O que é certificado de qualidade? Veja o passo a passo para obter um na sua empresa

Conquistar um certificado de qualidade pode ser o diferencial que a sua empresa precisa para se destacar no mercado. Saiba tudo sobre o tema agora mesmo e veja como obter um certificado na sua empresa.

Tempo de leitura: 10 minutos
Profissional realizando auditoria para obter certificado de qualidade

Com o mercado cada vez mais competitivo, contar com um certificado de qualidade é essencial para empresas dos mais diversos setores.

Emitido por órgãos certificadores de alta credibilidade mundial, ele é uma forma de comprovar a preocupação com a entrega de produtos, serviços e sistemas de excelência.

Agora, para você entender detalhadamente o que são os certificados de qualidade e sua importância, bem como conhecer os principais tipos e como obter o seu, siga sua leitura! Afinal, esse conteúdo foi planejado para ajudar você! 

O que é certificado de qualidade? 

Certificado de qualidade é um documento que atesta a competência de uma determinada empresa em fabricar produtos ou entregar serviços dentro de regras e padrões preestabelecidos por um órgão normatizador.

É uma espécie de diploma obtido por trabalhar de forma organizada e padronizada, visando sempre oferecer o melhor em termos de processos, materiais e produto final.

As empresas que conquistam um certificado de qualidade demonstram o quanto estão preocupadas em implementar e seguir boas práticas, do início ao fim de seus processos internos.

Este certificado também comprova que a equipe está alinhada à cultura organizacional e comprometida com todo o processo empresarial.

Para conquistar um certificado de qualidade, a empresa precisa adotar sistemas de gestão, controles internos e padrões que validem sua capacidade de trabalhar conforme as diretrizes e normas internacionais.

Geralmente, essas normas são editadas por organizações voltadas a definir parâmetros de qualidade, a fim de igualar as oportunidades para empresas de todo o mundo.

Um exemplo de um órgão desses é a ISOInternational Organization for Standardization, que foi criada em 1947, na Suíça.

Assim como a ISO não está vinculada a nenhum governo, no Brasil, a ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas também atua sem fins lucrativos.

Assim, um certificado de qualidade “comunica” que a empresa é técnica e competente e que adota rígidos padrões de qualidade em seus processos. Sendo, portanto, confiável para ser uma parceira de negócios em qualquer lugar do mundo. 

Para que serve o certificado de qualidade? 

O certificado de qualidade serve para diversas situações. Por ser um documento que confirma os cuidados e a preocupação da organização em seguir padrões de qualidade em processos e produtos, ele garante uma imagem positiva para a empresa. Seja frente ao mercado ou todos os seus stakeholders.

Afinal, trabalhar com uma empresa certificada confere segurança para funcionários, fornecedores e clientes.

Esse instrumento também oferece mais assertividade às empresas. Tendo em vista que ao auditar os processos constantemente, a organização faz um diagnóstico das tarefas, verificando pontos que precisam de mais atenção, por estarem em não conformidade.

Sendo assim, isso faz com que se busque a melhoria contínua, refletindo positivamente nos resultados da empresa. 

Qual a importância do certificado de qualidade para as empresas? 

Um certificado de qualidade é muito importante para uma empresa não só quando ela pensa em atuar em mercados internacionais.

Mesmo no Brasil, obter essa certificação comprova para a sociedade o quanto ela está preocupada em ser organizada e produtiva.  Deixando claro que ela valoriza, de fato, a excelência em seus processos, produtos e serviços.

Assim, obedecer os padrões de qualidade certificados internacionalmente traz uma série de benefícios para as organizações. Entre eles estão:

  • Maior assertividade na produção, com controle de qualidade dos processos, tarefas e procedimentos;
  • Menor desperdício de tempo e de matérias-primas;
  • Promove maior competitividade com empresas do mesmo setor;
  • Novas oportunidade de inovação;
  • Maior diferenciação em concorrências, diminuindo a competição desleal;
  • Aumento do comprometimento das equipes, independente do setor da empresa;
  • Mais organização e controle, que resultam em maior eficiência operacional;
  • Redução de perdas e custos;
  • Garante produtos e serviços dentro das normas;
  • Promove mais segurança na gestão e na tomada de decisões;
  • Ajuda no mapeamento das atividades, tarefas e procedimentos;
  • Permite medir a evolução da melhoria contínua.

Com tudo isso, o impacto na imagem externa da empresa é oportuno. Tanto que, em muitos processos de licitação pública ou concorrência privada, um dos requisitos é possuir um certificado de qualidade. 

Passo a passo para obter um certificado de qualidade

Em alguns setores, o certificado de qualidade é obrigatório. Em outros, é uma decisão estratégica da empresa, já que amplia a sua competitividade no mercado, garantindo melhores contratos e parcerias.

Tanto produtos e serviços quanto processos e sistemas podem ter certificados de qualidade.

Mas como obtê-lo? Para auxiliar você nesta missão, organizamos as demandas de um processo de certificação em 5 passos básicos:

Passo 1 – Informe-se sobre as normas da certificação do seu interesse 

Antes de qualquer coisa, você precisa ter conhecimento sobre as normas preestabelecidas pelo órgão certificador para o seu produto ou serviço e como devem ser obedecidas.

Para isso, há três opções:

  1. Acessar o site da ABNT, clicar em NORMALIZAÇÃO no menu superior e depois em NORMAS PUBLICADAS. Em seguida, selecionar a norma em questão, clicar no ano de publicação da norma, depois no mês e, por último, fazer o download do documento em PDF; 
  2. Acessar o site da ABNT, clicar em NORMALIZAÇÃO no menu superior e depois em ABNTCatálogo. Ali, você pode fazer uma busca mais completa e refinada, filtrando os resultados por palavras, órgão certificador e publicação, entre outros filtros disponíveis;
  3. Entrar em contato com a ABNT e solicitar as instruções necessárias para adquirir a norma que deseja seguir. 

Passo 2 – Defina responsáveis para estudar e implementar as normas 

Nem sempre o gestor que decide que a empresa deverá buscar o certificado de qualidade é o encarregado de fazer a implantação.

Dessa forma, é preciso que a empresa delegue responsabilidades à equipe que vai fazer o processo. Ou, então, que ela crie o setor que ficará à encargo de implantar e inspecionar as normas antes da auditoria final.

Aqui, é importante buscar os profissionais mais comprometidos, que podem ser realocados para essa função, ou colaboradores especializados em gestão da qualidade.

O ideal é que essa atividade seja a única desempenhada por esses colaboradores. Isso porque é importante que eles possam se dedicar 100% ao projeto, estudando e entendendo detalhadamente como precisam atuar para alcançar as conformidades exigidas.

Eles serão responsáveis por analisar os processos internos e fazer as adequações necessárias para o alcance da meta.

Assim, é essencial que eles tenham autonomia para isso, bem como a credibilidade dos demais colegas. Somente assim será possível gerar engajamento para que as adequações necessárias sejam realizadas. 

Passo 3 – É hora da implementação 

Essa é uma etapa que desafia muitas empresas, pois é preciso paciência e resiliência. Além, é claro, do engajamento de todos.

As normas dão a indicação do que deve ser feito, como deve ser feito e o que será exigido na auditoria final.

Algumas empresas preferem contratar consultorias externas para poder “pular” o passo 2 e seguir direto para essa etapa.

Tanto uma consultoria de terceiros quanto uma equipe interna podem contar com um BPM – Business Process Management para auxiliar nesta implantação.

Um BPM – traduzido como Gerenciamento de Processos de Negócio – pode ser o guia dessa tarefa. Isso porque é uma ferramenta que permite conhecer a empresa de maneira mais aprofundada e ter o detalhamento dos processos para o cumprimento da atividade-fim.

Outra ferramenta que pode auxiliar muito nessa etapa é o checklist online, em função de permitir que as tarefas sejam controladas em tempo real, por diferentes pessoas e lugares, através de um notebook ou um smartphone. Facilitando, assim, todo esse trabalho.

Há, ainda, outros softwares de gestão de projetos que podem auxiliar neste passo, dando mais controle e permitindo a melhoria contínua. 

Passo 4 – Chegou a vez da Auditoria interna 

Antes da empresa especializada certificadora fazer sua auditoria final (Auditoria – 3ª parte), recomendamos que a equipe interna ou a empresa contratada faça uma auditoria prévia, para inspecionar se todos estão operando dentro das normas adotadas.

Nesta etapa, será possível encontrar as não conformidades, que devem ser ajustadas para que a qualidade seja atingida. 

Chamadas de auditorias da qualidade, essas inspeções podem dar o ritmo da melhoria contínua, não deixando só para as vésperas da auditoria final. 

Passo 5 – Auditoria final 

Para realizar a auditoria final, a empresa precisa contratar um órgão certificador credenciado, especializado em certificar a norma em questão – seja ISO, NBR, OHSAS, PBQP-H ou outras.

Esse processo de certificação é bastante rígido e o auditor exigirá que a organização comprove que seus processos e produtos estão em conformidade.

Para isso, analisará documentos, observará o dia a dia, coletará amostras e ensaios (se for o caso) e entrevistará os colaboradores, para ter certeza de que tudo está conforme.

Caso esse auditor independente verifique não conformidades graves, a empresa deverá realizar as ações corretivas dentro de um prazo estipulado por ele. Passado esse período, o mesmo voltará à empresa, em uma data previamente combinada, para nova auditoria neste processo.

Se a empresa não fizer a correção conforme solicitado, poderá não receber a certificação ou ter seu certificado renovado.

Cabe salientar que, ao conquistar este certificado, ele não será “ad eternum”. Isto é: ele terá um prazo de validade, dentro do qual a empresa deverá realizar nova auditoria para a renovação desse documento.

O atestado final de conformidade ou certificado de qualidade será emitido pela empresa certificadora, desde que esteja habilitada pela ABNT.

Caso contrário, se realizada por uma empresa não certificadora, a contratante deverá solicitar a certificação junto à ABNT, encaminhando todos os documentos exigidos. 

O que é necessário para certificar um produto, serviço ou sistema? 

Para conquistar um certificado de qualidade para um produto, serviço ou sistema, a empresa precisa adequar seu dia a dia produtivo aos requisitos exigidos pela norma que pretende cumprir.

No caso da certificação de um produto, é preciso adotar processos rígidos de fabricação para obedecer às normas técnicas. Inclusive, o ideal é que até os fornecedores de matéria-prima tenham certificado de qualidade.

no segmento de serviços e sistemas, o que será avaliado é se os processos de prestação e desenvolvimento seguem os requisitos mínimos para garantir a conformidade.

Em ambas as situações, é preciso comprovar que a empresa controla as atividades de forma completa. Ou seja, que ela avalia se as instalações são adequadas e se o pessoal está treinado e ciente da importância de atuar dentro das normas e de uma cultura de boas práticas.

E mais: se todos os equipamentos e procedimentos estão documentados. 

Quem pode solicitar um certificado de qualidade? 

Qualquer empresa com atuação nacional ou internacional pode buscar um certificado de qualidade. Independente de entregar produtos, serviços ou sistemas.

Segundo a própria ABNT, toda a empresa pode solicitar um certificado de qualidade, bastando que demonstre e garanta que seu processo produtivo é controlado e que seus produtos estão sendo fabricados dentro das normas”.

Para editar as normas, a ABNT utiliza sua experiência de 70 anos no desenvolvimento dos programas de certificação. Sendo assim, ela é uma grande referência no mercado internacional, já que adota modelos utilizados a nível global.

E como ela age quando precisa criar um novo programa? A Associação convida inúmeras empresas solicitantes para contribuírem tecnicamente, além de auditores especialistas, para que possa assegurar a transparência e a imparcialidade do processo. 

Quais são os principais certificados de qualidade industriais 

Alguns certificados de qualidade são mais comuns, pois podem ser conquistados por empresas de todos os segmentos. Outros são específicos de áreas como automobilística, metalmecânica, farmacêutica etc.

Veja, agora os que mais movimentam as indústrias brasileiras! 

ISO 9001 

A que costuma ser mais exigida no mercado é a ISO 9001. Ela tem como objetivo certificar os processos internos de uma empresa.

As normas dessa certificação visam assegurar a eficiência dos processos, para uma produtividade mais assertiva e em maior volume.

Neste caso, os procedimentos analisados são avaliados dentro do que impacta na satisfação do cliente. Ou seja, devem ocorrer de forma organizada e encadeada, para que os produtos ou serviços sejam entregues dentro de um padrão de qualidade elevado.

Como já diz o nome, a ISO é concedida pela International Organization for Standardization (Organização Internacional de Normatização), cuja representante no Brasil é a ABNT.

Para alcançar a eficiência total na implantação dessa norma, uma das ferramentas de controle e organização é o ciclo PDCA, já que se revela perfeito para a padronização dos processos e a implementação da melhoria contínua. 

ISO 9000 

A ISO 9000 é um agrupamento de normas técnicas para certificação empresarial que engloba as demais ISO 9001, 9004 e 9011.

Dessa forma, além de validar o sistema de produção (ISO 9001), amplia a certificação para a qualidade do atendimento das demandas dos clientes e mercado (ISO 9004) e a qualidade do sistema de gestão das empresas (ISO 9011).

Essa certificação assegura ainda mais credibilidade para a organização, gerando oportunidades de reconhecimento e crescimento no cenário internacional.

ISO 14001 

Também emitida pela International Organization for Standardization, a ISO 14001 tem como objetivo central certificar a qualidade dos processos referentes à preservação e sustentabilidade ambiental da empresa.

Ela visa assegurar que a organização tenha estratégias definidas e processos eficientes de tratamento de efluentes, por exemplo.

A ISO 14001 pode ser aplicada a empresas dos mais diversos setores.

A partir de uma análise de suas atividades, a organização precisa definir como atuará para causar o menor impacto possível no meio ambiente. Para, aí sim, solicitar a certificação 

Devido a grande comoção mundial sobre o assunto, é um certificado de qualidade que expressa a preocupação da empresa com a sustentabilidade, o que cria uma imagem mais positiva diante dos consumidores mais exigentes neste sentido. 

ISO 5001 

Essa norma regulamenta a eficiência energética das empresas. Ter um certificado de qualidade ISO 5001 atesta que a organização está comprometida em melhorar constantemente seu desempenho energético. Sendo assim, promove ações e adquire equipamentos e instalações voltadas à economia de energia.

Algumas empresas até buscam outras fontes de energia mais limpas e ecológicas, como a eólica e a solar, para alcançar esta certificação e atuar de forma mais sustentável. 

NBR 16001 

Em 2001, entrou em evidência no universo empresarial a necessidade de se voltar para a responsabilidade social. Dessa forma, a ISO percebeu a importância de criar normas que regulamentam a atuação das organizações neste contexto.

No lastro da ISO, a ABNT estruturou normas específicas para as empresas que buscam essa certificação no Brasil, que ganharam o título de NBR 16001.

Essa norma brasileira é referente às ações de responsabilidade social que promovem a cidadania e o desenvolvimento sustentável.

Algumas ações são:

  • Combate à pirataria, à sonegação e às fraudes;
  • Respeito ao Estatuto da Criança e Adolescente (ECA);
  • Respeito aos direitos dos trabalhadores e a promoção do seu desenvolvimento profissional.

Ela visa também normatizar o combate a todo o tipo de discriminação e incentivar a diversidade. Bem como promover a saúde e a segurança e demonstrar seu compromisso com o desenvolvimento sustentável do país

O que a sua empresa pode perder se não tiver esses certificados?

Primeiramente, é preciso entender que se esforçar para alcançar melhores níveis de qualidade nos produtos e processos não é um custo, e sim um investimento.

Não aplicar recursos em certificações pode trazer uma série de perdas para a empresa. Porém, as mais impactantes são as financeiras e de imagem.

Sem um certificado de qualidade, sua organização pode ser desclassificada de licitações públicas e concorrências privadas, além de perder clientes que possuem certificação e exigem fornecedores certificados também. 

Qual a importância das auditorias de qualidade para conquistar essa certificação?

Como vimos, as auditorias internas são um dos passos para se alcançar a certificação de qualidade. Mas, ela só acontece pouco tempo antes da auditoria final.

Sendo assim, para que a empresa mantenha sempre os padrões de excelência, é necessário que o setor de qualidade faça inspeções constantes em todas as etapas dos processos que impactam na certificação.

Essas auditorias da qualidade são avaliações planejadas por um profissional fora do setor a ser inspecionado. Ele deve verificar se os processos e atividades estão sendo executados dentro das normas adotadas.

Elas verificam a eficiência do próprio sistema de qualidade e ajudam a identificar não conformidades que podem causar perdas financeiras, administrativas ou operacionais. Ou mesmo, a perda de negócios ou clientes.

Assim, essas auditorias ajudam a reduzir custos e a manter os níveis de qualidade altos. Além de fazer uma abordagem efetiva dos riscos, manter os processos sob controle e auxiliar na manutenção da imagem positiva da empresa.

Por tudo isso, elas devem ser programadas sempre com antecedência e precisam contar com ferramentas que facilitem a avaliação de forma eficaz e ágil

Por que o checklist online é um forte aliado das auditorias? 

Toda auditoria é uma espécie de inspeção, em que o auditor precisa olhar com muita atenção, detalhe por detalhe, os processos que analisa.

Para fazer essa tarefa de forma mais eficiente, o uso de ferramentas de tecnologia se tornou essencial para que as anotações fiquem organizadas e de fácil acesso.

Até pouco tempo atrás, esses registros eram realizados em planilhas de papel, que depois precisavam ser transferidos para os programas de computador. O que, além de gerar um trabalho extra, ainda aumentava a margem de erros, pois se corria o risco de equívocos ao “passar a limpo” as informações.

Hoje, com o uso de uma ferramenta inteligente de checklist, tudo isso ficou no passado. Pois, os dados capturados ficam registrados e centralizados no sistema, aumentando a exatidão das informações.

E mais: com um checklist online, é possível criar planos de ação completos, gerar relatórios com segurança e acessar históricos com mais agilidade.

Sem falar na economia de papel, que também reflete em certificados da qualidade que impactam no meio ambiente, como a ISO 14001.

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