Cada vez mais, empresas de médio e grande porte precisam contar com relatórios de auditoria. Afinal, eles auxiliam os gestores a monitorarem suas atividades. Seja conferindo o andamento dos processos, acompanhando os resultados ou levantando eventuais falhas.
Esse tipo de documento permite, ainda, que eles acessem dados atualizados. E, com essas informações completas, consigam tomar decisões ágeis e precisas – essencial para um mercado altamente concorrido.
Neste artigo, explicaremos melhor o que é um relatório de auditoria, a sua importância e as diferenças entre relatório de auditoria interna e externa. Mostraremos, ainda, como fazer um relatório eficiente em 7 passos simples.
Neste artigo você encontrará:
O que é um relatório de auditoria?
Relatório de auditoria é um documento elaborado pelos auditores com objetivo de registrar as ocorrências e eventos levantados no processo de auditoria. Pontuando, ainda, a metodologia usada e as recomendações pensando em melhorias.
Nesse material, os responsáveis pelo trabalho apresentam todos os dados coletados durante a averiguação. Eles indicam, também, as atividades, áreas e processos que estão em não conformidade com as regras internas, normas regulamentadoras, políticas organizacionais ou legislação vigente.
O relatório de auditoria tem como objetivo fornecer subsídios suficientes para os gestores avaliarem se a empresa está alcançando os resultados planejados. Visando, com isso, reduzir os riscos de falhas nos processos internos, que possam impactar no negócio da empresa.
Essa ferramenta deve destacar fatos positivos e negativos, bem como suas conclusões. Para que os positivos sirvam de exemplo e sejam reconhecidos. Enquanto os negativos, corrigidos o quanto antes.
Uma das características dos relatórios de auditoria eficientes é a apresentação clara, objetiva e imparcial de todos os elementos levantados. Com isso, ele se torna extremamente útil para direcionar as devidas ações administrativas.
É essencial que esse instrumento técnico seja baseado em evidências concretas. E que formalize os resultados da auditoria. Apresentando os eventos detectados, por exemplo. Assim como informando à direção, aos controllers e aos conselhos administrativos e fiscais a descrição exata de como andam os processos e atividades da empresa.
Como produto final da auditoria, pode representar um importante apoio para tomada de decisões baseadas nos cenários reais da organização.
Sendo assim, o relatório de auditoria passa a auxiliar nas correções desses problemas. Evitando que eles impactem negativamente na qualidade dos produtos, serviços ou na imagem da marca.
Conheça as diferenças entre relatório de auditoria interno e externo
Todo o relatório de auditoria tem como objetivo apontar as irregularidades nos processos empresariais, encontradas durante a auditoria. E, também, apresentá-las ao solicitante: gestores, diretores, conselho administrativo, entre outros.
Agora, para entender as diferenças entre relatório de auditoria interno e externo, primeiro, precisamos entender esses dois tipos de auditoria.
A auditoria interna acontece quando a organização conta com uma equipe de profissionais que tem como função o levantamento de problemas nas atividades e operações. Eles revisam os procedimentos, as técnicas e as condutas da organização, visando identificar oportunidades de melhoria.
Apesar do trabalho ser considerado essencial, esses colaboradores não precisam, obrigatoriamente, ser especialistas.
Na auditoria externa, a organização contrata auditores independentes ou uma empresa especializada na área para a realização do trabalho.
Assim, entende-se que a principal diferença entre relatório de auditoria interno e externo é que o interno busca confirmar o cumprimento dos processos. E, também, o nível de segurança dos controles processuais.
Já o relatório de auditoria externo faz a análise dos registros, dos processos e operações, estuda os documentos e verifica as demonstrações contábeis. Para, assim, elaborar um parecer técnico, sugerindo procedimentos a serem adotados.
No caso de uma equipe interna realizar a auditoria e produzir o relatório, ela deverá ser responsável e comprometida com a organização. Além de ter liberdade e segurança para levantar as não conformidades – sem criar problemas de relacionamento com os demais colaboradores.
Quando a equipe de auditoria é externa, esse tipo de situação dificilmente acontece. Pois os profissionais contratados não têm nenhum vínculo empregatício com a contratante.
Os dois tipos de relatório, entretanto, precisam estar focados na autenticidade das informações. Para servirem de base fidedigna para a tomada de decisões dos rumos da empresa.
Qual a importância do relatório de auditoria?
O relatório de auditoria é de extrema importância porque é através dele que os gestores terão uma “fotografia” de como estão acontecendo os processos operacionais. Além de obter dados reais para corrigir falhas e levantar não conformidades.
Com um documento destes em mãos, é possível ter noção dos riscos que está correndo com o não enquadramento em normas, procedimentos internos ou, mesmo, na legislação vigente.
Um modelo de relatório de auditoria eficiente apresenta o quanto os controles internos estão sendo eficazes, garantindo maior segurança para a operação como um todo.
Verificando o status dos controles contábeis, financeiros e operacionais, por exemplo, é possível aperfeiçoar os processos, agregar mais qualidade aos produtos e credibilidade à marca. Entregando aos clientes a confiança e a tranquilidade de estarem recebendo uma mercadoria ou serviço de excelência.
Através do relatório de auditoria, ainda, são expostos fatos que podem impactar nos resultados da empresa. Muitas vezes eles podem ser confidenciais, o que requer seriedade na forma com que são utilizadas.
Por exemplo, com a nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) em vigor, as empresas precisarão auditar com frequência os processos e procedimentos de coleta e tratamento de dados pessoais.
Ou seja: é preciso verificar se estão sendo aplicadas as boas práticas de governança. E também como são utilizadas as ferramentas de privacidade em todo o ciclo do tratamento – deste o desenho do produto ou serviço até o término do processo.
Assim, com um relatório de auditoria de adequação à LGPD é possível levantar as falhas que podem trazer complicações para empresa e sua reputação, como processos judiciais e multas.
Saiba quais são os tipos de relatório de auditoria
Existem diferentes tipos de relatórios de auditoria. Assim como conceitos diversos de acordo com autores diferentes.
Para Marcelo Cavalcanti Almeida (2012), os tipos de relatório de auditoria são:
- Limpo e sem modificação: Demonstra que o processo analisado está obedecendo rigorosamente à legislação em todos os seus aspectos;
- Com ressalva: É apresentado quando o auditor verifica distorções relevantes ou não obtém evidências suficientes para emitir sua opinião:
- Abstenção de opinião: Utilizado quando o auditor apresenta diversidade de opinião;
- Com parágrafo de ênfase: O relatório de auditoria traz um parágrafo específico sobre um assunto que, conforme o entendimento do auditor, é relevante para a empresa;
- Com parágrafo de outros assuntos: Oferece a perspectiva do auditor sobre assuntos que, até então, não haviam sido tratados em documentos anteriores, mas que são relevantes no contexto.
Há, ainda, outra classificação possível, em que aparecem 5 tipos de relatório de auditoria:
- Sintético: Apresenta os fatos verificados de forma simples e resumida;
- Analítico: Mais detalhado, embora ainda simples e objetivo, é apresentado aos operadores das atividades;
- Especial: Geralmente quando traz dados confidenciais;
- Parcial: É entregue assim que é verificada uma ocorrência que pode estar prejudicando a empresa e que demanda ação corretiva urgente;
- Verbal: Em que não há redação de um documento com o que foi verificado e providências a serem tomadas.
A NBC TA 701, editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, regula como ocorrerá a informação das constatações da auditoria. Trazendo, portanto, dados mais detalhados para uma melhor compreensão dos gestores.
Mas, afinal, o que deve constar nos relatórios de auditoria?
Devem constar em um relatório de auditoria, primeiramente, o nome dos auditores e demais profissionais envolvidos.
Na sequência, devem trazer informações como:
- Objetivo da auditoria;
- Processos, atividades e documentos auditados;
- Ocorrências verificadas e analisadas;
- Identificação de oportunidades de melhorias;
- Registros em forma de documentos e checklists (físicos e eletrônicos);
- Demonstrações de cálculos (auditoria contábil, financeira ou fiscal);
- Metodologia utilizada;
- Observações e sugestões;
- Conclusões e recomendações.
De acordo com a Lei 11.638/07, empresas de grande porte devem contratar auditorias externas para verificar suas demonstrações contábeis financeiras. Já as de médio porte, podem utilizar-se de auditorias internas.
Enquanto isso, MEIs e pequenos empreendedores não são obrigados a realizar auditoria fiscal.
É importante salientar, ainda, que um relatório de auditoria não deve apontar culpados ou nomeá-los, para não causar constrangimentos ou, até mesmo, demissões. No caso, este documento deve apresentar as falhas de forma universal e não ser evasivo.
Além disso, o auditor ou a equipe que elaborar o documento não precisa usar termos técnicos em demasia. Muito menos enaltecer seu trabalho. Quanto mais natural e simples for o relatório de auditoria, melhor cumprirá sua função.
7 passos definitivos para um modelo de relatório de auditoria eficiente
1 – Capa bem apresentável
A apresentação de um documento sempre é capaz de impressionar quem o recebe. Afinal, já demonstra o cuidado e o empenho da equipe auditora. Nesta capa, devem constar:
- Título do trabalho;
- Nome do auditor responsável (líder);
- Data de conclusão;
- Nome da empresa auditada ou da unidade organizacional.
2 – Introdução bem redigida
Saber escrever não é um dom. É resultado de exercício constante. Dessa forma, redigir uma introdução eficaz também é função do auditor.
Na introdução do relatório de auditoria, devem conter as seguintes informações:
- Visão geral, com informações completas e claras sobre as áreas e processos auditados;
- Quais normas e leis deram suporte à análise (ISO 9001, ISO 14001, LGPD etc.);
- Apresentar histórico de outros relatórios;
- Explicar os motivos da auditoria.
3 – Resumo executivo
Mais uma vez, um resumo bem feito auxilia no entendimento de todo trabalho.
Ele deve apresentar objetivamente as principais conclusões, a partir de uma breve descrição do que foi auditado.
4 – Metodologia e terminologia aplicadas
Nesta parte, deve ser explicitada a metodologia utilizada para a auditoria. E, ainda, serem conceituados os termos utilizados, visando a compreensão total do documento.
5 – Plano de Auditoria
Aqui, é importante destacar quem é o auditor líder, suas qualificações e citar os demais auditores participantes. Também deve descrever:
- Documentos e processos avaliados;
- Pessoas entrevistadas;
- Etapas da auditoria;
- Ferramentas utilizadas;
- Critérios de seleção dos documentos e das pessoas.
E, ainda, esclarecer o objetivo e a extensão do trabalho, os principais procedimentos realizados e as limitações encontradas no processo.
Leia também: O que são auditorias e qual o seu papel em uma organização?
6 – Ocorrências verificadas
Neste capítulo, estarão registrados os fatos constatados em desacordo e as evidências anotadas. Além dos riscos associados a cada um.
7 – Providências e conclusões
Para finalizar, os auditores devem registrar as recomendações de melhorias. Cabendo a empresa colocá-las em prática.
Características de um modelo relatório de auditoria eficiente
Para que um relatório de auditoria seja considerado totalmente eficiente, ele deve trazer, ainda, alguns pontos. São eles:
Positividade
Sim! Algo de bom a empresa deve estar fazendo, senão não estaria funcionando. Dessa forma, destacar o que está sendo feito de positivo é uma boa estratégia para valorizar o esforço dos setores que atuam em conformidade. E, ainda, para que eles sirvam de exemplo aos que estão apresentando falhas.
Representatividade
O relatório técnico deve trazer a real situação da empresa em cada ocorrência em desacordo. Deixando claro o que está acontecendo de errado nos processos, no enquadramento às normas, nas áreas problemáticas e no não cumprimento da legislação.
Brevidade
Não confunda a busca pela clareza com detalhamento exagerado. Isto é, o documento deve ser resumido, trazendo somente os dados relevantes e informações necessárias. Caso algum gestor exigir maior detalhamento, este será apresentado em um anexo.
Durante o processo de auditoria, o auditor, ainda, poderá verificar a necessidade da emissão de um relatório parcial,. Caso a falha detectada possa causar algum tipo de prejuízo iminente à organização.
Como o uso de checklists pode ajudar nos relatórios de auditoria?
Como se viu, a elaboração de um relatório de auditoria eficiente depende da anotação de uma série de detalhes durante a avaliação técnica.
Essa anotação, até pouco tempo atrás, era feita em planilhas no papel. Porém, isso gerava uma demanda de tempo muito grande na organização. Afinal, era necessário incluir os dados coletados depois em um programa para que a análise fosse feita, dando mais margem a erros.
Agora, com o auxílio de um sistema de auditoria, como o checklist online, todo esse processo pode ficar mais organizado e eficiente.
Com ele, é possível
- Eliminar o uso de papel e diminuir a margem de erro;
- Criar checklists online completos, com mais de 150 funcionalidades;
- Criar planos de ação poderosos;
- Utilizar, em várias plataformas: smartphones, tablets, notebooks e PCs;
- Gerar relatórios com agilidade e segurança;
- E muito mais.
O Checklist Fácil é um sistema líder em padronização e digitalização de processos na América Latina, e já foi escolhida por empresas como Centauro, Habib’s, Ambev, Pizza Hut, BRF, Unilever e muitas outras.
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