A importância de contar com um checklist de processos na sua empresa

Contar com um checklist de processos é uma boa prática para se investir. No entanto, não é incomum encontrar quem não saiba por onde começar. Pensando nisso, preparamos esse conteúdo para tirar todas as suas dúvidas. Acompanhe!
Atualizado em: 29 de dezembro de 2022
Tempo de leitura: 7 minutos

Contar com um checklist de processos é uma das boas práticas a serem adotadas em um ambiente corporativo. A partir dele a empresa alcança uma melhor organização interna e consegue garantir um maior controle em sua operação.

Em linhas gerais, o checklist de processos consiste em documentar as práticas da instituição — funcionando como um guia para os colaboradores. Por isso, adotar essa estratégia pode trazer uma série de resultados positivos para a sua empresa.

Pensando nisso, neste artigo vamos abordar tudo sobre o checklist de processos. Aqui, você entenderá como montar esse documento e os principais benefícios que ele pode trazer. Acompanhe a leitura!

Montando um checklist de processos

Como você entendeu, o checklist de processos é um documento importante para se ter na empresa. Com ele, tanto gestores quanto os colaboradores terão uma melhor compreensão sobre a organização interna da empresa.

Esse ajuste poderá significar um aumento da produtividade no dia a dia, tendo em vista que a união entre objetividade e organização poderá significar uma economia de tempo e dinheiro da organização.

Os passos são simples, mas precisam de atenção na hora de montar e executar o checklist. A criação de uma lista específica demanda tempo, comprometimento e adaptação. 

Por isso, trouxemos aqui quatro passos simples para você implementar na sua instituição e criar um checklist de processos. Acompanhe:

1. Crie categorias

O primeiro passo é dividir cada processo em categorias. Independentemente do porte da empresa, muitas vezes os fluxos de trabalho são complexos e cada setor é envolvido até a sua finalização.

Dessa forma, é possível separar cada processo em etapas ou atividades. Cada uma delas terá um checklist próprio — que tem o objetivo de trazer uma maior clareza para a sua execução em cada setor.

Para que você possa entender, imagine que você optou por organizar o seu quarto. Uma forma de otimizar essa atividade é dividir esse processo em microtarefas. Ou seja, primeiro varrer o ambiente, depois organizar as gavetas e assim sucessivamente.

Desse modo, em vez de visualizar um longo e complexo fluxo, você visualiza pequenas atividades. Essa divisão torna mais simples e pode aumentar sua produtividade.

Assim, essa mesma compreensão pode ser transferida para a empresa. Então, ao invés de criar longos processos que podem ser confusos, é possível dividir em fases — onde cada setor saberá exatamente o que fazer.

2. Seja claro e objetivo nas listas

Após a divisão dos fluxos em categorias, o segundo passo consiste em criar as listas. Para isso, é interessante que elas sejam claras e objetivas, evitando criar uma complexidade desnecessária.

Por exemplo, imagine que sua empresa realizou um projeto e agora precisa avaliar os resultados alcançados. Para isso, é interessante contar com um relatório detalhado para análise.

Assim, é possível criar um checklist que oriente como o profissional responsável deve conduzir esse processo. Um exemplo para a criação desse relatório pode ser:

  • Colher dados;
  • Detalhar números;
  • Redigir documento;
  • Apresentar.

Como você viu, aqui pegamos uma etapa — a produção do relatório — e a dividimos em microetapas. Todas elas diretas e objetivas, mostrando exatamente o passo a passo que o colaborador deve seguir para concluir sua atividade.

Essa prática é interessante também para padronizar os processos de sua empresa. Afinal, quando não há uma lista geral, cada setor poderia criar relatórios de forma diferente, o que poderia causar confusões em determinados momentos.

Além disso, essa criação de tarefas e microtarefas serve para inúmeros setores da empresa. 

3. Verifique a execução

Não adianta apenas criar o checklist e esperar que a empresa se organize, não é mesmo? É preciso ter um acompanhamento próximo que garanta o sucesso na sua execução. 

Dessa forma, ao final de cada atividade é fundamental verificar se todos os passos foram cumpridos. Além disso, se alguma etapa ficou incompleta, é preciso conhecer os motivos que levaram a isso.

O momento de pôr em prática é essencial para verificar se aquele formato de checklist funciona para o seu negócio ou se serão necessários ajustes. Lembre-se que nem todas as empresas funcionam seguindo o mesmo modelo

Em adição a esses pontos, é interessante entender se o checklist está atingindo os resultados esperados. Por isso, uma alternativa pode ser conversar com a equipe e avaliar se a adaptação está sendo satisfatória. 

A sua equipe deverá ser um dos indicadores na hora de saber  sobre a efetividade da nova estruturação. Ouvir os colaboradores deve ser um dos pontos primordiais no processo de implementação do checklist.

Além disso, também é preciso comparar os resultados atuais com os anteriores. Assim, os gestores podem ter um melhor entendimento sobre os novos números. Por exemplo, a empresa está mais ágil? Há uma melhor eficiência operacional? 

4. Aplique otimizações

Por último, é fundamental aplicar otimizações de forma constante. Isso é necessário para manter o checklist atualizado às novas tendências de mercado.

Além disso, deixar abertura para melhorias é importante, pois vai permitir que a empresa continue avaliando resultado e evoluindo regularmente.

Exemplos de checklist de processos

Como você viu, o checklist de processos é uma prática positiva para a sua empresa. Com ele, é possível alcançar uma maior produtividade, uma padronização dos serviços e, consequentemente, uma melhor eficiência operacional.

Mas você sabe como montar um checklist de processos? Para isso, separamos algumas dicas de cenários e perguntas que ele pode conter. Acompanhe:

Análise de projetos

No campo do desenvolvimento de projetos, contar um checklist é essencial. Nessa área, algumas perguntas importantes podem ser:

  1. Quais os resultados esperados?
  2. Quais métricas serão usadas para avaliação?
  3. Com que frequência os dados serão analisados?
  4. Como as não conformidades serão tratadas?

As respostas para essas perguntas darão o norte para a análise do projeto. Ao entendê-las, a empresa aumenta suas chances de sucesso.

Relacionamento com o cliente

Outra área importante para o checklist de processos é no relacionamento com o cliente. Aqui, algumas perguntas que podem guiar são:

  1. Como são as interações com os clientes?
  2. Eles estão satisfeitos com o atendimento e com o serviço?
  3. Há sugestão de melhorias?
  4. Existe algum tipo de lacuna nesse relacionamento?

Assim como na análise de projeto, essa compreensão é fundamental para que a empresa possa se aproximar e fortalecer seu relacionamento com os clientes.

Avaliação de custos

Em adição aos pontos acima, o checklist de processos desempenha um papel especial na avaliação de custos para empresa. Uma outra vantagem aqui é que isso pode servir para vários setores da organização — sempre com as devidas adaptações para cada cenário.

Para isso, algumas perguntas são:

  1. Levando em consideração todas as fases, qual será o custo do projeto?
  2. O custo é necessário para a empresa hoje?
  3. Há alguma forma de reduzi-lo?

Dicas para obter sucesso na criação do seu checklist de processos 

Agora que você entendeu aspectos importantes que características importantes sobre o checklist de processos e como montá-lo, um questionamento comum pode ser Mas como ter sucesso com o checklist?

Para isso, separamos algumas dicas essenciais para colocar em prática na sua empresa. Acompanhe:

Foque na realidade

O primeiro ponto é focar na realidade do seu negócio. Em outras palavras, é preciso entender como os processos de fato se realizam hoje e não como deveriam ser.

Para facilitar seu entendimento, é possível pensar em um exemplo. Imagine que você precisa avaliar a área de relacionamento com o cliente da sua empresa. Desse modo, ao conduzir as perguntas com o setor, ouviu respostas como “gostaríamos que fosse assim” ou “o objetivo é fazer de tal forma”.

Embora seja interessante conhecer o planejamento, o foco deste momento é entender como as atividades acontecem. Então, o ideal é que a pergunta seja direta: Como é o relacionamento com o cliente hoje? Isso, consequentemente, vai levar às melhores respostas.

O entendimento da realidade propicia que a empresa possa desenvolver um checklist de processos que poderá ter um impacto prático mais rapidamente.

Busque por informações concretas

Em adição ao passo acima, a segunda dica consiste em buscar dados concretos para o seu checklist. Assim, podemos voltar a imaginar o trabalho de relacionamento com o cliente.

Nesse cenário, é interessante acompanhar o contato dos seus funcionários com os parceiros e ver como isso se dá na prática. Assim, será possível ter uma visão clara do processo e compreender onde podem existir melhorias. 

Além disso, é importante evitar apontar que algo está errado. É preciso entender porque determinada atividade acontece daquela forma e, a partir disso, buscar as soluções quando necessárias.

Esteja aberto a novas opiniões e percepções

Outra dica fundamental é manter-se aberto a novos pontos de vista. Ou seja, de pouco vai adiantar chegar aos setores e buscar virar tudo de cabeça para baixo.

Muitas equipes já contam com processos definidos e que funcionam. Desse modo, a meta é padronizar isso para a realidade da empresa. 

Por isso, é essencial manter a mente aberta e, de fato, buscar compreender. Assim, ao iniciar a implementação de soluções, esse processo será mais ágil e rápido.

Principais benefícios de contar com um checklist de processos 

A inserção de uma iniciativa nova pode gerar desconfiança sobre os principais benefícios que aquela mudança poderá provocar dentro da empresa. O alinhamento coloca as execuções dentro de uma mesma linha lógica de acontecimentos.

Mas saindo do campo da teoria indo em direção à parte prática. A seguir você poderá conferir em quais aspectos é possível ver as modificações no seu negócio após a implementação do método.

Monitorar processos

Com uma lista de checagens é possível saber quais são as atividades que precisam ser desempenhadas no dia ou na semana. Nessa parte você tem conhecimento sobre tudo que está sendo desenvolvido no momento.

Esse método também é útil para evitar os microgerenciamentos. Esse hábito pode afetar a sua relação com a equipe e trazer uma carga de estresse desnecessária para os gestores.

Sendo assim, monitorar processos, sem desgaste de pessoas, é um modo de garantir que as atividades sejam cumpridas. Com o checklist de processos também é possível entender padrões de produtividade da equipe. 

Encontrar não conformidades

A criação de uma rotina de trabalho bem definida, com atividades a serem executadas e um cronograma a ser seguido, faz a promoção de uma padronização de serviços.

Por conta disso, o processo de encontrar não conformidades torna-se mais simplificado. Desse modo, esse sistema ajuda a identificar possíveis falhas humanas ou de planejamento durante a execução das rotinas dentro de uma empresa. 

Com a identificação de falhas é possível ter pontos bem definidos para promover melhorias dentro do processo construtivo de uma companhia. A partir desse processo é possível aumentar a eficiência da equipe. 

Promover melhorias 

A otimização e a padronização da empresa traz inúmeros benefícios. A integração dos mais diversos setores e a comunicação, clara e direta entre eles, pode significar um grande avanço para qualquer companhia. 

Existem alguns pontos principais que podem ser identificados dentro desse sistema, os confira a seguir:

  • Otimização na produtividade;
  • Redução de gastos;
  • Identificação de falhas operacionais.

Esses são os principais pilares de avanço no desenvolvimento da empresa que podem ser identificados inicialmente. O entendimento de todas as etapas do processo poderá trazer mudanças significativas para o seu negócio. 

Ter atividades bem definidas por um checklist de processos pode significar melhorias constantes nas atividades da empresa, na produtividade dos funcionários e no aperfeiçoamento dos produtos que são oferecidos aos clientes. 

Para entender de forma completa convidamos você para agendar uma demonstração gratuita de como as listas de checagem funcionam e como se dá o processo de organização das mesmas. Não deixe essa oportunidade passar!

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