Auditoria de conformidade é um processo para avaliar se determinada organização está cumprindo normas, regulamentações e padrões estabelecidos. Além dessa checagem frequente, também considera a revisão periódica de políticas, procedimentos e registros, analisando informações de compliance (due dilligence).
_______________________________________________
A auditoria de conformidade desempenha um papel crucial na verificação e avaliação dos processos da empresa, assegurando que as normas, leis e regulamentos internos e externos estão sendo seguidos corretamente.
Sua organização já realiza a auditoria de conformidade? Sabe qual sua importância para conservar a reputação e credibilidade no mundo dos negócios?
Neste artigo, exploramos o significado da auditoria de conformidade, seu objetivo, como fazer e os tipos de avaliações que ajudam a garantir a padronização e a qualidade de processos. Esperamos que goste. Boa leitura!
O que é auditoria de conformidade?
A auditoria de conformidade nada mais é que o procedimento de avaliar as práticas, políticas e os processos de uma empresa para determinar se todas suas operações internas estão em conformidade com as normas, regulamentos e leis vigentes.
Por vezes, quem conduz essa avaliação essa avaliação são por profissionais auditores, que analisam minuciosamente os registros de informações da instituição para identificar possíveis desvios e não conformidades.
O que é conformidade dentro de uma empresa?
Entende-se por conformidade à adesão a um determinado conjunto de regras, diretrizes e leis que governam as operações e atividades da empresa. Essas regras podem incluir:
- Leis trabalhistas;
- Regulamentações ambientais;
- Normas contábeis;
- Padrões de segurança;
- Políticas corporativas, entre outros.
Uma organização que está em conformidade opera de acordo com todas as diretrizes impostas por ela própria e por órgãos fiscalizadores e regulamentadores, garantindo maior transparência e responsabilidade.
Qual o objetivo da auditoria de conformidade?
O objetivo da auditoria de conformidade é identificar os desvios e as não conformidades nas práticas e nos procedimentos empresariais, a fim de solucioná-los o mais rapidamente possível.
Portanto, a atuação prévia sobre os desvios e as não conformidades permite que a empresa elabore um plano de ação para mitigar riscos, evitar multas e sanções, e proteger sua reputação e credibilidade.
BAIXE GRATUITAMENTE | Modelo de Procedimento Operacional Padrão POP
Para que serve a auditoria de conformidade?
A auditoria de conformidade serve para garantir que a empresa está operando de acordo com as normas e regulamentações estabelecidas, mas não é só isso.
Quando executada regularmente, a auditoria de conformidade também contribui para o desenvolvimento e a melhoria contínua dos processos internos, permitindo que os líderes de negócio identifiquem oportunidades de aprimoramento e otimização das práticas.
Como fazer uma auditoria de conformidade?
Fazer a auditoria de conformidade não é um procedimento complexo, mas precisa ocorrer de forma sistemática, com os auditores respeitando as seguintes etapas:
- Definir escopo da auditoria: é necessário que os profissionais responsáveis apontem quais áreas e processos passarão por avaliação, bem como as informações relevantes para compor a avaliação. Aqui entram documentos, registros, políticas internas, entre outros;
- Testes e verificação: os auditores precisam também aplicar testes e verificações, a fim de validar se as atividades da empresa estão de acordo com as normas e regulamentos aplicáveis. Aqui entram testes de observância e testes substantivos;
- Emissão do relatório: ao final do processo, será necessário que os profissionais elaborem um documento contendo todas as informações relacionadas à auditoria, bem como as práticas recomendadas pelos auditores. Essas sugestões podem incluir, por exemplo, aplicar políticas de segurança em um determinado setor, corrigir falhas de operação, entre outros.
Como fazer uma avaliação de conformidade?
A avaliação de conformidade ocorre a partir da análise detalhada dos processos e das práticas do negócio. Ou seja, os auditores revisam documentos, registros, operações e políticas internas, comparando todas as informações com as exigências legais e regulatórias.
Durante a avaliação de conformidade, os auditores também podem aplicar questionários e entrevistas com os funcionários, líderes ou até mesmo a própria diretoria para obter detalhes adicionais relevantes.
A avaliação de conformidade é uma etapa muito importante na auditoria, pois permite identificar oportunidades de melhoria e áreas de risco que podem afetar a conformidade da empresa.
Quais os tipos de avaliação de conformidade?
Existem diferentes tipos de avaliação de conformidade que podem ser adotadas pela empresa. São elas:
- Credenciamento: são obtidos a partir de uma entidade ou órgão regulador que determina as competências ou qualificações da empresa. Esse tipo de avaliação é comum em setores como saúde, educação e segurança.
- Certificações: são selos de aprovação que atestam que a empresa está em conformidade. Existem diversas certificações disponíveis para diferentes setores, como a ISO 9001, ISO 14001, entre outras.
- Testes: são realizados para validar o desempenho e a qualidade de produtos ou serviços da empresa. Esses testes podem envolver desde testes de qualidade, testes de segurança, entre outros.
- Inspeções: são avaliações que verificam visualmente as instalações, processos ou produtos. Podem ser conduzidas por agentes de órgãos reguladores, entidades certificadoras ou auditores internos.
O que é a conformidade legal?
A conformidade legal, ou compliance, refere-se ao cumprimento das leis e regulamentos estabelecidos pelas autoridades governamentais, como Prefeituras, Ministério Trabalhista, IBAMA, entre outras, que são aplicáveis às atividades da empresa.
Realizar a auditoria de conformidade legal é uma forma de comprovar que a empresa está operando de forma ética e responsável, evitando penalidades e sanções legais.
LEIA MAIS | GRC: por que você deve investir em Governança, Riscos e Compliance?
O que é um relatório de conformidade?
O relatório de conformidade é um documento no qual constam todas as constatações dos auditores em relação à conformidade da empresa. A apresentação desse relatório se dá sempre após o fechamento da auditoria, e inclui informações relacionadas aos:
- Processos avaliados;
- Não conformidades identificadas;
- Recomendações para corrigir os desvios.
Quais são os tipos de auditorias?
Existem atualmente quatro tipos de auditorias que podem ser aplicadas na empresa: auditoria interna, auditoria externa, auditoria regulatória e auditoria de certificação.
A auditoria interna é realizada pela equipe da empresa para avaliar a conformidade com as políticas e os procedimentos estabelecidos pela própria organização. Já a auditoria externa é um procedimento realizado por auditores independentes contratados para avaliar a conformidade com as normas e regulamentos externos.
A auditoria regulatória, por outro lado, é realizada por agências reguladoras para verificar a conformidade das empresas com as regulamentações do seu nicho de atuação.
Por fim, a auditoria de certificação é de responsabilidade dos órgãos certificadores. Ela serve para verificar se a empresa atende aos requisitos de certificações específicas, como a ISO 9001, por exemplo.
O que é conformidade ISO?
A conformidade ISO é um padrão de qualidade que se refere ao cumprimento dos requisitos estabelecidos pelas normas da International Organization for Standardization.
As normas ISO são padrões internacionais que definem as melhores práticas e requisitos de qualidade para diferentes setores e atividades. São elas que atestam se a empresa está (ou não) dentro desses padrões.
Por meio das auditorias de certificação, conduzidas por organismos independentes, pode-se verificar a conformidade com as normas ISO.
A auditoria de conformidade, assim como a auditoria de qualidade, auditoria de adequação, entre outras, é uma prática necessária para a empresa comprovar e manter a qualidade de todos os seus processos, produtos e serviços.
Para assegurar auditorias sem erros, será preciso que a empresa faça uso de sistema de auditoria e boas ferramentas que ajudem a controlar todos os processos e as condutas.
O Checklist Fácil é uma ferramenta para coletar dados, digitalizar e padronizar processos através de formulários, fluxos de trabalho inteligentes e planos de ação. O software líder em checklists digitais na América Latina elimina o preenchimento de planilhas e papéis, proporcionando muito mais agilidade em auditorias e inspeções, e controle em tempo real das operações.
Mais de 1.700 clientes no mundo utilizam e atestam a eficiência do Checklist Fácil, entre eles, grandes marcas como Heineken, Unilever e Toyota. Se você quer implementar uma cultura de auditoria na sua empresa e elevar a qualidade dos seus produtos e serviços, solicite uma demonstração do Checklist Fácil agora mesmo!
