Há diferentes tipos de relatório, que sempre cumprem a função de resumir e apresentar resultados de determinada atividade. Entre eles, estão os técnicos, financeiros, analíticos, de produtividade e de progresso, sendo que cada um possui estruturas e conteúdos específicos.
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O principal papel de um gestor é tomar decisões que ajudem a empresa a alcançar seus objetivos, além de obter melhores resultados. Isso significa que líderes nessa posição precisam de informações das mais diversas áreas para fazer escolhas que irão impactar em toda a operação. Para isso, é essencial contar com os diferentes tipos de relatórios.
Dependendo do segmento de atuação da empresa, os tipos de relatórios usados mudam. Para algumas, relatórios de faturamento, custos, horas extras e contas a pagar ajudam a entender melhor a operação. Mas em outros casos, como na indústria, os relatórios de produtividade, inventário e manutenção podem ser mais relevantes.
Aqui, você terá uma visão completa sobre os 11 principais tipos de relatórios que podem ser utilizados. E, no final, verá como a tecnologia cumpre um papel fundamental na criação de relatórios. Vamos lá!
O que é um relatório?
Os relatórios representam um conjunto de informações que possibilitam acompanhar indicadores e resultados. Criados em diferentes modelos e formatos, eles fazem com que as análises fiquem extremamente simples. E, com isso, o processo de tomada de decisão é facilitado.
Essas informações geralmente são usadas para apoiar o planejamento e formular as metas atuais e futuras da empresa. Assim como definir estratégias e determinar quais ações corretivas são necessárias.
Quando olhamos para os vários tipos de relatório, podemos fazer agrupamentos com modelos que possuem características importantes. No geral, cada empresa conta com, principalmente, dois grupos:
- Relatórios Gerenciais: são os relatórios de gestão, que representam um importante recurso em diversos setores de uma organização. Com ele, é possível identificar falhas e oportunidades e, assim, traçar novas estratégias para a empresa. Eles fornecem um olhar mais detalhado sobre cada elemento;
- Relatórios Técnicos: com os relatórios técnicos, a visão é mais quantitativa. É essencial contar com esse grupo para ter uma visão integrada da gestão com a operação. Só com eles é possível medir com precisão o retorno obtido com o funcionamento de máquinas, por exemplo.
Qual a importância de usar os tipos de relatórios no dia a dia das empresas?
Os relatórios fornecem informações úteis para as etapas de gerenciamento, deixando claro os dados sobre gastos, lucros e crescimento. Além disso, eles trazem detalhes importantes que podem ser usados para desenvolver previsões futuras. Isso é usado em ações como:
- Criação dos planos de marketing e vendas;
- Desenvolvimento do planejamento orçamentário;
- Mudança da tomada de decisões para um modelo baseado em dados.
Também usamos os exemplos de relatórios para rastrear o progresso e o crescimento de um projeto, identificar tendências ou até irregularidades.
Os tipos de relatório que são mais simples ajudam a identificar os setores que precisam passar por uma investigação mais aprofundada.
Além de ajudar na orientação de decisões importantes, os relatórios são úteis para construir uma trilha de auditorias das atividades de negócios.
Quando olhamos mais para o lado comercial de uma empresa, eles promovem a transparência de informações. Para muitas organizações, um relatório anual de faturamento é um requisito para entregar aos acionistas, ao governo e a outras instituições. Além disso, os relatórios regulares permitem comparar o desempenho com os de outros períodos.
11 tipos de relatório que precisa conhecer (e usar agora!)
Agora que sabemos o papel que um relatório pode cumprir dentro de uma operação, chegou a hora de conhecer os principais tipos.
Para cada finalidade específica, existe um tipo de relatório que pode facilitar a compreensão dos dados de uma área. Então, conheça os 11 principais a partir de agora!
1. Relatório de Produtividade
Os relatórios de produtividade são importantes documentos para entender se a operação é eficiente. Para isso, será preciso determinar quais métricas deverão constar no documento, para que seja possível medir e acompanhar o nível de produtividade. Só assim conseguimos obter respostas precisas.
Dessa forma, é possível analisar se o número de entregas aumentou ou diminuiu dentro de determinado período de tempo. O passo seguinte é cruzar os dados para tentar entender se houve algum fator externo que contribuiu para esse efeito.
2. Relatório de Faturamento
Em toda empresa, o faturamento é um dado fundamental a ser avaliado. No entanto, essa informação, se for olhada de forma isolada, pouco contribui para identificar as causas das suas variações.
Por isso, é importante olhar para o relatório de faturamento e entender as flutuações que aconteceram ao longo do período. Ou seja, além de trazer os dados numéricos, ele também pode listar marcos que ajudem a explicar cada mudança brusca.
Nesse caso, precisamos combinar a análise dos dados com as seguintes perguntas:
- Os períodos de baixa têm alguma relação com a sazonalidade do período?
- Os momentos de alta estão relacionados às campanhas de marketing ou a outro fator?
- O que aconteceu de diferente a cada mês para justificar as variações no faturamento?
- As decisões de investimento tomadas no período impactaram positivamente no volume de faturamento?
Essas perguntas são muito importantes para traçar um planejamento estratégico eficiente!
3. Relatório de Fluxo de Caixa
Da mesma forma que é preciso avaliar o faturamento da empresa, o fluxo de caixa também deve ser analisado periodicamente. Nesse caso, o relatório é bem mais completo.
O fluxo de caixa resume todas as entradas e saídas financeiras, dividindo os valores por categorias diferentes. Essas categorias representam tanto as despesas como os ganhos.
Essa análise permite que a companhia identifique seus principais custos – o que pode ajudar muito na hora de reduzir os gastos.
4. Relatório de Contas a Pagar
No caso das contas que precisam ser pagas pela organização, existe um relatório diferente. Nesse caso, não são agrupados valores de custos por categoria, mas sim pelas datas de vencimento.
É com esse exemplo de relatório que as empresas conseguem identificar o que precisam fazer de pagamentos naquele dia, semana ou mês específico.
5. Relatório de Auditoria
Um bom relatório de auditoria é elaborado pelos auditores com objetivo de registrar as ocorrências e eventos levantados no processo de checagem. Ele é muito importante para as empresas porque é capaz de fornecer informações extremamente úteis para a tomada de decisão.
A NBC TA 701, editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, regula como dispor as informações colhidas durante a auditoria. Logo, garante que o documento trará dados mais detalhados para uma melhor compreensão dos gestores.
6. Relatório de Ocorrências
O relatório de ocorrências é um documento que deve trazer, especificamente, as principais informações sobre a ocorrência. Ele precisa ser o mais claro e objetivo possível e apresentar provas concretas, como imagens. Com isso, oferece embasamento para uma tomada de decisão eficiente.
Quando bem preenchido, os gestores têm acesso às principais falhas e não conformidades. Assim, conseguimos promover as melhorias necessárias.
7. Relatório de visita técnica
O relatório de visita técnica nada mais é do que um documento com as informações relevantes sobre o atendimento prestado aos clientes.
Ele é visto como um dos elementos essenciais para garantir um bom desempenho das equipes externas. Isso porque o gestor terá acesso a dados que permitem realizar avaliações e melhorias.
Com esse relatório, é possível avaliar pontos como:
- Qualidade do atendimento;
- Postura do colaborador;
- Tempo investido em cada atividade;
- Se os procedimentos sugeridos foram seguidos.
Ainda, se no contexto da sua empresa há outros aspectos que merecem destaque, também é válido adicioná-los no relatório. Aliás, a personalização faz parte da construção desse documento.
8. Relatório de equipamentos e manutenção
Este relatório de equipamentos é um documento utilizado internamente para registrar os procedimentos de manutenção realizados. Mas, além disso, pode ser usado para registrar dados de compra e uso dos equipamentos.
Alguns dos pontos principais deste relatório são:
- Tipos de serviços prestados;
- Tempo decorrido de uso do equipamento;
- Históricos de manutenção;
- Descrição dos equipamentos;
- Período entre visitas técnicas;
- Observações relevantes sobre cada visita.
Só com esse exemplo de relatório é que conseguimos agendar as próximas ações de manutenção.
9. Relatório de Ressuprimento
O relatório de ressuprimento é uma importante ferramenta para que os gestores possam acompanhar seus pedidos e atender com eficiência a demanda.
Além disso, ele também permite avaliar a possibilidade de otimização de recursos, garantindo que a mercadoria chegue mais rápido ao ponto de venda.
10. Relatório de Vendas
Toda a movimentação de vendas da empresa pode ser detalhada através deste relatório. Esse tipo mostra uma visão ao longo do tempo do fluxo de vendas. Ele considera tanto a parte de quantidade como de valores vendidos.
Essa visualização ajuda a compreender se há uma evolução ou queda no volume de vendas. Além disso, é possível saber quais categorias ou produtos específicos estão impactando mais no volume de vendas.
Olhar para o relatório de vendas é papel dos gestores que atuam nessa área e também na equipe financeira. Juntos, esses times podem traçar planos de ação para melhorar os resultados no próximo período.
11. Relatório de Estoque
Qualquer organização que lide com venda ou consumo de produtos deve trabalhar com o relatório de estoque. Em empresas de varejo, por exemplo, ele é responsável por apresentar toda a movimentação de entrada e saída dos produtos.
Isso envolve o controle de compra e venda, que precisa ser registrado com um sistema unificado de movimentação.
Mas para empresas que atuam no segmento de serviços ou que comercializam soluções digitais, esse relatório não tem utilidade? A verdade é que tem sim, pois qualquer empresa promove a compra de insumos e produtos para realizar suas atividades.
Nesse caso, o relatório de estoque servirá para fazer o acompanhamento contínuo do consumo da própria empresa. Ele é muito utilizado para acompanhar a movimentação dos produtos de limpeza.
Com a compra realizada, o total de produtos é lançado no relatório. À medida que eles são utilizados, é preciso registrar as saídas para ter todo o acompanhamento.
Qual a importância de escolher os tipos de relatório mais adequados?
Mas afinal, será que é tão importante assim selecionarr o tipo de relatório certo? A verdade é que sim! E aqui você conhece os motivos que fazem essa escolha ser tão relevante para uma empresa.
Conhecer o cenário como um todo
Não há nada pior do que tomar decisões com base em dados fracionados, que não mostram todo o conjunto de informações. Quando isso acontece, muitos erros acabam demandando retrabalho que poderia ser evitado.
Para fugir desse cenário, é preciso escolher o relatório adequado. Sem essa etapa, os gestores podem ter uma visão equivocada de cada situação, sem conhecer o cenário como um todo.
Na área de controle de qualidade, por exemplo, não faz sentido olhar para um relatório de fluxo de caixa, para encontrar a movimentação de gastos com reparos ou manutenção de equipamentos, sem analisar o relatório de ocorrências antes. Afinal, é ele que mostra em detalhes os motivos para tomar essa decisão de investimento.
Evitar análises desnecessárias e que demandam tempo
Quando temos muitos dados juntos, de áreas e fontes diferentes, é praticamente impossível tirar alguma informação relevante. Mas há um problema ainda mais grave: as equipes perdem tempo nesse processo – e realizando análises desnecessárias.
Alocar melhor o tempo dos profissionais é uma das medidas mais importantes para qualquer organização que busca melhorar sua eficiência e produtividade. Por isso, é fundamental olhar para os objetivos principais e, a partir deles, definir os tipos de relatório.
Iniciar essa escolha a partir do planejamento geral vai agilizar o processo de análises. Sem falar que os profissionais estarão direcionando a atenção para os pontos mais importantes.
Por que a tecnologia é essencial para gerar esses tipos de relatório?
Qualquer empresa pode criar uma estrutura de relatório em papéis, planilhas ou em um sistema online. Mas aqui já precisamos destacar que contar com a tecnologia é o melhor caminho para criar seus relatórios.
Já não podemos mais depender de ações manuais para alimentar relatórios em papel, por exemplo. Afinal, as chances de ter dados errados, ou pior, a falta deles, são muito altas e precisam ser evitadas.
Além disso, há funcionalidades específicas para o registro de evidências que são fundamentais para a análise de relatórios. Exemplos disso são as imagens, vídeos ou áudios, aumentando a confiabilidade do documento.
Nesse caso, você pode captar todas as informações através do Checklist Fácil. Ele permite automatizar diversas ações, como realização de auditorias, captação de dados e geração de relatórios.
Com diferentes tipos de dados coletados, podemos definir e gerar os tipos de relatório mais importantes.
As vantagens de contar com essa solução são:
- Armazenar os dados de forma centralizada;
- Analisar automaticamente as informações;
- Gerar indicadores para diferentes tipos de relatórios;
- Antecipar possíveis problemas antes que se tornem mais graves e caros.
Então você já sabe: comece a gerar seus relatórios usando um software de checklist! Converse com nossos especialistas e saiba como o Checklist Fácil, sistema líder na América Latina em padronização e digitalização de processos, pode te ajudar neste processo!
