Controle de processos é a gestão sistêmica das operações e atividades de uma empresa, incluindo o mapeamento, documentação, padronização e otimização contínua dos fluxos de trabalho. O uso de ferramentas de automação e metodologias ágeis é essencial para tornar o controle ainda mais eficiente, minimizando falhas e otimizando as atividades da empresa.
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Você já pensou em como tornar sua empresa mais eficiente para aumentar a satisfação dos seus clientes, mas ainda não sabe como começar? O controle de processos é um ótimo passo para elevar a qualidade das entregas do seu negócio, garantindo mais sucesso.
Portanto, ao entender como gerir processos, é possível operar com mais eficácia no mercado, gerando competitividade e facilitando a gestão de tempo e recursos a longo prazo.
Neste conteúdo, você vai conferir o que é controle de processos, como aplicá-lo com mais praticidade e como isso pode gerar uma série de benefícios para toda a sua empresa.
Controle de processos: o que é?
O controle de processos é uma análise aprofundada e sistêmica sobre o andamento das atividades do seu negócio. Por meio dessa avaliação detalhada, é possível entender como otimizar resultados e recursos, tendo os dados necessários para promover melhorias contínuas na empresa.
Dessa forma, o controle de processos se refere à documentação e à padronização de todas as demandas cumpridas, além da mensuração dos resultados e do monitoramento constante das responsabilidades de cada equipe.
Em resumo, o principal objetivo de ter o devido controle sobre os fluxos de trabalho é automatizar os processos recorrentes, aprimorando a rotina para minimizar as falhas e os prejuízos. Consequentemente, isso vai ajudar sua empresa a melhorar a qualidade das entregas de produtos ou serviços, conquistando diversos benefícios que você vai conferir em mais detalhes ao longo deste artigo.
Mas, antes, além de saber o que é um controle de processos e quais são os principais objetivos dessa metodologia, é importante entender como implementá-la na sua empresa para ter um retorno bem-sucedido.
Como colocar o controle de processos em prática?
Antes de qualquer coisa, você precisa ter em mente que o controle de processos não é algo que vai ser mais uma demanda, mas uma forma de visualizar o seu negócio de forma mais ampla e detalhada, a fim de melhorar seu gerenciamento.
Sendo assim, colocar o controle de processos em prática na sua empresa permite a conquista de objetivos como:
- Entender os processos realizados;
- Padronizar, checar e otimizar atividades;
- Eliminar tarefas e custos desnecessários;
- Ter uma visão mais ampla sobre como fazer melhorias;
- Detectar não conformidades e minimizar falhas;
- Aumentar a produtividade das equipes e lideranças;
- Elevar a satisfação dos clientes;
- Garantir a execução das tarefas;
- Obter mais agilidade na rotina;
- Facilitar o alcance de metas.
Agora, confira o passo a passo essencial para entender como fazer controle de processos no seu negócio!
1 – Identifique todos os processos
Como é possível melhorar o que tem sido feito sem saber quais atividades estão sendo realizadas? O primeiro passo para implementar o controle de processos na sua empresa, então, é mapear os fluxos de trabalho atuais (a dica aqui é contar com ferramentas de mapeamento de processos para te ajudar!).
Você pode iniciar a gestão de processos quando passa a conhecer de forma mais aprofundada o funcionamento da empresa. A partir desse passo, é possível analisar quais pontos devem ser melhorados, quais devem ser adicionados à operação e quais não fazem mais sentido.
Ademais, algumas das principais informações que devem ser avaliadas durante o mapeamento dos processos e fluxos do seu negócio são:
- Funcionamento das atividades e da empresa em geral;
- Estratégias utilizadas, metas traçadas e indicadores estabelecidos;
- Equipes, gestores e pessoas responsáveis por cada projeto;
- Recursos disponíveis atualmente.
2 – Padronize as atividades com checklists
Padronizar os processos é uma das melhores formas de aumentar o controle de qualidade na sua empresa. Então, após mapear todas as atividades da rotina, é hora de utilizar formulários para checagens frequentes dos processos.
Fazer isso permite que sua empresa conte com uma coleta de dados precisos e um acompanhamento de resultados mais frequente, com impactos positivos nos planejamentos.
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3 – Automatize a operação
Sua empresa utiliza quais ferramentas de digitalização de processos? Escolher uma única tecnologia para integrar vários dados e checagens, como um software de checklists digitais, favorece a melhoria contínua por meio do controle das atividades do seu negócio.
É por esse motivo que o Checklist Fácil é recomendado para padronizar processos de qualquer tipo de empresa.
4 – Defina indicadores
Não basta apenas criar os formulários de checagem sem estabelecer quais pontos devem ser analisados. Por isso, para medir a eficiência operacional do seu time e das atividades realizadas, é importante estabelecer alguns indicadores, como:
- Índice de retrabalho;
- Percentual de conformidade;
- Índice de qualidade.
É válido ressaltar que cada um desses indicadores deve ser escolhido de acordo com as necessidades, preferências e os objetivos de cada empresa.
5 – Monitore os resultados
Por mais padronizados que sejam os seus processos, nenhum desenvolvimento de atividades ocorre sempre da mesma forma. Vale lembrar que tanto as pessoas quanto os recursos e os objetivos de um negócio podem mudar com o tempo.
Por isso, é necessário fazer um monitoramento constante dos fluxos, com a ajuda de métricas e indicadores. Esse tipo de avaliação te ajudará a entender se as metas definidas estão sendo alcançadas e o que pode ser feito para otimizar os processos organizacionais de cada equipe.
Viu só como o passo a passo da gestão de processos pode fazer toda a diferença na sua empresa, garantindo mais produtividade e organização? Para seguirmos em frente, confira agora os principais benefícios de percorrer esse caminho em diferentes segmentos no mercado.
Quais são os benefícios da gestão de processos?
Administrar os processos de uma operação pode trazer diversos benefícios para variados tipos de negócio. Os principais são o controle de qualidade, o melhor aproveitamento do tempo dos colaboradores e a otimização dos recursos utilizados pela empresa.
Veja a seguir, em detalhes, como a gestão de processos favorece a atuação de cada setor.
Controle de processos no Varejo
Para o setor varejista, as vantagens de contar com o controle de processos são principalmente a padronização das atividades e do atendimento. Outro impacto positivo é o aumento das experiências satisfatórias dos clientes e o controle de qualidade de produtos e serviços, gerando competitividade e melhorias na imagem da marca.
Controle de processos na Indústria
Para o setor industrial, os benefícios da gestão de processos envolvem aumento da produtividade e do engajamento da equipe, otimização do gerenciamento de tempo e recursos e, redução de custos. Outro ponto favorável é o aumento na qualidade dos bens produzidos e na eficiência operacional.
Controle de processos na Logística e Transporte
No setor de logística e gestão de transportes e frotas, realizar o controle de processos contribui para o aumento da qualidade dos serviços prestados e para a qualificação da tomada de decisão. Podemos mencionar ainda a redução de riscos de acidentes e prejuízos, prevenção de perdas e melhorias na integração e produtividade da equipe.
Em suma, a implementação de processos pode ser diferente dependendo do segmento de atuação de cada empresa, mas todos os setores saem ganhando com isso. Porém, uma recomendação comum a qualquer empresa é contar com uma tecnologia que elimine atividades manuais, como veremos no tópico seguinte.
Aposte em um sistema de controle de processos
O mais indicado a qualquer organização é investir em um sistema para implementar a gestão de processos. Com isso, é possível minimizar riscos de falhas e prejuízos e obter mais sucesso com seus resultados. Além de automatizar os formulários e a coleta de dados, contar com um software eficaz pode otimizar o seu tempo e dinheiro.
O Checklist Fácil é o sistema líder na América Latina em digitalização e gestão de processos, oferecendo mais de 150 funcionalidades para gerar uma visão detalhada em tempo real sobre as informações de qualquer operação.
A solução também viabiliza várias vantagens para o seu negócio. Entre elas, as principais são:
- Organização dos fluxos de trabalho para aumentar a produtividade da equipe e gestão da sua empresa;
- Agendamento de checklists para que nenhuma etapa da rotina seja esquecida ou feita pela metade;
- Inclusão de fotos e vídeos para comprovação de evidências;
- Criação de planos de ação para corrigir não conformidades e obter melhoria contínuas dos processos;
- Relatórios completos com dados assertivos para ajudar sua empresa a ter planejamentos estratégicos mais eficazes.
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