Os processos produtivos são a espinha dorsal de qualquer indústria, por isso, precisam ser realizados com eficiência para garantir a competitividade e sustentabilidade do negócio. É nesse contexto que um bom controle de qualidade se faz crucial.
Além de ajudar a padronizar operações, aumentar a produtividade, promover a melhoria contínua e garantir a satisfação do cliente, também identifica falhas, gargalos ou não conformidades nas operações e etapas de produção.
Esse mapeamento de desvios pode ser feito por meio de auditorias regulares, feedback dos colaboradores, e ferramentas de controle de qualidade, como checklists digitais, que ajudam a detectar problemas rapidamente, permitindo uma resposta ágil e eficaz.
Mas, para serem ainda mais efetivos e eficientes, os checklists devem ser integrados a planos de ação. Assim, é possível criar e acompanhar tarefas em tempo real, garantindo que todas as etapas do plano sejam cumpridas corretamente. Há, ainda, a vantagem da geração de relatórios, proporcionando uma visão clara do progresso e das áreas que precisam de atenção imediata.
Por isso, os checklists digitais conectados a um plano de ação são verdadeiros aliados do controle de qualidade, contribuindo efetivamente para a redução de falhas e melhoria contínua nos processos de produção industrial.
Mas como saber qual checklist e plano de ação aplicar? Em quais falhas é possível aplicar um checklist? Quais ferramentas podem ser usadas para construir um checklist? É sobre isso que falamos neste artigo.
Continue com a gente para descobrir estas respostas e ainda ficar por dentro das melhores tecnologias que podem ajudar, de fato, a garantir um bom controle de qualidade na sua empresa.
Mas antes… O que são processos produtivos?
Antes de mergulharmos na solução, é importante entendermos exatamente o que são os processos produtivos de uma indústria e sua importância para o sucesso do negócio.
Os processos produtivos industriais englobam todas as etapas e atividades envolvidas na transformação de matérias-primas em produtos acabados que atendem às especificações e necessidades do mercado.
São elementos fundamentais para a operação eficiente e competitiva de qualquer indústria, independentemente do seu setor de atuação. Assim, fazer a gestão de processos industriais é extremamente importante, pois garante:
- Eficiência: processos bem definidos e otimizados reduzem o tempo de produção e os custos operacionais, aumentando a eficiência geral das operações;
- Qualidade: processos controlados e padronizados garantem que os produtos atendam consistentemente aos padrões de qualidade, aumentando a satisfação do cliente;
- Flexibilidade: processos adaptáveis permitem que a indústria responda rapidamente às mudanças nas demandas do mercado, novas oportunidades de negócios e desafios inesperados;
- Competitividade: indústrias com processos produtivos eficientes e de alta qualidade conseguem competir melhor no mercado, oferecendo produtos superiores a preços competitivos.
Conhecer e otimizar esses processos é essencial para qualquer indústria que deseja permanecer competitiva, eficiente e capaz de atender às demandas dos clientes.
Contudo, parte desse conhecimento passa pela compreensão das possíveis falhas inerentes às etapas de produção, por isso, a padronização dos processos e o controle rigoroso de cada atividade são fundamentais para garantir a eficiência operacional e a satisfação do cliente final.
Quais são as falhas mais comuns nos processos de produção?
Mesmo com um planejamento cuidadoso, diversas falhas podem ocorrer nos processos de produção, gerando impactos em diferentes aspectos do negócio, como a qualidade do produto final, os custos de operação, a satisfação do cliente e até a saúde financeira.
Portanto, conhecer quais falhas podem surgir é primordial para se precaver, se antever e se preparar com medidas corretivas quando e se ocorrerem. As falhas mais comuns passam por:
- Planejamento inadequado: a falta de um planejamento detalhado pode resultar em escassez ou excesso de materiais em estoque, causando atrasos, desperdícios e perdas;
- Erros operacionais: falta de treinamento e supervisão adequada podem levar a erros humanos, como montagem incorreta ou mistura inadequada de componentes;
- Equipamentos defeituosos: manutenção inadequada pode causar avarias nos equipamentos, chegando até à paralisação da produção;
- Inspeção ineficiente: falhas no controle de qualidade podem permitir que produtos defeituosos cheguem ao consumidor, comprometendo a reputação da empresa;
- Problemas de comunicação: ruídos na comunicação entre departamentos ou dentro das próprias equipes de produção podem levar a erros ou retrabalho, gerando perda de tempo, eficiência e, até, mal-entendidos.
Diante de falhas como essas, a implementação de controles rigorosos, da manutenção preventiva e de ferramentas de monitoramento pode ajudar a minimizar os impactos negativos e garantir um fluxo de produção mais eficiente e confiável.
Como identificar falhas e não conformidades?
Identificar falhas ou não conformidades nos processos produtivos é primordial para manter a eficiência e a qualidade do serviço ou produto de um negócio.
Para isso, existem várias ferramentas que ajudam a detectar essas falhas. Conheça as 7 principais:
Inspeções visuais e auditorias
Realizar inspeções regulares e auditorias internas permite que equipes especializadas verifiquem visualmente o processo de produção, identificando quaisquer desvios dos padrões estabelecidos. Essa abordagem detecta problemas visíveis e imediatos, permitindo a correção rápida de falhas.
Checklists de controle de qualidade
Utilizar checklists digitais para verificar cada etapa do processo produtivo garante que todas as etapas sejam monitoradas. Cada item do checklist deve ser verificado e assinado por um responsável, o que reduz a probabilidade de erros humanos e assegura a conformidade com os mais altos padrões de qualidade.
BAIXE GRÁTIS | Modelos de Checklist para Gestão da Qualidade
Análise Estatística de Processos (SPC)
Monitorar os processos produtivos por meio de ferramentas estatísticas envolve a coleta e análise de dados de produção para identificar variações fora dos limites aceitáveis. Essa metodologia permite detectar variações de processo que podem levar a falhas e tomar ações preventivas baseadas em dados concretos.
Ferramentas de Gestão da Qualidade Total (TQM)
Implementar metodologias como Six Sigma e Kaizen, aplicando ferramentas como o Diagrama de Ishikawa, Análise de Pareto e FMEA (Análise de Modo e Efeito de Falha), proporciona uma abordagem sistemática para identificar e eliminar falhas. Essas ferramentas envolvem toda a organização na melhoria contínua dos processos.
Monitoramento em tempo real
Utilizar sistemas de monitoramento em tempo real, com sensores IoT e sistemas de TI que coletam dados continuamente, permite a detecção imediata de anomalias. Esse monitoramento identifica problemas em tempo real e reduz o tempo de resposta para correção, garantindo uma operação mais fluida.
Feedback dos colaboradores
Encorajar o feedback dos colaboradores à frente das operações, implementando canais de comunicação específicos, permite que eles reportem problemas e sugestões. Essa prática não só identifica problemas não detectados por sistemas automáticos, mas também engaja os colaboradores na melhoria do processo produtivo.
Benchmarking
Comparar processos internos com as melhores práticas do setor por meio de estudos comparativos permite identificar áreas de melhoria em relação à concorrência. O benchmarking adapta práticas eficientes e inovadoras de empresas líderes, contribuindo para a otimização dos processos produtivos.
Planos de ação e controle de qualidade
A identificação de falhas nas etapas de produção é uma tarefa contínua que requer a utilização de várias ferramentas e metodologias. No entanto, a verdadeira eficácia vem da capacidade de transformar essas identificações em ações concretas.
Nesse sentido, desenhar e implementar planos de ação é essencial para corrigir falhas de maneira eficaz e sustentável, garantindo que as melhorias sejam duradouras e integradas aos processos produtivos.
Isso não só melhora a qualidade e eficiência, mas também fortalece a capacidade da organização de responder rapidamente a desafios e mudanças no ambiente de produção.
BAIXE GRÁTIS | Kit Estratégico para Plano de Ação
Como montar um plano de ação eficiente?
Os planos de ação são ferramentas essenciais para minimizar ou evitar falhas nas operações. Eles envolvem a identificação de problemas, definição de medidas corretivas, atribuição de responsabilidades e monitoramento de resultados.
Quando bem implementados, os planos de ação melhoram significativamente o controle de qualidade, garantindo que os produtos atendam aos padrões estabelecidos.
Na prática, para montar um plano de ação eficiente, é preciso seguir 6 etapas:
- Identificação do problema: defina claramente a falha ou não conformidade;
- Análise da causa: utilize métodos como a análise de causa raiz para entender o motivo do problema;
- Definição de ações corretivas: estabeleça medidas específicas para corrigir a falha;
- Atribuição de responsabilidades: determine quem será responsável por cada ação;
- Estabelecimento de prazos: defina prazos para a implementação das ações corretivas;
- Monitoramento e revisão: acompanhe a execução do plano e revise-o conforme necessário.
Exemplos práticos de planos de ação
Para ilustrar tudo o que você aprendeu até agora, apresentamos alguns exemplos de planos de ação para falhas comuns na indústria.
1. Falha de equipamento
Numa fábrica têxtil, o setor de qualidade identificou uma parada inesperada do maquinário devido a problemas técnicos. Imediatamente, implementou-se o seguinte plano de ação previamente mapeado para casos de falha como esta:
- Diagnóstico inicial: realizar uma inspeção completa do equipamento para identificar a causa raiz da falha;
- Manutenção preventiva: implementar um cronograma rigoroso de manutenção preventiva para reduzir a probabilidade de falhas;
- Treinamento de operadores: treinar operadores para detectar sinais precoces de problemas e realizar pequenas manutenções;
- Peças de reposição: manter um estoque adequado de peças de reposição críticas para agilizar reparos;
- Monitoramento contínuo: utilizar sensores e sistemas de monitoramento para prever falhas.
2. Problemas de qualidade do produto
Em uma auditoria externa, um dos produtos de beleza de uma fábrica de cosméticos não atendeu aos padrões de qualidade estabelecidos. Diante desta detecção, implementou-se um plano de ação adequado:
- Análise de causa raiz: usar alguma ferramenta de qualidade (Diagrama de Ishikawa e 5 Porquês, por exemplo) para identificar a causa raiz dos problemas de qualidade;
- Padronização de Processos: estabelecer procedimentos operacionais padrão (POPs) e garantir que todos os funcionários estejam treinados após o incidente;
- Controle Estatístico de Processo (CEP): implementar técnicas de CEP para monitorar e controlar a qualidade durante a produção;
- Revisão de fornecedores: avaliar e qualificar fornecedores para garantir a qualidade das matérias-primas;
- Auditorias internas: realizar novas auditorias regulares para garantir a conformidade com os padrões de qualidade.
3. Ineficiências de produção
Uma empresa da indústria química está enfrentando um período de baixa produtividade e utilização ineficiente de recursos. Para mitigar estas questões, deu início ao seguinte plano de ação:
- Mapeamento de processos: mapear todos os processos produtivos para identificar gargalos e desperdícios;
- Implementação de Lean Manufacturing: adotar princípios do Lean Manufacturing para eliminar desperdícios e otimizar processos;
- Kaizen: promover eventos Kaizen para envolver os funcionários na identificação e solução de problemas de eficiência;
- Automatização de Processos: investir em tecnologia para automatizar tarefas repetitivas e reduzir erros;
- Benchmarking: comparar processos com melhores práticas do setor para identificar oportunidades de melhoria.
4. Problemas de logística e suprimentos
Uma transportadora está lidando com o atraso na entrega de matérias-primas, que deve transportar para um cliente. Para mitigar este problema e evitar novas falhas no futuro, deu início ao plano de ação abaixo:
- Gestão de estoque: implementar um sistema de gestão de estoque eficiente para garantir que materiais críticos estejam sempre disponíveis;
- Parcerias estratégicas: estabelecer parcerias estratégicas com fornecedores confiáveis;
- Previsão de demanda: utilizar métodos de previsão de demanda para planejar compras e produção de forma mais precisa;
- Transporte eficiente: otimizar as rotas e métodos de transporte para reduzir tempos de entrega;
- Sistema de rastreamento: implementar um sistema de rastreamento para monitorar o status das entregas em tempo real.
Integrando checklists digitais e planos de ação
Os checklists digitais são ferramentas essenciais para a aplicação eficaz de planos de ação, especialmente no contexto de processos produtivos e controle de qualidade.
Eles ajudam a garantir que todas as etapas críticas sejam seguidas rigorosamente, reduzindo a probabilidade de falhas e não conformidades. Além disso, facilitam a documentação e a geração de relatórios, proporcionando uma visão clara do progresso e das áreas que precisam de atenção.
Assim, checklists são fundamentais para:
- Consistência e padronização: garantem que todos os envolvidos sigam os mesmos procedimentos, mantendo a consistência e a padronização das operações;
- Redução de erros humanos: ao listar todas as etapas necessárias, os checklists ajudam a minimizar a possibilidade de esquecimentos e erros humanos;
- Facilidade de monitoramento e auditoria: documentam cada etapa do processo, facilitando o monitoramento, a auditoria e a identificação de áreas que necessitam de melhorias;
- Melhoria contínua: permitem a coleta de dados sobre a execução dos processos, fornecendo insights valiosos para a melhoria contínua;
- Responsabilidade e transparência: atribuem responsabilidades claras para cada tarefa, aumentando a responsabilidade e a transparência na execução dos planos de ação.
Nesse contexto, é interessante utilizar um sistema que integre as duas frentes. O Checklist Fácil, por exemplo, é a solução mais completa do mercado para digitalizar e padronizar processos a partir de formulários, fluxos de trabalho inteligentes e planos de ação.
Com ele, é possível automatizar a criação de um plano sempre que uma não conformidade for detectada. Isso é essencial para garantir que os problemas serão resolvidos de forma ágil, mantendo histórico de tudo que foi feito. Caso queira entender como o sistema funciona, agende uma demonstração gratuita!
A seguir, conheça alguns casos em que os checklists ajudam a monitorar atividades e identificar previamente possíveis falhas, desvios ou não conformidades.
Checklist de controle de qualidade na produção
Este checklist tem como objetivo assegurar que os produtos atendam aos padrões de qualidade estabelecidos. Para isso, é essencial incluir, na lista de verificação, etapas como:
- Verificar as especificações do produto final (dimensões, peso, cor);
- Realizar testes de funcionalidade;
- Inspecionar a embalagem e rotulagem;
- Conferir a conformidade com os requisitos normativos;
- Registrar os resultados das inspeções e quaisquer não conformidades.
Ele é utilizado em cada etapa crítica da produção, garantindo que os produtos atendam aos padrões de qualidade, reduzindo o retrabalho e aumentando a satisfação do cliente.
A Schulz Compressores, maior fabricante de compressores de ar da América Latina, utiliza os checklists digitais para manter seu controle de qualidade. Desde a implantação do Checklist Fácil, todos os controles de qualidade passaram a ser feitos no sistema, dando visibilidade a informações que antes não podiam ser identificadas e trazendo ganhos como:
- Tomadas de ação com agilidade e evidências;
- Comunicação eficaz;
- Otimização de 50% do tempo das equipes;
- Redução de cerca de 90% das impressões.
“Conseguimos abrir ações dentro da própria ferramenta e gerenciar a execução de tudo. O Checklist Fácil faz um trabalho completo quando a gente fala em sistemas de gestão, que é cumprir o ciclo de melhoria contínua, o ciclo PDCA.” – Márcio Luiz Giacomin de Gerente da Qualidade na Schulz Compressores
Para saber mais sobre esse case de sucesso do uso de checklists no controle de qualidade, assista ao vídeo:
Checklist de manutenção de equipamentos
O objetivo deste checklist é garantir que todos os equipamentos estejam funcionando corretamente e sejam seguros para uso. Para isso, é necessário incluir etapas como:
- Verificar o estado geral do equipamento (limpeza, danos visíveis);
- Conferir os níveis de óleo e lubrificantes;
- Testar os sistemas de segurança (freios, alarmes);
- Verificar a calibragem dos instrumentos de medição;
- Verificar a limpeza dos equipamentos;
- Documentar qualquer anomalia ou necessidade de manutenção.
Este checklist pode ser utilizado diariamente antes do início da operação. Ele ajuda a detectar problemas antes que causem paradas não planejadas ou acidentes, aumentando a segurança e a eficiência da produção.
BAIXE AGORA | Modelo de Checklist para Manutenção de equipamentos
Checklist de segurança e higiene no trabalho
O objetivo deste checklist é garantir um ambiente de trabalho seguro e higiênico para todos os colaboradores. Isso envolve verificar a limpeza das áreas de trabalho, conferir o uso adequado de equipamentos de proteção individual (EPIs) e inspecionar a sinalização de segurança.
Este checklist pode ser utilizado semanal ou mensalmente, ajudando a prevenir acidentes de trabalho e doenças ocupacionais, promovendo um ambiente de trabalho seguro e saudável.
Um ótimo exemplo dessa aplicação é a Telhanorte, varejista do setor de materiais de construção. A parceria entre Checklist Fácil e Telhanorte iniciou em 2016, e quatro anos mais tarde a ferramenta passou a ser utilizada na área de Segurança do Trabalho dos centros de distribuição, mais precisamente no desenvolvimento de ações voltadas à saúde e à segurança no ambiente de trabalho.
Após o período de adaptação do software, os resultados positivos vieram: 62% de queda no número de acidentes no Centro de Distribuição Guarulhos (a meta de redução era de 40%) e recorde de dias sem ocorrências com afastamento. O Checklist Fácil foi fundamental para alcançar esses índices, pois garantiu que 100% dos colaboradores fossem cobertos por inspeções de segurança de forma ágil e digitalizada.
Por que o Checklist Fácil é a solução mais indicada para controle de processos e planos de ação?
Existem diversas opções de ferramenta para estruturar um plano de ação, mas nem todas oferecem o mesmo nível de detalhamento e controle. Você pode, inclusive, optar por um documento simples em texto e à mão, contendo todas as descrições necessárias para um plano.
Contudo, isso implica em uma série de limitações como a necessidade de imprimir toda vez que o documento for atualizado, ou até mesmo perda de informação no extravio do arquivo. Planilhas também são uma alternativa, proporcionando organização com linhas e colunas para seu plano.
Mas a melhor escolha é, sem dúvida, uma ferramenta digital que permita atribuir responsabilidades, notificar envolvidos, controlar custos e vincular ações a processos ou situações específicas.
O Checklist Fácil é o software de gestão de processos líder na América Latina. Ele centraliza toda a operação em um único lugar, desde informações de checagem, inspeções ou auditorias até o registro de planos de ação.
Com o Checklist Fácil, você pode usar um modelo pré-cadastrado de plano de ação, baseado na metodologia 52WH. Dessa forma, você não só automatiza a criação de planos de ação em tempo real, mas também personaliza cada etapa conforme a necessidade do seu negócio.
Isso permite reações rápidas e precisas, minimizando o risco de falhas e assegurando um alto padrão de controle de processos e de qualidade em todas as etapas da produção.
O software conta, ainda, com mais de 150 funcionalidades como:
- Checklists inteligentes;
- Workflows (fluxos de trabalho inteligentes);
- Integração com Sensores IoT;
- Reconhecimento por padrão de imagem;
- Inclusão de mídias em diferentes formatos;
- Agendamento de checklists;
- Inteligência Artificial integrada;
- Relatórios e integração com Power BI;
- Aplicativo acessível mesmo sem conexão com internet.
Quer saber mais? Agende uma demonstração gratuita e descubra como o Checklist Fácil pode alavancar o controle de qualidade do seu negócio!
