A organização de eventos compreende diversas atividades de planejamento e execução, seja de conferências, festivais, comemorações ou eventos corporativos. Por isso, inclui logística, marketing, gestão de fornecedores e coordenação das ações de acordo com um cronograma para garantir a entrega de tudo que foi planejado.
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Quem trabalha com organização de eventos sabe bem o quanto é importante ter todos os detalhes sob controle para um resultado final positivo.
Afinal, organizar eventos é estruturar um projeto com início, meio e fim. Em que todas as etapas devem acontecer em consonância, se complementando, desde a seleção da equipe até às entregas dos fornecedores.
Dessa forma, a partir do objetivo definido pelo cliente na contratação da organização do evento, cada atividade precisa ser controlada minuciosamente. E para ajudá-lo nessa missão, separamos 13 dicas de organização de eventos para você colocar a mão na massa agora mesmo. Vamos lá!
O que é organização de eventos?
Organização de eventos é a prestação de serviços para a estruturação de um acontecimento, que reunirá pessoas com um objetivo em comum: aprendizado, diversão, socialização ou comemoração, entre outros.
Nada mais é do que um projeto encomendado por uma pessoa ou empresa.
Por ser uma atividade que envolve uma série de detalhes, mais se parece com uma corrida de obstáculos, que precisam ser vencidos para obter a vitória, ou seja, o sucesso.
No universo social, um evento pode ser uma festa de aniversário, de casamento ou de bodas e uma inauguração de loja, por exemplo.
Pensando no setor esportivo, organizar um evento pode ser estruturar um jogo, uma entrega de premiação ou lançamento de um campeonato. Já no mundo artístico, eventos podem ser peças de teatro, esquetes ou até mesmo shows.
Enquanto nas áreas educacional e empresarial, eventos são ferramentas que podem ajudar muitas marcas a se tornarem conhecidas. Assim como conquistar clientes, coletar leads para ações de marketing digital ou para construção de autoridade em um determinado conteúdo.
O setor de eventos se tornou uma verdadeira indústria nos últimos anos, impulsionado por grandes investimentos em patrocínios, para as marcas ganharem visibilidade.
Isso fez com que atraísse profissionais de inúmeras áreas e movimentasse uma série de setores ao seu redor, como:
- Turismo;
- Centros de convenções;
- Feiras;
- Hotéis;
- Transporte aéreo e terrestre;
- Alimentação.
Com a pandemia de Coronavírus, porém, a organização de eventos foi um dos setores mais impactados, devido à proibição das aglomerações.
Como a pandemia mudou o cenário da organização de eventos?
Como as empresas não podem parar, a organização de eventos empresariais e educacionais migrou para o universo digital. Ou seja, começou a realizar convenções, seminários, palestras e outros formatos de forma online.
No âmbito digital, esses eventos ganharam outros nomes como webinars, videoconferências e lives. Algumas empresas se arriscaram a realizar summits, com diversas palestras acontecendo simultaneamente em uma plataforma de eventos.
Até mesmo bandas e artistas famosos aderiram à lives para continuar agradando seu público.
E agradar é uma das grandes preocupações de quem realiza um evento. Inclusive, é nesta palavra o seu verdadeiro sucesso – bem como o desafio dos organizadores.
De qualquer forma, seja em um ambiente digital ou espaço físico, a organização de um evento envolve uma série de atividades que precisam ser muito bem planejadas.
E, para desenvolver essas tarefas de forma coordenada, a área de organização de eventos precisa de profissionais criativos, pacientes, flexíveis, detalhistas e que busquem a superação sempre.
Qual a importância de ter uma estratégia para a organização de eventos?
Ter uma estratégia para a organização de eventos é essencial para que se alcance o resultado esperado.
O produtor deve ter em mente que, sozinho, será praticamente impossível chegar ao final com a sensação de dever cumprido.
Afinal, são muitas as etapas que envolvem a organização de um evento. Logo, ter uma equipe afinada é essencial, com tarefas e atividades bem definidas, prazos estipulados e responsabilidades claras.
Assim, para começar a montar o plano estratégico, tenha em mãos um checklist para o briefing com o cliente, levando em consideração as seguintes perguntas:
- Quais são os objetivos do evento?
- É a primeira vez que o evento será realizado?
- Qual será o formato pensado para o evento? Presencial ou online?
- O evento será de um dia ou mais?
- A qual público é destinado?
- Qual a promessa do evento?
- Como os participantes serão convidados? Serão usados convites ou ingressos?
- Será um evento aberto ao público ou para convidados?
- O que os participantes receberão de conteúdo e materiais?
- Quais são suas expectativas e necessidades?
- Quais serão os fornecedores mais adequados?
- O contratante tem ideia de verba e data de realização?
A partir dessas perguntas básicas, é possível começar a elaborar a estratégia de organização do evento de forma mais assertiva.
Confira 13 dicas para organizar um evento de sucesso
Ter uma sequência lógica para planejar a organização do seu evento é decisivo para um bom produtor de eventos. Neste planejamento, todos os detalhes precisam estar contemplados, para que não fique nada para a última hora.
Seja um casamento presencial ou evento corporativo online, tudo precisa acontecer da melhor maneira. Para que o cliente, os convidados ou participantes sejam surpreendidos positivamente e voltem a contratar os serviços.
Dica 1: Defina objetivo e orçamento
Quando se fala em objetivo, é preciso saber separar o que é um evento voltado para a diversão, aprendizado ou para socialização de pessoas.
É nesta fase, portanto, que é definido se o evento será feito para lançamento de um produto ou serviço, promover vendas, melhorar relacionamento com clientes ou demais stakeholders, compartilhar conhecimento, comemorar conquistas ou festejar algo.
Normalmente, as empresas buscam tornar suas marcas reconhecidas pelo seu público, incentivar vendas ou melhorar relacionamento com as suas personas.
Dessa forma, é essencial ter bem claro qual seu objetivo. E, junto com ele, a definição do orçamento para que o produtor saiba até onde pode ir.
Dica 2: Defina o formato
Quando um contratante chama um organizador de eventos, muitas vezes, já tem uma ideia do formato de evento que quer realizar.
Assim, cabe ao produtor analisar se a ideia é viável ou se existem alternativas mais adequadas.
Com a atual situação de pandemia, a maioria dos eventos programados para acontecer fisicamente estão sendo realizados nas plataformas online. O que muda, nesse sentido, são os detalhes de infraestrutura, mas os preparativos são igualmente complexos.
No universo digital estão sendo realizadas até mesmo feiras em ambientes 3D que simulam a realidade. Já os formatos presenciais mais conhecidos são:
- Palestras;
- Debates;
- Coquetéis;
- Shows;
- Exposições;
- Seminários;
- Feiras;
- Conferências;
- Congressos;
- Exposições;
- Brunchs;
- Cafés da manhã,;
- Happy hours;
- Convenções.
A partir dessa definição, será decidido se o evento terá espaço para expositores, patrocinadores ou apoiadores, ou se será de responsabilidade de um único cliente.
Dica 3: Delimitar o público
Nesta etapa, deve ser decidido como será a participação do público nesse evento.
Se for um evento presencial, terá limitação de participantes de acordo com o orçamento ou a capacidade do local. Já se for online, o público poderá ser ilimitado.
Pergunte-se:
- O evento será aberto e as pessoas precisam se inscrever gratuitamente?
- Serão vendidos ingressos ou entradas?
- Será um evento fechado para clientes ou parceiros?
- Os convidados receberão convite? O convite será impresso ou virtual?
- Os convidados precisam confirmar presença? RSVP? As ligações serão ativas ou receptivas?
- E, principalmente, qual o público a que se destina o evento? Pessoas com perfil de compra de um determinado produto ou serviço?
Por exemplo, em um lançamento de carro de alto valor, os convidados geralmente são selecionados em uma base de clientes que a concessionária já possui. No caso, composta por pessoas que já compraram carros semelhantes ou fizeram cadastro para tal.
Eles poderão receber convites tanto por e-mail quanto impressos. E, provavelmente, precisarão confirmar presença através de ligação.
Assim como no caso citado, definir seu público é essencial para determinar uma sequência de outras ações de divulgação e, até mesmo, para o dia do evento.
Dica 4: Escolha data e local
A data e o local também são decisivos na organização de eventos.
A data influencia diretamente no cronograma que deverá ser montado, de preferência, de forma retroativa, para que sejam calculados os prazos para execução de cada atividade.
Para defini-la, o organizador precisa ficar de olho no calendário e nas informações já adquiridas.
Por exemplo, se for um evento com venda de ingressos, o ideal é que o público possa comprar as entradas no início do mês, próximo da data em que a maioria dos trabalhadores recebem seus pagamentos.
Já se for um evento gratuito, o cuidado deve ser com a proximidade de datas comemorativas tradicionais, feriados ou outras festas. Pois as pessoas se dispersam viajando ou acabam se envolvendo em outros compromissos.
Por isso, observe a cultura e o perfil dos participantes para selecionar a melhor data e horário para o evento.
Já quanto ao local, definido o formato e delimitado o público, busque ideias de ambientes que caibam no orçamento e forneçam a infraestrutura ideal.
Agora, se o seu evento for virtual, a plataforma de tecnologia é o seu centro de convenções. Então, pesquise muito bem antes da contratação, para que não aconteçam surpresas desagradáveis no dia do evento.
Dica 5: Monte um cronograma
Nenhum projeto acontece de forma tranquila se não houver um cronograma bem montado.
Na organização de eventos, ele é a base para todas as ações. Logo, assim que estiver com a data e o local do evento em mãos, parta para ele.
A dica é que ele seja retroativo, definindo os prazos para execução de cada atividade.
O cronograma precisa cobrir todos os passos do início ao fim. Podendo se estender até um período posterior, em que o organizador buscará os feedbacks dos contratantes e dos participantes, para análise do seu trabalho.
Neste cronograma, devem estar listadas as tarefas, seus responsáveis e os prazos de execução. Lembrando que muitas atividades são complementares e só conseguem ser realizadas após conclusão da anterior.
Com um cronograma bem planejado, o alinhamento da equipe será maior e o trabalho tende a fluir de forma mais harmoniosa.
Dica 6: Avalie a infraestrutura
A organização de eventos presenciais precisa estar de olho na infraestrutura necessária para o evento acontecer de forma tranquila.
Isso envolve desde olhar se o local é de fácil acesso, se tem estacionamento e qual a segurança do bairro. Assim como verificar o palco e a cabine de som, o mobiliário e demais recursos tecnológicos, como data show e sonorização.
O produtor deverá avaliar se haverá alimentação durante o evento e como acontecerá. Isto é: se será servida uma refeição ou os participantes terão acesso a restaurante ou uma praça de alimentação.
Ele precisa analisar, ainda, se as pessoas ficarão em pé ou sentadas e a quantidade de pessoas x toaletes. Isso tudo, inclusive, deve influenciar na escolha do local.
Dica 7: Forme uma equipe engajada
Como já mencionamos, dificilmente um profissional vai conseguir organizar um evento de sucesso sozinho – por melhor que ele seja. Assim sendo, uma equipe alinhada com os objetivos é imprescindível para tudo sair conforme planejado.
Então, reúna todos, divida as tarefas e estabeleça responsabilidades para cada atividade. Busque no mercado profissionais competentes e com habilidades complementares, o que ajudará a ganhar eficiência.
Lembre-se que o produtor deve gerenciar a equipe, acompanhar os processos, cobrar feedbacks e ter a visão do todo.
Dica 8: Escolha com cautela os fornecedores
O produtor que consegue encontrar fornecedores de confiança e com eles fechar uma parceria dá um importante passo para o sucesso do evento.
Por isso, busque um bom relacionamento com eles, para estar sempre seguro quanto à qualidade do serviço/produto entregue e o cumprimento dos prazos.
Dica importante:, teste, experimente, converse, busque referências e supervisione de perto.
Dica 9: Defina a programação
Definir a programação do evento, às vezes, depende de uma série de reuniões, telefonemas e agendas de palestrantes. Ou seja, envolve uma série de detalhes.
Ela deve ser sempre definida junto com o promotor do evento, que está pagando as contas, para que tudo saia a contento e dentro do orçamento estipulado.
Dica 10: Foque na divulgação
Na organização de eventos, a divulgação é um passo que precisa ser olhado com cuidado.
Aqui cabe a máxima: quanto antes, melhor. Contrate profissionais ou empresas especializadas para tirar esta carga do organizador do evento.
Esses fornecedores avaliarão o objetivo do evento, data e local e, com certeza, buscarão as formas e mídias ideais para que o público seja comunicado da sua existência. E, principalmente, seja levado à ação desejada: inscrição, compra de ingresso ou confirmação de presença.
Dica 11: Recapitule tudo no dia
Para se sentir mais seguros, os produtores devem conferir se todos os detalhes estão alinhados. Afinal, ninguém quer ter surpresas desagradáveis neste dia, não é mesmo?
Por isso, ter tudo em um checklist garante mais tranquilidade e facilita a vida do produtor. Afinal, com essa lista de verificação em mãos, ele consegue analisar todos os pontos essenciais – sem deixar nada para trás.
Dica 12: Acesse métricas e resultados após o evento
Quem organiza um evento precisa saber se alcançou os resultados esperados. Assim, definir métricas lá no início pode ajudar nessa análise pós-evento.
Essas métricas podem ser quantidade de inscritos, número de ingressos vendidos, quantidade de participantes etc.
Já os resultados podem ser medidos através do ROI – Retorno sobre o Investimento ou KPIs – Key Performance Indicators (Indicadores Chave de Desempenho).
As definições dessas formas de mensuração devem ser feitas no início do projeto do evento, junto com o cliente promotor.
Dica 13: Busque feedbacks
Sempre que possível, use ferramentas e encontre formas de receber o feedback não só do cliente que demandou o evento, mas também dos participantes.
Aplique questionários, envie e-mails pedindo retorno ou converse pessoalmente. Estar disposto a ouvir já é um primeiro passo.
Aprender com esses retornos é o ideal para trabalhar com a melhoria contínua.
Como a tecnologia pode ajudar na organização de eventos
Atualmente, a tecnologia é a maior aliada na organização de eventos. É através dela que são feitos os controles das atividades, a gestão de tarefas, a divulgação e a venda de ingressos. Inclusive, é graças a ela que os eventos continuam acontecendo em tempos de distanciamento social.
As ferramentas de eventos online são as que estão sendo mais procuradas no momento. Algumas empresas que optaram por esse novo formato até comemoram que atingiram um público bem maior, por meio da realização de eventos na internet.
Sites, aplicativos, plataformas de vendas de ingressos, leitores de crachás, redes sociais, realidade aumentada, painéis de LED, recursos audiovisuais, quiosques de interação e robôs fazem parte dos eventos de hoje.
Escolher o que mais combina com o estilo do evento e que cabe no orçamento são grandes decisões do produtor.
Além de todas essas tecnologias que impactam o participante, a que mais tem ajudado na organização efetiva dos eventos são as ferramentas de checklist online.
Através de uma boa solução de checklist, o organizador poderá padronizar os processos, realizar a checagem de forma mais eficiente e garantir que tudo está conforme. Além de gerar relatórios e indicadores sempre que precisar.
E mais, com checklist online, tudo fica sob controle, minimizando problemas, otimizando processos e garantindo melhores resultados.
Com um checklist, o produtor poderá ter todos os passos do planejamento listados e ir dando “check” no que já foi entregue. Comandando, assim, as tarefas com muito mais tranquilidade.
Mas, o que deve conter em um checklist de organização de eventos
Aqui, listamos alguns dos elementos básicos que devem fazer parte do checklist da organização de eventos (antes, durante e depois).
- Tipo de evento;
- Formato do evento;
- Nome comercial;
- Data e horário;
- Local;
- Objetivo;
- Público a ser convidado;
- Capacidade estimada do local ou plataforma de eventos;
- Programação e atividades a serem realizadas no dia;
- Tarefas para organização;
- Responsabilidade de cada um na equipe;
- Responsabilidade de cada fornecedor (aqui a planilha 5W2H ajuda muito);
- Equipamentos necessários e status de contratação;
- Contatos da equipe e dos fornecedores;
- Prazo de finalização de cada tarefa;
- Status das atividades;
- Status dos pagamentos;
- Entre outros detalhes.
Com esses itens sob controle, fica mais fácil ter ideia do andamento de todo o projeto, para não ter problemas no final.
Checklists online são essenciais para o sucesso da organização de eventos!
Agora que você já tem ideia da importância de ter um checklist online para organização do seu evento, que tal conhecer a ferramenta Checklist Fácil!
A Checklist Fácil é líder na América Latina em checklist online e pode ajudar você a controlar as tarefas que fazem parte de cada projeto de evento.
Com planos para empresas de diversos portes e segmentos, você poderá contar com a mais alta tecnologia no seu dia a dia de trabalho, sistematizando todas atividades do início ao fim.
E um dos diferenciais especificamente para a organização de eventos é a nova funcionalidade de Workflows. Ela permite criar fluxos de trabalho, em que checklists devem ser aplicados em uma ordem pré-determinada. Isso garante que o passo a passo será seguido, de fato.
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