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Sua empresa faz auditorias e inspeções? Então, um modelo de checklist pode ser o seu melhor aliado! Afinal, as listas de verificação desempenham um papel fundamental na padronização de processos.
As checagens exigem um exame minucioso de equipamentos, ambientes ou da operação como um todo. Portanto, estruturar o questionário adequadamente resulta em uma vistoria de qualidade.
Para agilizar essa etapa, é possível utilizar um modelo de checklist, adequado ao contexto em que será aplicado. Por isso, mostramos para que serve, como usar e os principais benefícios. Além disso, selecionamos alguns exemplos, para você já começar a sua fiscalização com tudo! Confira!
O que é um modelo de checklist?
Modelo de checklist é uma lista de itens e tarefas que devem ser verificados, completados ou realizados. É a ferramenta ideal para identificar não conformidades, padronizar operações e garantir que os procedimentos sejam cumpridos da forma correta.
Quando se trata de modelos, falamos de estruturas prontas e sistemáticas para que você utilize ou adapte de acordo com suas necessidades para garantir que todas as etapas de um processo ou atividade sejam seguidas.
Com a digitalização dos negócios, os modelos de checklist são facilmente usados de forma online, facilitando o acesso, compartilhamento e atualização das informações. Esses modelos podem ser utilizados em qualquer contexto, área, segmento e aplicação que necessite de algum tipo de checagem.
Para que serve um modelo de checklist?
Um modelo de checklist serve como um guia no momento da inspeção. Ou seja, é uma estrutura pré-definida de um processo de auditoria que serve para agilizar as checagens que são realizadas em uma empresa.
Agora, se você nunca elaborou uma lista de verificação, certamente, exemplos semiestruturados vão te indicar qual é o melhor caminho para começar. Portanto, eles também servem como referência para as organizações que estão iniciando nas vistorias.
Muitas vezes, os formatos encontrados podem servir perfeitamente para o seu negócio. Em outras ocasiões, é preciso fazer alguns ajustes para que o checklist seja efetivo para a sua empresa.
Seja como for, é interessante ter uma referência, um ponto de partida ou um questionário completo, na hora de organizar o seu processo de checagem.
Os modelos de checklists podem ser construídos em papel, planilhas de Excel ou digitalmente, em softwares especializados, como o Checklist Fácil. Vamos entender melhor sobre como utilizá-los?
Como utilizar um modelo de checklist?
Na verdade, utilizar um modelo de checklist é uma tarefa simples. Porém, escolher qual é o melhor para o seu negócio, não é tão fácil assim. Afinal, isso é um processo gradual, resultado de tentativas, erros, testes e experimentos.
Por isso, alertamos: a personalização é o segredo do sucesso! Estude exemplos de checklists, veja como funcionam as aplicações em outras áreas e faça downloads de modelos.
Então, customize o que for necessário para a sua operação. Assim, você usufrui de toda a flexibilidade que o checklist, enquanto ferramenta, tem a oferecer. E, ainda, otimiza o seu processo ao aproveitar a estrutura pré-definida.
E, não esqueça: o mais importante de tudo é não deixar nenhum aspecto de fora da sua checagem! Confira agora algumas vantagens de usar modelos!
Benefícios de usar um modelo de checklist
Você já sabe que o uso de listas de verificação é essencial para a padronização da operação. Além disso, a facilidade de aproveitar materiais já existentes e dedicar o tempo disponível a atividades mais inovadoras é excelente para qualquer negócio.
Mas será que conhece todos os benefícios de implementar essa ferramenta com modelos prontos? É o que nós vamos te contar agora!
Otimização dos processos
Independente do seu segmento e, até mesmo, da área em que você vai aplicar o seu questionário, o modelo de checklist contribui para otimizar o processo. Isso porque os itens já estarão dispostos para a inspeção, eliminando a necessidade de criar tudo do zero.
Porém, lembre-se de analisar com cuidado se o formato escolhido atende às necessidades do seu negócio. Algumas adaptações podem ser feitas para que os resultados sejam ainda melhores.
Além disso, os modelos de checklist disponibilizados por empresas especializadas são consequências de anos de atuação no mercado. Portanto, é um material confiável para utilização, principalmente se a sua empresa está iniciando na padronização de processos.
Bom uso do tempo
Estruturar um questionário demanda bastante tempo do encarregado. Há vários aspectos que precisam ser considerados na hora de criar a lista de verificação:
- Áreas de aplicação;
- Itens a inspecionar;
- Definição de responsáveis;
- Sequência dos processos;
- Gestão das não conformidades;
- Entre outros.
Por isso, ao iniciar com um modelo de checklist pronto, muitos desses aspectos já vêm estruturados ou semiestruturados. Assim, você pode usar mais tempo realizando testes com o seu formulário, implementando a melhoria contínua da sua inspeção.
Após um período de aplicações, todo o time estará apto para definir a melhor configuração de checklist para o seu cenário. Dessa forma, a equipe também se engaja no aperfeiçoamento dos processos, trazendo resultados mais satisfatórios.
Aumento da produtividade
Como consequência do benefício anterior, utilizar um modelo de checklist também vai ajudar no aumento da produtividade. E, aqui, estamos falando dos colaboradores, do time e, até mesmo, da empresa.
Isso significa que todos os envolvidos saem ganhando, seja na visão micro ou macro. A melhoria do rendimento é decorrente do fato de eliminar atividades maçantes – como estruturar materiais completos quando já existem modelos disponíveis -, para alocar o tempo dos funcionários em tarefas mais produtivas.
Certamente, essa ação ainda contribui para a motivação dos colaboradores. Afinal, vão se sentir valorizados e desafiados pelas atribuições que devem desempenhar.
Melhoria nos fluxos de trabalho
Seguindo a lógica do aumento de produtividade, os modelos de checklist criam um padrão a ser seguido na realização de uma tarefa, o que torna o fluxo de trabalho muito mais organizado e linear.
Histórico e documentação
Utilizando um modelo de checklist, você garante a documentação de todo o processo e suas atividades, criando um histórico para consultas futuras caso haja necessidade.
Qualidade e confiabilidade dos processos
Os modelos de checklist ajudam a garantir que todos os processos definidos previamente serão seguidos à risca. Com isso, toda a atividade ganha mais confiabilidade e, consequentemente, o produto final tem sua qualidade assegurada.
Agilidade na interação
Iterar é uma prática muito comum na cultura ágil e se refere ao progresso baseado em tentativas contínuas de aprimoramento. Nessa perspectiva, o uso de modelos prontos de checklist facilita essa metodologia.
Assim, as empresas podem reduzir riscos, perdas e prejuízos, investindo em um projeto demorado que não traz o retorno esperado. Ao testar e melhorar continuamente, o custo é melhor e a coleta de dados é recorrente.
Portanto, ganha-se tempo trabalhando em situações inéditas de experimentos, podendo, inclusive, inovar os processos cotidianos. Dito isso, chegou a hora de conhecer alguns modelos para aplicar no seu negócio!
Como fazer um modelo de checklist?
Caso você queira criar seu próprio modelo de checklist, existem alguns passos que podem ajudar nesse desenvolvimento. Confira a seguir:
1. Defina o que será checado
Defina de forma clara qual é o objetivo do checklist e o que será inspecionado. Ele pode ser aplicado em processos, equipamentos, ferramentas, documentos, ambientes, pessoas… as possibilidades são infinitas!
2. Liste os itens que devem ser verificados
Esse é o momento de elencar absolutamente tudo o que precisa ser feito, até mesmo os itens que parecem óbvios. Liste em detalhes todos os itens que precisam ser verificados ou realizados durante o processo ou atividade em questão e, caso ajude na sua visualização, divida-os em categorias.
3. Avalie as opções de resposta
Itens diferentes podem exigir respostas diferentes. Então, avalie e defina qual o melhor tipo de resposta para cada pergunta do checklist: sim ou não, campo de texto aberto, imagem, vídeo, nota, valor em dinheiro, etc.
4. Adicione instruções
É interessante adicionar instruções e observações em algumas perguntas para garantir que a aplicação do checklist seja a mais correta possível.
5. Escolha a ferramenta de aplicação do checklist
Os checklists podem ser usados em Word, planilha de Excel ou através de um software especializado, por exemplo. No final deste artigo, você encontrará uma explicação mais detalhada sobre cada tipo. Assim, poderá definir qual a melhor opção e começar suas checagens!
Modelos de checklist para auditorias e checagens
É importante destacar que a estruturação dos processos com checagens serve para otimizar a operação e não para engessá-la. Além disso, evita retrabalhos na produção.
Com efeito, isso significa que, em um fluxo definido, todos os envolvidos sabem quais são suas atribuições e, com a rotina, tornam-se cada vez mais produtivos e especialistas em seus afazeres.
Confira, agora, os exemplos que selecionamos para você:
1. Recebimento de mercadorias
O recebimento de mercadorias é uma atividade que exige um monitoramento rígido, pois envolve:
- Armazenamento adequado de produtos;
- Conferência de documentos;
- Inspeção de avarias;
- Higienização de volumes;
- Controle de cargas;
- E mais.
Os centros de distribuição, por exemplo, atendem uma alta demanda em todo o processamento do pedido, desde a preparação até a entrega ao cliente final.
Neste sentido, é fundamental ter um modelo de checklist para o recebimento de mercadorias, de modo a evitar, ao máximo, perdas e complicações nos processos de carga e descarga.
2. Delivery
O uso de aplicativos de delivery, principalmente de alimentos e bebidas, vêm aumentando rapidamente nos últimos anos. Segundo pesquisa realizada pelo Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação (Cetic), isso ficou evidente nos pedidos de refeições por site ou aplicativo.
Conforme o estudo, em 2019, 22% dos usuários de internet com 16 anos ou mais fizeram compras de comida online. Durante a pandemia do coronavírus, esse dado passou para 54%.
Com esse aumento significativo, muitos restaurantes, lanchonetes e supermercados viram a necessidade de se adaptar à modalidade.
Assim, o modelo de checklist para delivery pode ajudar, por exemplo, na organização do atendimento, da cozinha, das vendas e das entregas.
3. Segurança do trabalho
A segurança do trabalho é uma área muito relevante, tanto para os funcionários quanto para a empresa. De fato, manter o ambiente seguro e de acordo com as normas regulamentadoras exige um acompanhamento cuidadoso.
Para prevenir acidentes, é fundamental realizar a inspeção das áreas, equipamentos, ferramentas e colaboradores. Por isso, uma lista de verificação ajuda – e muito – a controlar riscos na rotina do trabalhador.
Vale destacar que, como envolve a inspeção de espaços físicos, o modelo de checklist para segurança do trabalho deve servir como um guia. Nesse sentido, você precisa ajustá-lo de acordo com o local a ser verificado.
Muitos se esquecem, mas a ergonomia também faz parte da segurança no trabalho. Um checklist voltado a essa frente pode ajudar a garantir um ambiente ergonômico e saudável. Temos um modelo de checklist para ergonomia em escritórios que você pode adaptar para diferentes ambientes.
4. Prevenção de acidentes
Os dados não mentem: desde 2006, registra-se acima de 500 mil acidentes de trabalho, por ano, só no Brasil. Certamente, as consequências disso impactam tanto as empresas quanto os colaboradores.
Assim, além do questionário para segurança do trabalho, o modelo de checklist para prevenção de acidentes ajuda a implementar ações preventivas, para evitar ou eliminar a ocorrência de imprevistos.
Com a auditoria completa, todas as práticas relacionadas à preparação de funcionários, condições das estações de trabalho, uso de EPIs e manutenção são verificadas. Podendo assim, diminuir o registro de acidentes no trabalho.
5. Higienização de EPIs
A higienização de EPIs se relaciona diretamente com a saúde e a segurança dos trabalhadores. Antes de mais nada, é dever do empregador fornecer os produtos necessários à equipe, de acordo com as atividades desenvolvidas.
Além do uso adequado, o armazenamento e a limpeza apropriada dos equipamentos é indispensável, para que a sua função seja cumprida.
Por isso, um modelo de checklist para higienização de EPIs é muito útil para a conservação e uso correto dos materiais no dia a dia.
6. Segurança dos alimentos
A segurança dos alimentos é o que garante a integridade dos produtos que chegam aos consumidores, bem como a qualidade das mercadorias comercializadas. Isso envolve a análise de aspectos químicos, físicos e biológicos que podem prejudicar a saúde de quem consome.
Neste sentido, o Regulamento Técnico de Boas Práticas para Serviços de Alimentação busca garantir as condições higiênico-sanitárias no preparo.
Para cumprir essas normas, é interessante pautar a operação da cozinha em um modelo de checklist para a segurança dos alimentos, baseado na RDC nº 216/04. Assim, é possível monitorar instalações, equipamentos, manipuladores, embalagens e mais.
7. Gestão da qualidade
A gestão da qualidade prioriza uma visão sistêmica da operação. Portanto, isso significa que é fundamental entender cada etapa da produção como um todo.
Então, com esse conhecimento, é possível estabelecer e atingir padrões de qualidade, evitar perdas e reduzir custos.
Com um modelo de checklist para gestão da qualidade, fica mais fácil verificar itens para organização dos processos de produção, pré-produção, em andamento e pós-produção.
8. Facilities
Na gestão de facilities, há várias frentes que precisam ser planejadas, executadas e monitoradas. Entre elas, temos segurança do trabalho, limpeza, manutenção, controle de serviços terceirizados e obras.
Para lidar com tantas esferas, é importante ter o monitoramento adequado com um modelo de checklist para gestão de facilities. Assim, as atividades principais são checadas, o que evita esquecimentos e mantém a qualidade dos processos.
9. Logística e transporte
Na área de logística e transporte, há inúmeras tarefas que devem ser verificadas, sobretudo, para garantir que todas as atividades sejam concluídas.
Dependendo do tamanho da sua operação, pode ser necessário criar checklists específicos para cada setor inspecionado.
Um modelo de checklist para logística e transporte é um ponto de partida para iniciar as suas auditorias. Em suma, ele abarca áreas como prevenção de acidentes, auditoria de veículos e checagem de processos.
Caso esteja procurando um modelo para uma área específica da logística, temos alguns exemplos: checklist para prevenção de avarias no transporte e checklist para registro de despesas por percurso.
10. Indústria
No setor industrial, há uma infinidade de subsegmentos que podem utilizar questionários para padronizar seus processos. Aliás, isso vale para todas as etapas da linha de produção.
Em termos gerais, um modelo de checklist para indústria, traz aspectos como manutenção, saúde, segurança, meio ambiente ou, até mesmo, cumprimento das normas regulamentadoras.
11. Varejo
Os varejistas têm rotinas diárias bem estabelecidas por estarem envolvidos em várias tarefas recorrentes, que exigem muita atenção.
Nesse caso, é muito bom ter um apoio para auxiliar na gestão de processos de estoque, manutenção, controle simultâneo de lojas e mais.
Fazer esse acompanhamento utilizando um modelo de checklist para varejo traz muitas possibilidades de aplicação e, consequentemente, de expansão do negócio. Afinal, com a supervisão em dia, é mais fácil saber como atuar pontualmente.
As perdas também fazem parte do dia a dia deste setor, por isso, um modelo de checklist para prevenção de perdas no varejo será útil.
12. Supermercados
Os supermercados também fazem parte do comércio, portanto, assim como no varejo, o dia a dia é constituído por operações diversas funcionando ao mesmo tempo.
Dois exemplos de listas que podem ajudar a otimizar os processos são: checklist de limpeza e manutenção para supermercados e checklist de segurança do trabalho para supermercados.
E aí, algum desses modelos de checklist se encaixa ou pode ser adaptado na sua operação? Lembre-se que todas as estruturas podem – e devem! – ser personalizadas de acordo com o seu cenário, para resultados mais efetivos!
13. Agronegócio
O agronegócio é um setor que pode se beneficiar muito através do uso de checklists. Os modelos relacionados à segurança do trabalho e logística, por exemplo, são totalmente aplicáveis aqui. Entretanto, existem modelos para necessidades específicas, como o checklist para terceirização agrícola, checklist para planejamento de safra e checklist para NR 31 (Segurança no Trabalho Rural).
14. Marketing
O marketing é uma área essencial para alavancar as vendas de empresas de todos os setores, por isso, é interessa construir checklists focados nessa área para garantir que as ações promocionais ocorram corretamente. Alguns exemplos são o modelo de checklist para trade marketing e modelo de checklist para merchandising.
15. ESG
A sigla ESG significa Environmental, Social and Governance, que podemos traduzir para Ambiental, Social e Governança. Em resumo, esse conceito tem o objetivo de reunir práticas relacionadas a cada um desses pilares, visando cada dia mais a sustentabilidade de negócios. Por se tratar de uma área diversa, é interessante contar com um modelo de checklist para práticas ESG.
16. Auditorias
O processo de auditorias engloba muitos detalhes, então, é fundamental contar com o apoio de um checklist para que nenhum ponto seja esquecido.
O caminho ideal é criar e encontrar modelos específicos para seu segmento ou objetivo, como o modelo de checklist para auditoria farmacêutica ou modelo de checklist para auditoria interna da ISO 9001:2015.
17. Manutenção
A manutenção faz parte da rotina de diversos setores, especialmente na indústria, impactando na produtividade da empresa e também na segurança dos colaboradores. Por isso, é essencial utilizar checklists para garantir que esse serviço está sendo feito da maneira correta.
Você pode começar utilizando nosso modelo de checklist para avaliação de tratores e máquinas, adaptando os campos de acordo com sua realidade.
18. Inauguração de lojas e franquias
Iniciar um novo negócio não é uma tarefa fácil e engloba muitos passos. Nesse contexto, ter em mãos um modelo de checklist para abertura de lojas e franquias é de grande valia, pois garante que nenhuma atividade será esquecida e que todo o espaço estará em conformidade com os padrões necessários para receber o público.
Qual a diferença entre ordem de serviço e checklist?
Apesar de parecerem semelhantes e ambas serem formas de controle, as ordens de serviço e os checklists desempenham funções diferentes nos processos organizacionais. Porém, podem ser usadas em conjunto.
A ordem de serviço é um documento que traz instruções específicas, resumo dos problemas, prazos e responsabilidades sobre a ação que deve ser tomada. Já o checklist é uma lista de checagem para ser aplicada durante a ação, incluindo todas as etapas e detalhes que devem ser concluídos para chegar ao resultado esperado.
Enquanto a ordem de serviço define o que precisa ser feito de forma prévia, o checklist é usado durante a execução como uma lista de verificação, garantindo que nenhum ponto seja esquecido na realização das tarefas descritas na ordem de serviço.
Resumindo de forma prática: a ordem de serviço é o plano, e o checklist é a lista de verificação que garante a conformidade com esse plano.
Quais são as principais ferramentas para aplicar modelos de checklist?
Algumas opções de ferramentas estão disponíveis para aplicar os modelos de checklist, e é interessante que você conheça as principais para que entenda qual será mais benéfica para sua operação. Confira a seguir:
Modelo de checklist em Word
Com recursos de formatação de texto, listas numeradas ou com marcadores e tabelas, os modelos criados dentro do Microsoft Word são os mais simples e acessíveis. Entretanto, é uma ferramenta extremamente limitada nesse tipo de aplicação, pois não permite visualização e colaboração em tempo real, nem qualquer tipo de automatização.
Modelo de checklist em planilha no Excel
O Microsoft Excel é uma ferramenta digital um pouco mais completa do que o Word para usar modelos de checklists, pois permite a organização de forma clara e sistemática. As fórmulas permitem cálculos automáticos e, quando aplicadas da forma correta, podem ser utilizadas para automatizar processos e simplificar a verificação.
Porém, também traz limitações em relação ao acesso e colaboração remotas. Além disso, os checklists ficam salvos como arquivos, que podem se perder ou serem corrompidos, por exemplo. Dessa forma, não há garantia de segurança das informações.
Modelo de checklist digital em aplicativo
Com o avanço dos modelos de checklist, as ferramentas também evoluíram, resultando no surgimento de softwares e aplicativos especializados.
Essa é a melhor opção para quem busca aumentar a eficiência operacional, reduzir erros e simplificar o acompanhamento e relatório de atividades. Por ter um desenvolvimento focado nesse tipo de aplicação, os sistema oferecem diversos recursos avançados, como acesso remoto no computador, tablet ou celular, integrações com outros sistemas, e maior flexibilidade e adaptação.
Como funciona um app para checklists?
Aplicativos e softwares voltados exclusivamente para checklists podem ser usados por empresas de qualquer porte e segmento, pois são flexíveis e personalizáveis de acordo com sua necessidade.
De forma geral, você pode criar checklists totalmente personalizados ou utilizar modelos prontos, configurando acessos de usuários permissões, tipos de resposta, etc. O acesso pode ser feito por mais de uma pessoa ao mesmo tempo através do computador, tablet ou celular – alguns softwares, como o Checklist Fácil, permitem acesso sem conexão à internet para aplicação de checklists em áreas remotas.
Os aplicativos costumam oferecer a possibilidade de integrar com outros sistemas, o que garante uma gestão ainda mais integrada. Além disso, você acompanha os resultados das checagens através de relatórios completos e personalizados em dashboards de fácil visualização.
Quais as vantagens de utilizar um software de checklist digital?
Como você já percebeu, utilizar sistemas de checklists digitais tem muito a agregar na sua operação! Confira os principais benefícios:
- Redução de custos e do uso de papel;
- Maior segurança para as informações da empresa;
- Acessibilidade remota e simultânea;
- Facilidade de colaboração e comunicação entre áreas;
- Padronização dos processos e atividades;
- Redução de erros e falhas;
- Aumento da produtividade do time;
- Análise estratégica de dados e resultados.
Como funciona o aplicativo Checklist Fácil?
Agora que você já sabe o que são modelos de checklist e as vantagens de utilizar um software especializado, precisa conhecer o sistema líder da América Latina!
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- Inclusão de fotos e vídeos no preenchimento, aumentando a credibilidade das checagens;
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- Inteligência artificial para criar modelos de checklist completos;
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