A gestão de operações é responsável por administrar todas as atividades e processos da empresa, encontrando as melhores práticas de planejamento e organização para maximizar a eficiência e alcançar os objetivos da organização.
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Imagine o seguinte: você atua em uma indústria que fornece embalagens para várias empresas e acabou de fechar uma nova venda, com um volume bem mais alto do que costuma produzir. Nesse cenário, para garantir a entrega, por onde começar? Sem uma gestão de operações bem implementada, será difícil entregar tudo.
É preciso garantir que o orçamento correto seja alocado e que as pessoas certas estejam trabalhando na produção. Além disso, todos os envolvidos precisam estar cientes das funções que desempenham. Somente com esse planejamento completo e efetivo é possível garantir que o prazo será cumprido.
As organizações são compostas por diferentes áreas que precisam trabalhar juntas, mas muitas vezes têm dificuldade. Nesse caso, a gestão de operações tem o importante dever de garantir que todas trabalhem para atingir seus objetivos. Confira aqui o que essa gestão representa, as melhores práticas e seus benefícios.
O que é gestão de operações?
A gestão de operações é uma área preocupada com a administração das práticas de negócios, cujo objetivo é maximizar a eficiência dentro de uma organização. Ela envolve planejamento, organização e supervisão dos processos, para equilibrar receitas e custos.
Pode ser traduzida também como o processo de orientar o desenvolvimento, manutenção e alocação de recursos para atingir as metas. No fim, todos queremos tornar os processos internos mais produtivos e eficientes.
Por isso, a gestão de operações é vista como uma metodologia para controlar e alavancar os recursos disponíveis, sejam eles materiais, financeiros ou humanos, visando o cumprimento dos objetivos de desempenho da organização.
Dentro dessa estrutura de trabalho, os gestores são os responsáveis pelo desenvolvimento e execução desse processo. As quatro funções principais que eles cumprem são:
- Planejamento: Criar as estratégias e táticas que vão ser utilizadas em busca das metas;
- Organização: Definir os papéis, como as áreas irão atuar e colaborar entre si;
- Liderança: Direcionar os profissionais para focar nas ações que trarão mais retorno;
- Controle: Acompanhar de perto o fluxo operacional e os resultados.
Na prática, a gestão de operações envolve diferentes áreas dentro de uma organização. Passa pela gestão de estoque, logística e recursos humanos. Ainda envolve as decisões relacionadas ao planejamento, a garantia de qualidade e o alinhamento de processos.
Qual é o papel da gestão de operações dentro de uma empresa?
O papel do gerenciamento de operações é conduzir melhor os fluxos internos e externos da empresa. O objetivo é permitir que ela seja gerenciada de forma mais otimizada, implementando abordagens de gestão enxuta.
Isso significa evitar todo tipo de desperdício nas operações, seja de recursos, tempo ou até de criatividade em algum processo.
Sabemos que inúmeras decisões devem ser tomadas em todos os níveis de uma organização, não é verdade? Sem o gerenciamento de operações adequado, há uma chance maior de haver vários departamentos em conflito uns com os outros.
Essa atividade permite que você gerencie com eficácia vários atributos nas diferentes áreas da empresa.
Lembrando que ela funciona para qualquer tipo de setor ou segmento de mercado:
- No setor de saúde, como nos hospitais, a gestão de operações garante que haja uma prestação de serviços adequada. Também ajuda enfermeiros, médicos, cirurgiões e outros profissionais a oferecer o melhor atendimento e em tempo hábil;
- Para que uma indústria tenha sucesso, o produto produzido precisa ser disponibilizado para uma grande quantidade de clientes. Sendo assim, a gestão de operações zela pela produção eficaz desses itens, bem como planeja e programa o que e como deve ser feito o trabalho junto da logística.
Qual a importância das empresas realizarem uma boa gestão de operações?
A importância de uma boa implementação da gestão de operações está relacionada diretamente com as decisões feitas no dia a dia. Ela auxilia a tomada de decisão em 3 níveis diferentes: estratégica, tática ou operacional.
Sem esse tipo de gestão implementada, não haveria clareza por parte das organizações sobre quem e quando tomar cada decisão. Por isso, vamos apresentar o que cada tipo de decisão representa e seus ganhos:
Decisões estratégicas
As tomadas de decisões de nível estratégico envolvem a empresa como um todo e são realizadas pela diretoria ou pela gerência de nível sênior. Elas consideram o planejamento a longo prazo, levando em conta as restrições, assim como as condições internas atuais (recursos e equipes) para formular os processos que devem ser seguidos.
Em toda empresa, para obter uma vantagem competitiva, é importante que essas decisões sejam feitas de forma rápida e compartilhadas com todas as equipes.
Independentemente se forem decisões de longo prazo, como a fusão com outra empresa, ou mais operacionais, como a aquisições de novas tecnologias que afetam diretamente o trabalho dos profissionais, tudo precisa ser comunicado o mais rápido possível.
Decisões táticas
A gestão de operações permite que a equipe interna organize com eficiência os recursos disponíveis e gerencie o pessoal de acordo com os regulamentos e as determinações definidas pelo plano estratégico da empresa – que estão ligadas ao plano tático.
Exemplos dessas decisões táticas incluem o planejamento de turnos de trabalho e a programação das entregas de cada área.
Decisões operacionais
A gestão no planejamento de toda a operação é essencial para ter o controle e fazer o monitoramento das decisões práticas, relacionadas ao plano tático. Diferente das outras, essas decisões são focadas em pessoas e departamentos individuais.
Exemplos de curto prazo são as decisões de negócios diárias tipicamente feitas por líderes de equipe, como a execução de uma tarefa.
Principais benefícios de realizar a gestão de operações
Além de entender a sua importância para cada um desses tipos de decisões que são tomadas, que tal ir além? Vamos conhecer agora quais os 4 principais benefícios que essa gestão oferece para qualquer empresa que decidir colocá-la em prática.
1. Colaboração entre áreas
A implementação adequada de estratégias de gerenciamento de operações requer colaboração entre muitos indivíduos, de todos os níveis da organização.
Muitas estratégias de negócios envolvidas nessa atividade incluem:
- Configuração da cadeia de comunicação entre áreas;
- Ações de Marketing e Vendas;
- Capacidade de captar novas receitas;
- Utilização ideal dos recursos humanos.
Todas elas se beneficiam de ter vários departamentos envolvidos no processo de tomada de decisão. Por exemplo: na indústria, é importante incluir as pessoas responsáveis pelas finanças no processo de compra de matéria-prima. Isso garantirá que materiais de qualidade possam ser adquiridos por um preço razoável.
2. Satisfação do cliente
A satisfação do cliente é essencial para qualquer empresa, pois garante negócios futuros com seus consumidores atuais. Enquanto a gestão da operação cuida para que todas as etapas de trabalho sejam de alta qualidade, também garante que as necessidades do cliente sejam atendidas.
Quando todas as suas etapas da operação estão funcionando perfeitamente, isso permitirá que você entregue seus produtos e serviços a tempo para seus clientes e aumente sua satisfação.
Além disso, melhorar seus processos pode fazer com que você diminua os prazos, permitindo entregas de qualidade, em um curto espaço de tempo.
Esses fatores garantirão que seus clientes comprem de você novamente e valorizem sua marca em relação aos concorrentes. Dito isto, os elementos usados para ajudar a obter um cliente satisfeito incluem:
- Controle de qualidade: Para garantir que a organização mantenha um serviço consistente e bom a qualquer momento;
- Capacidade de trabalho: Assegurando que as pessoas atuem nas funções certas, o que ajuda a produzir um bom produto ou serviço;
- Planejamento: Visando garantir que não haja dúvidas sobre o que cada área precisa cumprir.
3. Aumento da receita
O aumento da qualidade dos processos e a satisfação do consumidor proporcionam à empresa uma boa reputação no setor. Isso ajuda a atrair mais clientes e expandir sua participação no mercado. No fim, isso significa mais receita!
Além disso, a gestão de operações envolve a identificação e otimização dos processos de produção de mercadorias ou serviços. No geral, o gerenciamento permitirá que você venda mais produtos e reduza custos, levando a um aumento de receita para a continuidade do crescimento da empresa.
4. Mantém as equipes motivadas no dia a dia
Esse tipo de gestão, quando é feita de forma eficaz, também ajuda no engajamento dos funcionários. Afinal, ter bem definidas quais são as funções e responsabilidades de cada um dentro de uma organização deixa claro o que se espera de cada pessoa.
Não importa que obstáculo uma organização enfrenta: um plano de gerenciamento de operações em vigor garantirá que o fluxo de trabalho dos funcionários e a produção da empresa não sejam afetados, mantendo as equipes motivadas.
3 características de uma gestão de operações eficiente
O que será que torna uma gestão de operações realmente eficiente? Vimos seus impactos e benefícios, mas agora é o momento de dar esse próximo passo e entender como levar isso para sua organização também.
1. Forneça os recursos necessários
O bom gerenciamento fornece aos funcionários os recursos necessários para realizar suas tarefas. Eles podem sofrer com a falta de motivação quando são solicitados a cumprir tarefas e metas sem receber os recursos adequados.
Quando falamos de recursos, não nos referimos apenas às ferramentas e demais itens usados na prática das atividades. Aqui também entra a parte de treinamentos e capacitações.
Empresas com boa gestão tem essa característica, que marca sua eficiência: elas treinam adequadamente seus funcionários nas mais recentes tecnologias, questões éticas e trabalho em equipe.
Logo, a boa gestão de operações passa por equipar seus funcionários com as habilidades e conhecimentos necessários para crescer e manter o sucesso do negócio.
2. Escute e tome boas decisões
Uma outra característica importante é que os gerentes devem reservar um tempo para ouvir seus funcionários. Mas por que agir dessa forma?
Um dos motivos é que faz com que os profissionais sintam que sua opinião é valorizada. Outra razão é que a administração pode levar em consideração as sugestões, preocupações e reclamações dos funcionários ao tomar decisões. O objetivo é sempre melhorar a operação como um todo, beneficiando a todos.
3. Previsibilidade
Aplicar a gestão operacional no dia a dia é o mesmo que conquistar a previsibilidade em todos os aspectos. Independente da área, é possível aproveitar essa característica e fazer uma previsão envolvendo os eventos que ocorrerão no futuro, sempre com base em dados anteriores e no planejamento.
Isso ainda ajuda a mensurar a aceitação dos produtos da empresa para determinar as tendências futuras de consumo. Essas previsões ajudam a empresa a saber o volume de trabalho necessário para atender a demanda do mercado .
Quais são as melhores práticas para otimizar a gestão de operações?
O gerenciamento de operações pode ser um desafio para implementar. Por isso, precisamos conhecer as melhores práticas para facilitar esse trabalho.
Aqui vamos listar as principais, destacando que no dia a dia é essencial contar com um sistema que está se tornando essencial para as operações: o software de checklist online. Ele fornece uma visão completa das atividades e componentes das operações, como veremos em seguida.
1. Conte com profissionais habilitados
Habilidades organizacionais referem-se à capacidade de se concentrar em diferentes frentes de trabalho sem se perder com os vários processos. No caso do gerente de operações, por exemplo, ele deve ser capaz de planejar, executar e monitorar as etapas dos processos até o fim sem perder o foco.
Contar com profissionais que já possuem essas habilidades já é meio caminho para conseguir otimizar suas ações. Se um profissional não estiver habilitado, tarefas incompletas se acumularão, documentos importantes serão perdidos no processo e a maior parte do tempo será gasta com coisas que poderiam ser facilmente acessíveis.
No fim, boas habilidades de organização podem aumentar a eficiência e ajudar todo o time a economizar tempo.
2. Manter um fluxo contínuo de coordenação das atividades
É importante saber como integrar profissionais, atividades e tempo para garantir o uso adequado dos recursos para o cumprimento das metas da organização. Aqui, criar um fluxo entre líderes e equipes, para que todas as etapas estejam organizadas como previsto, é uma boa dica.
A coordenação envolve a realização de tarefas simultâneas, bem como lidar com interrupções, obstáculos e crises. E, em meio a isso tudo, tem habilidade para voltar com eficiência às funções normais de rotina para evitar interrupções futuras.
3. Contar com as habilidades de comunicação
A maioria das responsabilidades da gestão de operações envolve lidar com pessoas. Isso significa saber como se relacionar com os funcionários, partes interessadas e outros membros da alta administração.
Nesse caso, contar com um gerente de operações que saiba como se comunicar, ouvir e se relacionar com todos em nível profissional e pessoal, será essencial para otimizar seus processos.
Uma boa prática é contar com líderes que possuem a confiança da equipe, já que deve ser capaz de resolver conflitos e mediar disputas entre diferentes pessoas.
4. Conhecimento de tecnologia
As organizações modernas estão se tornando cada vez mais dependentes de tecnologia para obter uma vantagem competitiva no mercado. Isso significa que a maioria dos processos conduzidos manualmente devem se tornar automatizados, visando serem mais eficientes.
Quando toda a empresa está familiarizada com as últimas inovações na indústria de tecnologia, ele pode usar as inovações para melhorar os processos internos.
Dica bônus: Utilizar um checklist online
Abandonar de vez os papéis e as checagens manuais é um passo que você precisa fazer para ontem! E nisso o checklist online será essencial na rotina de todos.
Essa ferramenta permite registrar todos os processos em um único local para que sejam, posteriormente, inspecionados e checados com foco na melhoria contínua. Mas para que funcione de acordo com seus objetivos, é fundamental contar com uma metodologia capaz de trazer a tão sonhada eficiência operacional.
E você sabia que tem uma forma de combinar a tecnologia com uma metodologia completa? Através do Checklist Fácil, você digitaliza processos, tem acesso às práticas de mercado atuais e atinge resultados por meio da padronização.
A metodologia é formada por 4 pilares:
Assumindo o controle dos seus dados, fica fácil tomar decisões e reestruturar a sua operação! Tudo isso resulta em maior produtividade e crescimento do seu negócio.
E então, quais são as prioridades tecnológicas em sua organização? Não perca mais tempo e conheça já a solução completa Checklist Fácil! Teste grátis e confira todas as funcionalidades do Checklist Fácil para diversos segmentos e áreas de atuação.
