8 passos para uma gestão de franquias eficiente na sua rede

Marcas franqueadoras tem suas particularidades, principalmente quando o assunto é gestão. A tecnologia se destaca como grande aliada para o sucesso deste modelo de negócio.

Tempo de leitura: 12 minutos

A gestão de um negócio exige atenção máxima em cada um de seus setores a fim de garantir que tudo funcione da melhor maneira possível. No caso da gestão de franquias, o cuidado deve ser redobrado!

Isso porque, além de gerenciar a marca em si, o franqueador precisa se certificar que todas as unidades franqueadas cumpram os propósitos e direcionamentos instituídos. Afinal, a rede de franquias deve operar uniformemente, ou a identidade da marca e a qualidade dos produtos podem ser comprometidas.

Aqui, vamos abordar o que é a gestão de franquias, seus benefícios e como fazer de forma adequada, utilizando as ferramentas mais avançadas. Acompanhe!

O que significa ter uma gestão de franquias eficiente?

O formato de franquia estabelece a expansão do negócio por meio da implantação de diversas unidades da mesma marca em diferentes locais.

Isso significa que a estratégia da marca deve estar bem estruturada, assim como os objetivos bem definidos e alinhados. O mesmo se aplica aos os indicadores de desempenho, que deverão ser acompanhados continuamente.

É por isso que o franqueador, além de definir esses objetivos e monitorar a marca, também precisa auxiliar na gestão das unidades, certificando-se de que tudo ocorra conforme o esperado.

É preciso que todos os franqueados ajam com o mesmo mindset, isto é, os mesmos padrões ideológicos sobre a marca e o gerenciamento das unidades. Uma franquia de sucesso é aquela cujos franqueados apresentam bom desempenho a partir da metodologia estabelecida pela marca.

A gestão de franquias é, portanto, um conjunto de esforços para que a franqueadora se estabeleça no mercado por meio das unidades de negócio, bem como o crescimento da marca e criação de novas unidades, ou seja, a adesão de novos investidores.

A estratégia focada no sucesso dos franqueados exige atenção em todos os níveis da operação. Iniciando na determinação de sua visão, missão e valores, indo até as tecnologias utilizadas, como o suporte é feito e o método de atendimento realizado.

Como funciona uma boa gestão de franquias?

A gestão de franquias não é diferente do controle realizado em qualquer outro negócio, embora tenha algumas particularidades relacionadas à variedade e quantidade de stakeholders envolvidos. Isto é, partes interessadas ou relacionadas com o negócio.

Afinal, há de se pensar em público, concorrentes e fornecedores, o que também instiga o planejamento de localização ideal, estrutura logística, estoque, compras, entre outros aspectos em todas as unidades de negócio.

Há também o marketing, estabelecido pela franqueadora e movido pelos franqueados.

Vale lembrar que esse modelo de negócio costuma envolver muitas regras, o que impede maior flexibilidade nas tomadas de decisão. Em contrapartida, há maior troca de informações e experiências, o que estabelece um formato mais organizado de gestão.

Em resumo, é um formato que se utiliza de estratégias já testadas no mercado, com eficácia comprovada. Quando seguida corretamente, as vantagens tanto para franqueador como para franqueado são garantidas.

Dicas práticas para otimizar a gestão de franquias na sua rede

Após essa contextualização, fica a dúvida: mas, afinal, como estabelecer todas essas questões e garantir que as unidades de negócio sejam um sucesso a partir da sua gestão de franquias? Há algumas dicas valiosas que você pode seguir. Conheça:

1- Faça todo o planejamento

Todos os fatores que envolvem a marca devem constar em um manual formal para o franqueado. Esse manual deve ser um material rico. A partir dos objetivos da marca, devem se estabelecer todos os processos e modos de operação.

Esse plano surge do cerne da franquia, ou seja, sua missão, visão e valores. Isso inclui também análises internas e externas para encontrar oportunidades e desafios.

Isso significa que os processos, ainda que estabelecidos, devem ser estudados constantemente e, quando necessário, atualizados para todos.

Todo esse trabalho pode ocorrer por meio de metodologias específicas, como Matriz BCG, Análise SWOT, Matriz Ansoff, entre outras técnicas confiáveis já conhecidas no ramo de administração de empresas.

2- Invista em capacitação

Não basta bolar um bom plano sem se certificar de que todos estão seguindo-o adequadamente. É tarefa do franqueador manter todos os franqueados dentro dos objetivos propostos e, além disso, motivados.

É por isso que a dedicação à capacitação constante é fundamental. Além do acompanhamento, vale oferecer treinamentos periódicos para franqueados e seus colaboradores. Essa capacitação pode ser presencial ou virtual e envolver uma ou mais áreas específicas por vez, desde que elas estejam correlacionadas.

Incentive também reuniões para os times de cada unidade discutirem acertos e erros, bem como metas atingidas ou que deixaram a desejar. São boas chances de estabelecer uma comunicação saudável e transparente com a equipe, mantendo-os atualizados.

3- Estruture o know-how

Outro ponto importante para constar em seu plano para gestão de franquias, bem como fator essencial para ministrar treinamentos e capacitações eficientes, é definir um conjunto de práticas e regras para toda a rede.

Todas as unidades devem seguir esse padrão de comportamento, seja no uniforme, no modo de atendimento ou no pós-venda, por exemplo. Isso é um exemplo de um know-how bem estabelecido, ou seja, as práticas pela qual a franquia opera, como são os processos e o modo de execução, passo a passo!

Também vale pensar no modo de operação da diretoria de cada unidade e não somente nos colaboradores envolvidos.

4- Fique de olho nos números

Como falamos, os indicadores de desempenho são fundamentais para uma gestão de franquias eficiente. É por meio delas que o franqueador irá monitorar resultados, encontrar falhas ou pontos de melhorias, a fim de garantir o sucesso de cada unidade.

Satisfação dos clientes, ticket médio e frequência média de compras são alguns dos KPIs mais importantes para sua análise.

5- Mantenha o padrão

Após estabelecer tantos processos, é importante mantê-los em pleno funcionamento. Com o tempo, é natural que as coisas fujam um pouco do padrão em algumas unidades.

Afinal, há muitos envolvidos e cada um pode ter o seu jeito de fazer ou resolver processos. Se não houver reforço, a tendência é que as tarefas do dia a dia percam características fundamentais da sua rede.

Quando isso acontece com uma franquia, é como se a unidade se tornasse um negócio como qualquer outro, e não parte de uma rede. O público, portanto, perde a referência de qualidade que supõe encontrar e isso gera problemas no marketing e nas vendas.

A fiscalização dos franqueados é determinante para o resultado positivo em toda a rede de franquia. Auditorias periódicas são necessárias para cumprir este fim, seja na própria loja, centros de distribuição ou mesmo no estoque de matéria-prima.

Além de manter a gestão de qualidade em dia, trata-se também de uma estratégia de branding, ou seja, de expressão da marca.

6- Mire na expansão qualificada

O crescimento de uma rede não acontece somente em números, mas, principalmente, levando em conta tudo o que abordamos no item anterior. Isso significa que não basta ter inúmeras unidades se você não der conta de manter a uniformidade da rede.

Além disso, a prospecção também é um trabalho à parte. A qualificação de candidatos a franqueados deve ser criteriosa, de forma que a abertura de novas unidades tenha maior sucesso com um processo de negociação de qualidade, se o diretor da franquia se comprometer com sua marca.

7- Acompanhe o financeiro de perto

Não só os indicadores de desempenho das operações precisam de monitoramento frequente. Números do financeiro são tão importantes quanto eles e são parte fundamental da gestão estratégica e administração da rede.

Primeiramente, nunca deixe que as contas pessoais se misturem com as contas da franquia – algo bastante comum entre os franqueados. Sem essa separação, é impossível analisar o financeiro da empresa, que também deve controlar separadamente o demonstrativo de resultados e o fluxo de caixa separadamente.

O apoio ao franqueado para controle financeiro é também uma forma de garantir a manutenção da rede e manter a reputação da marca. Unidades falindo não são bom sinal de mercado para seu público ou mesmo sua concorrência.

8- Invista em tecnologia

A implementação de processos nas unidades, bem como o monitoramento da operação e de todo o desempenho das franquias, é totalmente diferente quando feita com auxílio de um software especializado.

Isso porque processos manuais são mais lentos, menos específicos e suscetíveis a erros humanos, bem como retrabalhos em consequência. Além disso, tarefas manuais costumam fugir de padrões estabelecidos, e também sofrem com a falta de integração de dados entre áreas.

Para uma eficiente gestão de franquias um sistema de checklist digital, por exemplo, pode ser a alternativa certa.

Afinal, a ferramenta permite a criação de checklists personalizados, aplicáveis em diversas etapas da operação. Dessa forma, é possível garantir o controle automatizado de formulários e de estoque, favorecendo também a extração de relatórios para análise e tomadas de decisão.

Por que investir na Checklist Fácil para gestão de franquias?

Como vimos, supervisionar um grande número de filiais é um desafio e tanto sem um sistema de gestão em franquias. O fato é que um software voltado para esse objetivo  permite ao empresário lidar com uma grande rede de negócios.

Uma gestão consistente e inteligente faz toda a diferença, e é nesse ponto que o Checklist Fácil se apresenta como grande aliado da operação de franquias. Conheça os benefícios:

Otimiza os níveis de estoque e da cadeia de suprimentos

O controle de estoque é um fator indispensável para a maioria das empresas. Por mais que os volumes sejam enxutos, um controle mal feito pode resultar na perda de dinheiro e produtos, bem como em gastos extras com a contratação de funcionários temporários ou em taxas de entrega duplicadas.

Um sistema de software de franquia dá visibilidade sobre o estoque no nível corporativo do franqueador. Você pode fazer pedidos com base nas taxas mínimas ou máximas de armazenamento e conectar-se diretamente à cadeia de fornecedores.

Além disso, muitos sistemas de gestão contam com uma ferramenta de reabastecimento automático de estoque, que pode ser usada por toda a cadeia de franquias, fornecendo dados históricos e tendências sazonais aos franqueados individuais.

Em suma, isso significa que os franqueadores estarão totalmente cientes do que está acontecendo e que os franqueados terão um completo acompanhamento do seu fornecimento. Todos terão conhecimento sobre o volume de produtos e a possibilidade de enfrentamento de quaisquer problemas de escassez de mercadorias no futuro.

Aumenta as vendas

Embora o interesse e o retorno do cliente a uma filial dependam muito da qualidade do serviço oferecido pelo franqueado, a verdade é que quanto mais um representante vender, maior será a receita para todas as partes envolvidas.

Sendo assim, é essencial um trabalho em conjunto para que todas as vertentes da franquia estejam em constante crescimento e atraindo cada vez mais consumidores.

As ferramentas de fidelização de clientes e de promoção de vendas fornecidas pelos sistemas de software de franquia atraem mais clientes para as lojas. Um sistema de gestão em franquias permite o controle das lojas e das prestadoras de serviço em um só lugar.

Com um sistema de gestão, você pode utilizar as funcionalidades de vendas, gerenciamento de orçamentos e PDV, contratos e ordens de serviço, ao mesmo tempo que atende a um grande fluxo de clientes em pouco tempo.

Ainda que a interação final com o consumidor seja de responsabilidade do franqueado, um bom software pode aumentar os números nos pontos de venda.

Facilita a supervisão

O sistema de gestão de franquias é um meio termo no qual franqueadores e franqueados se encontram e interagem. É possível realizar supervisões em tempo real sem nenhum tipo de conflito ou embate.

Hoje em dia, quase todos os sistemas de software de franquia são baseados em nuvem. Isso significa que podem ser acessados ​​a partir de smartphones, tablets e outros aparelhos eletrônicos com conexão à Internet.

Ao analisar e comparar as cadeias de vendas e fornecimento de pontos de venda, você saberá como a empresa está se saindo. Dessa forma, pontos fracos e gargalos podem ser identificados e as metas de vendas e gerenciamento podem ser finalizadas para corrigir quaisquer eventualidades.

Além disso, informações históricas também permitirão detectar problemas precocemente. Isso significa que as inspeções físicas poderão ser realizadas em uma frequência menor — ainda que se façam bastante necessárias — fazendo com que o franqueado sinta um maior nível de liberdade.

Incentiva a transparência e a colaboração

A matriz ou franqueadora não gerencia totalmente as franquias, mas precisa conhecer o desempenho de cada unidade. Em outras palavras, precisa antever possíveis crises ou problemas, reforçar os protocolos com os franqueados e estruturar melhor sua expansão com base nos resultados atuais. Por isso, contar com um sistema de gestão de franquias facilita muito esse processo de integração.

Isso porque, ao passo que o franqueado utiliza o software para registrar seus resultados e gerenciar a franquia, a rede tem acesso a um quadro de informações da unidade, podendo acompanhar o seu desenvolvimento de uma maneira mais próxima.

Assim, o processo de supervisão torna-se mais transparente e benéfico para ambas as partes. Para a franqueadora, porque consegue se manter atualizada acerca dos seus franqueados, e para o empreendedor, pois administra o negócio com mais simplicidade e ainda recebe dicas e insights para otimizar seus resultados.

Aprimora o marketing

Um bom sistema de software de gestão pode ser usado para permitir que os franqueados realizem seu próprio marketing limitado individual. Isso dá a cada empresário mais autonomia e flexibilidade.

O planejamento de uma campanha de marketing pode ser compartilhado por meio do software com a matriz e com outros proprietários de franquias. Assim, a estratégia pode ser adotada, aprimorada, monitorada e adaptada em tempo real.

Com certeza, você conhece o velho ditado que diz: “duas cabeças pensam melhor que uma”. Se você tem uma ótima ideia, espalhe a notícia e obtenha um feedback rápido.

Mantém a organização financeira

Por meio do sistema de gestão, a matriz pode monitorar dados importantes, como receita, fluxo de caixa, lucros, perdas e despesas por franquia. Tudo isso sem a necessidade de relatórios regulares.

Sistemas de software oferecem uma interface de gerenciamento corporativo individual. Em outras palavras, você pode executar sua rotina da maneira que achar mais apropriada, comparando sua metodologia com outros representantes para entender como estão funcionando.

Além do fato de o controle financeiro ser um dos mais importantes para qualquer negócio, no caso de franquias, um software de gestão torna tudo mais transparente e ajuda a evitar qualquer tipo de ruído na comunicação.

Colabora para a relação entre franqueador e franqueado

A verdade é que construir uma relação não é fácil. Embora muitos não admitam, o ser humano tem certa dificuldade em se relacionar com o seu próximo. Quando entramos no âmbito empresarial, no entanto, os obstáculos podem ser ainda maiores.

Isso se deve ao fato de que uma negociação corporativa envolve investimentos, planejamentos, estudos e, muitas vezes, sonhos. Então, para que uma relação com tantas nuances possa funcionar corretamente é preciso que seja bem construída e trabalhada.

Um sistema de gestão de franquias pode ser essencial também nesse direcionamento. E nem é preciso se estender excessivamente para fomentar essa visão. No próprio decorrer deste texto foram apresentados vários benefícios que ajudam a melhorar um negócio empresarial, especificamente, uma franquia.

Então, se uma ferramenta consegue impulsionar as vendas, melhorar o gerenciamento e facilitar a organização financeira, sem dúvida, é um recurso que facilita o relacionamento entre todas as partes envolvidas na transação comercial.

Contribui para a maior consistência na gestão

Quem decide investir em uma franquia provavelmente destaca como um dos pontos decisivos o fato desse tipo de empreendimento já ter um modelo de negócio bem estruturado. Dessa forma, garante ao franchising boas oportunidades de crescimento.

Sabendo disso, pode-se dizer que as franquias funcionam como uma extensão da marca, e que elas representam os princípios, o conceito e a forma de trabalhar da franqueadora. Logo, é fácil concluir que elas precisam ser tão bem estruturadas e geridas quanto na matriz.

Por isso, quando a rede tem e oferece um sistema de gestão integrado para todas as unidades, há uma maior consistência na gestão. Assim, diminuem significativamente as chances das franquias terem problemas ou resultados abaixo da média, já que os padrões de administração são os mesmos da franqueadora.

Gera maior produtividade dos funcionários e da franquia como um todo

Que rede não quer ver suas franquias sendo mais produtivas, não é mesmo? Oferecer um sistema de gestão integrada pode impactar também nesse aspecto.

Imagine um estabelecimento no qual cada vendedor anota suas vendas e respectivas comissões em seu próprio bloco de notas. Ao final do mês, todos apresentam seus resultados ao gerente, que precisa conferir cada venda, verificar os valores de comissão e repassar os pedidos de pagamento para o financeiro. Já dá para perceber que esse fluxo não é nada simples ou fluido.

Agora, repense nessa operação baseada em um sistema de gestão, capaz de integrar vendas e pagamentos. Nesse caso, toda vez que uma venda é confirmada, vendedor e setor de pagamentos recebem o cálculo da comissão e o valor é automaticamente acrescentado ao salário que deve ser pago ao funcionário no final do mês.

Muito mais simples, certo? Prover meios para poupar tempo do vendedor, do gerente e da área financeira significa cuidar da produtividade e permitir que essas pessoas foquem em atividades que contribuirão para o crescimento da empresa.

Auxilia na expansão da rede de franquias

Os franqueados costumam ser criteriosos na hora de escolher a rede que vão representar e, tendo isso em vista, é muito importante que as franqueadoras se dediquem a criar propostas atrativas se desejam comercializar novas unidades.

Um sistema de gestão em franquias é uma grande vantagem competitiva, pois deixa claro para o empreendedor que a gestão de uma franquia da sua marca será mais simples do que a de outras. Esse cuidado ainda destaca que a rede se preocupa em oferecer soluções que facilitam as rotinas e maximizam os resultados do franqueado.

Além disso, quando as franquias contam com uma gestão mais bem preparada, a marca pode focar seus esforços em expandir e vender novas unidades, sabendo que as lojas em operação já estão muito bem geridas e estabelecidas.

Traz solidez ao sistema operacional

O sistema operacional de uma franquia envolve as definições dos processos de compra, venda e das relações entre franqueador, franqueado, clientes e fornecedores da rede.

Sendo assim, um sistema sólido permite a satisfação do cliente ao mesmo tempo que visa a rentabilização para o franqueador e seus franqueados — daí a importância de definir os serviços oferecidos e como ocorrerão as relações entre as partes. Ter um sistema operacional bem estipulado ajuda toda a rede na gestão dos negócios.

Por essa razão, as marcas incluem uma grande gama de serviços em seus sistemas, como análise e escolha do ponto, abertura do negócio, treinamento pré-operacional, assistência para a inauguração da franquia, suporte em gestão e apoio garantido durante a validade do contrato.

Quanto mais experiência o franqueador tiver, maior será o aperfeiçoamento do seu sistema operacional, incluindo novos treinamentos e serviços que auxiliarão na gestão das unidades e na supervisão delas para garantir o padrão de qualidade da matriz.

Dessa maneira, um sistema de gestão em franquias auxilia na implementação de todos esses pontos, servindo não só como base para a estruturação, mas também como ponto de reflexão, análise e tomada de decisões.

Simplifica a logística de distribuição

A logística de distribuição é um dos pontos críticos do sucesso de uma franquia, pois impacta diretamente no preço final das mercadorias e na confiabilidade em relação ao suprimento dos estoques das unidades franqueadas.

Um grande desafio do franqueador é determinar um sistema de logística para que a rede tenha um alto nível de eficiência, uma vez que as despesas nesse setor podem estimular ou inviabilizar a operação da franquia.

Na prática, o grau de serviço logístico varia de uma franquia para a outra, mas o principal objetivo é imutável: a satisfação do cliente. Por isso, contar com um sistema de gestão em franquias torna tudo mais simples, já que é possível automatizar inúmeros processos, agilizando o trabalho e fazendo com que o consumidor desfrute da agilidade.

Enfim, ainda existem inúmeras possibilidades de uso para uma ferramenta de gestão, que faz, basicamente, um gerenciamento completo de conteúdo.

Uma grande matriz não pode sobreviver sem um sistema de gestão em franquias. Concluir isso é bem fácil, afinal, basta se perguntar como as grandes franqueadoras conseguem ter um controle coeso sobre todas as suas filiais.

E aí, achou interessante conhecer os benefícios de utilizar um sistema de gestão em franquias? Que tal aplicar as dicas para gestão de franquias eficiente com a solução certa para sua rede? Conheça o Checklist Fácil em uma demonstração pratica!

Especialista em Produto em Checklist Fácil
Especialista na solução Checklist Fácil, procuro colocar em cada conteúdo minha experiência e conhecimento. Assim, ajudo as empresas e seus colaboradores a terem mais qualidade e eficiência no trabalho.
Luciana Silva

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