O que é lista de verificação? Veja sua importância e o passo a passo para criar uma

Conhecida também como checklist, a lista de verificação é uma espécie de formulário com itens que precisam ser conferidos em produtos, processos ou atividades. Mas como criar uma que seja, de fato, efetiva? Vem que a gente te conta!

Tempo de leitura: 5 minutos
Pessoa utilizando lista de verificação para gerenciar processos

Uma lista de verificação é uma espécie de formulário utilizado para padronizar processos. Bem como facilitar a coleta de dados e minimizar falhas.

Também conhecida como checklist ou folha de verificação, é ideal para avaliar um serviço, produto ou atividade. Verificando se ele está em conformidade com a lei, as exigências do mercado ou simplesmente com o esperado pela empresa.

Devido a importância que o tema tem no mundo corporativo, desenvolvemos esse conteúdo exclusivo para você. Nele, abordaremos os principais aspectos sobre a lista de verificação. Incluindo um passo a passo para criar uma agora mesmo na sua empresa. Acompanhe!

O que é lista de verificação?

É uma lista de itens que precisam ser conferidos em um serviço, produto, processo ou qualquer outra atividade. Seu intuito é certificar que todas as etapas foram cumpridas conforme o planejado. E, caso contrário, encontrar as não conformidades rapidamente, para que sejam ajustadas antes de causar danos maiores. 

Conhecida no mundo corporativo como checklist, a lista de verificação é vista como uma das principais ferramentas da qualidade. Tanto que é utilizada nos diferentes setores empresariais. Ela é muito útil, também, para coletar dados. E, assim, ter uma visão macro do negócio.

Quer um exemplo do seu uso? Um checklist para supermercado ajuda a avaliar desde a limpeza até o estoque e atendimento. Por isso, as empresas costumam criar listas de verificação por setor ou atividade. Para, assim, descrever todos os fatores que devem ser checados e obter as informações relevantes.

Na indústria, os dados registrados permitem entender se os produtos possuem as especificações exigidas. Assim, é comum que a ficha seja composta por:

  • Contagem de quantidades;
  • Classificação de medidas;
  • Localização de defeitos;
  • Alterações de padrão.

Para que ela seja, de fato, eficiente, é essencial entender os processos da empresa. Somente assim será possível atestar se as etapas ou os itens estão de acordo com o estabelecido.

Para que serve uma lista de verificação?

Primeiramente, ela serve para auxiliar as equipes a executarem suas tarefas. Garantindo que elas estejam alinhadas com os procedimentos considerados ideais. 

Junto a isso, ela ajuda a otimizar e padronizar os processos. Afinal, com o checklist pronto, o colaborador sabe ao certo o que precisa conferir – e quando.

Com a lista de verificação, a empresa consegue reduzir as falhas e, consequentemente, os retrabalhos que demandam tanto tempo. Logo, ajuda a manter a qualidade dos produtos ou serviços disponibilizados. Evitando reclamações e insatisfações dos clientes.

Assim sendo, essa ferramenta facilita a detecção de situações como:

  • Requisitos não cumpridos;
  • Problema nos processos;
  • Equipamentos e maquinários defeituosos;
  • Diferença na qualidade da matéria-prima;
  • Armazenamento ou descarte inadequado de produtos;
  • Estoque insuficiente.

Quais as principais funções do checklist?

Como você pode perceber, a lista de verificação oferece uma série de vantagens para o seu negócio. Uma vez que garante o cumprimento das atividades conforme o padrão estabelecido.

Porém, resumidamente, podemos destacar como principais funções dessa ferramenta:

Organizar os processos

Esse recurso permite sistematizar os itens que precisam ser checados e especificá-los. Adicionando, por exemplo, padrões de qualidade. Logo, organiza os processos como um todo, permitindo uma gestão ainda mais eficiente.

Automatizar etapas

As empresas possuem uma série de processos que devem ser seguidos à risca. Sem a organização adequada, os riscos de falha ou esquecimento são grandes. Podendo causar prejuízos a empresa.

Assim sendo, a dica é utilizar um sistema de checklist online, que automatiza cada uma dessas etapas. Com ele, o profissional vai dando check em tudo que já foi cumprido. Facilitando, assim, na finalização da tarefa, bem como no registro das informações. 

Reduzir as não conformidades

Utilizando uma lista de verificação de tarefas, é possível reduzir erros e não conformidades que podem comprometer a entrega de um produto ou serviços. Isso ocorre porque o checklist indica tudo que deve ser inspecionado. Logo, ao ser detectada alguma falha, é possível promover as correções necessárias com agilidade.

Quando utilizar uma lista de verificação?

O checklist permite uma rápida percepção da realidade e interpretação da situação. Para, com isso, auxiliar na redução de erros e evitar novas ocorrências. 

Mas em quais situações ele é mais utilizado? Confira alguns exemplos:

  • Organizar o processo de produção; 
  • Observar e recolher dados armazenados por uma mesma pessoa;
  • Verificar itens defeituosos;
  • Determinar as causas de defeitos;
  • Coletar informações sobre frequência ou padrões de eventos, problemas e defeitos, entre outros;
  • Verificar a execução dos processos;
  • Delegar tarefas;
  • Verificar se todos os componentes foram incorporados no produto final;
  • Conferir o recebimento de mercadorias;
  • Avaliar o funcionamento de máquinas, bem como o cumprimento do plano de manutenção das mesmas;
  • Adotar medidas de prevenção de acidentes.

É importante destacar, ainda, que a lista de verificação pode ser utilizada em empresas de qualquer segmento, desde aviação até varejo e transporte e logística.

Passo a passo para criar uma lista de verificação

Apesar de não ser uma ferramenta complexa, criar uma lista de verificação requer estudo e conhecimento amplo sobre o negócio. Isso porque é preciso entender os processos para saber ao certo o que deve ser checado.

Com o intuito de te ajudar a sucesso nessa tarefa, fizemos um passo a passo para desenvolver essa ficha. Confira a seguir:

1. Defina o que deve ser verificado

Apesar dessa etapa ser óbvia, muitas pessoas têm dificuldade em elaborar a lista. Não basta jogar uma série de informações. Elas precisam ser relevantes, de fato. Assim sendo, comece definindo o que precisa ser checado

E, ainda, tenha clareza quanto a importância de desenvolver um checklist. Ou seja: porque utilizar a ferramenta fará a diferença no seu dia a dia. Com isso, fica ainda mais fácil engajar os profissionais que estarão envolvidos na sua aplicação.

2. Estabeleça a frequência de uso

Nesta etapa, é essencial definir em que momentos a lista de verificação será utilizada. E, principalmente, com que frequência.

A ferramenta pode ser usada no final de cada etapa da produção de um projeto, por exemplo. Com a finalidade de comprovar que todas as atividades seguiram a ordem estabelecida.

Ou, ainda, sempre que uma mercadoria for entregue. A fim de se certificar de que a quantidade estava adequada, bem como a qualidade e os prazos. 

O que importa é que essa definição esteja de acordo com as necessidades de padronização da empresa. Afinal, esse é o objetivo do checklist!

3. Especifique os responsáveis

Deixe claro quem serão os responsáveis por realizar a checagem utilizando a lista de verificação. O ideal é que sejam selecionados profissionais de cada setor, para tornar o trabalho ainda mais especializado.

Em seguida, treine essas pessoas para que adotem as boas práticas durante a aplicação do checklist. Ainda nessa etapa, é essencial demonstrar a importância que isso terá para a otimização da rotina e produtividade.

Isso pode demandar uma mudança cultural. Porém, é algo necessário de se fazer pensando a longo prazo.

4. Crie as etapas

Agora, é momento de estabelecer as etapas em que a lista de verificação será aplicada. Para isso, defina os itens que precisam ser checados para constatar que um serviço, produto, processo ou atividade foi cumprido de acordo com o planejado. E, em seguida, pontue todos os passos que devem ser inspecionados, na ordem.

Nessa etapa, peça ajuda aos colaboradores que irão utilizar a ferramenta. Pois, eles já possuem o conhecimento e a experiência necessária nos processos. Logo, podem auxiliar na definição do conteúdo da lista com maior precisão.

5. Teste a lista

Antes de colocar a lista de verificação para rodar, é preciso testar. Esse momento é essencial para promover as melhorias necessárias e criar um material o mais dentro do ideal possível.

Para isso, repasse aos colaboradores que irão utilizá-la e peça que façam um teste prático. Após, colha os feedbacks, promova os ajustes e valide novamente. 

Mesmo após a aprovação, não significa que não possam ser feitas novas alterações ao longo do tempo. Inclusive, isso é extremamente normal. Uma vez que os processos podem ser aprimorados, bem como as necessidades do mercado.

Bônus: Defina a ferramenta ideal 

Contar com um software de gestão que permita a realização de checklist aumenta a eficiência dessa prática. Isso porque automatiza o processo como um todo. Permitindo que o profissional tenha acesso rápido aos dados que precisam ser coletados.

Nesse cenário, uma solução eficiente é utilizar um checklist online. Com ele, basta criar as listas de verificação por setor ou atividade, delegar a aplicação aos responsáveis e, ainda, estabelecer datas.

Na hora de escolher a ferramenta, selecione uma que tenha um app de checklist mobile. Pois, isso dá a flexibilidade de aplicar a lista de verificação em qualquer lugar. Isso é especialmente útil quando a empresa conta com atividades externas que precisam ser controladas.

O Checklist Fácil oferece esses e outros benefícios em um único local. Com ele, seus colaboradores podem realizar as checagens e inspeções mesmo offline. Bastando fazer a sincronização dos dados quando estiverem em um local com acesso à internet.

E mais: os gestores têm acesso a todas as informações coletadas. Podendo gerar gráficos, indicadores e relatórios em tempo real.

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Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial. Sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar - inclusive nas horas vagas.
Estefânia Martins

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