A otimização de processos é uma prática com a finalidade de melhorar a eficiência das operações nas empresas. Pode envolver automação, metodologias ágeis e análise de dados como forma de identificar oportunidades para ajustes ou mudanças nos procedimentos, resultando em redução de custos e de desperdícios.
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A otimização de processos na rotina corporativa é uma estratégia focada em impulsionar a performance de um negócio. Para adotar essa técnica, gestores e equipes precisam revisar as atividades a fim de adotar metodologias de trabalho mais eficientes. O objetivo é ajustar, mudar ou aprimorar o que for preciso para melhorar resultados.
Mas, como conseguir isso? Existem ferramentas de otimização de processos e práticas para eliminar — ou, ao menos, diminuir — o desperdício de tempo e recursos. Depois de um mapeamento das atividades, é possível aplicá-las para padronizar e, posteriormente, otimizar o trabalho realizado pela sua equipe.
Leia este artigo até o final para entender melhor como levar esse conceito para sua realidade. Você vai conferir não só o que é otimização de processos, como também dicas essenciais para tornar o dia a dia da sua empresa mais eficiente. Veja o resumo abaixo!
Afinal, o que é otimização de processos?
A otimização de processos é uma técnica que visa tornar os procedimentos empresariais mais ágeis e eficientes por meio do uso inteligente dos recursos disponíveis, integrando pessoas, atividades e tecnologia. Essa prática deve passar por algumas etapas, como:
- Mapeamento de processos;
- Identificação de gargalos e pontos de melhorias;
- Ajustes e propostas de mudanças;
- Padronização da rotina;
- Melhoria contínua.
Vale destacar o monitoramento constante sobre tudo isso, para que seja possível promover atualizações sempre que necessário. Você vai ver todos esses passos em detalhes nos próximos tópicos!
Porém, antes de seguirmos, é importante saber que, por meio da otimização de processos, é possível organizar todo o fluxo de trabalho e estruturar modelos de negócio. A finalidade desse movimento é garantir as melhores práticas no dia a dia, bem como resultados mais satisfatórios.
8 passos para realizar a otimização de processos de forma eficiente
Agora, que tal ver como você pode começar a otimizar seus processos? É o que mostraremos a seguir!
1. Identifique todas as atividades executadas
O primeiro passo é detectar os processos que precisam ser otimizados. Para isso, é necessário que você faça um mapeamento de ponta a ponta, ou seja, que conheça todas as atividades realizadas na sua organização.
Isso ajuda a compreender como o trabalho é desempenhado, bem como a identificar falhas e gargalos que afetam a produtividade.
Uma sugestão é fazer a otimização de processos por departamentos. Porém, promova a escolha e a priorização conforme a necessidade detectada durante o mapeamento.
2. Elimine processos arcaicos e desnecessários
Uma questão que igualmente afeta a produtividade e pode fazer com que sua empresa não obtenha o sucesso esperado é a presença de etapas ultrapassadas. O mesmo serve para tarefas repetitivas e manuais, facilmente substituíveis pela tecnologia.
Sendo assim, se você deseja de fato otimizar processos, precisa identificar e deixar esses pontos para trás. Afinal, isso não condiz com a imagem de uma empresa moderna, focada em resultados. Falaremos mais sobre isso daqui a pouco!
3. Promova melhorias no uso de recursos
Durante o mapeamento de processos, é comum encontrar falhas e usos indevidos de recursos. Portanto, reduza o desperdício, seja de tempo, materiais ou ferramentas, e inclua essa iniciativa no seu projeto de otimização de processos.
Porém, vá com calma. A ideia não é realizar cortes para deixar os processos engessados ou ineficazes. Avalie até que ponto isso irá impactar na produtividade e execute as mudanças de forma consciente.
4. Pesquise sobre o tema
Alguns livros sobre otimização de processos podem trazer bons insights para a realidade do seu negócio. Aqui vão algumas dicas:
- “Mapeamento e gestão por processos – BPM”, de Orlando Pavani Júnior e Rafael Scucuglia;
- “Gestão por processos na prática”, de Cláudio Pires;
- “Gestão de processos voltada para resultados”, de Bruno Palvarini e Cláudia Quezado.
Mas, sabemos que nem sempre há disponibilidade de tempo para leituras e estudos. Por isso, na sequência você ainda vai ficar por dentro de dicas práticas e de sugestões de metodologias de otimização de processos para conseguir desenvolver isso com agilidade!
5. Aplique metodologias
Um dos métodos mais conhecidos é a matriz 5W2H. Basicamente, funciona como um checklist, trazendo detalhes sobre todos os pontos que precisam ser abordados durante a implementação de um novo processo. Para aplicá-lo, é preciso responder 7 perguntas:
- O quê (what): O que é a otimização de processos? Qual o objetivo dela?
- Por quê (why): Por que sua empresa necessita da otimização nesse momento?
- Onde (where): Em que setores ela será aplicada?
- Quando (when): Quais são os prazos iniciais, finais e intermediários?
- Quem (who): Quem será responsável pela supervisão? Quem são os afetados pela mudança?
- Como (how): Quais serão as técnicas e tecnologias utilizadas?
- Quanto (how much): Quais recursos serão utilizados e quanto isso custará à empresa?
Tem também a matriz GUT, uma grande aliada no momento de estabelecer prioridades entre os processos a serem melhorados. Ela parte dos seguintes critérios:
- Gravidade;
- Urgência;
- Tendência.
Além desses, há o Ciclo PDCA, muito utilizado na melhoria contínua de procedimentos. Basicamente, ele funciona em 4 etapas: planejar, desenvolver, conferir e ajustar. E, chegando ao final, deve-se reiniciar o ciclo, continuamente.
Você só precisa escolher o que melhor se encaixa à realidade da sua organização. Esses métodos podem fornecer um ótimo suporte antes da próxima etapa, que visa automatizar algumas tarefas.
6. Automatize as atividades manuais
A tecnologia está em constante evolução e, hoje, é uma aliada importante do gestor moderno. Seus recursos facilitam grande parte das rotinas com automatização de processos, aumentando a produtividade da equipe e diminuindo a possibilidade de desvios.
Por exemplo: segundo pesquisas da McKinsey, de forma geral, as empresas em todo o mundo pretendem transferir uma média de 60% do patrimônio de TI para a nuvem até 2025. A Inteligência Artificial também se destaca: 50% dos negócios já adotaram esse recurso em alguma área. O Checklist Fácil reúne essas duas tecnologias.
Você pode começar a otimização de processos utilizando checklist online em suas validações, checagens, auditorias e inspeções. Isso extingue o uso de papéis e planilhas, com dados compilados em tempo real e dispostos na nuvem, sem a necessidade de uma pessoa focada em transcrever as informações.
Ferramentas como essa tornam mais simples resolver problemas à distância e gerir sua empresa de qualquer lugar. Você visualiza o andamento das atividades em qualquer dispositivo sempre que precisar.
7. Entenda seu mercado
O mercado está em constante modificação e o consumidor se tornou ainda mais criterioso. Desta maneira, para otimizar atividades, é preciso conhecer qual é a demanda do seu cliente e as exigências do segmento de atuação.
Hoje, já não é possível crescer sem adotar a comunicação como diferencial, por exemplo. Por meio do contato com o público externo — clientes, parceiros e fornecedores — é que a empresa consegue escolher as ferramentas certas para automatizar seu negócio.
Sendo assim, quando estiver selecionando especialmente as tecnologias que irá adotar para otimização de processos, escolha aquela que irá ajudar a manter ativa essa comunicação.
Prefira os sistemas de gestão que centralizam os dados do negócio, com grande potencial de integração. Além disso, fique atento aos novos métodos e táticas empregados pelos seus concorrentes. Afinal, eles também devem ser vistos como exemplo e inspiração.
8. Implemente as melhorias de processos
Após encarar todos os passos acima, é hora de promover as melhorias. Conduza essa mudança de forma gradual, para que não gere impactos significativos na produção e na motivação dos profissionais.
O ideal é que, ao chegar aqui, sua equipe já tenha ciência do trabalho que está sendo realizado e que, inclusive, tenha participado da sua elaboração. Isso porque é ela que está no dia a dia e, portanto, possui o entendimento pleno dos processos.
Fale sobre as vantagens de otimizar as atividades e as mudanças que isso irá desencadear. Se necessário, promova treinamentos e capacitações, para que não comecem a ocorrer falhas não previstas. Isso faz com que todos aceitem a ideia mais facilmente.
9. Formalize o novo método
Um processo otimizado sofre modificações na forma com que é executado, certo? Para garantir que isso irá sair da teoria, formalize todos os ajustes promovidos.
Isso é especialmente importante para garantir que será de conhecimento de todos os colaboradores. Sem a documentação, você não poderá cobrar o cumprimento das atividades.
10. Monitore os resultados
Por fim, é essencial que você monitore os resultados obtidos na otimização de processos. Através de indicadores de desempenho, você atesta se as melhorias propostas foram efetivas ou não.
E, em caso negativo, consegue promover novas alterações rapidamente com base em dados e fatos.
Quais os benefícios da otimização de processos?
Um dos benefícios da otimização de processos está ligado à rentabilidade. O aumento do lucro é consequência do ganho de velocidade e do aperfeiçoamento dos fluxos de trabalho. Porém, os ganhos na comunicação interna e na produtividade também têm um destaque considerável.
Vamos mostrar agora outros benefícios que essa prática pode proporcionar dentro de uma empresa.
Confiabilidade nas entregas
Como explicamos, para realizar a otimização de processos propriamente dita, é preciso que haja o mapeamento, a padronização, o controle de qualidade e a adoção de melhores práticas. Sendo assim, a tendência é obter uma redução substancial de erros, retrabalhos e até dúvidas.
Isso faz com que a confiabilidade nas entregas se eleve. Afinal, tudo vai fluir naturalmente com menos interrupções e comprometimento das tarefas.
Sinergia e integração entre as áreas
A otimização de processos permite identificar melhor as etapas sequenciais e a dependência entre áreas na realização das entregas. Assim, cada equipe entende as suas responsabilidades e adquire autonomia para cumprir as tarefas.
Desse modo, a troca de informações é contínua e a integração entre as áreas ocorre de maneira mais concreta. Além disso, fica mais fácil identificar lacunas nos processos e propor melhorias mais rapidamente, tratando diretamente com os responsáveis.
Capacidade de intervenção
A possibilidade do gestor compreender a causa raiz de determinada falha é menor quando os processos são desorganizados e de difícil identificação. Na maioria dos casos, a equipe trabalha em prol de “apagar incêndios”, atuando apenas nos efeitos.
Com a otimização de processos, as etapas de cada atividade se tornam mais claras, fazendo com que cada falha seja identificada com mais facilidade. Logo, pode-se atuar diretamente na causa do problema.
Nesse ponto, também é possível evitar não conformidades, identificando rapidamente correções a serem feitas. Como consequência dessa sistematização, a produtividade aumenta.
Velocidade na execução das tarefas
Ao investir na otimização de processos, também é possível identificar quais etapas são desnecessárias e/ou repetitivas e, portanto, podem ser eliminadas da rotina. Além disso, pode-se detectar formas mais ágeis e eficazes de executar determinada tarefa.
Vale destacar que toda otimização de processos ocorre gradualmente e precisa ser muito bem estruturada. Isto é: é importante que você entenda as práticas existentes, proponha mudanças, observe os resultados da implementação e reveja os efeitos continuamente.
Isso faz com que a agilidade nas entregas se torne uma constante. Inclusive, isso pode ser utilizado como uma métrica, sendo um exemplo entre os indicadores para empresas capazes de avaliar a efetividade das otimizações realizadas.
Não espere mais para otimizar os processos do seu negócio
Depois do que vimos até aqui, não restam dúvidas de que o sucesso de uma empresa depende de rotinas eficientes, não é mesmo? Não importa qual é o seu segmento de atuação. Não há como dispensar:
- Otimização de processos na indústria, para reduzir custos e potencializar a produção com qualidade;
- Otimização de processos na logística, para fazer a gestão de frotas e assegurar entregas de mercadorias;
- Otimização de processos no comércio, com a finalidade de atender os clientes com excelência e atingir níveis máximos de satisfação com produtos e serviços.
Então, agora que você tem todas as informações necessárias para aprimorar as atividades da sua companhia, que tal dar o primeiro passo? Para isso, avalie adotar a melhor tecnologia e, assim, ter ainda mais controle sobre as atividades desempenhadas.
O Checklist Fácil é uma solução completa para digitalizar processos e facilitar o controle da execução de tarefas no dia a dia. O sistema vai além de oferecer checklists online.
São mais de 150 funcionalidades para melhorar a produtividade das equipes e elevar o nível de qualidade das entregas. Como resultado, o uso da tecnologia proporciona um ROI (Return On Investment, ou Retorno sobre Investimento em português) de até 204% para as empresas que utilizam a solução.
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