O que é relatório de ocorrências? Saiba como elaborar um na sua empresa

O relatório de ocorrências é um documento essencial para o dia a dia das empresas. Isso porque ele permite ter acesso às não conformidades. Visando, a partir disso, tornar as operações mais eficientes, bem como reduzir custos.

Para que ele traga os resultados almejados, deve ser produzido por profissionais especializados. Uma vez que é preciso saber distinguir os processos corretos dos errados. Bem como descrever o que de fato precisa ser feito para solucionar as falhas.

Se você deseja saber mais sobre relatório de ocorrências, continue com a gente. Afinal, mostraremos seus principais usos e como elaborar um na sua empresa. Vamos lá!

O que é um relatório de ocorrências?

É um documento que deve trazer as principais informações sobre a ocorrência. Ele precisa ser o mais claro e objetivo possível e trazer provas concretas, como imagens. Com isso, oferece embasamento para uma tomada de decisão eficiente.

O relatório de ocorrências é muito utilizado em atividades como segurança do trabalho e prevenção de acidentes ocupacionais. Além disso, é útil para registrar perdas e furtos em estabelecimentos.

Setores em especial que se beneficiam dessa ferramenta são os de Segurança Patrimonial e Defesa Civil. No primeiro caso, o profissional o utiliza para registrar e comunicar circunstâncias que podem interferir na segurança da organização.

Já os profissionais da Defesa Civil usam essa ferramenta para pontuar todos os registros de ocorrências de desastres da cidade. Assim, além de guardar as informações, ainda as utiliza para gerar indicadores e promover melhorias na forma de atuação.

É importante ressaltar que o relatório de ocorrências deve ser preenchido por alguém que tenha conhecimento técnico. Ou seja: que possua capacidade de analisar a operação. Afinal, eles precisam avaliar e registrar de forma clara uma série de fatores.

Caso contrário, os gestores não conseguem visualizar as etapas e entender os erros. Assim como ficam impossibilitados de controlar possíveis perdas e melhorar a qualidade do serviço em questão.

Por que é importante fazer um relatório de ocorrências?

Em um primeiro instante, o preenchimento de um relatório pode parecer algo burocrático ou desnecessário. Ou seja, apenas mais um papel. Entretanto, na prática, ele se mostra muito útil, especialmente pensando na gestão adequada dos processos.

Situações de descontrole operacional e financeiro podem ter origem em atividades corriqueiras. E, portanto, passarem despercebidas pelo gestor. Quando isso se torna frequente ou mesmo diário, pode ocorrer uma série de consequências, inclusive no que tange a resultados.

Assim, a empresa passa a operar no vermelho sem saber ao certo o motivo. Ao mesmo tempo em que perde o controle sobre as não conformidades e os procedimentos que devem ser melhorados com urgência.

Logo, o relatório de ocorrências é essencial para promover um entendimento claro dos problemas. Permitindo, assim, que as decisões sejam tomadas baseadas em dados e fatos. Evitando prejuízos maiores para o negócio.

Principais benefícios de usar o relatório de ocorrências no trabalho 

Conforme visto, o relatório de ocorrências é um instrumento poderoso de gestão. Ele permite que a sua empresa tenha consciência sobre a rotina operacional. E consequentemente, consiga estabelecer níveis de eficiência diários.

Além disso, traz a comodidade de eliminar, de uma vez por todas, as famigeradas bolas de neve ou efeitos dominó,  como queira chamar. Ou seja, os erros que se tornam frequentes e que começam a prejudicar as demais atividades. Tornando, assim, as empresas disfuncionais, trazendo dano permanente aos indicadores e às metas preestabelecidas.

Desta forma, seus principais benefícios são:

• Melhora o processo de gestão;
• Amplia o conhecimento sobre erros e não conformidades comuns;
• Permite tomar decisões rápidas e assertivas;
• Melhora a produtividade das equipes;
• Reduz os desperdícios;
• Permite fazer um planejamento estratégico mais conciso.

O que deve constar em um relatório de ocorrências?

Quanto mais informações o relatório de ocorrências trouxer, melhor. Isso porque amplia o entendimento da situação e, em alguns casos, permite determinar causas e efeitos com maior precisão.

Assim sendo, alguns dados indispensáveis são:

• Data e local da ocorrência;
• Descrição do sinistro;
• Pessoas envolvidas;
• Prejuízos gerados pela ocorrência.

Vamos supor que você tem um estabelecimento e teve problemas com a segurança. O profissional deve descrever o que ocorreu, ou seja, se foi furto ou arrombamento. Precisa, ainda, pontuar os demais fatores que auxiliam no entendimento, como:

• A loja estava aberta ou fechada?
• O alarme estava acionado?
• A polícia foi chamada?
• Algum produto foi furtado?

Ainda nessa parte de análise, devem ser tiradas fotos do local, para oferecer provas claras e objetivas.

Além disso, o relatório de ocorrências deve trazer as ações adotadas e uma análise precisa dos fatos. Bem como recomendações de melhorias para evitar que a situação se repita.

Dicas para fazer um relatório de ocorrências

O relatório de ocorrências também pode ser interpretado como uma espécie de controle diário da rotina. Ou seja, ser inserido no dia a dia da gestão estratégica.

Caso aplicado da forma correta, torna-se um poderoso aliado no combate ao amadorismo, falta de profissionalismo e hábitos perdulários na produção e administração.

Mas como utilizar essa ferramenta a seu favor? Confira algumas dicas:

• Capacite os administradores em raciocínio estatístico. Com isso, eles saberão colher as informações cruciais para análise da operação, bem como estabelecer relações de causa e efeito;
• Adote como rotina o uso do Ciclo PDCA – que consiste em planejar, executar, checar e agir. A grande vantagem dessa metodologia é a melhoria contínua de processos;
• Não espere que a situação piore ainda mais para tomar alguma providência. Com o relatório de ocorrências em mãos, identifique imediatamente as não conformidades, perdas e/ou insatisfações e faça um plano de ação para minimizá-las;
• Utilize os dados coletados para identificar problemas técnicos e lacunas de habilidade e de conhecimento. Após, estabeleça programas de treinamento e aperfeiçoamento;
• Promova reuniões diárias para analisar os dados levantados no relatório de ocorrência. E, ainda, incentive os profissionais a sugerir soluções.  

Como fazer um relatório de ocorrências usando um checklist?

A tecnologia pode te ajudar a implementar e otimizar o relatório de ocorrências. Um checklist online permite que você crie uma lista de verificação para situações diversas. Com isso, os colaboradores vão preenchendo na ordem, assim como adicionando fotos e vídeos complementares.

Vamos supor que você queira criar um checklist para segurança do trabalho. Pegue as informações que precisam ser conferidas, disponha na ordem de prioridade e crie obrigatoriedades. Ou seja, se uma das respostas for negativa, você pode exigir que seja adicionada uma mídia ou que o profissional já preencha um plano de ação.

O melhor disso tudo é que o trabalho é otimizado. Evitando perda de tempo e erros durante a inspeção de ocorrência. Além disso, os dados ficam todos registrados no sistema, facilitando no momento de conferência do relatório de ocorrência. Bem como a geração de gráficos e indicadores.

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