possível, evite distrações e foque no que importa naquele momento. Desative notificações, avise seu time que você precisa focar em uma tarefa por alguns minutos.
É claro que nem sempre será possível, afinal, imprevistos e urgências acontecem. Mas quanto mais você se comprometer com seu foco, melhores serão os resultados do seu trabalho.
Dedique-se de verdade
Já parou para pensar porque o ciclo de produção é de 25 minutos e não de uma hora? É muito mais provável que uma pessoa fique 100% focada em uma tarefa por um tempo mais curto, com uma pausa para desopilar, do que durante uma hora seguida.
Mas, para que os 25 minutos sejam realmente úteis, é preciso realmente focar na produção, sem “enrolar” ou se ocupar com o que não importa. Dedique-se verdadeiramente ao seu objetivo durante este período de tempo.
Descanse de verdade
Depois de um tempo realmente focado em produtividade, é essencial descansar para valer durante as pausas curtas e longas. Isso quer dizer que este tempo valioso serve para levantar um pouco da cadeira, tomar uma água ou cafezinho, etc.
Procure relaxar a mente e evite se distrair com o celular ou outras telas. Ao voltar para o próximo ciclo, sua mente estará pronta para produzir novamente.
Use ferramentas de apoio à técnica pomodoro
O método original, criado lá no fim dos anos 80, exigia um simples cronômetro, papel e caneta. No entanto, hoje podemos contar com diversas ferramentas digitais e online, muitas delas gratuitas, para simplificar a aplicação do método pomodoro.
Há versões que funcionam direto no navegador, como o TomatoTimer e o Pomofocus, que funcionam sem precisar de qualquer tipo de instalação. Se preferir, também tem pomodoro para extensão no navegador, como o Pomodoro Timer.
Para dispositivos móveis, existe uma versão bem interessante, chamada ForestApp, na qual você pode “cultivar” árvores conforme vai completando ciclos de produtividade. A vantagem é que aplicativos como este identificam quando o usuário tenta sair da tela do app para se distrair com outra coisa.
Outra versão interessante é o Pomello, que funciona de forma sincronizada com o Trello, uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas que utiliza a metodologia Kanban.
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P.S.: Este artigo foi desenvolvido com o uso da técnica pomodoro, totalizando 8 ciclos de foco total em trazer o melhor conteúdo para os leitores do Blog Checklist Fácil!
