Existem diversas variáveis a se considerar ao fazer o controle de frota. Afinal, custos, prazos, segurança, eficiência, disponibilidade e até a satisfação de clientes são alguns dos fatores que precisam ser levados em conta pelo gestor.
Essa tarefa envolve muito mais que simples anotações em uma caderneta, ou mesmo atualizações em planilhas do Excel – o que ainda é muito comum no setor. Operações defasadas tendem a apresentar falta de assertividade de informações, erros humanos, atrasos e, consequentemente, despesas desnecessárias.
Mas evitar tais falhas não é bicho de sete cabeças. Por isso, preparamos alguns tópicos essenciais para aplicar um bom controle de frota no dia a dia da sua empresa. Vamos entender melhor do que se trata e como aplicá-lo?
Neste artigo você encontrará:
O que é controle de frota?
Controle de frota diz respeito ao processo de gestão de dados da frota e dos ativos relacionados ao transporte – da aquisição à disposição.
Trata-se de um conjunto de procedimentos com foco em produtividade, cujo objetivo é melhorar a eficiência logística da empresa como um todo, uma vez que o transporte é parte fundamental nesse processo.
Nesse sentido, faz parte do controle de frota a gestão dos seguintes fatores vitais para a operação de transporte:
- Veículos;
- Motoristas;
- Consumo de combustível;
- Qualidade dos pneus;
- Multas;
- Gastos com manutenção;
- Rotas de distribuição;
- Capacidade de veículos.
Além de fatores internos, o gestor à frente do controle de frota deve estar atento às influências externas para ter êxito em sua tarefa. Isso porque mesmo a qualidade e a segurança das zonas de entrega ou armazenamento precisam ser observadas neste planejamento.
O correto controle de frota acontece quando todos esses fatores estão centralizados, e passam a ser gerenciados seguindo um fluxo estratégico. Assim, é possível extrair ao máximo a produtividade pelo menor custo operacional.
É por isso que o controle de frota não se restringe somente às empresas de médio ou grande porte. Por menor que seja a frota, é preciso planejar a prestação de serviços com foco na redução de despesas, que podem pesar no bolso quando não há esse controle.
Por que o controle de frota é importante para as empresas?
Qualquer negócio que considere veículos para uso na rotina empresarial, seja para transporte e coleta ou prestação de serviços, precisa ter essa gestão. Além de minimizar custos e garantir a eficiência, o controle de frota é uma prática associada à redução de riscos associados, bem como uma forma de assegurar a conformidade com a legislação.
Além disso, essa atividade é o mesmo que gerir processos com base em informações precisas. Isso significa que o controle de frota ajuda na tomada de decisões da empresa, bem como auxilia em sua permanência competitiva no mercado.
Do mesmo modo, ajuda a atender às expectativas de atendimento ao cliente. Uma vez que permite que o gestor tome medidas mais rápidas e assertivas na hora de resolver problemas da operação.
Todo o potencial da frota é aproveitado, mesmo quando falamos de setores associados. A área de compras, por exemplo, pode se programar mais facilmente quando possui dados integrados ao que acontece na manutenção de frota.
Isso permite negociações favoráveis e feitas com antecedência, minimizando o tempo que o veículo fica parado com o mecânico quando as peças já estão em estoque.
Falhas que podem ser evitadas ao adotar controle de frota
Para que o controle de frota seja um sucesso, é preciso vencer as principais adversidades relacionadas a essa gestão. A saber:
Pouca eficiência
Como já abordamos, a produtividade é o principal alvo do controle de frotas. Assim, tornar processos funcionais é o desafio número um de todo gestor. Isso envolve uma avaliação meticulosa de cada veículo, bem como do comportamento e da condução de motoristas.
Verificação da escala e horas trabalhadas (que devem estar de acordo com a Lei do Motorista), bem como qualidade e agilidade no carregamento e descarregamento de produtos, são alguns dos fatores que devem ser analisados nesse sentido. É importante verificar a necessidade de auxiliares, supervisores, entre outros.
Outro ponto importante é o investimento na capacitação desses profissionais, uma vez que a própria forma de condução tem impacto sobre o desgaste de pneus ou mesmo o consumo de combustível.
Gastos altos
Outro fator já bastante mencionado até agora, a gestão financeira é imprescindível no controle de frota. Além dos custos operacionais, o gestor deve observar os tributos que incidem sobre as atividades, tais como contribuições, impostos e taxas.
Para esse controle, é preciso dividir os custos entre variáveis e fixos. Os primeiros estão relacionados às despesas que dependem da demanda e do trajeto, podendo aumentar ou diminuir, como:
- Manutenções e peças de reposição;
- Combustíveis e lubrificantes;
- Pneus;
- Pedágios;
- Multas.
Já os custos fixos são aqueles que permanecem os mesmos, mês a mês. Assim, podemos citar:
- Seguro;
- Licenciamento;
- Softwares de gestão;
- Impostos;
- IPVA;
- DPVAT.
Falta de segurança da carga
O risco de roubos do meio de transporte ou mesmo da própria carga também deve ser pensado. Do mesmo modo, também é preciso prevenir acidentes. Cada componente da frota, bem como a própria mercadoria transportadora, tem valor elevado e pode desequilibrar as finanças quando comprometidos.
Para minimizar esses riscos, é preciso que o gestor utilize ferramentas de rastreamento e monitoramento em tempo real da carga e do veículo, do início ao fim da operação. Além de lançar mão de um bom seguro, que cubra prejuízos associados a roubos e acidentes.
Ociosidade do veículo
Quando o veículo sai para a entrega, a operação não acaba quando a mercadoria chega ao seu destino final. Portanto, o veículo deve voltar à empresa, e isso tem custos com combustível, pneu e jornada de trabalho do motorista.
Se esse veículo circula ocioso em seu retorno, já é um ponto da operação a ser melhorado, uma vez que ele está apenas gastando, mesmo sem gerar receita nesse período. É preciso programar a carga para que toda a programação faça sentido.
Quais são os principais desafios do controle de frota?
O papel do gestor de frota, tal como o de um gestor administrativo ou de vendas, é responder pelo setor de controle de veículos e transporte. Assim, ele é responsável por algumas tarefas principais:
- Negociação com fornecedores e aquisição de veículos;
- Acompanhamento de flutuações de valores de combustíveis e suas aplicações;
- Manutenção dos veículos, aferição e controle de pneus;
- Verificação de conformidade com normas e regulamentações;
- Acompanhamento em tempo real da operação.
Sendo assim, esses são desafios diários que precisam ser administrados e, principalmente, realizados com eficiência.
7 dicas práticas para começar o controle de frota na sua empresa
Para cumprir com todas as responsabilidades que mencionamos, o gestor precisa tomar algumas medidas consideradas como boas práticas para esse cargo, conforme veremos a seguir:
1. Monitore o gasto com combustível
Já deu para perceber que esse insumo é importantíssimo para o eficiente controle de frota, não é mesmo? Isso ocorre porque o combustível é um dos custos mais altos quando o assunto é transporte.
Para controlar, é preciso considerar variações como tamanho da carga, condições do tráfego, estilo de condução e valores praticados pelo mercado sobre o álcool, gasolina ou diesel.
O acompanhamento deve ser feito sobre o quanto o meio de transporte consegue percorrer a cada litro de combustível – e o quanto gasta nessa tarefa. À análise desse insumo se dá o nome de Custo por Quilômetro, ou CPK.
A utilização de sistemas específicos pode ajudar a extrair esses dados com facilidade e assertividade, conforme veremos adiante.
2. Conte com uma tecnologia
É quase impossível manter todos os processos inerentes ao controle de frota somente com anotações e planilhas generalistas. O acompanhamento, a padronização e a integração de processos é de extrema importância, o que é impossível quando o monitoramento é feito na caderneta.
Entre as tarefas que a automação pode otimizar estão:
- Monitoramento da carga;
- Rastreamento de veículo e telemetria veicular;
- Previsão de chegada;
- Controle de armazém (para que transporte e logística estejam integrados);
- Gestão de gastos;
- Acompanhamento da manutenção;
- Abertura e fechamento de Ordem de Serviço (OS).
Um desses sistemas é o checklist digital, que permite a parametrização de tarefas e processos a serem cumpridos e acompanhados. Com ele, o gestor centraliza dados da operação em um único ambiente seguro e automatizado, facilitando diversas etapas da sua rotina.
Com o Checklist Fácil, por exemplo, é possível fazer:
- Mapeamentos completos de todos os processos;
- Checagem simplificada de tarefas;
- Controle de métricas;
- Extração rápida de indicadores essenciais para uma boa manutenção.
3. Melhore a gestão de custos
Entre os custos fixos que já mencionamos anteriormente, vale destacar alguns pontos essenciais.
Primeiramente, considere como um custo fixo o gasto com infraestrutura. Muitas vezes, os gestores não mantêm os gastos com móveis e materiais de escritório nesse centro de custo, mas eles fazem parte dessa categoria.
O valor do licenciamento varia de um estado para outro, e se trata de um gasto anual para todos os veículos que compõem a frota. Logo, é preciso ser planejado com antecedência para que as entregas não sejam deixadas para a última hora ou esquecidas, o que pode gerar multas.
O IPVA, por sua vez, corresponde a aproximadamente 4% do valor de cada veículo. Faça os cálculos prevendo esse custo e o DPVAT quando planejar o aumento da frota e aquisição de novos veículos. Custos a longo prazo são importantes para um bom controle de frota.
O mesmo acontece com o valor do seguro, que pode ser de cerca de 5% do valor do veículo. Também deve-se considerar a depreciação do veículo no seu controle de frota, isto é, a perda de valor de mercado por ano, que todo veículo sofre.
4. Faça a aferição dos pneus
Quando bem cuidado, o pneu pode durar mais do que se espera sem perder o desempenho e segurança. Isso requer um bom planejamento de rodízio de pneus da frota, bem como a correta gestão deste material.
Acompanhe de perto os prazos de aferição de sulcos e calibragem de todos os pneus. Nesse acompanhamento constante, observe o desgaste e crie relatórios de desempenho para cada um deles.
5. Capacite os motoristas
Como dissemos, até a forma de conduzir dos motoristas tem influência decisiva para o desgaste do veículo e consumo de pneus e combustível. Por isso, é importante fazer o acompanhamento do desempenho desses profissionais, bem como proporcionar a evolução deles sobre a direção.
Cursos, palestras e guias online podem ser a alternativa certa para disponibilizar conteúdo para quem trabalha viajando e fazendo entregas, pois podem ser acessados em qualquer momento, de qualquer lugar.
Certifique-se de que esses profissionais estejam obedecendo a Lei do Motorista, que prevê o descanso apropriado inerente à profissão que desempenham.
6. Otimize a manutenção
A manutenção dos veículos em sua empresa é preventiva, preditiva ou corretiva? Se você não faz algum desses tipos de manutenção, ou ainda não sabe qual delas é a que você aplica na sua empresa, é hora de conhecê-las e investir nos benefícios que, especialmente, as manutenções preventiva e preditiva têm a oferecer.
Lembre-se: as três possuem funções importantes para a rotina de controle de frota, a fim de evitar acidentes e prolongar a vida útil de veículos e peças. Programe a rotina para trocas de óleo e fluidos, bem como preveja avarias e prepare-se para manutenções, de forma que o veículo não fique muito tempo parado aguardando peças, por exemplo.
7. Crie uma política
Estruturar essa gestão e formalizar processos traz benefícios para toda a equipe. Isso porque ela passa a seguir o manual de forma organizada, com foco nos resultados e na utilização consciente de recursos, o que também contribui para uma operação sustentável.
Ter essas diretrizes documentadas auxilia em questões jurídicas e de gestão de pessoal, garantindo ao gestor maior segurança no controle de conduta e apuração de multas e demais problemas que possam surgir ao longo da rotina.
Se você deseja automatizar o controle de frota para evitar as falhas e superar os desafios inerentes a essa função, agende uma demonstração gratuita do Checklist Fácil. Você vai se surpreender!
