O desenvolvimento de um projeto representa um esforço único, feito para alcançar determinado objetivo, que pode ser definido em termos de produtos, resultados ou benefícios. Um projeto é, geralmente, considerado um sucesso quando atinge os objetivos almejados, de acordo com critérios estabelecidos e dentro do prazo e do orçamento acordados.
A gestão de projetos é a aplicação de processos, métodos, conhecimentos, habilidades e experiência para atingir esses objetivos. Em suma, é uma abordagem metódica para planejar e orientar o projeto do início ao fim, garantindo o resultado desejado.
Veja o que será abordado:
Os principais objetivos da gestão de projetos
De acordo com a PMI International, maior associação mundial para profissionais de gerenciamento de projetos, existem alguns componentes fundamentais da gestão de projetos:
- definição da razão pela qual um projeto é necessário;
- captura dos requisitos do projeto, especificando a qualidade das entregas, a estimativa de recursos e os prazos;
- preparação de um caso de negócios para justificar o investimento;
- garantia de um acordo corporativo e de um financiamento;
- desenvolvimento e implementação de um plano de gestão;
- liderança e motivação da equipe para entrega do projeto;
- gestão de riscos, questões e alterações do projeto;
- monitoramento do progresso do projeto;
- gestão orçamentária;
- comunicação com as partes interessadas e organização;
- fechamento do projeto de uma forma controlada, quando apropriado.
O ciclo de vida dos projetos
Início
O início de um projeto começa com a identificação de uma necessidade ou de uma oportunidade. O cliente chega com uma demanda e seu time começa a refletir a respeito dela. Em um processo chamado de brainstorm, todo mundo tem a oportunidade de oferecer uma visão única para solucionar esse desafio.
Depois disso, todos reúnem as ideias e definem quais são viáveis. O escopo do projeto é, então, delimitado junto aos objetivos e às principais entregas.
As várias etapas presentes na iniciação variam de empresa para empresa, mas, em geral, envolvem:
- compatibilizar os objetivos com o planejamento estratégico do negócio;
- realizar um estudo de viabilidade;
- fazer um breve estudo do mercado;
- delimitar o escopo;
- delinear um plano de ação mínimo;
- identificar os produtos;
- identificar as partes interessadas do projeto;
- desenvolver um caso de negócio.
Ao final, com todas essas informações em mãos, será a hora de desenvolver um documento chamado de “declaração de trabalho”, no qual os fluxogramas e informações básicas estão listados. Ele é distribuído entre todas as partes.
Organização e preparação
Aqui, planeja-se tudo o que é necessário para que a execução do processo tenha sucesso e esteja de acordo com a declaração de trabalho. Em suma, é o preparo de um documento com todos os passos operacionais.
Assim, todos os insumos, recursos humanos, prazos e orçamentos são reunidos com o objetivo de trazer o melhor custo-benefício ao projeto. Ademais, todos os processos são desenhados em fluxos de trabalho, por meio dos quais todos os colaboradores conhecem suas funções e sua importância para uma conclusão bem-sucedida.
As principais atividades do planejamento organizam as etapas da execução. Entre elas, estão:
- criação de um plano de projeto, com os documentos tradicionais, como cronograma e orçamento;
- elaboração do diagrama de fluxo de trabalho e dos mapas de processos;
- criação de um planejamento financeiro, no qual são detalhadas as estratégias de financiamento, negociação e alocação de recursos;
- montagem dos times, em que, a partir dos talentos e das habilidades de cada colaborador, você delimita as funções dentro de cada projeto específico. Aqui, também deverão ser listados os recursos humanos terceirizados e as ferramentas digitais;
- análise de riscos, na qual todas as ameaças à qualidade do projeto são listadas, e as ações de mitigação são elaboradas.
A partir disso, você fará uma reunião com todo o time para que ele se inteire do projeto como um todo. Desse modo, ele saberá a sua importância para o sucesso em vez de simplesmente fazer suas tarefas.
Execução
Como diria o ditado popular, é a hora de colocar a mão na massa e realizar as ações do planejamento. Aqui, os gerentes de projeto deverão fiscalizar constantemente se tudo está sendo feito dentro do escopo definido anteriormente. A utilização de sistemas digitais é essencial, pois automatiza as tarefas de gestão, como cálculo de métricas e confecção de gráficos de controle orçamentário.
Já os softwares de checklist garantem que ninguém se esqueça de nenhum detalhe do planejamento, pois eles ficam sistematizados em fluxos de trabalho visuais bem intuitivos e simplificados. Além disso, a execução pode incluir:
- reuniões com as equipes;
- comunicação com as partes envolvidas;
- monitoramento de métricas e indicadores;
- gerenciamento de prazos e custos.
Encerramento
O encerramento inclui todas as ações para garantir a satisfação do cliente com a entrega do produto final do projeto. Devemos pensar no transporte, na embalagem, nas mensagens etc. Em alguns casos, com projetos grandes de clientes importantes, é possível até fazer um coquetel de conclusão.
Depois disso, sua empresa deve, ainda, fazer uma avaliação sobre o impacto do projeto para ela. Para isso, é recomendável reunir todo o conhecimento gerado nesse processo:
- análise do desempenho do projeto: metas atingidas, prazos cumpridos, orçamento respeitado etc.;
- análise do desempenho da equipe: o papel de cada um, as falhas e os acertos, além do que foi aprendido;
- documentação do fechamento do projeto: todas as informações anteriores e outras relevantes são sistematizadas;
- revisão do projeto: reunião em que todos compartilham as lições aprendidas no projeto;
- consolidação financeira: cálculo da receita final do projeto e integração ao capital da empresa;
- pós-vendas: ações de monitoramento da satisfação do cliente após aquele projeto.
Os benefícios da gestão de projetos
O investimento em gestão de projetos traz uma série de benefícios, tanto para a organização quanto para as pessoas envolvidas. A seguir, veja alguns dos principais benefícios de se fazer gestão de projetos.
Rápida realização e redução de custos
Uma vez que os processos, procedimentos e modelos forem criados, eles podem ser utilizados e readequados a todos os projetos no futuro. Isso resulta em redução do tempo de preparo e início de implantação. Portanto, a curva de aprendizado torna-se menor para os profissionais e há economia do tempo que seria gasto para reinventar processos e modelos a partir do zero.
Além disso, com um bom planejamento, é possível fazer melhores estimativas em todo o transcorrer do trabalho. Consequentemente, esse olhar panorâmico ajuda a enxergar lá na frente, a distribuir melhor a força de trabalho e a adequar o cronograma e o orçamento para que tudo saia conforme o planejado.
Melhor gerenciamento de escopo
Gerenciar o escopo de um projeto requer profissionalismo. Sem isso, há aumento de esforço e custos adicionais. Ter bons processos de gestão de projeto resultará em um gerenciamento mais eficaz. Dessa forma, o checklist é uma ferramenta ideal para fazer uma boa gestão de tempo da equipe, obter indicadores de desempenho e acompanhar a produtividade.
Rápida resolução de problemas
Algumas equipes gastam muito tempo e energia lidando com problemas porque não sabem como resolvê-los. Por isso, ter um processo proativo para a resolução dessas questões ajuda a garantir que os problemas sejam resolvidos tão rapidamente quanto possível.
Alinhamento de expectativas
Muitos problemas em um projeto podem ser evitados com um bom processo de comunicação, proativo e multifacetado, entre clientes, gerentes e colaboradores. Por essa razão, grande parte dos conflitos que surgem em um projeto resulta das surpresas por falhas na comunicação.
Melhor gestão financeira
Uma melhor gestão financeira é o resultado de uma melhor definição do projeto, de boas estimativas, de um orçamento mais formal e de um melhor acompanhamento dos custos reais. Todo esse rigor de uma adequada gestão de projetos resulta em melhores previsibilidade financeira e controle.
Um dos aspectos mais sofisticados da gestão de projetos é que ela traz uma abordagem científica, com uma metodologia bem delimitada, às ações da sua empresa. As métricas ajudam a determinar o quão eficaz e eficiente está sendo o desenvolvimento do projeto, fornecendo também a informação necessária para validar o que foi ou não bem-sucedido.
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