Entenda o que é um fluxo de trabalho e qual a importância de automatizá-lo

O workflow ou fluxo de trabalho é essencial na rotina de uma empresa, pois amplia o controle sobre as atividades que devem ser realizadas de forma sequencial. Confira tudo sobre o tema e como criar, na prática.

Tempo de leitura: 8 minutos
Equipe analisando o fluxo de trabalho

Pense em como o trabalho acontece dentro da sua área e na sua equipe. Você tem um plano sólido para todos os projetos? Tudo é sempre executado de forma clara e tranquila? Se a resposta for não, a única solução que pode eliminar o caos e atingir seus objetivos mais rapidamente é agilizar todas as suas tarefas com um fluxo de trabalho.

Embora muitas empresas entendam que criar um fluxo de trabalho facilita na rotina, é difícil realmente desenvolver uma atuação em torno dele. O seu uso costuma iniciar quando algo de errado está acontecendo. Assim, depois do diagnóstico, é hora de colocá-lo em ação.

Mas e você, já parou para se perguntar por que o fluxo de trabalho é importante para sua organização? Ou quais são suas diferenças e possíveis vantagens em relação a uma forma menos estruturada de organizar um negócio? É isso que vamos entender a partir de agora, além de conhecer os passos para montar o seu fluxo de trabalho.

O que é um fluxo de trabalho?

Você pode estar cansado de ouvir sobre fluxo de trabalho, mas sabe o que esse termo significa exatamente? 

Podemos dizer que fluxo de trabalho – ou Workflow – é uma expressão que significa um fluxo de ações dentro da rotina de trabalho. Ou seja, este termo é usado para nomear um conjunto de ações, ferramentas e métodos que servem para determinar uma sequência de atividades dentro dos diferentes processos de uma empresa.

Os fluxos de trabalho também podem ajudar a otimizar e automatizar tarefas de negócios que podem ser repetidas. Isso minimiza os erros e aumenta a eficiência geral da organização.

Quando são colocados em prática, os gestores podem tomar decisões mais rápidas e inteligentes. Além disso, os funcionários têm visão de tudo que precisam fazer e autonomia para colaborar de forma mais produtiva e ágil.

Aqui precisamos deixar claro que o workflow não é simplesmente a junção de diversas tarefas. Ele precisa ser visto como um trabalho que flui de um estágio a outro, seja por meio de uma ferramenta única ou processos estabelecidos.

No entanto, desenvolver um fluxo de trabalho em sua empresa não é algo feito de uma hora para outra. Muitas vezes pode ser desafiador. Isso acontece porque é um processo que requer uma visão geral e, ao mesmo tempo, detalhada sobre todas as atividades relacionadas a uma área ou trabalho específico.

Nesse caso, os sistemas de gerenciamento ajudam a otimizar essas tarefas e tornar os processos mais fáceis.

Como funciona o fluxo de trabalho?

Os fluxos de trabalho podem ser um avanço básico e sequencial de etapas ou uma série complexa de atividades que devem ocorrer em paralelo. Para funcionar da forma correta, cada etapa do fluxo precisa ter regras e requisitos bem especificados.

Em teoria, toda vez que você executa a mesma sequência de tarefas, obtém o resultado planejado. Isso porque ela funciona com etapas específicas, com os recursos necessários para realizá-las – como sua equipe ou maquinário – e interagem entre si.

Embora os modelos de fluxos de trabalho possam ser diferentes de empresa para empresa, os componentes são os mesmos em cada método. A primeira forma de identificá-los é a partir de características informais ou formais.

  • Os fluxos de trabalho informais são simples, não precisam necessariamente de um software para gerenciar e podem ser apenas um diagrama ou fluxograma por escrito com a sequência de etapas;
  • Já os formais podem ser compostos por várias etapas e certamente dependem de um software. Uma vez que os gestores precisam acompanhar o andamento de cada atividade para entender se o fluxo está funcionando como o planejado.

Cada etapa de um fluxo de trabalho também pode ser descrito por três parâmetros: entrada, execução e saída.

  • Entrada: Materiais e recursos necessários para concluir uma etapa do fluxo;
  • Execução: Conjunto específico de regras que ditam como a entrada é recebida e o que é feito com ela;
  • Saída: Materiais e recursos que são produzidos e que atuam como saída de um lado e entrada nas próximas etapas.

O que compõe uma etapa dentro do fluxo de trabalho?

Quatro componentes principais constituem a maior parte das atividades dentro dos fluxos de trabalho. Ao modelar cada fluxo, ele deve ser formado por: atores, atividades, resultados e status. 

  • Atores são as pessoas ou até mesmo as máquinas responsáveis por uma parte da etapa do fluxo;
  • Atividades são as tarefas ou os processos executados. Elas são estruturadas de forma apropriada para que a pessoa ou máquina realize sem maiores problemas. Quando as atividades são praticadas de uma maneira específica, isso é denominado uma ação; 
  • Os resultados são o que a empresa considera como um retorno desejável ​​de cada etapa;
  • O status do controle de fluxo garante que o fluxo de processos está indo na direção prescrita, com base em como eles são definidos.

Documentar o workflow também é fundamental para gerentes de projeto, profissionais e líderes. Ele oferece um roteiro para o futuro, aumenta a qualidade, transparência e permite a análise de dados dentro do ciclo de vida dos projetos.

Qual a importância de contar com um fluxo de trabalho organizado e automatizado?

Contar com um fluxo de trabalho é importante porque traz uma série de benefícios. Lembrando que é preciso ter um processo bem organizado e automatizado para conseguir garanti-los.

Agora, vamos conhecer as principais vantagens que ele pode trazer para o seu dia a dia de trabalho:

Traz mais informações sobre os processos

Mapear seus processos em um fluxo de trabalho permite que você obtenha uma visão mais clara e de nível superior de seu negócio. Mesmo que você tenha um conjunto bem estabelecido de processos, você realmente sabe se eles estão gerando resultados? Os procedimentos adotados são tão bons quanto poderiam ser?

Um dos principais motivos que explicam a importância do fluxo de trabalho é porque ele fornece uma visão melhor dos processos. A partir de então, você pode usar os insights para melhorar seus fluxos e o resultado final.

Aumenta a responsabilidade do time e reduz a microgestão

A microgestão pode causar muitos problemas em um ambiente de trabalho: os funcionários odeiam ser micro gerenciados e isso prejudica muito a rotina dos gerentes.

Se há um trabalho importante a ser feito e nem todo mundo está tão motivado, é claro que as equipes precisam acompanhar de perto o andamento. Mas é aqui que o fluxo de trabalho vai ajudar.

Ao mapear claramente seu fluxo de trabalho, todos sabem quais tarefas devem ser concluídas, quem as concluirá e quando elas precisam ser entregues.

Aprimora a comunicação

Você já sentiu que seu local de trabalho algumas vezes funciona como aquela brincadeira do telefone sem fio? Todos estão falando, mas em alguma parte do caminho, a mensagem fica confusa. Essa comunicação deficiente é um problema comum nas empresas que muitas vezes não é resolvido.

O que nos leva a outro grande motivo pelo qual o fluxo de trabalho é importante: a visibilidade dos processos e a responsabilidade podem facilitar a comunicação no local de trabalho.

Essa comunicação reduzirá as dificuldades que os funcionários têm de entender o que precisa ser realizado e o seu papel dentro dos processos. Isso também torna as operações do dia a dia mais fáceis de serem executadas.

Como otimizar o seu fluxo de trabalho em 5 passos

Uma vez que os fluxos de trabalho estejam implementados, é um processo simples otimizar os resultados. Fica mais fácil visualizar onde o desperdício pode ser eliminado e onde novas ações, mais eficientes, podem ser criadas.

Agora vamos conhecer os 5 passos para criar um fluxo ainda mais otimizado. Esta sequência de etapas pode funcionar para qualquer segmento de mercado, mas será ainda mais efetiva na indústria. É nesse setor que conseguirá monitorar suas atividades com a análise de relatórios, implementando melhorias com foco na eficiência operacional.

1. Identifique tarefas repetitivas

Identificar a área que possui tarefas repetitivas deve ser a primeira etapa quando uma empresa considera a criação de um fluxo de trabalho.

Para identificar o problema, é essencial ter um conhecimento profundo do negócio. A melhor maneira seria fazer uma representação visual da sua cadência de atividades atual, com a ajuda de diagramas, e entender melhor o que pode ser otimizado, visando identificar as tarefas repetitivas.

Agora, você pode criar um fluxo ideal, que aprimora o já existente e simplifica o processo executado pelos colaboradores. Esta é a etapa mais importante que precisa ser realizada antes de qualquer outra.

Você pode considerar os benefícios em termos de tempo economizado e também de custos como o resultado principal dessa análise de tarefas. Isso ajudará na apresentação de um plano claro para apoiar a automação desses processos.

2. Defina as metas de negócios

Depois de identificar o problema, a próxima etapa será definir seus objetivos de negócios usando o fluxo de trabalho.

Claro que iremos olhar para o modelo atual como referência. Mas seu objetivo pode estar relacionado a melhorar o rendimento ou reduzir o tempo de ciclo em um único processo ou otimizar recursos para tarefas mais produtivas.

Você pode querer que sua força de trabalho lide com menos entrada de dados e se concentre mais em percepções e otimização de processos.

Pode ser qualquer coisa, mas você precisa ser capaz de justificar como seus objetivos de negócios serão alcançados pela automação e como você os medirá.

3. Selecione a solução certa para automação de fluxo de trabalho

O próximo passo seria decidir sobre os meios para o fim. Ou seja, pergunte-se: como desejamos atingir os objetivos de negócios? Para chegar a uma solução, sua próxima etapa prioritária será selecionar o software de automação de fluxo de trabalho certo.

Com base nas metas que você definiu na etapa anterior, selecione uma ferramenta que forneça os objetivos almejados e, ainda assim, seja simples, amigável e facilmente adaptável pelos usuários.

Escolha o software certo para ter uma visão clara das etapas e deixar sempre alinhado o que cada colaborador precisa executar. É importante entender, entre as opções disponíveis, qual terá o ajuste ideal para sua organização.

Cada vez mais empresas estão migrando para a opção de checklist online, que oferece uma enorme flexibilidade e reduz custos. Essa é a solução ideal para acompanhar uma atividade que flui de um estágio para outro. Afinal, utilizando o módulo de Workflows, você cria a ordem correta de aplicação dos checklists, evitando que algum procedimento saia da sequência de ações esperada.

4. Faça o treinamento com todos os usuários

A próxima etapa seria treinar sua equipe para usar o novo software de fluxo de trabalho. Qualquer nova mudança trazida pela gestão sempre encontra resistência, pois é vista como algo fora do padrão usado até então.

Portanto, é preciso envolver os usuários finais desde o primeiro passo e incluí-los nas discussões para que se tornem parte integrante do processo. Isso define os usuários finais como responsáveis ​​e traz as melhores práticas como elementos importantes no dia a dia de trabalho.

Fornecer um caminho de transição claro, saindo do processo manual para o novo sistema automatizado começa com um treinamento adequado. Esta ação vai ajudá-los a tornar essa transição bem-sucedida.

5. Avalie os principais indicadores de desempenho e melhore o seu fluxo de trabalho

Depois de concluir as etapas acima, você estará pronto e funcionando em seu novo sistema de fluxo de trabalho automatizado.

Seus usuários certamente vão fornecer feedback sobre o processo com base em seu uso. Então, você está pronto para dar o passo final que seria medir os indicadores de desempenho e melhorar seu fluxo de trabalho.

O monitoramento e a medição contínua de seu workflow automatizado ajudarão a identificar gargalos e sugerir melhorias. E mais: a avaliação contínua ajudará sua equipe a se tornar mais eficiente.

Lembrando que um software de fluxo de trabalho, que funciona de forma multifuncional, como o caso das soluções de checklist digital, tornará mais fácil para você identificar os resultados e tarefas repetitivas, bem como e automatizá- las.

Como colocar tudo isso em prática?

Esperamos que as etapas acima coloquem você na direção certa para mover os fluxos de trabalho da sua empresa para um modelo automatizado, com maior produtividade.

Quando você define claramente as metas de negócios, pode criar facilmente workflows com base nos requisitos da equipe e implementá-los para agilizar o processo diário.

Se todo mundo tem aquele processo em seu local de trabalho que está sempre caótico, experimente colocá-lo dentro do Checklist Fácil para, assim, automatizar essas atividades.

É importante que essa tarefa seja simples e rápida. Então, criamos um conteúdo completo para que você veja como criar um workflow no Checklist Fácil! Você verá um passo a passo completo, contando também com exemplos práticos de uso. 

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Especialista em Produto em Checklist Fácil
Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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