Garantir que as tarefas sejam cumpridas, organizar itens e listar afazeres, evitando que algo seja esquecido. A proposta do Checklist Fácil é entregar todos esses resultados, porém, de maneira otimizada, digital e de fácil adaptação.
Em qualquer segmento e setor, o checklist é um recurso objetivo, prático e que tem grande valor. Ele ganha ainda mais importância em rotinas aceleradas, que não admitem mais perder tempo com atividades manuais e suscetíveis a erros humanos.
A ferramenta da Checklist Fácil permite justamente que sua empresa ganhe tempo e melhore a gestão. Isso porque ela age padronizando operações de todos os tipos, em qualquer lugar e a qualquer momento. Venha com a gente e conheça tudo sobre esse sistema líder na América Latina!
Qual o objetivo da Checklist Fácil?
A proposta da Checklist Fácil é garantir que as obrigações relacionadas ao segmento em que a empresa pertence sejam cumpridas. Para isso, oferece uma ferramenta que facilita a implementação de processos padronizados, a realização de auditorias e inspeções e a definição de padrões para cada atividade.
Realizar um amplo controle sobre essas obrigações não é uma tarefa simples. Embora os checklists tradicionais ajudem a não deixar nada passar em branco, esses modelos são ultrapassados.
Planilhas em papel ou no Excel não dão a liberdade e a riqueza de recursos que o trabalhador de hoje precisa, afinal, estamos na era digital. Além do mais, não podem ser acessados por vários usuários, o que prejudica a comunicação e a tomada de decisão ágil.
Sem falar que esses modelos não oferecem análises dos dados coletados. Sendo necessário que uma pessoa se dedique a essa atividade – e mesmo assim os erros podem ocorrer.
A Checklist Fácil surge, portanto, como a solução para que esse controle e essa gestão sejam realizados de forma eficiente. E como pode ser acessado pelo computador ou através do aplicativo de checklist, ainda oferece a flexibilidade que você precisa para que sua empresa opere a todo vapor.
Como funciona o software Checklist Fácil?
Resumidamente, você cria listas de verificação por setor ou atividade, incluindo questões relevantes que devem ser inspecionadas ou checadas de forma periódica. Com os registros feitos, pode agendar as aplicações com seus respectivos responsáveis e acompanhar de perto os dados coletados.
Isso significa que as horas que você gastaria passando a limpo informações ou compilando dados no Excel para montar um relatório formal, serão aplicadas em outras tarefas. Afinal, o nosso software de checklist fornece os dados prontos e gera relatórios e gráficos de imediato.
Você ainda pode usar os dados do sistema e criar relatórios com os seus próprios indicadores. Porém, o importante é que a ferramenta já fornece uma análise aprofundada da operação, reduzindo parte do tempo que isso demanda.
Por tudo isso, é uma ferramenta que garante eficiência operacional a todas as empresas, independentemente do segmento e porte.
Como o Checklist Fácil compila os dados automaticamente?
Para começar, sua empresa pode aproveitar os modelos já existentes de checklists ou criar o seu próprio, adicionando as etapas necessárias para cumprir um processo ou atingir um objetivo.
A partir daí, a plataforma utiliza funcionalidades inteligentes para garantir que o passo a passo será seguido à risca.
Quer um exemplo? Existe uma opção de tornar obrigatório o registro de evidência do fato durante a aplicação do checklist. Nesse caso, o colaborador só poderá seguir para a próxima etapa depois de mostrar que cumpriu a tarefa por meio de imagem, texto ou vídeo – entre outros tipos de mídia.
E como essa comprovação ou entrega é feita, na prática? Utilizando um tablet ou smartphone, em que ele bate fotos, faz comentários e gera planos de ação. E o melhor: não precisa ter acesso a internet no momento da aplicação. Basta fazer a sincronização dos dados coletados quando estiver online.
Além disso, os planos de ação com datas de vencimento são enviados diretamente para as pessoas que devem resolvê-los. Muito prático, não é mesmo?
Outro diferencial que vale a pena destacar é que a compilação dos dados é feita na nuvem. Isso significa que a preocupação com espaço de armazenamento físico na sua empresa vai ficar no passado.
A ferramenta ainda tem funcionalidades como:
- Exigência da padronização de dados, a fim de evitar informações incorretas ou mal colocadas;
- Bloquear dados em branco;
- Bloquear o preenchimento em um horário específico, evitando horas extras indevidas;
- Registrar geolocalização, não permitindo preencher o checklist se não estiver dentro do raio predeterminado.
Para que o Checklist Fácil pode ser utilizado?
A plataforma é utilizada para vários objetivos. Entre eles, destacamos 6 principais:
1. Organização de processos
Cada setor da sua empresa possui seus próprios processos, mas não há um local específico em que todos são centralizados, a fim de permitir um controle mais próximo? Pois essa organização e unificação é um dos benefícios gerados pela plataforma.
Através dele, você visualiza os procedimentos e monitora o andamento de cada um. Com esse controle próximo, é possível promover melhoria contínua, uma vez que as não conformidades são facilmente identificadas.
Dessa forma, a plataforma também facilita a execução dos processos internos, acompanhando e controlando de perto o progresso dos resultados.
2. Automatização de fluxos de trabalho
Outra tarefa fundamental da ferramenta é automatizar fluxos de trabalho. Essa ação beneficia o cumprimento das solicitações com mais profissionalismo, agilidade e atenção.
Inclusive, o Checklist Fácil conta com um módulo adicional de Workflow. Assim, é possível determinar a sequência exata que os checklists relacionados a determinado processo devem ser aplicados. Evitando que uma etapa importante seja deixada para trás.
Saiba tudo sobre essa funcionalidade no vídeo abaixo:
3. Melhoria da segurança
A plataforma auxilia na redução de erros, servindo como uma rede de segurança cognitiva. Isso fica ainda mais nítido quando comparamos com os checklists no papel, que podem ser rasurados e ficar ilegíveis.
Uma vez cadastrados no sistema, os dados ficam armazenados na nuvem e somente podem ser acessados por pessoas autorizadas. Além disso, ele mantém um backup de histórico, para que você consiga conferir números de 1 ano atrás, por exemplo, sem medo de terem sido jogados fora.
Quando falamos em segurança, porém, não podemos nos ater apenas à proteção dos dados em si. Precisamos trazer para a prática empresarial. No caso, a ferramenta ajuda a reduzir acidentes ocupacionais, no momento em que você passa a controlar o uso de EPI e o cumprimento das Normas Regulamentadoras digitalmente.
Logo, é um apoio fundamental nas ações de Segurança do Trabalho.
4. Aumento da eficiência
O uso de checklists faz com que as equipes se tornem mais ágeis e eficazes na realização de suas tarefas. Afinal, elas sabem exatamente o que precisam fazer e como.
A ferramenta ainda possibilita o acompanhamento e execução dos procedimentos de acordo com as normas vigentes. Isso é especialmente útil pensando em indústrias, que precisam se adequar a uma série de leis para obter certificados de qualidade e se destacar no mercado.
5. Obtenção de foco
Ao contar com o checklist nas rotinas, os profissionais podem dedicar sua atenção a outras áreas importantes na organização. Afinal, o tempo que eles dedicavam para os trabalhos manuais passa a ser direcionado de forma mais estratégica.
Sem falar que, com os processos claros, os erros diminuem substancialmente. Ou seja, tudo passa a fluir. Isso colabora para o aumento da produtividade na empresa, impactando diretamente nos resultados.
6. Solução de problemas a distância
A plataforma permite interação entre funcionários que estão distantes da matriz e que precisam trabalhar em equipe. Logo, os dados coletados por quem trabalha em campo podem ser acessados pelos profissionais que se encontram dentro da empresa – e vice-versa.
Sendo assim, o sistema fornece uma visão abrangente do desempenho organizacional, facilitando o controle do gestor.
Quais problemas podem ser solucionados pelo Checklist Fácil?
O Checklist Fácil chegou ao mercado para trabalhar em cima de problemas e dificuldades encontrados pelas empresas. Quando recorrentes, eles atrapalham o cotidiano e tiram o dinamismo necessário nos projetos.
A seguir, veja quais dessas dificuldades podem ser solucionadas com o uso da plataforma!
Lentidão nos processos
Ter que usar um notebook, uma planilha no Excel, compilar os dados manualmente e se comunicar apenas por e-mail são alguns dos fatores que tornam um trabalho mais lento.
A plataforma da Checklist Fácil pode ser acessada em smartphones, permitindo mensagens e atualizações em tempo real. Além disso, os administradores podem acessar as informações geradas de onde estiverem, não precisando ficar pedindo para cada pessoa.
Comunicação engessada
Ligações e e-mails são meios muito tradicionais, mas que não têm o dinamismo necessário para agilizar demandas.
Com o uso da solução, qualquer observação ou solicitação é feita no próprio aplicativo, a qualquer momento. A notificação chega até o usuário e, onde quer que esteja, ele visualiza e pode tomar as providências necessárias.
Listas limitadas
Quantas vezes você pode mudar, de forma ágil, os itens de um checklist no Excel ou até mesmo no papel? Muitas vezes, é mais fácil começar do zero, representando retrabalhos e mais tempo desperdiçado.
A solução da Checklist Fácil facilita a edição de itens, criando listas para diferentes projetos, de forma totalmente intuitiva. Assim, caso um processo mude, você pode rapidamente ajustar as questões, para que fiquem direcionadas para o novo cenário.
Inconformidades não detectadas
Sem um checklist completo e intuitivo pode ser comum deixar passar algumas inconformidades.
Com o uso do aplicativo, tudo que não estiver correto é registrado na hora e compartilhado com qualquer outro usuário. Isso torna o processo dinâmico, evita falhas e aumenta a qualidade do trabalho.
E tem mais: o sistema permite criar algumas obrigatoriedades, como o preenchimento de planos de ação. Desta forma, quando algo fora do padrão é detectado, o profissional apenas poderá continuar a aplicação do checklist se preencher esse campo. Com isso, garantimos que o problema será solucionado!
Quais são as principais aplicações da ferramenta?
O que torna o Checklist Fácil diferenciado no mercado são as suas funcionalidades. Elas foram desenvolvidas pensando nas necessidades das empresas de diversos segmentos, ou seja, visando suprir exigências variadas. Além disso, os checklist são totalmente customizáveis, para se adaptar às peculiaridades de diferentes áreas dentro das empresas.
A seguir, conheça mais sobre essas aplicações e descubra como elas ajudam!
Leitura de QR Code
Uma inspeção primária pode indicar a necessidade de técnicos ou funcionários especializados checarem algo que está em inconformidade. Nesses casos, basta acessar o checklist a partir dos QR Codes presentes nas unidades ou nos equipamentos.
Nesse ciclo, o colaborador acessa o QR Code em questão para visualizar o questionário e verificar se está tudo em ordem, por meio do app checklist.
Isso dá a certeza de que todos os locais e equipamentos estão sendo devidamente auditados, gerando métricas para os relatórios gerenciais que o sistema oferece.
Atribuição de responsáveis
No Checklist Fácil também é possível selecionar os colaboradores que estarão inseridos no projeto. Essa funcionalidade é de grande destaque, uma vez que limita o acesso e facilita a troca de arquivos, o registro de anotações e marcação de conformidades e não conformidades.
Dessa forma, somente os responsáveis estarão dentro do checklist aos quais eles têm atribuições importantes. Isso agiliza a execução de tarefas, já que a equipe pode checar atualizações e mensagens em tempo real, além de gerar menos e-mails e ligações. Sem falar que significa mais demandas solucionadas!
Checklists por imagem
Os checklists ficam ainda mais ricos e completos com a possibilidade de adicionar imagens. Assim, colaboradores podem registrar algum problema ou ilustrar solicitações com fotos tiradas em campo, o que torna a comunicação mais didática e efetiva, minimizando os erros.
E não para por aí. É possível que os checklists sejam feitos todos em imagens. Basta que o colaborador clique sobre um item específico em uma foto e, então, faça comentários e responda o questionário de acordo com aquele item. Essa é uma aplicação muito prática e que se torna valiosa em empresas de vários segmentos.
Quer um exemplo? Em uma loja de roupas, é possível criar um checklist específico para a vitrine. Com o apoio das imagens, o profissional responsável saberá exatamente a forma com que as peças devem ser dispostas. E na hora da aplicação, poderá anexar outra foto para comprovar que a atividade foi realizada conforme o padrão estipulado. Demais, né?
Desenvolvimento de planos de ação
Ao detectar não conformidades, é importante que os colaboradores ajam diante dessas questões. Se os esforços forem mais complexos, é preciso planejar uma abordagem mais estratégica às tarefas, o que demanda um plano de ação – conforme havíamos mencionado.
O aplicativo tem exatamente essa funcionalidade. Ele ajuda a conduzir os ajustes de questões pendentes, contribuindo para fechar ciclos e resolver as não conformidades detectadas.
Múltiplas assinaturas
Outra função interessante é a de múltiplas assinaturas, em que a validação só é completa após a checagem de cada funcionário envolvido.
Isso é indispensável em empresas que possuem várias pessoas envolvidas em um único processo. Para visualizar isso, imagine o setor de compras de uma indústria. Quando algum item está faltando em estoque, é preciso que haja a assinatura do gestor que necessita desse produto, do responsável pelas compras e de alguém do financeiro. Apenas após todas as validações é que a compra é efetivada.
A boa notícia é que, ao ser realizado tudo digitalmente, esse processo aparentemente lento se torna rápido, pois não é mais necessário ir em cada setor para colher as aprovações.
O que os nossos clientes falam sobre o Checklist Fácil?
Agora que você conhece tudo sobre o Checklist Fácil, que tal ver o que os nossos clientes falam sobre a ferramenta? Assim, você verá na prática como podemos ajudar na sua operação.
Unilever
“Checklist Fácil é uma ferramenta que desperta várias possibilidades de controle, agilidade de informações e ainda mais segurança dos dados, tanto para evidenciações de processos e atividades diárias, quanto para consultas imprescindíveis de auditorias.”
Bruna Arruda – Operations and distribution analyst
Casa do Pão de Queijo
“Com a entrada do Checklist Fácil, eu consigo monitorar as lojas que estão fora do padrão, trazendo algo que a gente não enxerga analisando número de vendas.”
Caio Zanardi – Coordenador de Planejamento Estratégico
Centauro
“Com a Plataforma Checklist Fácil, conseguimos ter o feedback de forma assertiva e rápida. É uma maneira fantástica de controlar a operação.”
Thiago Rebelo – Diretor de operações da Centauro
Assaí Atacadista
“O Checklist Fácil permite que a gente consiga fazer o controle simultâneo de todas as lojas, entender as melhorias e já tratar as inconformidades. Se fosse tudo em papel, seria bem complicado.”
Natalia Figueiredo – Coordenadora de Formação Técnica em Segurança dos Alimentos
Casa e Construção
“Em menos de 1 ano de uso da ferramenta Checklist Fácil, já foi possível constatar que o custo e o uso de papel foi reduzido praticamente a zero! Além disso, hoje com a ferramenta, auditamos áreas que não eram avaliadas anteriormente.”
Lucas Dutra – Gerente Controle de Gestão
Kroton
“O Checklist tem sido uma ótima ferramenta para atender nossas necessidades de levantamento de informações. Sendo uma forma fácil e segura para agrupar todas as respostas, algo que para a Kroton é extremamente importante, visto que temos mais de 180 unidades que participam das pesquisas que aplicamos.”
David Patrick – Facilities
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