Os indicadores de produtividade são capazes de revelar desperdícios ou bom uso de recursos, tempo ou esforço dentro de uma empresa. Por esse motivo, acompanhá-los é essencial para melhorar os resultados e otimizar processos.
Este pode ser um desafio para muitos gestores, já que muitas vezes faltam dados concretos sobre equipes e atividades. Porém, a tecnologia está mudando perspectivas e apresentando recursos cada vez mais consolidados às organizações.
Os investimentos em dados e IA não estão apenas crescendo rapidamente (14% e 29% de crescimento anual, respectivamente), como também devem continuar a se difundir em ritmo acelerado, de acordo com previsões da IDC publicadas em um estudo da Accenture (em inglês).
Tais tecnologias criam oportunidades para as organizações alcançarem novos patamares de desempenho, aumentando a produtividade ao capacitar as pessoas e reinventar processos. Mas, como é possível identificar variações e metrificar a produtividade na prática?
Ao longo deste artigo, você vai conferir exemplos baseados em casos de uso dos clientes do Checklist Fácil para explorar mais esse tema, entendendo a importância dos indicadores de produtividade, além da relação deles com o fluxo de processos de um negócio e como analisar essas métricas nas rotinas de uma operação. Então, aproveite o conteúdo até o fim!
Neste artigo você encontrará:
O que são Indicadores de Produtividade?
Os indicadores de produtividade (também conhecidos como KPIs, do inglês Key Performance Indicator) são números (quantitativos) ou descrições (qualitativos) que cumprem o objetivo de informar gestores sobre o rendimento das equipes ou atividades. Em resumo, podemos dizer que eles fazem a medição dos resultados relacionando recursos investidos e entregas realizadas.
Dessa forma, obter dados correspondentes ao nível de produtividade de um negócio permite uma tomada de decisão mais estratégica, com:
- Identificação de gargalos e ineficiências, revelando morosidades em processos, retrabalhos ou alto índice de erros;
- Conhecimento sobre a capacidade produtiva, detectando limitações e oportunidades de expansão nas etapas de produção;
- Insights sobre tendências, projetando padrões de comportamento das operações a curto, médio e longo prazo.
Tudo isso permite a alocação correta de recursos — humano, financeiro, material etc. —, viabilizando performances cada vez mais elevadas e ganhos em lucratividade no dia a dia da empresa.
Mas, há também outros fatores que contribuem para que a análise de indicadores de produtividade seja necessária, conforme você vai conferir no tópico abaixo.
Por que analisar Indicadores de Produtividade?
O monitoramento de KPIs proporciona diversos benefícios. O aumento da eficiência operacional é um deles, já que entre as finalidades dessa prática estão otimizar rotinas, diminuir cursos, acabar com desperdícios e aproveitar melhor o tempo disponível durante as atividades.
Com isso, há reversão de erros ou falhas nos processos, melhorando a qualidade. E, claro, com o tempo de operação bem distribuído, abrem-se janelas para funções fundamentais no desempenho de processos produtivos, como:
- Manutenção preventiva;
- Segurança de processos;
- E ações estratégicas em substituição a retrabalhos e tarefas repetitivas.
Por fim, os pontos mencionados até aqui fortalecem a sustentabilidade de um negócio (do ponto de vista social, ambiental e econômico) e impactam positivamente a competitividade da marca, potencializando oportunidades de diferenciação frente à concorrência.
Como controlar Indicadores de Produtividade?
Existem alguns passos recomendados para uma boa análise de indicadores de produtividade. É primordial identificar os KPIs relevantes para sua operação, contar com uma coleta de dados frequente e precisa e interpretar os resultados a partir de ferramentas que viabilizam compilações automáticas e comparativos.
Além dessa sequência, alguns recursos podem melhorar muito a visão de gestores sobre o desempenho de equipes. O Checklist Fácil, por exemplo, é um sistema com o objetivo de promover a eficiência operacional das empresas, e isso tem relação direta com o fator produtividade.
Dessa forma, reunimos a seguir como algumas das 150 funcionalidades da ferramenta favorecem a análise de indicadores de produtividade.
Checklists Inteligentes
Usar checklists inteligentes, por si só, é um método de avaliação consistente sobre a produtividade de uma operação. Afinal, esse é um instrumento que auxilia as checagens de processos e atividades, contribuindo com a metrificação do que é executado.
Para ilustrar isso, imagine uma indústria de manufatura automotiva em que os colaboradores precisam marcar, em formulários digitais, itens correspondentes às tarefas desempenhadas na linha de produção. Todas as informações são compiladas automaticamente e podem ser acessadas pelos gestores em tempo real.
Com isso, é possível visualizar o progresso das equipes e da eficiência individual dos colaboradores. Dessa forma, a utilização de checklists inteligentes não só melhora a organização e a transparência das operações, mas também proporciona uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas visando o aumento contínuo da produtividade.
Análise de aplicações de checklists
As próprias aplicações de checklists representam um indicador de produtividade valioso para as operações. O Checklist Fácil resume:
- Quantidade de aplicações, o que pode motivar competições saudáveis no time, incentivando as equipes a cumprirem inspeções, auditorias ou qualquer outro tipo de verificação planejada;
- Itens avaliados, com o total de preenchimentos realizados no sistema;
- Média de resultados dos checklists aplicados, com uma nota que resume a performance das aplicações submetidas (que podem corresponder ao próprio desempenho do usuário).
Auditoria de unidades
Nesta opção, ficam armazenados os detalhes de cada unidade cadastrada no sistema. Vale lembrar que essa configuração é bem flexível no Checklist Fácil, uma vez que o termo “unidade” se refere a qualquer objeto de inspeção, ou seja, pode ser um equipamento, um departamento ou até mesmo um ambiente.
O painel apresenta um resumo do total de checklists aplicados, o número de usuários aplicadores, a quantidade de dias sem aplicação e a data da última aplicação realizada. Tais informações são valiosas para fins de monitoramento das atividades e da frequência de checagens.
Auditoria de usuários
Ter uma visão sobre a atividade dos usuários no sistema pode revelar muito sobre a produtividade das equipes. Por isso, o Checklist Fácil revela um panorama completo sobre os profissionais no software.
Desse modo, gestores podem acompanhar informações de cada tipo de usuário, tomando conhecimento sobre o total de unidades auditadas, checklists aplicados, acessos, atualização de dados e data da última atividade no sistema.
São instrumentos de microgestão (ou micromanagement) que podem evidenciar falhas de execução importantes no dia a dia.
Geolocalização e cerca digital
O Checklist Fácil oferece recursos de geolocalização para garantir que as aplicações sejam realizadas no local certo (independentemente da disponibilidade de conexão com a internet, inclusive, já que o aplicativo pode ser utilizado offline para sincronização posterior das informações).
Assim, é possível configurar limitações via Cerca Digital, nome da funcionalidade que viabiliza a definição da área exata onde determinado checklist deve ser aplicado. Com essas informações, o sistema possibilita o monitoramento dos deslocamentos e do tempo dedicado a ele.
Ranking de unidades
Além de medir a produtividade dos colaboradores, o Checklist Fácil permite uma visão sobre esse aspecto aplicado a unidades. Dessa forma, pode-se chegar a evidências que demonstrem os níveis de produtividade comparando departamentos, filiais, equipamentos ou qualquer outro objeto de inspeção que seja classificado como “unidade” no sistema.
A imagem abaixo mostra como isso funciona no software:
Média de tempo de aplicação
Uma das informações que pode ser incluída em dashboards do Checklist Fácil é a média de tempo da aplicação de checklists. Pensando sob o ponto de vista da produtividade, esse tipo de informação pode fornecer insights relacionados à distribuição das atividades, complexidade dos processos ou diferenças de desempenho entre os colaboradores.
Filtros de agendamentos
Programar uma atividade não significa que ela será executada, correto? E deixar de realizá-la representa uma falha de produtividade. Por isso, no Checklist Fácil, há a possibilidade de monitorar detalhes de agendamentos como:
- Status (o que não foi iniciado, o que está em andamento e o que foi concluído);
- Usuário responsável;
- Unidade atribuída;
- Checklist correspondente ao agendamento;
- Data inicial da aplicação;
- Se a aplicação é uma repetição ou não.
Para complementar esse recurso, é importante mencionarmos que os agendamentos podem ser integrados ao Outlook ou ao Google Agenda, facilitando o repasse e acompanhamento das atividades.
Avaliação de desempenho
O Checklist Fácil possui todos os recursos necessários para digitalizar e aprimorar avaliações de desempenho. Os formulários podem utilizar cálculos matemáticos, pesos diferentes nas respostas e descrição do item para orientar o preenchimento, gerando dados compilados automaticamente e em tempo real.
A integração com o Microsoft Power BI é capaz de potencializar ainda mais as análises dos resultados reunidos no sistema: os dashboards personalizados abrem uma ampla possibilidade para a criação de painéis, simplificando a interpretação e o repasse das análises em relatórios interativos.
Qual é a relação entre Indicadores de Produtividade e melhoria contínua?
Avaliar indicadores de produtividade com base em informações precisas viabiliza insumos para o reconhecimento de oportunidades de melhoria contínua em termos de processos, gestão de pessoas e aquisição ou direcionamento de recursos. Essa é a relação entre os dois conceitos.
Sendo assim, quanto mais detalhado for o diagnóstico — e por essa razão apresentamos tantos recursos presentes no Checklist Fácil no tópico anterior —, mais próximas do acerto estarão as iniciativas propostas para ajustes ou correções.
Confira abaixo alguns exemplos reais de operações que se tornaram mais produtivas após a aquisição do Checklist Fácil para gestão de processos.
Economia de 50% do tempo de trabalho na Schulz Compressores
A Schulz Compressores é líder de mercado na América Latina em fabricação de compressores de ar e utiliza o Checklist Fácil nos controles de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde (QSMS). Antes, os registros de todas as frentes ligadas a essas áreas eram feitos em papel e planilhas de Excel.
A mudança para checklists digitais proporcionou benefícios como:
- Tomadas de ação com agilidade e evidências;
- Comunicação eficaz;
- Otimização de 50% do tempo das equipes;
- Redução de cerca de 90% das impressões;
- Gestão baseada em melhoria contínua.
“Conseguimos abrir ações dentro da própria ferramenta e gerenciar a execução de tudo. O Checklist Fácil faz um trabalho completo quando a gente fala em sistemas de gestão, que é cumprir o ciclo de melhoria contínua, o ciclo PDCA.” Márcio Luiz Giacomin – Gerente da Qualidade, Meio Ambiente e Segurança do Trabalho
Saiba mais assistindo ao vídeo do case de sucesso da Schulz Compressores:
Ganho de eficiência de 2 horas no Assaí Atacadista
A rede Assaí Atacadista é o 2º maior atacarejo do Brasil. A empresa buscou o Checklist Fácil com o objetivo de padronizar processos, acabar com operações manuais e eliminar erros humanos nos registros, a fim de obter indicadores confiáveis de gestão operacional.
Além de viabilizar a gestão eficiente de mais de 290 lojas com um único sistema, o uso da tecnologia refletiu também em duas horas otimizadas em cada operação da rede varejista.
“Quando o coordenador abre o sistema, ele rapidamente sabe o dia que o profissional aplicou o checklist, a hora que iniciou e finalizou, e o dia que sincronizou – tudo fica registrado. Para quem acompanha à distância, como nós, que temos lojas no Brasil inteiro, isso é um dos principais ganhos pensando na Gestão de Processos.” Natália Figueiredo – Gerente de Segurança dos Alimentos, Refeitórios e Cafeterias
Assista ao vídeo do case:
Saint-Gobain: mais tempo para a estratégia
A parceria entre a Saint-Gobain e o Checklist Fácil começou em 2019, quando a empresa procurava uma solução para controlar e digitalizar as operações do departamento industrial das fábricas do polo de Produtos para Construção — composto pelas marcas Quartzolit, Brasilit, Placo, Isover, Ecophon, Sonex e OWA.
Com a aquisição do software, 32 fábricas espalhadas por várias regiões do Brasil passaram a fazer a gestão de áreas de expedição, produção, processos, segurança, meio ambiente e manutenção via Checklist Fácil. O resultado foi o ganho de tempo para ações estratégicas nas rotinas da empresa.
“Vimos que o impacto é muito grande quando passamos a digitalizar. A digitalização não reflete só no consumo de papel, que é o primeiro benefício que pensamos, mas tem outro fator muito importante que é a questão da produtividade. Outro ponto positivo é que, através de Business Intelligence, é possível fazer análises dos números de uma forma muito visual auxiliando nas tomadas de decisões.”
Amanda Lima de Campos – Coordenadora de Performance Industrial e Inteligência de Dados no PPC
Confira o case completo em vídeo:
Por que o Checklist Fácil aumenta a produtividade das equipes?
Depois de tudo que vimos até aqui, é fato que o Checklist Fácil eleva a produtividade de empresas e equipes. Isso ocorre tanto por meio das funcionalidades quanto em função da praticidade do software, substituindo métodos manuais e ultrapassados de checagens e controle de processos pela digitalização.
Afinal, contar com um sistema completo para fazer registros e gestão digital das operações otimiza o tempo de diferentes formas:
- O preenchimento é muito mais rápido em comparação ao uso de caneta, papel e prancheta;
- A compilação dos dados é automática, eliminando a necessidade de transcrição das informações do papel para planilhas ou outras ferramentas;
- Gestores e equipes não precisam perder tempo procurando informações, já que o histórico completo dos registros operacionais fica armazenado em nuvem, disponível para consulta a qualquer momento;
- Os e-mails são enviados automaticamente, tornando a comunicação mais fluida e dispensando essa atribuição dos envolvidos nas aplicações.
Todos esses itens representam mais tempo disponível, ou seja, equipes mais dedicadas a tarefas estratégicas, com processos aprimorados e melhor distribuídos.
O Checklist Fácil é utilizado por mais de 300 mil profissionais em toda a América Latina, de empresas como Unilever, Ambev, O Boticário, Cacau Show, Basf, Centauro, DHL, entre outras.
A diversidade de marcas no portfólio de clientes do software comprova a flexibilidade de uso da solução, geralmente aplicada a áreas como:
- Saúde e Segurança do Trabalho;
- Gestão de operações;
- Controle de Qualidade;
- ESG (Environmental, Social and Governance);
- Manutenção;
- Gestão de lojas e franquias;
- Atendimento ao cliente;
- Qualquer tipo de auditoria, inspeção ou checagem.
Para saber mais sobre como o Checklist Fácil pode transformar a realidade do seu negócio ou departamento, solicite uma demonstração gratuita e aproveite a oportunidade para conversar com um especialista em eficiência operacional.
