Processo de inspeção: o que você precisa saber para começar

A inspeção faz parte dos processos de checagem no cotidiano das empresas. Ela ajuda a identificar as não conformidades e a garantir a segurança e a qualidade. Vem saber mais sobre como fazer e quais são os principais tipos!

ícone autor blogpost Marina ícone data de postagem e atualização09/10/2020 ícone comentários0 comentários ícone categoria principal Auditoria ícone tempo de leitura 4 minutos
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Muitas empresas têm processos de inspeção implementados em suas rotinas. Por se tratar de uma atividade altamente personalizável, é possível utilizá-la em vários departamentos e tipos de negócio. 

As vistorias são fundamentais para manter a qualidade nos serviços e a segurança na produção. Certamente, isso reduz erros, enganos, riscos e, até mesmo, previne acidentes de trabalho

Portanto, neste post, você vai entender tudo sobre inspeção: o que é, como fazer, principais tipos e ferramentas de auxílio. Vamos lá?

O que é inspeção?

Inspeção é um tipo de checagem que elenca itens para verificação, a fim de identificar se as condições exigidas para determinada tarefa estão em conformidade

Assim, trata-se de uma ação que está diretamente relacionada com implementação e a padronização de processos. Conforme Renato Nogueirol Lobo (2018), em seu livro Gestão da qualidade, a inspeção é definida como:

Conjunto de atividades tais como medir, examinar, ensaiar ou verificar uma ou mais características de uma entidade, e comparar os resultados com os requisitos especificados de modo a determinar se a conformidade é obtida para cada uma dessas características.

Neste sentido, a inspeção é muito importante para garantir todas as partes de um processo, equipamento ou ambiente esteja em conformidade. E, principalmente, de acordo com as normas de segurança e qualidade.

Como fazer inspeções?

Para fazer uma inspeção, é importante definir alguns critérios:

  1. O que será inspecionado? Processos, ambientes, equipamentos, pessoas etc;
  2. Qual a periodicidade? Diária, semanal, quinzenal, mensal etc;
  3. Qual é o objetivo? Segurança, qualidade, manutenção, gerenciamento de riscos etc;

Feito esse mapeamento geral, é hora de identificar cada item que vai ser verificado, para que as não conformidades sejam facilmente reconhecidas. Neste contexto, ter processos estruturados é essencial para montar a sua lista de inspeção.

Assim, você analisa o status de cada etapa, observando cuidadosamente de que maneira cada coisa deve estar para manter a qualidade e a segurança.

Após identificar todos esses elementos, é importante criar um documento que vai ser a base da sua inspeção. Um checklist funciona muito bem para essa atividade, pois você faz a conferência dos itens e confirma cada um deles no seu material.

Há várias possibilidades para organizar o seu checklist para inspeção. Vamos conhecer um pouco mais das ferramentas que podem ser utilizadas?

Tipos de inspeção

Há vários tipos de inspeção. Elas podem apresentar diferenças entre si, de acordo com seus objetivos, periodicidade e itens verificados. Veja quais são as principais:

Gerais

As inspeções gerais, normalmente, são feitas pela CIPA. Neste caso, a verificação é feita em todos os setores da empresa, analisando aspectos de segurança do trabalho.

Parciais

São auditorias concentradas em uma área, um equipamento, uma atividade ou um processo da empresa.

Rotina

As verificações de rotina consistem nas inspeções de segurança que devem ser feitas, para garantir o bem-estar dos colaboradores e para evitar acidentes.

Periódicas

As inspeções periódicas estão mais ligadas à manutenção e verificação de equipamentos, ferramentas e instalações. 

Eventuais

São feitas mais esporadicamente, para observações gerais e não possuem uma agenda pré-definida. 

Especiais

As vistorias especiais são realizadas por especialistas técnicos em conjunto com integrantes da CIPA.

Oficiais

São aquelas realizadas por órgãos oficiais.

Ferramentas para inspecionar

Certamente, no seu dia a dia, você tem as suas preferências sobre qual a melhor forma de organizar suas vistorias. Porém, esse não é o único critério que deve ser considerado. 

Afinal de contas, em empresas que possuem alto volume de auditorias, por exemplo, é inviável o acúmulo de papel. Por isso, é válido pensar de acordo com o seu contexto de negócio para escolher a melhor ferramenta.

Elencamos, aqui, as três principais: questionários em papel, planilhas e checklists digitais. Entenda melhor cada uma delas!

Questionários em papel

Os checklists no papel nada mais são que a listagem impressa dos itens a serem verificados. Neste caso, geralmente, utiliza-se a prancheta como apoio para facilitar o preenchimento no momento da inspeção.

Em empresas menores, com poucas auditorias ou com baixa frequência, pode funcionar a médio prazo, pois o volume de papel não é alto. Porém, a longo prazo, a necessidade de arquivar os registros ocupa espaço e dificulta a busca por informações específicas.

Quando falamos de negócios maiores, essa opção é muito mais difícil. Primeiramente, unir as informações de todos os setores leva muito tempo. E, em segundo lugar, a quantidade de material gerado por dia é muito alta.

Portanto, seja a curto ou a longo prazo, os questionários em papel acabam por ser uma alternativa provisória, se pensarmos em otimização de espaço e tempo.

Planilhas

As planilhas em excel ajudam – e muito! – a resolver a questão da digitalização dos dados. Assim, a necessidade do papel fica reduzida. 

Porém, esse recurso pode ter algumas limitações no momento da inspeção. Às vezes, há obstáculos no preenchimento, como editar uma pergunta sem querer, não salvar as respostas automaticamente ou dificultar a adição de anexos.

De todo modo, as tabelas ajudam na economia de material físico, porém, o gasto de tempo para registrar todos os dados, ainda é alto. No entanto, é uma boa ferramenta para começar a organizar a casa.   

Checklist digital

O checklist digital foi desenvolvido para um fim: processos de checagem. Isso faz dele um recurso completo para as inspeções, com funcionalidades como:

  • Tipos de respostas personalizadas;
  • Anexo de mídias;
  • Bloqueio de galeria;
  • Plano de ação;
  • GPS;
  • Agendamentos;
  • Relatórios;
  • Aplicação offline;
  • Entre outras.

Assim, cada um desses diferenciais auxilia na coleta e no armazenamento dos dados. Além disso, com a geração automática de relatórios, a otimização do tempo também é evidente, melhorando a eficiência operacional e a produtividade do time.

E aí, sua empresa está pronta para implementar inspeções de segurança e qualidade na rotina? Que tal já iniciar com o melhor recurso para isso? Conheça o Checklist Fácil para começar as suas vistorias agora mesmo!

Marina

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