A norma ISO 19011 estabelece as diretrizes para o gerenciamento de programas de auditoria, fornecendo um guia para a condução de auditorias internas e externas. Essa norma tem o poder de melhorar a eficácia dos processos de auditoria e garantir a uma empresa o alcance ágil dos seus objetivos, como certificações internacionais.
No artigo de hoje, exploraremos os sete princípios fundamentais da ISO 19011 e forneceremos dicas práticas para a realização de auditorias eficazes e bem-sucedidas em sua organização. Boa leitura!
Neste artigo você encontrará:
O que é a ISO 19011?
A ISO 19011 é uma norma internacional que estabelece diretrizes para realização de todos os tipos de auditorias. Isso inclui sistemas de gestão da qualidade, sistemas de gestão ambiental e sistemas de gestão da saúde e segurança ocupacional.
A norma fornece orientações sobre os princípios de auditoria e também requisitos para a escolha do auditor. A norma foi instituída pela International Organization for Standardization (ISO), instituição fundada na década de 1940, focada na normatização e padronização de processos em todo o mundo.
Qual é o objetivo da ISO 19011?
A ISO 19011:2018 é aplicável a qualquer organização que necessite conduzir auditorias internas ou externas de seus sistemas de gestão, bem como para auditores internos e externos que fazem auditorias.
O objetivo é garantir o cumprimento das normas de auditoria de forma consistente e eficaz, proporcionando informações para a melhoria contínua das organizações. Dessa forma, a aplicação dos princípios da norma iso 19011 assegura que os resultados possuam credibilidade.
Quais os princípios para as auditorias segundo a ISO 19011?
A ISO 19011 estabelece sete princípios da auditoria de sistemas de gestão. Esses princípios são:
1. Integridade
O princípio da integridade defende que os auditores devem agir com honestidade durante todo o processo de auditoria, evitando qualquer conflito de interesse que possa comprometer a neutralidade da auditoria. Além disso, eles devem seguir as normas e diretrizes da auditoria, bem como as políticas e procedimentos da organização.
Ademais, os auditores devem garantir que a informação obtida durante a auditoria seja tratada com confidencialidade, respeitando a privacidade dos envolvidos e não divulgando informações confidenciais para terceiros sem o consentimento da empresa auditada.
2. Apresentação justa
A apresentação justa destaca que a auditoria deve ser conduzida de maneira imparcial e justa, garantindo que as conclusões e recomendações desse processo se baseiem em evidências objetivas e não em preconceitos ou interesses pessoais.
Os auditores devem avaliar as informações coletadas durante a auditoria com um nível adequado de profundidade e extensão, garantindo que todas as áreas relevantes do sistema de gestão sejam cobertas.
3. Devido cuidado profissional
Esse princípio estabelece que a condução da auditoria deve ter máximo de cuidado profissional, competência e objetividade possível.
Em outras palavras, isso significa que os auditores devem ter as competências necessárias para realizar a auditoria, incluindo conhecimento técnico e habilidades em auditoria e de comunicação.
4. Confidencialidade
Esse princípio estabelece que as informações obtidas durante a auditoria devem ser tratadas com confidencialidade, ou seja, não devem ser divulgadas para terceiros sem o consentimento da organização auditada.
Isso significa que os auditores devem garantir o sigilo de todas as informações obtidas durante a auditoria, limitando seu uso apenas para fins de avaliação.
5. Independência
O princípio da independência diz que os auditores devem ser independentes e imparciais durante a auditoria, ou seja, não devem ter nenhum interesse financeiro, pessoal ou profissional na organização auditada que possa comprometer a sua objetividade.
Eles devem seguir as normas e diretrizes da auditoria, bem como as políticas e procedimentos da organização auditada, garantindo que todas as decisões e recomendações sejam baseadas em evidências objetivas.
6. Abordagem baseada em evidências
Esse princípio determina a realização da auditoria com base em evidências confiáveis e verificáveis. Portanto, os auditores devem coletar dados suficientes para avaliar se o sistema de gestão da organização atende aos requisitos aplicáveis, incluindo normas, regulamentos e políticas internas.
A abordagem baseada em evidências envolve o uso de técnicas e métodos de auditoria adequados, como entrevistas, observações, revisão de documentos e registros. As evidências devem ser objetivas e verificáveis, evitando suposições ou opiniões pessoais.
7. Abordagem baseada em risco
A abordagem baseada em risco envolve o uso de técnicas e métodos de auditoria que permitam a identificação e avaliação de riscos, isto é, métodos como entrevistas, análise de documentos, análise de indicadores de desempenho e outras técnicas de coleta de informações.
Os auditores devem avaliar a eficácia das medidas de controle existentes na organização para gerenciar os riscos identificados. Da mesma forma, devem encontrar oportunidades de melhoria para o sistema de gestão. Em outras palavras, é preciso apontar os riscos e oportunidades relevantes, avaliando a sua probabilidade e impacto no desempenho do sistema.
Quais são as principais diretrizes da ISO 19011?
A ISO 19011 define diretrizes tanto para auditoria externa quanto interna. Conheça as principais:
- A norma determina que a auditoria deve ser planejada com base no escopo, objetivos e critérios de auditoria estabelecidos previamente;
- A auditoria deve ocorrer de maneira sistemática e com base em evidências objetivas;
- Os resultados e conclusão da auditoria devem ser comunicados claramente às partes interessadas;
- Os auditores devem ser competentes e neutros, com habilidades e conhecimentos adequados para conduzir a auditoria de forma eficaz;
- A auditoria deve ser capaz de identificar oportunidades para aprimoramento e recomendar ações corretivas para garantir a melhoria contínua do sistema de gestão.
Quais os benefícios da aplicação da ISO 19011?
Aplicar a ISO 19011 na sua empresa traz diversos benefícios que vão além de uma certificação, como:
Melhoria contínua
As diretrizes oferecidas pela ISO 19011 ajudam a identificar pontos de melhoria nos processos. Ao realizar auditorias conforme a ISO 19011, as organizações podem detectar não conformidades, gaps e oportunidades de aprimoramento, promovendo uma cultura de melhoria contínua em toda a organização.
Garantia de conformidade
A aplicação da ISO 19011 garante que seus sistemas de gestão estejam em conformidade com os requisitos estabelecidos pelas normas específicas, como ISO 9001 (gestão da qualidade) e ISO 14001 (gestão ambiental). As diretrizes de auditoria da ISO 19011 apoiam na identificação e correção de erros em relação aos padrões estabelecidos, garantindo a conformidade legal e regulamentar.
Redução de riscos e custos
A realização de auditorias internas e externas de acordo com a ISO 19011 ajuda a identificar e reduzir riscos, sejam eles operacionais, financeiros ou de conformidade, por exemplo. Ao antecipar e resolver problemas, as empresas podem evitar incidentes que poderiam resultar em custos adicionais, como multas ou retrabalhos.
Credibilidade
A conformidade com padrões internacionais, como os definidos pela ISO 19011, demonstra o compromisso da empresa com a qualidade e transparência. Isso aumenta a credibilidade da empresa com seus clientes, fornecedores, investidores e outros stakeholders.
O que é Ciclo PDCA e qual sua relação com a ISO 19011?
O Ciclo PDCA é uma metodologia que busca promover a melhoria contínua dos processos em uma empresa, composta por quatro etapas relacionadas entre si de forma cíclica: planejar (plan), executar (do), verificar (check) e agir (act). Além da melhoria contínua, o Ciclo PDCA tem como objetivo fazer com que as atividades sejam executadas de forma mais ágil, e tornar os processos mais claros e objetivos.
A ISO 19011 utiliza o Ciclo PDCA como base para a gestão de programas de auditorias. As seções 5 e 6 mostram como aplicar a metodologia de forma práticas nas auditorias. Confira como isso é ilustrado pela norma:
Aplicando o Ciclo PDCA junto com as diretrizes da ISO 19011, as empresas podem realizar auditorias mais eficazes, identificar áreas de melhoria e promover a excelência operacional.
É possível utilizar a ISO 19011 em outros tipos de auditoria?
Sim, é possível. Embora a norma seja especificamente voltada para auditorias de sistemas de gestão, muitos princípios e práticas são aplicáveis em outros tipos de auditoria. O recomendado é considerar com atenção as necessidades específicas de cada tipo de checagem para fazer as adaptações necessárias.
Como realizar auditorias eficazes?
Existem algumas práticas que podem tornar suas auditorias ainda mais eficazes, garantindo a confiabilidade das verificações. Confira abaixo:
1. Faça um planejamento prévio
Planejar com antecedência é essencial para o sucesso de uma auditoria. Defina objetivos claros, escopo da auditoria, critérios, recursos necessários e cronograma de atividades, levando em consideração o prazo e distribuindo o tempo corretamente para cada etapa da avaliação.
2. Selecione auditores competentes
Certifique-se de que os auditores escolhidos para conduzir a auditoria possuam as competências técnicas e comportamentais necessárias, como conhecimento sobre os processos a serem auditados, capacidade de análise crítica e imparcialidade. Além disso, garante que o auditor esteja cumprindo com os 7 princípios da ISO 19011 para assegurar que a auditoria tenha validade e que os resultados sejam credíveis.
3. Garanta a imparcialidade do processo
Mantenha a imparcialidade e a objetividade durante toda a auditoria, evitando algum tipo de viés pessoal ou conflito de interesse. Todas as conclusões da auditoria precisam ser baseadas em evidências objetivas, e todas as partes interessadas sejam tratadas de forma justa e equitativa. Traga esse ponto de forma muito direta também com os funcionários da sua empresa.
4. Siga uma abordagem sistemática
Procure seguir uma abordagem sistemática durante todo o processo utilizando as técnicas de auditoria corretas, como entrevistas, revisão de documentos e observação no ambiente, para coletar evidências objetivas e que estejam de acordo com a realidade.
5. Mantenha o foco nos resultados
Ao invés de apenas apontar problemas, concentre-se em criar planos de ação para resolver as não conformidades e promover a melhoria contínua dos processos da empresa.
6. Utilize listas e checklists digitais
Para garantir que nenhum item crucial deixe de ser auditado, use listas de verificação e checklists personalizados. Muitas empresas fazem isso de forma manual, porém, o mais indicado é optar por formulários e checklists digitais, pois eles garantem uma menor incidência de erros e mais segurança das informações.
Como escolher o melhor sistema de auditorias?
Contar com um sistema online é a melhor forma de garantir a qualidade da sua auditoria. Conforme falamos no tópico anterior, formulários e checklists digitais são a melhor opção!
Para escolher o melhor sistema, identifique as necessidades da sua empresa, avalie a flexibilidade e escalabilidade do software, e analise as funcionalidades e recursos oferecidos, especialmente a integração com outros sistemas. Além disso, priorize sistemas líderes de mercado, que já possuam expertise em auditorias dos mais diversos tipos.
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- Criação de planos de ação de forma manual ou automatizada;
- Inclusão de fotos e vídeos no preenchimento dos itens da auditoria;
- Configuração de fluxos de trabalho inteligentes;
- Inteligência Artificial integrada para criar formulários;
- Reconhecimento de padrão por imagem;
- Agendamento de auditorias periódicas;
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