Ter um controle de qualidade em drogarias é essencial, pensando tanto no cliente quanto na fiscalização. Afinal, é isso que garante a autenticidade dos produtos vendidos. Bem como mantém a concordância com as leis vigentes.
Os medicamentos têm como finalidade combater doenças e aliviar sintomas. Entretanto, quando não estão de acordo com as normas, podem gerar prejuízos sérios à saúde. Podendo, inclusive, levar ao fechamento do estabelecimento.
Por este motivo, se você atua nesse segmento, não deixe de ler este conteúdo até o final. Pois daremos dicas importantes para que você consiga adotar um controle de qualidade em drogarias eficiente. Vamos lá!
Qual a importância do controle de qualidade em drogarias?
Ao adotar cuidados rigorosos, você está contribuindo diretamente para o bem-estar e a qualidade de vida das pessoas. Afinal, está proporcionando que elas adquiram produtos regularizados e que foram devidamente testados pelos órgãos competentes.
Nesse cenário, o controle de qualidade em drogarias é essencial para garantir a eficácia dos remédios. Cabe a elas verificar se há estudos e literaturas que comprovem a eficácia deles. E, ainda, se estão devidamente registrados junto à Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).
Essa atividade também é importante para evitar complicações medicamentosas. Isso porque os efeitos colaterais já são de conhecimento do farmacêutico que poderá, desta forma, orientar o paciente.
Outro ponto que merece destaque é a questão da segurança e credibilidade. Quando se sabe que a matéria-prima das farmácias é autêntica, o consumidor final se sente mais tranquilo. Isso acaba por fidelizá-lo, além de melhorar a imagem do local frente ao seu público.
Essa preocupação com a qualidade também previne perdas. Uma vez que, caso algum produto irregular seja flagrado durante uma inspeção, ele é apreendido e encaminhado para descarte.
Como é feito o controle de qualidade de fármacos?
Engana-se quem acredita que, para garantir a qualidade em drogarias, basta ficar atento à documentação e registros exigidos dos produtos. Na verdade, é preciso ter um controle de processos internos.
Isso envolve atuar desde a escolha do fornecedor do produto até o seu armazenamento. Neste último ponto, é essencial contar com condições adequadas para o estoque. A fim de preservar a integridade do remédio e, consequentemente, a saúde dos clientes.
O controle de qualidade em farmácias de manipulação, especificamente, deve ser ainda mais criterioso. Afinal, é preciso atuar desde a análise dos insumos utilizados até o seu manuseio. Para, assim, garantir que o produto final está de acordo com o que foi pedido na receita. E, claro, que segue todas as regras de higiene e segurança.
Mas como, de fato, garantir a qualidade de ponta a ponta nas drogarias? Continue a leitura e descubra!
10 passos para realizar o controle de qualidade em drogarias
Para que as informações fiquem mais fáceis de serem visualizadas, organizamos um passo a passo para aperfeiçoar o controle de qualidade em farmácias de manipulação ou tradicionais. Confira!
1. Qualificação dos fornecedores
O controle de qualidade começa logo na entrada das mercadorias. Assim, o sucesso dessa etapa depende diretamente de sua relação com seus fornecedores.
Erros nesse processo de abastecimento de estoque podem acarretar em vários prejuízos à organização da sua farmácia. Repercutindo, assim, de forma negativa nas vendas.
É importante destacar que, após a aquisição da matéria-prima para ser transformada em medicamento, toda a responsabilidade pela qualidade do produto passa a ser da farmácia. Portanto, não importa se a causa de eventuais problemas tenha a ver com o fornecedor. A reputação que está em jogo será a do seu negócio.
E quais desdobramentos isso pode gerar?
Situações como essas podem ter desdobramentos ainda mais sérios. Isso porque a farmácia responderá judicialmente por qualquer medicamento comercializado que não apresente as especificações do rótulo.
Portanto, para assegurar a qualidade dos produtos oferecidos, é imprescindível conhecer as instalações de seus fornecedores. Preocupando-se, principalmente, com as condições de armazenamento das suas matérias-primas.
Dessa maneira, é fundamental ficar atento a aspectos como:
- Idoneidade do fornecedor;
- Condições das instalações de armazenamento das matérias-primas (embalagem, umidade, luminosidade, identificação, ordenação e temperatura);
- Limpeza dos espaços e dos produtos da fábrica;
- Métodos de fracionamento (vestimenta e higiene dos funcionários, instrumentos e embalagens utilizadas);
- Rapidez e pontualidade na entrega;
- Condições de pagamento e preços.
2. Adequação do laboratório
O controle de qualidade em farmácia de manipulação também passa pela estruturação adequada do seu laboratório. Ele deve atender às exigências da Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) número 67/2007 da Anvisa.
Nela, são determinadas as seguintes regras para as instalações físicas dos laboratórios:
- Área mínima de 10 m²;
- Paredes de azulejo ou revestimento liso e pintura a óleo;
- Iluminação artificial ou natural adequadas, devendo haver espaço para área escura (leitura cromatográfica);
- Localização do almoxarifado e laboratórios de produção – estando isolados e independentes uns dos outros;
- Temperatura ambiente de 20°C, para o funcionamento de equipamentos analíticos;
- Bancadas de alvenaria ou madeira formicada com uma camada protetora para evitar quebra das vidrarias.
Com a instalação adequada dos laboratórios e dos equipamentos, é possível garantir a qualidade da matéria-prima usada para manipular medicamentos.
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3. Recepção da matéria-prima
Quando o produto chega ao almoxarifado, é feita uma primeira análise de forma visual. No caso, devem ser observadas a sua integridade física e a quantidade de produtos nos lotes – a fim de avaliar se são compatíveis à nota fiscal.
Do mesmo modo, confirma-se o peso ou volume de cada lote. Assim como é feita a conferência de conservação especial e validade do insumo. Tudo deve ser realizado ainda com a presença da transportadora. Afinal, as contestações depois dos insumos e materiais serem entregues não têm nenhum efeito. Uma vez que todos os recibos referentes às entregas já estão assinados.
Vale lembrar que esse processo é sistêmico. Ou seja, uma coisa afeta diretamente a outra. Portanto, problemas com o fornecimento ou com a entrega das preparações do seu estoque devem ser resolvidos o quanto antes.
4. Identificação
Todos os itens recém-chegados precisam ser conservados em área isolada, deixados em uma espécie de “quarentena”. No caso, são liberados após serem aceitos para os procedimentos operacionais farmacêuticos.
Já as matérias-primas que carecem de cuidados mais complexos de conservação ficam retidas até que as análises indiquem suas respectivas conformidades.
Devido às diversas etapas que o medicamento pode se encontrar no estabelecimento, é essencial que tudo esteja devidamente identificado.
As identificações devem dispor de uma série de informações, como:
- Número do lote;
- Data de fabricação;
- Entrega e validade do produto;
- Nome da empresa fornecedora e da transportadora;
- Matéria-prima.
Todos os resultados de análise dos fármacos são etiquetados e possuem cores específicas, que são:
- Quarentena: Amarela;
- Aprovado: Verde;
- Reprovado: Vermelho.
Com a aprovação dos produtos, a matéria-prima passa por uma nova avaliação relacionada às suas propriedades físicas, químicas e biológicas. Somente nesse momento em diante é possível dar prosseguimento às operações de precificação e estocagem.
5. Análise da matéria-prima
Segundo a RDC 67/2007, as farmácias devem descrever todos os procedimentos de operação, visando analisar lote a lote os produtos que chegam. Devem ser avaliadas e registradas as seguintes propriedades:
- PH;
- Peso médio;
- Viscosidade;
- Grau ou teor alcoólico;
- Densidade;
- Volume;
- Teor do princípio ativo;
- Dissolução;
- Pureza microbiológica.
6. Melhoria de processos
Esse passo é especialmente importante pensando no controle de qualidade em farmácias de manipulação. Isso porque elas contam com uma série de operações – que se iniciam antes da entrega dos produtos a serem manipulados até a última análise dos fármacos.
É fundamental, por exemplo, realizar um estudo para saber se as preparações são realizadas com a qualidade necessária para chegar ao cliente. A fim de evitar danos ao tratamento, devido a erros de manipulação.
É importante destacar que a manipulação é diferente da fabricação convencional de remédios. Em geral, as receitas apresentadas são destinadas a pacientes que apresentam necessidades medicamentosas específicas.
Uma dica nessa etapa é investir em softwares de checklists. Esse tipo de programa, além de ser de fácil uso em computadores ou dispositivos móveis, otimiza as checagens operacionais relacionadas à manipulação de fármacos.
Assim, você não esquece nenhum detalhe e, ainda, pode promover agendamentos periódicos para facilitar a atuação da sua equipe.
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7. Terceirização do controle de qualidade
Outro ponto fundamental que pode melhorar substancialmente a qualidade em drogarias é a terceirização da atividade de controle.
Isso porque, a partir do momento em que uma entidade de fiscalização externa passa a chancelar os processos empregados, adquire-se uma maior garantia quanto à excelência dos medicamentos.
A empresa terceirizada fica, inclusive, corresponsável pelos resultados observados ao longo de toda a cadeia produtiva.
Isso é essencial no caso de eventuais fiscalizações realizadas pelas autoridades sanitárias. Afinal, tanto o seu estabelecimento quanto a prestadora de serviços responderão aos questionamentos relacionados à qualidade dos medicamentos.
Frente aos consumidores, a terceirização do controle de qualidade também tem um impacto mais do que positivo. Uma vez que transmite mais credibilidade ao local.
Mas atenção: essa terceirização deve obedecer algumas regras. Acompanhe, a seguir, quais os principais pontos trazidos pela Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) da Anvisa n° 25, de março de 2007, que trata especificamente desse assunto:
Disposições gerais
- Tanto o contratante quanto o contratado devem possuir licença sanitária para exercer as atividades a que se propõem no contrato a ser celebrado;
- Uma situação em que duas empresas de um mesmo grupo econômico celebrem um contrato de prestação de serviço, visando controle de qualidade de processos de manipulação, não será considerada terceirização;
- A responsabilidade pelo controle de qualidade recai de forma conjunta sobre contratante e contratado.
Responsabilidades do contratante
- É obrigação do contratante fornecer todas as informações necessárias à empresa prestadora de serviço;
- Quaisquer problemas relacionados aos insumos utilizados devem ser, imediatamente, informados à empresa terceirizada;
- A liberação definitiva para a comercialização de qualquer produto intermediário deve vir acompanhada de uma autorização emitida pela empresa contratante. Não bastando, portanto, a aprovação da empresa terceirizada responsável pelo controle de qualidade.
Responsabilidades do contratado
- A prestadora de serviço deve comprovar condições técnicas mínimas para lidar com o objeto do contrato de terceirização. Isso envolve: instalações adequadas, quadro de pessoal qualificado e atendimento aos requisitos mínimos de conhecimento técnico estabelecido pela Anvisa;
- A empresa terceirizada não poderá subcontratar nenhuma outra empresa para lidar com as suas responsabilidades fixadas no contrato de terceirização. Se o fizer, o contrato de prestação de serviço perderá efeito e medidas punitivas, como multas e suspensões, poderão ser tomadas.
Esses são apenas alguns pontos da RDC n° 25/2007. Esse regramento traz outras especificações que merecem ser apreciadas. Para, assim, celebrar um contrato de terceirização adequado.
8. Gestão de estoque
Manter um estoque organizado é muito importante para o seu negócio. Afinal, é isso que garante que os pedidos feitos serão atendidos e entregues no prazo determinado.
Por isso, é imprescindível investir na gestão de estoque. Pois, assim, é possível minimizar erros e possíveis prejuízos.
Utilizar softwares de gestão e aplicativos que auxiliem no controle do seu estoque é um passo importante. Afinal, ajudam a garantir que esse setor em sua farmácia cumpra sua tarefa com eficácia. Sem falar que permitem um acompanhamento constante, de forma segura e rápida.
Claro que planilhas simples eletrônicas podem contribuir para essa tarefa. Contudo, é indicado investir em programas de automação de processos. Uma vez que o gasto inicial pode fazer com que seus custos reduzam substancialmente a longo prazo.
9. Definição de armazenagem do estoque
Para definir a quantidade de produtos em seu estoque, é preciso levar em conta o fluxo de vendas. A fim de, assim, definir qual é a quantidade máxima e mínima de equipamentos que deve-se ter armazenado. Lembrando, é claro, das condições ideais de armazenamento e a data de validade.
Faça um breve estudo para levantar informações como:
- Quantidade necessária;
- Tempo de duração do estoque;
- Frequência de venda dos produtos comercializados em sua farmácia.
10. Utilização do software de checklist
No dia a dia, administrar todos esses passos e, assim, ter controle de qualidade em drogarias pode ser bem desgastante. Afinal, cada uma das etapas demanda a realização de inúmeras atividades.
Nesse sentido, é fundamental centralizar o grande número de informações geradas ao longo de todo o processo. Somente assim é possível saber se tudo é feito de forma correta e dentro dos prazos estabelecidos.
Para isso, existem ferramentas estratégicas que ajudarão na rotina administrativa de seu negócio. A principal delas é o software de checklist online.
Esse é um sistema amplamente utilizado na indústria e que, recentemente, vem ganhando notoriedade no segmento de farmácias. Os seus principais recursos estão ligados a:
- Padronização de processos;
- Gestão de perdas;
- Estocagem;
- Precificação.
Ele dispõe de muitas outras funcionalidades, que poderão ser adequadas às necessidades das operações em seu negócio.
Por se tratar de um sistema 100% informatizado, elimina a necessidade de manter registros em planilhas de papel. Logo, é um método de trabalho muito mais assertivo, uma vez que existem menos riscos de perdas dessas informações.
Além disso, como é totalmente online, permite o envio e o recebimento de relatórios no próprio ambiente do software. Assim, você poderá operar o controle de qualidade em drogarias de forma completamente remota. Inclusive, centralizando dados de fornecedores e prestadores de serviço.
A Checklist Fácil é uma solução líder na América Latina. Com ela, você padroniza seus processos de checagem, otimizando tempo e dinheiro. E mais: garante que uma operação ainda mais qualificada.
