Passo a passo: Como montar um checklist para organização de eventos

A organização de eventos sempre representa um desafio para quem irá gerenciá-lo e ela se torna ainda maior quando não se tem muita experiência no ramo.

Confira, a seguir, algumas dicas de como montar um checklist e fazer uma excelente gestão de eventos!

Levantamento das informações gerais das atividades

Crie um formulário para registrar as informações básicas a respeito do evento, como: dados do cliente, tipo de evento, data, local, tema, número de convidados, quais serviços serão oferecidos e orçamento, por exemplo.

Essa primeira etapa é essencial para identificar todos os aspectos que envolvem o evento. A partir daí, conseguir efetuar o planejamento e elaborar um cronograma com todas as atividades que precisam ser realizadas.

Necessidade de pessoal

Com o planejamento pronto, é hora de realizar o dimensionamento de pessoal, de acordo com as características do evento e os tipos de serviços que serão prestados. O ideal é separar em áreas e fazer o levantamento de quantos profissionais serão necessários para cada área.

Por exemplo:

• Quantos cozinheiros?
• Quantos garçons?
• Quantos manobristas?
• Quantos monitores na área infantil?

Assim, é possível saber com maior precisão qual será o tamanho do quadro de funcionários necessários.

Lista de materiais

Outro ponto importante que deve estar contido no checklist para a organização de eventos é a necessidade de materiais. É preciso — de acordo com a quantidade de convidados, o tipo de evento e o desejo do cliente — programar a quantidade de bebidas e alimentos que serão servidos, bem como outros materiais de apoio, como decoração, material de copa, uniformes, entre outros.

Organização e layout

Essa etapa do checklist ajuda no planejamento para a realização do evento. É aí que entra a parte relacionada à disposição das mesas, iluminação, distribuição dos patrocinadores (se for o caso), lista de convidados, mesa para recepção, distribuição dos convidados, lugares especiais e protocolo do cerimonial, por exemplo.

Visto que, o planejamento do evento já tomou forma e o foco fica mais voltado para a realização do evento, em si — e não apenas no planejamento do evento e dimensionamento de pessoas e materiais, como nas etapas anteriores.

Realização do evento

Neste ponto, o evento já está organizado e essa etapa do checklist é criada com a intenção de dar suporte ao cerimonial. O objetivo é certificar-se de que tudo o que foi planejado foi realizado, se ainda existe alguma pendência, se surgiu algum imprevisto, etc.

Como podemos ver, a elaboração de um checklist para organização de eventos pode ser separada em partes. Cada parte é gerenciada por outros checklists, que facilitarão a organização desde o planejamento até a realização do evento. Dessa forma, é mais fácil contemplar tudo o que precisa ser feito e se certificar que nenhuma etapa será negligenciada, ou que o cronograma das atividades seja afetado.

O que achou das nossas dicas sobre organização de eventos? Imagine, então, poder contar com um checklist automatizado, que proporcione maior controle e melhor acompanhamento das suas atividades?

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