A competitividade no comércio está cada dia mais acirrada, e a transformação digital tem forte impacto sobre isso. Conforme as tecnologias ficam cada mais sofisticadas, os consumidores mudam a forma como preferem adquirir produtos ou serviços. É por isso que a automação comercial é tema em alta no mundo dos negócios.
Afinal, aliar-se à tecnologia é uma forma de aumentar a produtividade e trazer uma melhor experiência ao cliente. Diante da alta demanda do comércio, da necessidade de padronização de processos e de eliminar desperdícios, a automação representa mais que um simples avanço — torna-se um investimento indispensável para as empresas.
Entenda melhor o que é e como aplicar a automação comercial na sua empresa e alcance os melhores resultados em sua gestão!
O que é automação comercial?
Automação comercial é a utilização de ferramentas tecnológicas para automatizar processos comerciais.
Mas o que isso quer dizer? Significa que, através de tecnologia, é possível realizar processos de forma mais precisa e otimizada, sejam ações operacionais ou mesmo tarefas mais estratégicas do varejo em geral.
Em outras palavras, é a aplicação da tecnologia em comércios, lojas e PDVs para dar suporte aos procedimentos operacionais, gerando assim informações precisas para tomadas de decisão.
Para que serve a automação comercial?
A automação comercial serve para otimizar processos diários da área comercial das empresas, principalmente do setor varejista. Assim, processos operacionais tornam-se mais ágeis, uma vez que são feitos pela máquina. Boa parte das atividades manuais tornam-se informatizadas.
Mesmo a geração de notas fiscais, por exemplo, se torna rápida e com menos erros, pois não depende da digitação de um colaborador.
Ou seja, atividades realizadas sem qualquer padrão são parametrizadas e acompanhadas através dos reportes de máquinas e sistemas.
Dessa maneira, a automação também facilita a análise de dados, já que um sistema consegue armazenar informações sobre cada execução automatizada. Isso traz mais segurança e prevenção de perdas à loja.
Do mesmo modo, fica a cargo da gestão analisar os dados gerados para processos decisivos. Graças à automação, é possível aprimorar a inteligência de negócios.
É por isso que tanto se fala em redução de custos quando o assunto é automação. Com ela, é possível alinhar processos de maneira muito mais produtiva, encontrar gargalos, minimizar erros e fazer a análise de dados de forma estratégica.
E qual é o objetivo da automação comercial?
Vale destacar que a automação comercial não tem como objetivo substituir humanos por máquinas. Na verdade, a automação consiste em dar o suporte tecnológico necessário para padronizar processos e torna-los mais eficientes.
Dessa forma, o trabalho humano não acaba, mas se transforma. Ele deixa de se limitar às atividades de execução repetitiva para se tornar mais estratégico e analítico, uma vez que é preciso acompanhar o que as máquinas estão fazendo e gerando em termos de dados, a fim de gerar insights valiosos para o negócio.
Sem a automação, os processos manuais são suscetíveis a erros e lentidões. A modernização de tarefas abrange diversos setores do mercado, e no comércio não é diferente. Assim, o objetivo da automação comercial é modernizar processos, de forma a torna-los mais eficientes.
Qual a importância da automação comercial no varejo e no atacado?
A automação substitui pilhas de papeis e planilhas de difícil compreensão, que exigem mais tempo do trabalhador para preenchê-las e organizá-las.
Além disso, essas planilhas não são integradas. Isso significa que os dados inseridos em uma área não são prontamente atualizados na planilha em outra, ainda que sejam departamentos que dependem um do outro.
Nesse cenário, a atualização demora a ser feita, pois envolve o envio de planilhas atualizadas a todo momento, ou um compartilhamento online que pode colocar em risco a segurança de dados da empresa.
Lembrando que praticamente todos os setores de uma loja podem ser automatizados. Rotinas como cadastramento de colaboradores, de clientes, folha de ponto e pedidos de compra são alguns exemplos.
Tudo isso gera maior transparência e facilidade até para o consumidor, o que tem impacto direto na experiência de compra que se proporciona a ele.
Como a automação comercial funciona na prática?
A automação comercial é constituída por equipamentos e softwares. Ou seja, é possível automatizar tanto o espaço físico da loja (com o uso de equipamentos), como também o sistema utilizado para o funcionamento do negócio (com o uso de softwares).
Exemplos de automação comercial
Para compreender em quais rotinas a automação comercial pode ser aplicada, trouxemos alguns exemplos:
Fluxo de caixa
Há sistemas de automação que permitem o controle financeiro mais acertado. Isso significa acompanhar entradas e saídas em tempo real, com total precisão. Ao acompanhar os indicadores de desempenho gerados, é possível se antecipar a gargalos e tomar planos de ação.
Ainda, um software de gestão financeira gera relatórios e gráficos a partir dos dados coletados, integrando, inclusive, essas informações aos demais setores da empresa. Sabemos o quanto o setor financeiro é central nas organizações, e essa automatização é fundamental para manter processos em perfeito alinhamento.
Seja no cumprimento de obrigações fiscais, vencimentos, contas a pagar, a receber e até dados de venda — tudo pode ser acompanhado automaticamente, com o próprio sistema emitindo alertas quando necessário, a fim de evitar atrasos e inadimplências.
Contratos
A gestão de contratos é de suma importância no atacado e no varejo. Afinal, é a forma com que se determinam as relações entre empresa e clientes, fornecedores ou prestadores de serviços.
Sem um bom controle de documentos, a operação como um todo pode ser prejudicada, chegando até às multas ou ações judiciais.
Além disso, a organização de contratos muitas vezes exige que algumas obrigações sejam cumpridas, como os certificados digitais e assinatura eletrônica, por exemplo. Um sistema auxilia a tornar esses procedimentos mais seguros, evitando fraudes.
Além disso, as pendências já existentes são facilmente visualizadas, podendo ser tratadas de forma mais ágil e acurada.
Marketing
Hoje, os clientes têm produtos e serviços na palma das mãos, com a diversidade de aplicativos e recursos digitais. Dessa maneira, a forma com que as empresas realizam a prospecção e o relacionamento com o cliente também precisam acompanhar a evolução tecnológica.
Isso pode acontecer com ferramentas para e-mail marketing ou até através das redes sociais. Há ainda a questão da publicidade, que envolve anúncios na web.
Há sistemas que permitem acompanhar o histórico de compras do cliente, recurso muito utilizado por lojas online no envio de descontos e na criação de programas de fidelidade.
Atendimento
O tempo de espera é determinante para a satisfação no pós-venda. Se o cliente precisa resolver algo, ele precisa ser prontamente atendido, e esse atendimento precisa ser bastante qualificado.
Automatizar o atendimento evita filas, seja via telefone ou presenciais. Algumas etapas podem ser feitas no próprio sistema, o que dá à loja a oportunidade de se organizar melhor para atender ao cliente da melhor forma possível, já tendo conhecimento do caso e uma possível tratativa.
Na aviação, os check-ins já podem ser feitos pelo próprio passageiro, via internet. Já os centros de saúde permitem agendamentos online. Até a retirada de exames em laboratório pode ser feita remotamente pelo próprio paciente.
Já os chatbots atuam em sites e redes sociais. Eles trazem uma resposta rápida ao consumidor, que pode tirar dúvidas com o próprio robô, em vez de esperar um humano para ser atendido. Isso significa atendimento em qualquer hora e de qualquer lugar.
Quais as vantagens da automação comercial?
Entre os maiores ganhos da automação comercial, estão:
Padronização de processos
Processos mais rápidos e eficientes são também os mais organizados. E, para manter a organização, padronização é palavra de ordem.
A padronização coloca todos na mesma página, facilita a execução de processos diários e favorece uma análise muito mais clara de toda a operação. Também fica mais fácil parametrizar tarefas, seja no estoque, nos caixas ou no atendimento para venda.
Redução de custos
Tarefas manuais tornam tudo mais lento e com mais chances de erros, o que também gera retrabalhos. Tudo isso tem um custo elevado para a empresa, o que pode ser corrigido com a automação.
Além disso, a utilização de sistemas dispensa a necessidade de impressões corriqueiras — ou seja, impressoras, tinta, papeis e caixas para armazenar documentos. A automação elimina a necessidade de investir em uma estrutura física robusta.
Análise de dados
Os gestores podem acompanhar de perto a performance dos negócios. Dessa forma, é possível identificar pontos de melhoria estratégicos, bem como eliminar gargalos facilmente.
Integração
Como falamos, um software centraliza e integra dados entre todas as áreas, o que otimiza todo o fluxo de informações.
Logística
Toda a organização logística de uma empresa pode ser beneficiada com a automação, sobretudo quando se trata de um comércio. Afinal, é preciso ficar de olho nos itens em estoque, já pensando na necessidade de compras de novos itens junto aos fornecedores.
Isso é de extrema importância para a empresa calcular corretamente sua previsibilidade de demanda, por exemplo.
Fidelização do cliente
Por fim, o mais importante: automatizar processos ajuda a trazer uma melhor experiência de compra ao consumidor. Assim, a empresa se destaca frente a concorrência e se torna uma das marcas de confiança do cliente.
Isso é fundamental para que ele volte a comprar da sua loja ou até a indique em seu círculo de contatos pessoais.
Quais os equipamentos e ferramentas usados na automação comercial?
Como pudemos observar ao longo do texto, toda ferramenta tecnológica que otimiza rotinas de uma loja é considerada um recurso de automação comercial.
Por exemplo: tecnologia em balcões e autosserviços, como em supermercados e padarias; gavetas, balanças e leitores em códigos de barras; ou até softwares mais completos, como o checklist digital para loja e o ERP.
Quais processos posso otimizar com a automação comercial?
Entre os processos internos que podem se beneficiar com a tecnologia, estão:
Manutenção e limpeza
Manter o ambiente limpo é parte importante do que faz uma loja ser atraente e confiável para o consumidor. Por isso, um estruturado processo de checagem regular de manutenção e limpeza é necessário.
É possível criar checklists e planos de ação para essas tarefas, identificando as não conformidades que surgem ao longo desses processos.
Toda a gestão é facilitada com a possibilidade de programar essas ações, não deixando nenhuma manutenção de lado.
Controle de qualidade
De acordo com a ISO (International Standardization Organization), qualidade é a conformidade de requisitos que a própria norma e os clientes estabelecem sobre um produto ou serviço.
Isso significa que qualidade é o nível de eficiência sobre um determinado produto, serviço ou até sobre um processo realizado pela empresa.
A qualidade é algo que todas as organizações devem buscar. Ou seja, o controle de qualidade não se restringe ao setor industrial, sendo também essencial para empresas do comércio, atacado e varejo.
Ao estruturar padrões para seus processos, você também estabelece parâmetros de acompanhamento da qualidade. É assim que se identificam falhas e pontos de melhoria.
A tecnologia deixa tudo isso muito mais eficiente através da aplicação de vistorias de checagem, que permitem elevar a qualidade dos produtos e dos serviços.
Prevenção de perdas
Padronizar processos também ajuda a prevenir perdas, sobretudo no estoque. Isso fica mais fácil de ser entendido quando pensamos no estoque em um supermercado, por exemplo, onde há produtos perecíveis e com diferentes formas de armazenagem e manuseio.
Ao acessar registros de checklists aplicados, é possível ter a visão geral de toda a movimentação da empresa. Assim, o gestor pode revisar atividades e monitorar indicadores.
Segurança do trabalho
Auditorias de segurança do trabalho não ficam para trás quando o assunto é automação comercial. Garantir a saúde e o bem-estar do trabalhador também é uma tarefa que pode ser automatizada através de checklists baseados em regulamentações oficiais.
Nesse sentido, a empresa evita penalizações e mantém a integridade dos funcionários.
Todas essas ações podem ser tomadas com o Checklist Fácil, o checklist digital que já é utilizado por Centauro, Submarino, Todeschini, C&A, Assaí e outras grandes empresas do comércio, varejo e atacado.
Agende uma demonstração e implemente a automação comercial no seu negócio de forma segura e assertiva!
