A análise de indicadores de desempenho (ou KPIs, do inglês Key Performance Indicators) não se resume a números. Sobretudo, é importante entender essa etapa da gestão como um processo estratégico, capaz de revelar aspectos essenciais para os resultados de uma indústria ou de qualquer outro tipo de negócio.
Antes de mais nada, frente aos desafios do mercado, as métricas-chave são uma espécie de guia rumo à eficiência operacional. Dessa forma, devem caminhar em conjunto com outras transformações para garantir aumento da produtividade e otimizações que condicionam o crescimento da produção.
O artigo a seguir apresenta um panorama completo sobre como implementar a melhoria contínua a partir da análise de indicadores de desempenho nas indústrias. Você vai descobrir como dominar a análise de KPIs, além de conferir os principais indicadores a serem acompanhados e por que a tecnologia é imprescindível para aprimorar essa prática.
Aproveite o conteúdo!
Neste artigo você encontrará:
O que é análise de indicadores de desempenho e por que é crucial para a indústria?
A análise de indicadores de desempenho corresponde à avaliação de métricas específicas relacionadas à eficiência, eficácia e produtividade de uma operação. Para isso, é necessário acompanhar dados quantitativos, capazes de medir o nível de sucesso das ações e métodos em execução, a fim de conduzir a empresa ao atingimento dos objetivos traçados.
Com essa definição, torna-se evidente o motivo pelo qual o monitoramento dessas medições é indispensável nas atividades industriais: é a partir dessas leituras que gestores e equipes podem tomar decisões informadas, com alta probabilidade de acerto, além de obter insights precisos sobre oportunidades.
Em resumo, tudo isso promove a melhoria contínua das operações, otimizando os processos, o uso de recursos e a qualidade do que é produzido.
Por fim, ao compreender os princípios fundamentais e melhores práticas para analisar indicadores, as indústrias assumem o controle de fatores que não só aumentam a eficiência operacional como também fortalecem sua posição competitiva no mercado.
Quais indicadores de desempenho devem ser analisados em uma indústria?
Cada operação deve priorizar os indicadores que melhor se relacionam ao setor de atuação, à estratégia e às especificidades dos processos produtivos. No entanto, alguns KPIs são amplamente utilizados, como:
- OEE (Overall Equipment Effectiveness): combina disponibilidade, desempenho e qualidade para revelar a eficácia global de um equipamento;
- FTQ (First Time Quality): representa o percentual de produtos aprovados em primeira escala no controle de qualidade, sem retrabalho;
- Lead Time de Produção: indica o tempo total desde o início à conclusão de um processo produtivo;
- MTTR (Mean Time to Repair): demonstra o tempo médio de conserto de um equipamento após apresentar uma falha;
- MTBF (Mean Time Between Failures): tempo médio entre falhas de um equipamento para indicar sua confiabilidade;
- Eficiência Energética: mede o consumo de energia por unidade de produção;
- Taxa de Acidentes de Trabalho: controla o número de eventos por período em relação ao total de colaboradores.
Em síntese, os indicadores listados acima são alguns dos mais relevantes para qualquer operação em questão de qualidade, manutenção e Saúde e Segurança no Trabalho (SST). Você pode se aprofundar mais no tema com a leitura de outros artigos no blog da Checklist Fácil.
LEIA MAIS | Conheça os principais indicadores de desempenho industrial
O que garante uma boa análise de indicadores de desempenho?
Para realizar análises de indicadores de desempenho, é preciso metrificar tudo o que é feito em uma operação industrial. Dessa forma, há dois passos essenciais a serem cumpridos: a padronização das atividades e a checagem frequente do que está sendo executado.
A agilidade é outro ponto crucial. Por essa razão, deve-se considerar a aquisição de ferramentas de Big Data e Business Intelligence, aumentando a velocidade de transmissão e avaliação das informações.
Para se ter uma ideia, de acordo com uma pesquisa da PwC sobre Tendências Digitais em Operações, 30% dos líderes de operações e de cadeia de suprimentos estão aumentando a digitalização, a automação e a análise de dados. Isso quer dizer que a tecnologia deve ser considerada em indústrias que pretendem conquistar vantagens competitivas, conforme ainda veremos em mais detalhe até o fim deste artigo.
Mas, além de padronizar atividades e de contar com ferramentas, o que é preciso para desenvolver a inteligência da operação de forma consistente? Veja no tópico abaixo.
Como realizar a análise de indicadores de desempenho?
Na prática, analisar KPIs depende de uma sequência sistemática envolvendo coleta, interpretação e uso de dados sobre processos operacionais. Para tanto, recomenda-se seguir algumas etapas, como você acompanhará a seguir:
Defina seus indicadores de desempenho
Antes de qualquer coisa, é fundamental compreender quais indicadores melhor traduzem a performance da sua indústria. Envolva todos os aspectos primordiais de uma operação de excelência, como:
- Produtividade, com taxas de produção e eficiência operacional;
- Controle de qualidade, medindo a ocorrência de não conformidades, retrabalhos e satisfação do cliente;
- Segurança, acompanhando número de incidentes e gestão de riscos;
- Financeiros, dominando custo por unidade e Retorno sobre Investimento (ROI).
Estabeleça uma boa coleta de dados
Sem dados confiáveis, não há viabilidade para o monitoramento preciso de indicadores de produtividade e desempenho. Por isso, contar com métodos e ferramentas para reunir informações é outro passo extremamente necessário para obter análises consistentes.
É importante acompanhar todos os processos em andamento, pois essa é a fonte dos dados de que você precisa para entender os resultados de qualquer indicador. O uso de checklists de processos é uma ótima opção para realizar esse controle, pois permite a metrificação de todas as atividades por meio de checagens frequentes.
Nesse sentido, métodos mais tradicionais, como listas de verificação em papéis ou planilhas, podem funcionar por um tempo. Porém, o mais recomendado é o uso de um sistema, que além de padronizar registros e automatizar a compilação de dados, pode potencializar a gestão operacional se integrado a soluções ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management), por exemplo.
Utilize ferramentas de Business Intelligence
Outro passo essencial é eleger a maneira pela qual as análises serão feitas. Softwares como Power BI e Tableau estão entre os mais consolidados para configuração de dashboards visualmente práticos, que favorecem consultas e interpretação de dados.
O Checklist Fácil é um sistema para gestão de processos com API (Aplication Programming Interface) aberta, ou seja, integra-se facilmente a outras soluções. Isso significa que, além de cumprir a função anterior e ser uma ferramenta precisa para coleta de dados, o software pode ser conectado a outros sistemas para compartilhar informações.
Com isso, integrá-lo ao Power BI, por exemplo, é um recurso que possibilita a criação de dashboards personalizados, de acordo com as especificidades de cada operação. Os painéis fornecem visibilidade aos dados, facilitando o acesso e agilizando as análises estratégicas da operação.
Interprete os dados
Depois de construir todo o caminho necessário para obtenção e acompanhamento dos resultados, é essencial fazer leituras conclusivas sobre os dados. Partindo de um caso prático para ilustrar como isso aconteceria, vamos supor que a fábrica de laticínios Puro Leite detectou nos relatórios mensais que:
- O FTQ da produção estava 10% abaixo da meta estabelecida;
- O OEE estava em 65%, abaixo do padrão esperado de 80%.
Esse era um indicativo, portanto, de que um problema de qualidade crítico poderia estar a caminho e precisava de atenção imediata. Os indicadores, por sua vez, mostraram que o impasse responsável pela quebra de qualidade representada pela taxa de FTQ estava justamente na performance das máquinas. Diante disso, um plano de ação foi aberto para inspecionar os equipamentos de produção.
Perceba, então, o valor de acompanhar continuamente os KPIs: é possível identificar rapidamente qualquer desvio no padrão de desempenho da operação. O exemplo acima é apenas uma simples situação para demonstrar o poder de informação dos dados em qualquer tipo de negócio ou departamento.
Determine ações de melhoria contínua
Se você precisa se deslocar em uma cidade que conhece, concorda que é muito mais simples escolher a melhor rota para chegar ao seu destino? Do mesmo modo, é o que acontece com a análise de indicadores de desempenho: o domínio sobre o real cenário da sua indústria é o que vai permitir a eliminação de gargalos ou os ajustes precisos para a excelência dos processos.
Sendo assim, os indicadores transformam em números os impactos de qualquer ação nas rotinas industriais. A partir disso, a gestão passa a ter embasamento suficiente para adotar práticas de melhoria contínua, como:
- Ciclo PDCA;
- Diagrama de Ishikawa;
- 5S;
- 5W2H;
- Lean Thinking;
- Kaizen;
- Entre outras.
Mas ainda vamos entender em detalhes de que maneira é factível encontrar pontos de melhoria em uma operação industrial analisando relatórios de KPIs. Siga com a leitura!
Como identificar pontos de melhoria nas operações?
Indicadores de desempenho cobrem áreas críticas de uma indústria, e por essa razão são capazes de revelar questões estratégicas para o aprimoramento das atividades de rotina. Com o acompanhamento constante de relatórios, os índices apontam a direção para que se encontrem evidências concretas sobre qualquer aspecto que precisa ser melhor trabalhado nas etapas de produção.
Sendo assim, a rastreabilidade da informação é um conceito primordial para que a tomada de ação possa ocorrer exatamente no ponto necessário. O emprego de tecnologias, portanto, consegue garantir transparência, precisão e histórico de registros, fornecendo todos os insumos para ações que impactem positivamente os resultados. Nessa linha, mais uma vez os checklists representam um método eficiente de controle.
Qual é a relação entre checklists e indicadores de desempenho?
Como já mencionado anteriormente, os checklists são uma excelente ferramenta para garantir que todas as etapas de um processo sejam seguidas, além de metrificarem o que é executado. Ou seja, contribuem com a composição de indicadores.
Outra relação importante é que o uso desse instrumento impacta diretamente os resultados, aumentando a performance das métricas. Se implementada de forma estruturada, contudo, uma rotina de inspeções e auditorias é capaz de promover uma gestão de processos eficiente, com dados compilados em relatórios, de acordo com as particularidades e necessidades de cada operação.
Contudo, fazer isso por meio de uma tecnologia como o Checklist Fácil torna as rotinas mais práticas e rápidas, fornecendo análises de indicadores de desempenho em tempo real.
Resultados da análise de indicadores: como utilizar relatórios para otimizar processos?
Para fazer uso de relatórios no aprimoramento de processos, uma operação deve organizar uma boa estrutura das informações coletadas.
Por exemplo: com uma ferramenta como o Checklist Fácil, a gestão passa a acompanhar uma visão completa da operação, podendo monitorar relatórios por questionário aplicado, usuário, unidade, regional, área/departamento ou filial.
Confira a seguir quais são as principais opções de relatórios do Checklist Fácil.
Análise de aplicações
Para demonstrar o quanto os checklists são uma ferramenta eficiente no monitoramento de indicadores, é essencial entender que todo item de verificação representa um dado. Dessa forma, no Checklist Fácil, é possível acessar análises das aplicações, verificando:
- Total de conformidades;
- Total de não conformidades;
- Total de aplicações realizadas;
- Média das avaliações.
Os resultados de todos os itens acima são disponibilizados em diferentes camadas, desde uma projeção macro até um desdobramento micro das análises, que permitem ao usuário entender especificidades de cada item avaliado.
Reincidências
Com o relatório de reincidências, a gestão tem acesso a condições ou comportamentos que estão se repetindo em um determinado período. Logo, analisar esse tipo de relatório faz com que se identifiquem padrões, compreendendo as causas de cada repetição para, consequentemente, propor ações de mitigação e resolução de problemas com eficácia.
Relatório de mídias
Cada registro é determinante para justificar ou comprovar a eficácia das ações tomadas. Por isso, após constatar um resultado fora do esperado a partir de um indicador, um relatório de fotos, vídeos, documentos (em PDF ou outros formatos) e até mesmo áudios pode contribuir muito para a otimização de processos.
Por exemplo: imagine que uma indústria de alimentos está enfrentando uma taxa de contaminação dos produtos acima do esperado. Um relatório de fotos ou vídeos, com registros dos equipamentos e ambientes, pode revelar exatamente onde e o porquê desse problema.
Planos de Ação
Em suma, acompanhar relatórios de Planos de Ação possibilita que gestores e equipes se mantenham informados sobre o andamento dessas execuções nas rotinas.
Dessa forma, é possível alinhar a comunicação entre os colaboradores, assegurar que o planejado será cumprido, medir o impacto das iniciativas e concluir quais são as unidades, áreas, equipamentos ou frentes de atividades que mais têm apresentado pontos de atenção ou ajustes por período.
Rankings
Os rankings são uma ótima opção de traçar comparativos e visualizar pontuações gerais, de acordo com as análises de indicadores de desempenho que melhor se adequam a cada tipo de negócio ou departamento. Há diferentes opções de configuração para comparar:
- Departamentos;
- Tipos de unidade;
- Regiões ou grupos;
- Unidades;
- Tipos de usuário;
- Usuários;
- Checklists.
Dashboard padrão ou personalizado com Power BI
A integração do Checklist Fácil ao Power BI abre amplas oportunidades de análises de KPIs. Uma delas é o uso de um dashboard padrão, para monitorar todo o histórico de aplicações, unidades auditadas, média de tempo das checagens e os rankings comparativos, além dos Planos de Ação.
Outra possibilidade é a personalização de dashboards, conforme o exemplo abaixo de um painel com indicadores de Saúde e Segurança no Trabalho:
BAIXE GRÁTIS | Como criar dashboards com indicadores da sua indústria?
Por que o Checklist Fácil é a melhor solução para analisar indicadores de desempenho nas operações?
Com mais de 150 funcionalidades, o Checklist Fácil é um software flexível, que se adapta a diferentes realidades. Por isso, tem o potencial de atender qualquer tipo de negócio, independentemente do porte.
Utilizado por mais de 300 mil profissionais de diversas empresas em toda América Latina (entre elas, Nestlé, Saint Gobain, Votorantim, Gerdau e Raízen), o sistema promove, a partir de checklists inteligentes, a padronização de diferentes áreas e processos industriais, como:
- Gestão da Qualidade;
- Saúde e Segurança no Trabalho;
- Controle de armazenagem;
- Monitoramento da produção;
- Boas Práticas de Fabricação;
- Higiene e Limpeza;
- Manutenção;
- Meio Ambiente;
- Recursos Humanos;
- Logística e Distribuição.
Entre as principais funcionalidades, destacam-se Workflow, Plano de Ação, inclusão de mídias em diferentes formatos, uso do aplicativo offline, assinatura digital e integração com sensores IoT.
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