Garantir a qualidade das operações, produtos ou serviços é fundamental para qualquer empresa, pois pode fazê-la atingir rapidamente seus objetivos, por exemplo, aumentar suas vendas e credibilidade no mercado. Porém, essa não é uma tarefa simples, mas que pode ser simplificada ao se implementar um sistema da gestão da qualidade.
A implementação de um sistema de gestão da qualidade envolve uma série de etapas que devem ser seguidas à risca para se obter o certificado de SGQ pela ISO 9000. Essa certificação agrega valor a uma empresa, visto que serve como atestado de qualidade internacional de produtos.
Quer saber mais sobre SGQ? Se respondeu sim, continue a leitura deste post. O que é, qual seu objetivo, benefícios e como implementá-lo em seu negócio são alguns dos assuntos abordados. Aproveite!
O que é Sistema de Gestão da Qualidade?
SGQ, ou Sistema de Gestão da Qualidade, é um modelo de administração que tem como foco a criação de parâmetros para a entrega de produtos que atendam às expectativas dos clientes.
Esse sistema trabalha para coordenar práticas que garantam a melhoria contínua dos serviços e produtos oferecidos por uma organização. E isso é realizado por meio da integração de mecanismos que satisfaçam às políticas de qualidade estabelecidas por órgãos fiscalizadores e pela própria empresa.
Sua abordagem engloba todos os aspectos dentro de uma instituição que, direta ou indiretamente, influenciam em sua qualidade: pessoas, processos, tecnologias, parceiros comerciais, entre outros.
Qual o objetivo do Sistema de Gestão da Qualidade?
Um sistema de gestão da qualidade visa organizar os processos de uma empresa para que seus produtos e/ou serviços atendam aos padrões de qualidade esperados. Desta forma, então, pode-se garantir a satisfação do cliente e a competitividade da marca no mercado.
É também seu objetivo conscientizar todas as áreas e os envolvidos sobre os padrões exigidos para que as diretrizes de qualidade façam parte da cultura organizacional, refletindo em seus produtos e/ou serviços.
Um SGQ é uma ferramenta que deve ser aplicada de forma contínua em uma organização para que se adapte às mudanças de mercado e alcance a excelência.
Importância e benefícios do SGQ para as empresas
Se uma empresa não garante a satisfação de seus clientes, dificilmente ela conseguirá se manter no mercado. Assim, é fundamental desenvolver normas e/ou diretrizes para orientar gestores e funcionários sobre como garantir a qualidade em suas operações.
Nesse sentido, a implementação de sistemas de gestão da qualidade, como a ISO 9001, pode ajudar. Além de garantir a qualidade dos seus produtos e a satisfação dos consumidores, ajuda seu negócio a obter a certificação de qualidade.
Por fim, para clarear sua mente, destacamos abaixo os principais benefícios que um SGC pode trazer para o seu negócio:
- Garante a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa;
- Possibilita um melhor controle das etapas dos processos internos;
- Reduz as não conformidades;
- Aumenta a satisfação dos clientes, fazendo com que se tornem leais à marca;
- Diminui as perdas nos processos, reduzindo custos e preservando a saúde financeira da organização;
- Possibilita a melhoria contínua das operações, tornando a organização mais eficiente e produtiva;
- Melhora a reputação da empresa no mercado, fazendo com que se torne uma referência;
- Garante diferencial competitivo.
- Ajuda a melhorar as vendas e, consequentemente, o financeiro da organização.
Como implementar um Sistema de Gestão da Qualidade?
Aqui, estão as fases da implementação de um sistema de gestão da qualidade:
Escolha um método de implementação
Há uma grande quantidade de certificações de qualidade disponíveis no mercado, e cada uma possui características específicas. Sendo assim, o primeiro passo é escolher a que melhor se adequa ao seu negócio, o que pode ser feito com ajuda de uma consultoria especializada.
Avalie a atual gestão de qualidade da instituição
O próximo passo é fazer uma avaliação detalhada das ferramentas/processos/operações que a instituição utiliza atualmente para medir e avaliar a qualidade. Assim, com base nessa análise, será possível identificar a melhor forma de implementar as mudanças necessárias.
Comunique a todos os envolvidos nos processos
É de extrema importância que todos os colaboradores estejam cientes da movimentação para a implementação do SGQ e saibam quais são seus papéis nesse processo. Cronogramas, ferramentas, metas e demais itens envolvidos devem estar claros para todos.
Implemente as diretrizes da norma escolhida
Cada tipo de certificado possui requisitos específicos, então a implementação é feita de acordo com a norma escolhida. Portanto, tenha em mente que o período da implementação serve como aprendizado. Então, é comum que sejam necessários ajustes, mas isso só será perceptível ao se colocar a “mão na massa”.
Faça uma auditoria interna
Após a implementação dos requisitos, e antes de contratar uma empresa auditora, é preciso fazer uma auditoria interna. Isso para verificar o trabalho realizado. Essa etapa serve para identificar (e corrigir) possíveis falhas, de forma a evitar que a auditoria oficial reprove a implementação da certificação/norma.
Contrate uma auditoria de certificação
Por último, é hora de contratar um órgão certificador para realizar a auditoria de certificação, conforme os requisitos da norma. Estando tudo correto, emita o certificado.
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O que é a ISO 9000 e por que buscar a certificação?
A ISO 9000 é uma certificação que atesta o padrão de qualidade da sua empresa com base em uma série de normas técnicas. Ela também define o que é qualidade, mas com foco prático.
A ISO 9001 é a que contém todos os requisitos para a certificação da série 9000. Ela enumera 7 princípios para gestão da qualidade:
1- Foco no cliente
O Sistema de Gestão da Qualidade tem a satisfação do cliente como seu principal objetivo. Isso deve estar claro para todos os envolvidos, em todas as atividades desenvolvidas. A satisfação do cliente deve ser sempre o pilar de uma empresa.
2- Liderança
A liderança da empresa deve ter profundo conhecimento sobre o processo de qualidade e aplicá-lo de forma adequada para seus subordinados.
Portanto, cabe aos líderes manter um ambiente favorável para a implementação e manutenção dos parâmetros internacionais de qualidade e orientar os colaboradores.
3- Engajamento das pessoas
Criar e manter uma equipe engajada é fundamental para a manutenção das boas práticas de trabalho em relação à excelência, uma responsabilidade de profissionais da área de qualidade.
Para isso, é importante que cada funcionário conheça qual é seu papel no processo e entenda sua importância para o alcance dos objetivos definidos. O engajamento do time é um resultado direto de uma liderança eficiente e bem treinada.
4- Abordagem por processos
A abordagem de processos diz respeito à padronização de atividades para a obtenção de um resultado esperado. Para isto, é necessário estabelecer e avaliar processos, certificando-se de que estão sendo seguidos, o que permite compreender se eles funcionam de forma eficiente ou precisam de ajustes.
5- Melhoria contínua
Atingir os parâmetros de qualidade não é o suficiente, uma vez que o mercado está em constante mudança. E isso exige máxima atenção da empresa.
Nesse sentido, é preciso que os processos passem por um sistema de melhoria contínua. Essa prática é o que garante que o certificado SGQ atinja os critérios necessários para que seja renovado continuamente.
6- Tomada de decisões baseada em fatos
Toda decisão feita dentro de um sistema de gestão de qualidade precisa ter como base dados concretos, obtidos a partir de números, pesquisas e análises.
Isso é possível ao se monitorar de forma contínua os processos internos. Essa análise possibilita identificar falhas e traçar planos de ação para corrigi-las.
7- Gestão de relacionamentos
Manter relações harmoniosas e funcionais é outro pilar do SGQ. Esse princípio compreende todas as relações da instituição com agentes que ela interage, entre eles: gestores, colaboradores, fornecedores, parceiros comerciais e clientes.
A comunicação precisa fluir sem ruídos em todas as etapas do sistema de gestão da qualidade para que seu objetivo seja alcançado.
Como obter a certificação ISO 9001?
Após a implementação de sistemas de gestão da qualidade ISO 9001, entra-se na fase de certificação. É o momento de comprovar se os produtos/serviços da empresa atendem aos parâmetros internacionais de qualidade.
Para isso, é necessário contratar uma empresa de auditoria para avaliar os requisitos implementados. Os pontos de avaliação são os seguintes:
- Identificar o contexto da organização;
- Identificação das partes interessadas;
- Mapeamento de Processos;
- Definição da Liderança;
- Política da Qualidade;
- Planejamento do Sistema de Gestão;
- Definição dos Recursos para atendimento do planejamento;
- Processos de Operação;
- Verificação do cumprimento dos objetivos;
- Ações corretivas.
Observação: para evitar conflitos de interesse, as auditorias não podem ser realizadas por qualquer pessoa ligada à empresa auditada.
A auditoria acontece em duas etapas:
- O auditor avalia se a empresa atende os requisitos da norma ISO 9001 e propõe possíveis ajustes, caso necessário. Essa etapa pode ser feita pela própria empresa interessada, que pode reunir os documentos e enviar para a certificadora;
- Na segunda, aplicada pela certificadora, os processos e produtos/serviços da empresa são avaliados para atestar sua qualidade. Estando tudo conforme os padrões esperados, o auditor solicita a emissão do certificado, que deve ser entregue à organização auditada em até 40 dias.
A certificação tem validade de 3 anos. Após esse período, é necessário realizar uma nova auditoria para a recertificação, para avaliar os mesmos pontos, bem como as melhorias implementadas desde a primeira emissão do documento.
Por isso, é preciso monitorar os indicadores de qualidade para aproveitar muito bem essa oportunidade.
Implemente e certifique o SGQ com ajuda do Checklist Fácil
Agora que você já sabe o que é um Sistema de Gestão da Qualidade, sua importância e como implementá-lo em sua empresa, descubra como o Checklist Fácil pode tornar essa tarefa mais fácil e ágil.
Essa solução permite elaborar checklists automatizados. A utilização desse recurso é de grande auxílio ao processo de análise da gestão de qualidade de sua empresa e facilita a implantação de um SGQ, principalmente na identificação de não conformidades.
Além disso, os dados coletados ficam armazenados no sistema e podem servir como fonte para futuras auditorias, o que amplia a visão do gestor sobre a evolução dos resultados relacionados à qualidade das operações, produtos e/ou serviços.
Viu como a ferramenta do Checklist Fácil facilita a implementação de um sistema de Gestão de Qualidade? Não perca mais tempo e agende uma demonstração para agilizar esse processo em sua empresa!
